陳怡

摘要：書稿檔案的管理工作尤為重要，各出版社書稿檔案工作，在同級(jí)檔案行政管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度下，由其主管領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，本文主要分析出版業(yè)書稿檔案管理的問題及措施。

關(guān)鍵詞：出版業(yè);書稿檔案;管理措施

引言

出版檔案就是反映出版單位編輯出版的各類圖書全過程以及出版的成果歷史記錄，其中最具有價(jià)值特色的便是書稿檔案出版檔案也是國家檔案重要的組成部分由于出版社是以集散知識(shí)的成果為職責(zé)，也使得其檔案本身具有鮮明學(xué)術(shù)性，是我國在學(xué)術(shù)研究與科學(xué)技術(shù)檔案重要的一族?？梢哉f，在知識(shí)的經(jīng)濟(jì)時(shí)代，認(rèn)真的做好出版社的檔案工作，對(duì)于出版社新形勢(shì)下生存與發(fā)展都具有特殊意義，本文就將對(duì)出版社書稿檔案的工作進(jìn)行探討和分析。

1、出版業(yè)書稿檔案面臨的問題

1.1 圖書品種與數(shù)量變化帶來的影響

隨著人類文化的不斷進(jìn)步，圖書的出版方面已經(jīng)越來越貼近人們的生活，甚至每一個(gè)人都可能是一個(gè)潛在的出版者。在這種大環(huán)境下，近年來，無論在綜合性出版社還是在專業(yè)性出版社中，其圖書出版的品種也都隨市場(chǎng)需求呈直線式增長。據(jù)統(tǒng)計(jì)，各出版社的出書量每年都在翻番，出版業(yè)書稿檔案的涵蓋面也越來越廣，書稿檔案管理中，與書稿有關(guān)的文字材料也成為管理的一部分，這就導(dǎo)致書稿檔案的管理工作量變大，而且日漸繁瑣，管理起來的困難程度也逐漸增加。

1.2 新技術(shù)形式帶來的沖擊

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展越來越迅猛，帶來的各種新理念與新技術(shù)對(duì)各個(gè)行業(yè)都有著不小的沖擊，特別是電子科技無紙化的模式，使得書稿檔案的傳統(tǒng)載體模式受到了很大的影響，書稿檔案管理方式也在悄然發(fā)生著一系列的變化。在傳統(tǒng)出版業(yè)書稿檔案管理的進(jìn)程中，現(xiàn)有的管理技術(shù)已經(jīng)不能滿足出版業(yè)書稿管理的需求，如果不能與新科技形式相匹配，則可能產(chǎn)生書稿檔案管理運(yùn)作困難、管理系統(tǒng)混亂，甚至出現(xiàn)阻礙出版業(yè)發(fā)展的狀況。

1.3 相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)水平較低

在傳統(tǒng)觀念中，書稿檔案的管理被人們認(rèn)為是一項(xiàng)輕松的工作，筆者經(jīng)過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，甚至在有些地區(qū)，檔案室的工作被人們稱作“養(yǎng)老區(qū)”，一般都是安排即將退休的老同志，甚至殘疾人員負(fù)責(zé)管理檔案工作，對(duì)于出版業(yè)的書稿檔案管理工作來說，這種現(xiàn)象更為常見，他們?cè)跈n案管理工作方面普遍沒有經(jīng)驗(yàn)，工作缺乏熱情，自然難以勝任管理工作。在科技迅猛發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案工作對(duì)科技知識(shí)的掌握要求越來越高，計(jì)算機(jī)技術(shù)也已經(jīng)普遍運(yùn)用于各類檔案的管理工作中，這就導(dǎo)致有些出版業(yè)書稿檔案的管理人員在技術(shù)方面比較匱乏，很難形成自己的管理體系，更不用說對(duì)檔案后期的查找和利用了。

2、加強(qiáng)出版業(yè)書稿檔案的管理措施

2.1 融入科學(xué)技術(shù)，完善管理制度

1）提高書稿檔案高檢索效率。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，書稿檔案管理工作應(yīng)立足于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，并以能夠迅速提高工作質(zhì)量為目標(biāo)，進(jìn)一步發(fā)揮書稿檔案的作用。各出版業(yè)都應(yīng)加快完善書稿檔案的內(nèi)容，提高檢索效率，擴(kuò)大其作用。書稿檔案可按出版或出版時(shí)間的順序排序，并建立一份備案表。為了便于搜索使用，備案表可以單獨(dú)使用，具體取決于書的類別和書名的拼音前綴，可以大大提高日后使用時(shí)的檢索速度。

