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        對科技檔案管理利用再認(rèn)識

        2019-10-21 06:41:09戎昕
        蘭臺內(nèi)外 2019年35期
        關(guān)鍵詞:檔案管理科技

        戎昕

        摘 要:科學(xué)技術(shù)檔案是檔案管理的重要內(nèi)容,科學(xué)技術(shù)檔案主要包含在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、技術(shù)方面和科學(xué)研究方面所形成的各種有價值的文獻(xiàn)材料,科學(xué)技術(shù)檔案不僅能夠很好的指導(dǎo)科研實(shí)踐活動,同時還具有重要的科研研究價值。科學(xué)技術(shù)檔案是廣大技術(shù)人員在生產(chǎn)實(shí)踐和科研實(shí)踐過程中所形成的智慧結(jié)晶,這些智慧結(jié)晶不僅能夠更好的指導(dǎo)科技實(shí)踐活動,同時也能夠推動科學(xué)技術(shù)向前發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:科技檔案;管理利用

        一、科技檔案的特性

        1.科技檔案的專業(yè)性。由于科技檔案形成領(lǐng)域和本質(zhì)特點(diǎn)都與其他檔案存在明顯不同,科技性的檔案具有非常強(qiáng)的專業(yè)性,任何一項科技成果的出現(xiàn)都具有鮮明專業(yè)性特點(diǎn),只有在專業(yè)范圍之內(nèi)由專業(yè)人員生成并對此項科技活動進(jìn)行記錄,形成特定專一科技檔案。這些科技檔案對于科技成果運(yùn)用能夠起到重要的佐證作用。如在科技檔案制度形成、科技檔案整理、分類、歸檔,科技檔案館建設(shè)等方面都需要根據(jù)檔案的專業(yè)性進(jìn)行完善和創(chuàng)新。

        2.科技檔案的類型和種類的多樣性??萍紮n案內(nèi)容比較豐富,由于科技成果分屬于不同種類,因此對于科技成果的內(nèi)容記錄方式也有所不同,具體科技檔案可以分為生產(chǎn)活動和科學(xué)技術(shù)。以生產(chǎn)活動作為劃分依據(jù)可以分為農(nóng)業(yè)活動檔案,這種科技檔案包含農(nóng)、林、牧、等多個農(nóng)業(yè)領(lǐng)域的檔案,而建筑檔案可以根據(jù)建筑施工工程、設(shè)計工程、竣工驗收等不同階段形成相應(yīng)檔案。而產(chǎn)品研發(fā)可以根據(jù)生產(chǎn)工藝、工藝裝備、產(chǎn)品設(shè)計形成相應(yīng)的檔案,自然活動可以根據(jù)天文、地震、氣象、環(huán)境保護(hù)、測繪等不同種類形成不同的科技檔案??萍紮n案類型是所有領(lǐng)域檔案中專業(yè)性最多,管理起來最為復(fù)雜的檔案。如,科技檔案在收集、分類、管理、利用等多個環(huán)節(jié)都需要根據(jù)檔案的特性采取不同的措施,以確??萍紮n案能夠被有效保存并加以利用。

        3.科技檔案資料的成套性。諸如一個型號的產(chǎn)品研發(fā)生產(chǎn)制造,一個工程項目的設(shè)計施工,一個課題的系統(tǒng)研究,所形成的諸多相關(guān)資料文件都必須認(rèn)真歸檔,形成一套完整的科技檔案。科技檔案的成套性既有利于科技檔案的歸檔整理,同時也有利于科技檔案的開發(fā)利用,因此在科技檔案整理過程中一定要確保資料的完整性。

        二、科技檔案管理工作中存在的問題

        科技檔案具有知識儲備和依據(jù)憑證功能。依據(jù)科技檔案的特性,要管理好科技檔案的資料,歸檔是科技文件轉(zhuǎn)化科技檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。歸檔是否完整,是科技檔案的前提要件。

        一是管理意識差,編研手段滯后。無論是科技檔案產(chǎn)出部門,還是檔案管理部門對于科技檔案的管理當(dāng)前都缺少有效創(chuàng)新,傳統(tǒng)的管理辦法仍然是科技檔案管理的主要手段,信息技術(shù)運(yùn)用相對較少。檔案形成之后,管理人員對于歸檔工作重視程度不足,特別是對于電子檔案歸檔,在編研手段上相對落后,影響了檔案的管理和服務(wù)。

        二是檔案制作材料不規(guī)范,具體表現(xiàn)為:

        1.字跡、線條不規(guī)范。當(dāng)前國家對于檔案材料和書寫材料都進(jìn)行了明確規(guī)定,各項規(guī)章制度都明確要求檔案在制作過程中必須采用耐久材料,不能使用鉛筆、復(fù)制紙和圓珠筆等相關(guān)材料。但在實(shí)際操作過程中仍然有單位違規(guī)使用不耐久材料,特別是很多工程技術(shù)人員認(rèn)為使用復(fù)印紙和圓珠筆能夠給工作帶來極大的方便。但對于檔案而言,這種不耐久的材料歸檔之后需要更加精心的管理,一旦在管理過程中出現(xiàn)疏漏,后果不堪設(shè)想,很多檔案難以恢復(fù)利用。

