楊賢國

摘要：人事檔案管理是醫(yī)院管理中的重要部分，對醫(yī)院的正常運營與發(fā)展有重要影響，但目前大部分醫(yī)院致力于提升自身醫(yī)療服務(wù)水平，對人事檔案管理方面的重視度相對較弱，導致其工作中仍存在較多不足之處。因此，為促進自身發(fā)展，醫(yī)院應(yīng)提高對人事檔案管理的重視度，積極探尋科學合理的改進方法，提高其管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；醫(yī)院；改進措施

人事檔案管理工作需要整理干部、職工年度考核、工資調(diào)整、職稱晉升、人事任免等重要材料，以便隨時可以調(diào)取相關(guān)資料，對于醫(yī)院人力資源的調(diào)配與人才培養(yǎng)有重要意義[1]。人事檔案管理雖然與醫(yī)院醫(yī)療水平無直接關(guān)系，但間接影響著醫(yī)院的整體運營和人員配置情況，是醫(yī)院管理和發(fā)展中不可或缺的一個環(huán)節(jié)。

一、當前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

（一）信息化程度不高

隨著科技與信息技術(shù)的發(fā)展，信息化已成為各行各業(yè)的主要發(fā)展趨勢。但目前許多醫(yī)院缺乏專業(yè)性的信息管理系統(tǒng)，人事檔案管理仍采取傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，通常只將檔案目錄列表輸入計算機系統(tǒng)中便于檢索，信息化程度不高，需要較多的人力物力進行檔案的分類、歸檔、查閱等工作，導致工作效率較低，不能及時、準確地更新檔案信息，影響信息利用率[2]。

（二）人員專業(yè)性不足

目前主要由醫(yī)院人事部門負責人事檔案管理工作，工作人員的工作內(nèi)容較多，涉及范圍廣，在檔案管理之外還需兼顧其他工作，專業(yè)性相對不足，因此容易影響檔案管理工作的質(zhì)量與效率，難以及時將資料歸檔；且部分工作人員為非專業(yè)人士，很多是從護理或者其他崗位轉(zhuǎn)崗從事檔案管理工作，不具備檔案管理的專業(yè)技能，容易導致資料內(nèi)容不全、信息前后不對應(yīng)等情況，不利于及時更新和提取人員的檔案資料，影響其他相關(guān)工作的開展。

（三）檔案整理與查閱速度慢

醫(yī)院檔案管理工作涉及在編人員與非編合同制人員的入黨材料、年度考核表、工資變動審核表、職稱晉升材料、任免材料等，其種類復雜，信息量龐大，在缺乏信息系統(tǒng)輔助的情況下，工作人員需手動進行整理和歸檔，工作量大，工作效率低，耗時長，也容易產(chǎn)生人為失誤。而查閱檔案時需要在龐大的資料庫里人工翻找，查閱速度較慢，查找難度高。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作的改進方法

（一）加強信息化建設(shè)

近年來，在醫(yī)療技術(shù)發(fā)展、醫(yī)療改革等多方面因素影響下，醫(yī)院之間人才流動速度加快，各類人事檔案資料信息量增多，給人事部門的檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)[3]。為適應(yīng)新時代的形勢，醫(yī)院應(yīng)加強人事檔案管理的信息化建設(shè)，增加資金投入，將先進的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中。醫(yī)院可引進專業(yè)性信息管理軟件與設(shè)施，實現(xiàn)檔案分類、歸檔、轉(zhuǎn)檔、查詢等操作的數(shù)據(jù)化與信息化，使人事檔案管理工作更為簡單便捷，減少工作量，提高工作效率。為充分發(fā)揮人事檔案信息的作用，在實施信息化管理時需將檔案信息與其他信息整合起來，創(chuàng)建人才信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，縮短資料查詢時間，便于醫(yī)院對人事檔案資料進行深層次分析與開發(fā)，為人員的調(diào)配與管理工作提供資料參考。

