幸倞　陳世忠

摘要：隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)信息化快速地推進，電子發(fā)票逐步成為一種新型的開票和管理模式。全面推廣電子發(fā)票，不僅可以解決發(fā)票管理的諸多問題，而且可以大力地促進電子會計檔案建設(shè)。

關(guān)鍵詞：電子發(fā)票;電子會計檔案;信息化

一、電子發(fā)票的現(xiàn)狀

電子發(fā)票是記錄和反映商品買賣或交易的一種電子證明，是發(fā)票的無紙化形式，是企業(yè)對經(jīng)濟活動業(yè)務(wù)進行會計核算的重要依據(jù)。

在電子發(fā)票應(yīng)用上，國外已積累了許多成功的經(jīng)驗。例如，美國普遍地采用電子發(fā)票，約有80%左右的大公司在經(jīng)濟業(yè)務(wù)中采用電子發(fā)票。在歐洲，電子發(fā)票應(yīng)用非常廣泛，芬蘭、瑞典等國家積極地進行有關(guān)電子發(fā)票的立法工作。

在我國，國家稅務(wù)總局于2013年4月正式頒布《網(wǎng)絡(luò)發(fā)票管理辦法》，在全國范圍內(nèi)推行網(wǎng)絡(luò)發(fā)票。2015年2月，中國人壽保險公司開具我國金融保險業(yè)的第一張電子發(fā)票。2015年8月，我國北京、上海、浙江和深圳四個地方，開展了增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)的試運行工作。2015年12月，我國全面推行增值稅電子發(fā)票，明確規(guī)定電子發(fā)票可以報銷入賬。

2018年開始，我國交通運輸部全面推行用戶卡通行費的增值稅電子發(fā)票，不再使用紙質(zhì)版發(fā)票。

二、電子發(fā)票的主要優(yōu)點

（一）大幅度地降低發(fā)票運行成本

電子發(fā)票是發(fā)票的電子圖片，是一連串財稅信息的電子記錄。電子發(fā)票的應(yīng)用不僅減少發(fā)票的印制成本，也降低了企業(yè)的發(fā)票流轉(zhuǎn)和管理成本。據(jù)統(tǒng)計資料顯示，電子發(fā)票由于采用電子載體方式，其成本只相當于紙質(zhì)發(fā)票的1/20。從紙質(zhì)發(fā)票到電子發(fā)票，對于企業(yè)會計工作來說，是一個從“重載”到“輕裝”的過程。電子發(fā)票的應(yīng)用，節(jié)省了制版、打印、存儲和運輸?shù)瘸杀?，?jié)約了大量的時間和人力，避免了紙質(zhì)發(fā)票的毀損、遺失、盜竊風險。電子發(fā)票的填制、核準、配號、數(shù)據(jù)傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)全部在線上操作，節(jié)省了企業(yè)財務(wù)人員多次地往返于稅務(wù)局辦理發(fā)票事務(wù)的耗費時間。另外，受票人也可以利用電腦、手機等設(shè)備，隨時在線上查詢電子發(fā)票的詳細信息。

（二）提高企業(yè)財務(wù)分析的效率和準確性

電子發(fā)票作為電子原始憑證，可以直接導入會計電算化系統(tǒng)。電子發(fā)票上承載的各項信息，包括發(fā)票號碼、采購單價、數(shù)量、金額、納稅人識別號、稅金等，可以在系統(tǒng)中進行歸集和處理，然后，自動計算資產(chǎn)負債率、流動比率、應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率等各項財務(wù)指標。企業(yè)財務(wù)分析效率和準確性的提高，為企業(yè)經(jīng)營和投資決策提供更為合理的、科學的依據(jù)。