        2.紙張、紙樣不規(guī)范。當(dāng)前很多工程檔案都以紙質(zhì)材料為主,紙質(zhì)材料的耐久性存在很大差異,有的是印刷紙、書寫紙、有光紙等,用紙規(guī)格不統(tǒng)一,薄厚不勻,有的工程文件材料用B5、16K等都不符合規(guī)定。由于很多檔案紙張不過關(guān),在檔案管理過程中增加了工作人員的工作量,同時由于紙張自身問題在檔案保存上,壽命也會相減短,因此這些問題必須要加以重視并告知檔案生成部門。

        3.圖紙編制不規(guī)范。對于科技檔案而言,工程設(shè)計圖紙是檔案管理工作的重要內(nèi)容,占比也比較大,這些設(shè)計圖紙的作用也非常重要,無論什么樣的工程都需要大量的工程圖紙來進(jìn)行指導(dǎo),但在工程圖紙制作過程中如果使用的紙張不規(guī)范,在歸檔時就會影響裝訂存放和保存。

        裝訂、立卷不規(guī)范。當(dāng)前國家對于裝訂、立卷標(biāo)準(zhǔn)并沒有形成完善的規(guī)定,各類科技檔案生成部門都結(jié)合行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)來制作工程檔案,而在檔案整理過程中由于工程材料整理存在差異,有的只能按專業(yè)項目進(jìn)行立卷,有的需要按工程項目進(jìn)行立卷。在裝訂過程中有的材料并不統(tǒng)一,立卷之后形成的材料薄厚不一,寬窄不同。有的是用硬卷皮,用的是用軟卷皮,這些問題的存在都給檔案的歸檔和保存帶來了諸多影響和不便,也難以也對檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理和統(tǒng)一化管理。

        三是檔案原始?xì)w檔難。當(dāng)前科技檔案的數(shù)量越來越多,很多科技材料的檔案可以通過復(fù)制形式存在,真正的原始檔案還在科技人員手中,而檔案局保存的檔案就是復(fù)印件。有些科技檔案原件或許是工程建設(shè)的真實(shí)記錄,是經(jīng)過各職能部門簽章,留有當(dāng)事人簽字、批閱筆跡的歷史真跡,是項目竣工驗收以及以后維修、改擴(kuò)建的重要依據(jù);也許是對某個產(chǎn)品規(guī)格和產(chǎn)品質(zhì)量發(fā)生爭端時的數(shù)據(jù)憑證;二是某項科技成果所有權(quán)發(fā)生爭執(zhí)時的成果開發(fā)的實(shí)驗記錄;或許是工程建設(shè)中土地使用權(quán)或建筑物合法性受到質(zhì)疑時有價證件;也許是科技決策的重要依據(jù)等等。,而檔案局保存的檔案就是復(fù)印件而如果科技檔案掌握的不是第一手原始資料,在法律依據(jù)憑證上就很難體現(xiàn)其價值和作用。

        四是電子檔案備份歸檔率低。當(dāng)前檔案管理部門對于電子檔案管理的制度還不夠規(guī)范,由于電子檔案在歸檔過程中還缺少相應(yīng)的法律依據(jù),同時科技類檔案很多都以紙質(zhì)文件為主,特別是工程設(shè)計類檔案,一般紙質(zhì)檔案在完成某一階段設(shè)計之后,設(shè)計人員就會按照檔案部門的要求進(jìn)行歸檔,但當(dāng)前很多設(shè)計單位都將原來的紙質(zhì)檔案通過電子計算機(jī)形成圖表形式,這些圖表形式只有少部分單位移交給檔案管理部門。同時檔案系統(tǒng)軟硬件設(shè)施升級較慢,很多電子文件都無法進(jìn)行保存和讀取,導(dǎo)致電子檔案備份歸檔率低。

        五是借閱中科技檔案滯留時間長,缺損現(xiàn)象嚴(yán)重??萍紮n案只有被充分利用后發(fā)覺才能夠發(fā)揮其直接或間接的效益,而對科技檔案進(jìn)行借閱是進(jìn)行科技生產(chǎn)指導(dǎo)的重要方式,但當(dāng)前在科技檔案管理過程中很多科技人員借閱之后,常常把檔案滯留在自己手中,對于檔案不愛護(hù),進(jìn)行涂改或劃線,在檔案歸檔過程中造成的損失是無法彌補(bǔ)的。加之歸還不及時容易丟失,影響了科技檔案的現(xiàn)實(shí)性和成套性。