（二）加強工作人員培訓

工作人員的專業(yè)素養(yǎng)直接影響著人事檔案管理工作的質(zhì)量。因此，在信息爆炸的當今時代，需加強醫(yī)院人事檔案管理人員的專業(yè)培訓，可在內(nèi)部開展講座，也可創(chuàng)造更多的外出學習機會，開拓工作人員視野，積極參加自治區(qū)檔案局及市檔案局每年組織的業(yè)務(wù)培訓班，使其能夠?qū)W習檔案管理最新進展及先進管理方式。專業(yè)培訓也能提高工作人員對檔案管理的重視度，增強其職業(yè)責任感，提升其收集、鑒別、整理資料的專業(yè)能力，從而更好地完成檔案管理工作。此外，在加強信息化建設(shè)的同時也需加強工作人員的信息技術(shù)培訓，使其能夠了解相關(guān)系統(tǒng)、軟件的應(yīng)用方式，提高檔案管理質(zhì)量。在進行人事部門的人才聘用時，也應(yīng)注重評估其在檔案管理、計算機技術(shù)等方面的專業(yè)性，吸取更多高素質(zhì)專業(yè)人才。

（三）明確檔案管理職責

目前，醫(yī)院檔案管理人員通常需要兼顧其他工作，影響其管理質(zhì)量。因此，需要明確檔案管理人員的職責，將檔案管理工作專業(yè)化、系統(tǒng)化，強調(diào)“專業(yè)人做專業(yè)事”[4]。醫(yī)院應(yīng)依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)制定符合自身情況的管理制度，規(guī)范相關(guān)工作流程，詳細規(guī)劃崗位工作內(nèi)容、職責，并將責任落實到個人，做到有章可循，使檔案管理工作能夠井然有序地進行?？刹扇】己酥贫葘θ耸聶n案管理工作進行評估，包括檔案資料完整性、歸檔及時性、內(nèi)容錯誤率等，并應(yīng)用一定的賞罰措施。在資料更新及時、管理質(zhì)量良好時予以獎金獎勵，若出現(xiàn)資料錯誤、歸檔不及時等問題，則可視情況予以口頭批評、扣除獎金等懲罰，使工作人員感受到競爭感與緊迫感，從而不斷學習和提升能力，督促人事檔案管理工作往規(guī)范化、專業(yè)化方向發(fā)展。

（四）加強檔案管理的監(jiān)管

為保障檔案管理工作有序高效地進行，還需加強監(jiān)管力度，要求相關(guān)人員嚴格按照法律與規(guī)章制度進行資料收集與歸檔工作。尤其在年度考核等重要環(huán)節(jié)時，需督促相關(guān)部門盡快將年度考核資料交人事部門歸檔，第一時間獲取完整資料，并以嚴謹?shù)膽B(tài)度對資料的填寫情況進行檢查，確保資料的完整性與可靠性。對填寫錯誤、材料不足的檔案，檔案管理人員應(yīng)指導相應(yīng)員工進行改正和補充，而后再依據(jù)管理流程將資料進行整理，分門別類歸檔入庫，并做好相關(guān)記錄。查閱檔案時也需做好記錄，并保障檔案的完整性與安全性。在日常工作中，分管人事工作的領(lǐng)導也需加強對于人事檔案管理工作的重視度，需監(jiān)督其工作質(zhì)量，督促人事部門及檔案管理人員及時將員工資料進行歸檔并更新檔案目錄，同時應(yīng)加強檔案管理人員隊伍建設(shè)，解決檔案管理人員偏少的問題。

三、小結(jié)

總而言之，由于受到的重視度不足，醫(yī)院的人事檔案管理工作中仍普遍存在著效率低下、專業(yè)性不足等問題，需要通過加強信息化建設(shè)、提高人員專業(yè)素養(yǎng)、明確職責、加強監(jiān)管等方式提高人事檔案管理工作質(zhì)量與效率，使其充分發(fā)揮對人力資源調(diào)配的指導作用，促進醫(yī)院發(fā)展。

參考文獻：

[1]劉錦蘭.醫(yī)院人事檔案管理存在的問題和解決對策[J].管理觀察，2018（24）：189-190.

[2]張清云.現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理存在的問題與對策[J].中國管理信息化，2017，20（06）：168.

[3]李亞瓊.淺析醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（16）：170.

[4]張佳佳.新形勢下醫(yī)院人事檔案管理工作探討[J].現(xiàn)代交際，2019（14）：96-97.