（三）容易查詢發(fā)票真?zhèn)?/p>

企業(yè)發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動后，將商品買賣或交易信息上傳至稅務(wù)部門的服務(wù)器。服務(wù)器上的征管系統(tǒng)對經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動進行分類、編碼、存儲等，然后模擬紙質(zhì)發(fā)票的開票方式，以彩圖形式生成帶有發(fā)票專用章的電子發(fā)票，由開票企業(yè)交給受票人。同時，電子發(fā)票明細數(shù)據(jù)自動存入稅務(wù)部門的電子底賬系統(tǒng)。受票人可以通過微信、電郵或手機端等方式接受電子發(fā)票，也可以在電子發(fā)票平臺查詢、驗證或者打印電子發(fā)票。

（四）有利于政府加強稅收管理

電子發(fā)票實質(zhì)上是一種在線發(fā)票，在買賣雙方交易完成時實時生成，與紙質(zhì)發(fā)票相比，傳遞時間短，處理流程少，開票效率高。從稅務(wù)部門來看，電子發(fā)票記錄的營業(yè)數(shù)據(jù)實時上傳，有利于對開票企業(yè)的納稅數(shù)據(jù)進行線上查詢、統(tǒng)計和監(jiān)控，保證國家稅款不流失，實現(xiàn)公平稅負和信息管稅，從源頭上杜絕了偽造發(fā)票和虛構(gòu)發(fā)票信息的現(xiàn)象。

三、電子發(fā)票對會計核算的積極作用

電子發(fā)票是一種新型的發(fā)票形式，統(tǒng)一地設(shè)定發(fā)票類型、版面、字體標準、二維碼等，是一種重要的原始憑證，是整個會計核算流程的起點，保證了經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容的真實性和會計信息質(zhì)量，為會計核算提供了實時、全面、規(guī)范的數(shù)據(jù)，對會計核算帶來了深遠的影響。

（一）保證經(jīng)濟業(yè)務(wù)的真實性和透明度

電子發(fā)票一旦開具后，在系統(tǒng)中自動生成記賬憑證，提升了會計電算化程度。由于每一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)信息都實時地記錄下來，保證了采集信息的真實可靠，減少人為的主觀判斷，避免人工操作帶來的失誤。受票人取得電子發(fā)票后，通過掃描二維碼，對發(fā)票信息進行讀取，實時查詢發(fā)票真?zhèn)?。從政府角度看，電子發(fā)票上的各項數(shù)據(jù)在線上獲取，財務(wù)數(shù)據(jù)體現(xiàn)為電子網(wǎng)頁數(shù)據(jù)，實現(xiàn)稅務(wù)、工商、檢察數(shù)據(jù)共享，提高對企業(yè)的監(jiān)管能力。

（二）促進財務(wù)報銷流程電子化和科學化

電子發(fā)票的推廣應(yīng)用，將過去的手工報銷轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊瘓箐N，簡化了賬務(wù)報銷流程，促進了報銷效率的提高。在財務(wù)報銷平臺上，報銷人按要求填寫電子報銷單，把電子發(fā)票和其他電子附件上傳至平臺指定欄內(nèi)。財務(wù)人員審核報銷人上傳的電子資料，審核無誤后，點擊生成電子記賬憑證。財務(wù)報銷系統(tǒng)以電子發(fā)票號碼為識別，自動剔除個別重復報銷的電子發(fā)票，然后，接受未重復的電子發(fā)票與電子記賬憑證。財務(wù)復核人員詳細地復核電子發(fā)票及其他電子附件，在確認無誤之后，上報審批。獲批之后，出納員通過網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬支付，完成報銷流程。電子發(fā)票逐步地取代紙質(zhì)發(fā)票，將實現(xiàn)會計核算無紙化，實現(xiàn)財務(wù)報銷流程的統(tǒng)一化、精細化、智能化。

（三）解決發(fā)票報銷難問題

報銷人在提交電子發(fā)票時，可以隨時打印，打印次數(shù)也沒有限制，無需擔心發(fā)票丟失或損毀而影響報銷。特別是企業(yè)長期駐外人員在報銷時不必寄送紙質(zhì)資料，而是直接在線上傳輸電子發(fā)票到企業(yè)總部的財務(wù)部門，由財務(wù)部門在線上審核、復核、報批及支付，大大提高報銷效率，提高企業(yè)員工的滿意度。

