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        淺談編輯人員的電話溝通技巧

        2019-10-21 08:26:50閻婷
        寫真地理 2019年9期
        關(guān)鍵詞:信息時代技巧

        閻婷

        摘要:信息時代,除了微信、QQ外,電話仍是編輯和作者、讀者進行溝通和傳遞信息的必要方式 。雖然打電話是一項非常簡單的操作,但是要想通過電話達成最佳的溝通效果卻是不容易的。編輯人員應(yīng)該努力了解、掌握一定的電話溝通技巧,才能與作者和讀者進行高效、有效的溝通,從而提升工作效率。

        關(guān)鍵詞:信息時代;編輯;電話溝通;技巧

        對于各行各業(yè),溝通都是一門藝術(shù)、一門學(xué)問.在信息時代,除了微信、QQ,打電話仍是一種重要的溝通方式。 在電話溝通過程中,接打電話的時間、通話時的心理情緒、使用的語言以及其他一些禮儀細節(jié)都會影響著溝通的效果,通過電話往往能傳遞出通話雙方的合作誠意和專業(yè)素質(zhì)。

        一、編輯人員了解、掌握電話溝通技巧的必要性

        出版社所提供出版物的質(zhì)量在很大程度上都取決于作者,編輯只有充分了解作者,并把選題的策劃理念及具體框架結(jié)構(gòu)等信息透徹傳遞給作者,才能夠幫助作者創(chuàng)作出高質(zhì)量的作品,從而將作者的作品轉(zhuǎn)化為優(yōu)秀的出版物;除此之外,了解讀者需求,為讀者服務(wù)又是編輯人員的職業(yè)準則,編輯要了解讀者,一切從讀者需求出發(fā),同時也要為讀者提供代表先進文化的讀物。 因此,編輯人員是作者和讀者關(guān)系的溝通橋梁,他必須比作者更了解讀者,比讀者更熟悉作者。由此說來,每一位編輯人員要想提高工作效率,就必須在選題策劃、市場調(diào)研、組稿、審稿、圖書發(fā)行等各個環(huán)節(jié)都要注重與作者、讀者等群體進行有效溝通, 了解和掌握一定的電話溝通技巧是尤為重要的。

        二、編輯和作者或讀者電話溝通的時間選擇

        選擇恰當(dāng)?shù)臅r間打電話往往更加有利于達成通話的目的。因此要根據(jù)客戶的實際情況安排通話時間。對于編輯出版人員來說,因為電話溝通的對象主要是作者和讀者,而且基本都是在正常工作時間內(nèi)進行電話溝通,所以在打電話的過程中,編輯出版人員注意 在選擇通話時間時,主要應(yīng)本著以下幾個原則:首先,不要在休息時間打電話,給對方留出就餐、休息和娛樂的時間,以免給對方造成困擾;這一點是基本常識。其次,要考慮到作者和讀者的個體化差異,根據(jù)對方實際情況靈活安排通話時間,同時給自己留出充分的時間進行溝通,達到溝通目的;再次,要考慮到讀者和作者的行業(yè)性質(zhì)和職業(yè)要求,了解對方的實際工作時間安排,比如,作者是中學(xué)教師,如果溝通需要的時間少,就可以充分利用課間時間,如果溝通需要的時間多,因上課時間到了,就必須終止溝通, 這種情況下就可選擇教師沒課或其他課余時間進行溝通;最后,也可以事先通過微信、QQ等征得對方同意,或結(jié)合自身的工作安排與對方約定好通話時間,從而提高通話的效率。