2）建立完備的檔案管理系統(tǒng)?？萍嫉倪M(jìn)步與發(fā)展，不僅對(duì)傳統(tǒng)的出版業(yè)書稿檔案管理帶來了不小的沖擊，同時(shí)也在一定程度上帶來了技術(shù)上的便利。在出版的方式中也能看出網(wǎng)絡(luò)傳輸以及激光排版等技術(shù)的不斷進(jìn)步，大大縮短了出版圖書的周期。而出版業(yè)書稿檔案的管理也應(yīng)依賴于計(jì)算機(jī)及科技的迅猛發(fā)展，在建立檔案、排序檢索等方面，都可以利用相關(guān)現(xiàn)代技術(shù)，更加快速簡便的建立起完備的檔案管理系統(tǒng)，完善建立相關(guān)書稿檔案管理的現(xiàn)代化機(jī)制模式，達(dá)到出版業(yè)檔案管理工作的科學(xué)化。

3）定期對(duì)書稿檔案進(jìn)行檢查。出版業(yè)書稿檔案管理工作是一件任重而道遠(yuǎn)的工作，書稿檔案也隨著時(shí)間的推移產(chǎn)生著細(xì)微的變化，特別是一些年代比較久遠(yuǎn)的書稿檔案，有用圓珠筆抄寫或復(fù)寫紙打印成的內(nèi)容，在收藏過程中難免會(huì)出現(xiàn)字跡褪變的現(xiàn)象，這就要求管理工作需要對(duì)這類書稿檔案進(jìn)行定期的檢驗(yàn)工作，甚至需要進(jìn)行搶救工作，加大對(duì)書稿檔案的保護(hù)，避免造成不必要的損失。

2.2 規(guī)范出版業(yè)書稿檔案工作人員管理制度

如今科技的進(jìn)步使得檔案管理工作更加依賴于電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，而相關(guān)工作人員自身的工作情況卻不容樂觀，不僅工作能力有待提高，他們的工作態(tài)度也較為消極。筆者認(rèn)為，為了做好書稿檔案管理的工作，首先，領(lǐng)導(dǎo)必須意識(shí)到管理工作的重要性，為這個(gè)職位配備優(yōu)秀的員工，而且必須具有一定的職業(yè)熱情。其次，確保為書稿檔案的管理者提供必要的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，管理人員應(yīng)該定期進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，相關(guān)技術(shù)能力也必須隨之進(jìn)一步加強(qiáng)，以保證出版業(yè)書稿檔案資料的完善性與規(guī)范性。并建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)書稿檔案的保管立卷、搜索使用等做出具體的規(guī)定。最后，應(yīng)該讓書稿檔案管理人員意識(shí)到檔案管理工作的重要性，提高他們的自身專業(yè)素質(zhì)，明確管理責(zé)任，按照規(guī)定的制度嚴(yán)格要求自己，不斷調(diào)動(dòng)管理工作的積極性。

2.3 增加出版業(yè)書稿檔案的利用率

出版社的書稿檔案首先應(yīng)該致力于日常翻閱、調(diào)取的需要，書稿檔案管理人員應(yīng)對(duì)每一類圖書的書稿檔案，做出完善的資料編輯與后期的整理排序。而出版業(yè)書稿檔案不僅僅是為了妥善收藏而進(jìn)行管理，其法律方面的作用也是巨大的，這就要求書稿檔案管理人員在日常工作中，應(yīng)注意搜集積累書稿檔案的相關(guān)資料，為提供法律依據(jù)做好充足的準(zhǔn)備。管理者必須能勝任檔案領(lǐng)域的工作，了解書稿內(nèi)容，認(rèn)真研究有參考價(jià)值的書稿內(nèi)容，不斷總結(jié)工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，經(jīng)過整理及時(shí)反饋給有關(guān)人員，并從中找到規(guī)律性和重要的參考價(jià)值，使出版業(yè)的書稿檔案工作適應(yīng)新形式下的發(fā)展，加大出版業(yè)書稿檔案的利用率。

結(jié)語

總之，對(duì)于出版社而言，書稿檔案管理是極為重要的工作部分。能否做好圖書檔案管理工作關(guān)系到出版社的圖書質(zhì)量高低，并且對(duì)圖書出版后的市場(chǎng)發(fā)展、讀者評(píng)價(jià)等都有著較大的影響?？梢哉f書稿管理工作是決定圖書命運(yùn)的關(guān)鍵一環(huán)。

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