        三、管理好科技檔案資料工作的幾項措施

        1.應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)手段,提高檔案管理水平。隨著經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展科技檔案在推動生產(chǎn)力方面的作用越來越明顯,當(dāng)前要想管理好科技檔案資料就必須運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段提升檔案管理水平。一方面我們要認(rèn)清當(dāng)前數(shù)字檔案集中的現(xiàn)實(shí)情況,要加強(qiáng)科技檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),引入先進(jìn)的計算機(jī)系統(tǒng)和硬件設(shè)施,確保數(shù)字檔案在儲存過程中不會出現(xiàn)遺漏和缺失。同時要引進(jìn)一批高素質(zhì)的人才,推動電子檔案信息化建設(shè),充分發(fā)揮人才在電子檔案管理過程中的作用。另一方面,要對傳統(tǒng)的工作方式方法進(jìn)行創(chuàng)新,要改變傳統(tǒng)依靠人工方式的檔案整理和管理工作模式,要適應(yīng)當(dāng)前科技生產(chǎn)的發(fā)展需要,提升檔案信息化建設(shè)水平,更好的滿足當(dāng)前檔案信息開發(fā)利用和數(shù)據(jù)化的現(xiàn)實(shí)需求,從空間上為檔案管理提供更廣闊的空間,同時也有利于檔案資源的開發(fā)和利用。

        2.建立健全制度,實(shí)行規(guī)范化管理。檔案生成部門要按照《檔案法》、《企事業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)》相關(guān)要求結(jié)合本部門科技檔案的產(chǎn)出情況制定相應(yīng)的管理辦法,從科技檔案的形成到上報都應(yīng)該形成完善的流程。檔案管理部門也要結(jié)合當(dāng)前科技生產(chǎn)的實(shí)際情況出臺相應(yīng)的檔案管理辦法,形成相應(yīng)的配套措施,從檔案形成到歸檔,再到管理都應(yīng)該形成系統(tǒng)的制度體系,確保每一個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的制度規(guī)范。對于歸檔范圍、歸檔手續(xù)、歸檔依據(jù)、科技檔案的紙質(zhì)格式和數(shù)據(jù)格式都要具體化制度,并提升科技檔案制度的可操作性,使科技檔案的歸檔與科技部門的檔案生成緊密聯(lián)系在一起。要提升檔案信息化建設(shè)水平,構(gòu)建更為完善的多功能檔案檢索系統(tǒng),為檔案資源的開發(fā)利用創(chuàng)造有利條件。檔案管理部門主要領(lǐng)導(dǎo)要重視科技檔案管理,提升科技檔案管理的現(xiàn)代化水平,并配備專門的技術(shù)人才,推動科技檔案管理的信息化、現(xiàn)代化和規(guī)范化,更好的服務(wù)廣大科技工作者。

        3.要嚴(yán)格把關(guān),確保歸檔資料的準(zhǔn)確性。檔案借閱是科技檔案利用的重要形式,為了確保檔案的原始性和真實(shí)性,科技檔案在借閱和歸檔過程中,檔案管理人員要對科技檔案進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān),遵守各項規(guī)章制度,采取專人負(fù)責(zé)、專人管理的工作形式,確保檔案借閱工作有序進(jìn)行。同時還應(yīng)該采取技術(shù)手段,如數(shù)字簽名、雙重加密等技術(shù),提升數(shù)字檔案的安全性。此外對于電子檔案可以備份一套進(jìn)行封存,以確保檔案在借閱過程中出現(xiàn)丟失之后有備無患。只有采取這些有效措施才能夠確保歸檔資料的準(zhǔn)確性。

        四、充分發(fā)揮科技檔案信息資源的作用

        新時期,對科技類檔案信息資源開發(fā)提出了更高要求,檔案館員不但具備相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)和知識素質(zhì),而且要有很強(qiáng)的進(jìn)取心,做服務(wù)科技活動的有心人?,F(xiàn)有科技成果是新技術(shù)產(chǎn)生的營養(yǎng)基礎(chǔ),將科技生產(chǎn)者急需的專業(yè)技術(shù)信息準(zhǔn)確、及時地提供給這些信息利用者,支持其科技創(chuàng)新活動,同時也實(shí)現(xiàn)科技檔案和資料、包括科技檔案工作者在技術(shù)創(chuàng)新活動中的價值。對于從事某個專題研究的信息利用者而言,展現(xiàn)在其眼前的是很大的信息體系,它所需要的僅是其中極小的一部分內(nèi)容,這部分內(nèi)容往往分布在一個較為寬泛的信息載體領(lǐng)域,其中一個主要的來源是科技檔案。這些鮮活的信息,往往寥寥數(shù)字便可激活科技人員創(chuàng)新靈感,或提供一條實(shí)用信息,解決一個具體問題的線索。當(dāng)今社會,科學(xué)技術(shù)不但在轉(zhuǎn)移過程中需要科技檔案的支持,而且在轉(zhuǎn)化生產(chǎn)力過程中需要知識化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的處理,在這一過程中形成了大量的科技檔案,而這些科技檔案只有被開發(fā)和利用,才能夠更好的推動社會發(fā)展,從而達(dá)到促進(jìn)生產(chǎn)力的目的。

        綜上可以看到要對科技檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)合理的開發(fā)和利用,從科技檔案管理實(shí)際角度出發(fā),采取切實(shí)可行的對策,進(jìn)一步提升科技檔案的利用效率。此外,還要加強(qiáng)科技檔案的宣傳,讓更多的人員了解科技檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義,對科技檔案管理利用實(shí)現(xiàn)再認(rèn)知。

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