        三、編輯人員電話溝通時注意狀態(tài)的調(diào)整

        編輯人員代表的是出版社的形象和員工素質(zhì),因此在進行電話溝通的過程中,必須要樹立職業(yè)意識,明確自身的身份,調(diào)整好自身的心理情緒狀態(tài):首先,在電話接通時,要歡快地與對方打招呼,讓對方從語言中感受到你的愉快的情緒狀態(tài),從而為電話溝通開好頭;其次在通話過程中還要注意表情姿態(tài),雖然對方看不到,但是實際經(jīng)驗表明,人的表情姿態(tài)會影響到自身的語音和語調(diào),對方能夠從電話中感受到你的狀態(tài), 如果在通話時情緒不高、姿勢懶散,對方是能夠從聲音中感受到的 ,因此會影響到對方的溝通欲望。如果在通話過程中保持端正的坐姿和站姿,聲音語調(diào)也會充滿活力,從而營造一個良好的通話氛圍,就有利于通話的深入開展。除此之外,還要避免在通話過程中出現(xiàn)咀嚼、喝水、抽煙等小動作,給予對方充分的尊重。

        四、編輯人員通話的語言技巧

        編輯人員在打電話的過程中,所使用的語言技巧會直接影響到溝通的效果, 在進行電話溝通的過程中,必須要注意使用文明、規(guī)范、禮貌的措辭,從語言上贏得對方的好感和信任,從而為溝通建立良好的基礎(chǔ)。主要要遵守以下幾個原則:首先,用語要謙遜,親切但不隨意, 合理地的使用敬語,態(tài)度不卑不亢,少用質(zhì)疑性的語句;其次,在表述事情時要盡量使用簡潔規(guī)范的語言,長話短說,不可拖拖拉拉,浪費雙方的時間, 影響工作效率 ,但是對于一些關(guān)鍵性的信息,要適當(dāng)?shù)剡M行復(fù)述、核實并認真記錄;最后,在語言的使用上要控制音量和語速,聲音過高會引起對方不適,過低對方可能聽不清,語速過快過慢都會讓對方失去耐心,所以要盡量勻速,使用清晰柔和的聲音,吐字準確,確保對方能夠聽清。

        五、編輯人員通話的社交禮儀

        打電話是一種社交手段,因此也必須要遵守一定的社交禮儀,首先接聽電話要及時,不要讓對方久等,以免影響對方的情緒,給后續(xù)的溝通帶來困難;其次在掛斷電話時要禮貌,在等待對方表示此次溝通結(jié)束之后禮貌地與對方道別,然后再掛斷電話;再次,在上班時間,一般接的到電話都來自作者或讀者,因此 到 一定要以認真的態(tài)度對待,自報單位和部門之后,詢問對方的身份和此次電話的來意,做好通話記錄;最后當(dāng)接打電話聽不清對方所說內(nèi)容時,要立即告知對方真實情況,并及時改善通話環(huán)境,或者是尋找另外的電話打回去,向?qū)Ψ浇忉屧?。遵守通話的社交禮儀能夠給對方留下良好的印象,從而為接下來的溝通奠定良好基礎(chǔ)。

        結(jié)束語:

        總而言之,作為編輯出版從業(yè)人員,和作者與讀者溝通是工作中非常重要的一部分,進行電話溝通的目的是為了建立有效的溝通渠道,與作者和讀者達成一定的共識,從而形成長期合作,創(chuàng)造出更多更優(yōu)秀的出版物,因此獲得對方的信任是非常關(guān)鍵的,什么時間打電話、怎么打電話、怎么和對方交流都是需要編輯人員認真研究的問題, 希望本文能夠為相關(guān)人員提供一些參考性的意見。

        參考文獻:

        [1]董琳.淺談商務(wù)溝通的技巧及重要性[J].讀書文摘,2016,(29):120-121.

        [2]徐艷麗.客戶服務(wù)中心接聽電話技巧[J].通訊世界,2018,(1):302-303.

        [3]林經(jīng)權(quán).電話銷售中的有效溝通技巧[J].信息通信,2018,(6):232-233.

        [4]王越.淺析電話營銷在當(dāng)今市場出現(xiàn)的問題[J].商情,2017,(23):262.

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