國家稅務(wù)總局2015年84號文件規(guī)定，增值稅電子發(fā)票打印后，其法律效力、基本使用與紙質(zhì)發(fā)票相同。所以，在法律層面上，電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票具有同等的效果。審核人員可通過識別軟件，以掃描二維碼方式，點擊進入電子發(fā)票平臺，核實電子發(fā)票信息的真實性和完整性，完成發(fā)票報銷流程。

（四）為未來建立全國統(tǒng)一發(fā)票平臺奠定基礎(chǔ)

目前，各省的電子發(fā)票平臺都是各自開發(fā)、各自獨立的，全國沒有形成統(tǒng)一的、標準的發(fā)票平臺。電子發(fā)票平臺不統(tǒng)一，不利于全國發(fā)票數(shù)據(jù)的獲取、交換、統(tǒng)計和比較。電子發(fā)票是信息化的必由之路，是社會經(jīng)濟發(fā)展到一定水平后的必然產(chǎn)物。隨著電子發(fā)票的廣泛應(yīng)用，全國將統(tǒng)一和規(guī)范電子發(fā)票系統(tǒng)的使用和管理，對電子發(fā)票的類型、標準、格式、字體、印章做出統(tǒng)一規(guī)定，使得各省份可以使用統(tǒng)一的發(fā)票信息線上采集平臺和數(shù)據(jù)交換模塊。

四、以電子發(fā)票為契機，加快電子會計檔案的全面建設(shè)

電子會計檔案包括了四項內(nèi)容：電子會計憑證、電子賬簿、電子財務(wù)報表以及其他電子會計檔案。從我國現(xiàn)有的發(fā)展水平來看，第二、三項內(nèi)容可以實現(xiàn)全面電子化，第一、四項只能實現(xiàn)部分電子化。從會計檔案的部分電子化，到全面電子化，這個過程仍需時日。電子發(fā)票屬于電子原始憑證，在電子會計憑證中的比例較大。電子發(fā)票應(yīng)用，為會計憑證電子化提供了前提條件和寶貴經(jīng)驗，并促進其他電子會計檔案的建設(shè)和推廣，最終，實現(xiàn)會計檔案的全面電子化。

2016年1月1日，我國新的《會計檔案管理辦法》正式生效。該辦法從法律上肯定電子會計檔案的效力，確定了電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等電子化管理，允許符合條件的會計檔案只建立電子檔案，不建立紙質(zhì)檔案。這些規(guī)定對會計檔案電子化的發(fā)展產(chǎn)生十分深遠的影響。

（一）提高會計檔案使用效率

平時，企業(yè)財務(wù)部門產(chǎn)生許多的紙質(zhì)會計檔案，這些紙質(zhì)檔案需要按類別進行梳理和保管，所以，財務(wù)部門只能投入大量的人力和物力。隨著紙質(zhì)會計檔案日積月累，儲存的物理空間需要越來越大?？梢哉f，會計憑證、報表等檔案資料的移交、分類、整理、歸檔、存放已成為財務(wù)部門的沉重負擔。由于紙質(zhì)檔案管理需具備防盜、防鼠、防塵、防潮等各項設(shè)施，檔案室管理成本相對較高。

推廣電子會計檔案，不僅節(jié)省大量紙質(zhì)資料的打印、傳送、整理成本，而且降低了歸檔后的保管成本，避免社會資源的不必要損耗。電子會計檔案的傳輸與保存流程，既高效又簡潔，使得會計檔案的利用效率顯著提高。電子發(fā)票以電子圖片形式存放在會計檔案里，與電子會計憑證、電子明細賬關(guān)聯(lián)，形成一個成套的、安全的、規(guī)范的電子會計文件。這種方式滿足了檔案使用人員的調(diào)閱需求，保證了電子會計檔案的安全性和保密性，創(chuàng)造一種便利的、靈活的會計信息查閱環(huán)境，實現(xiàn)電子發(fā)票在更大范圍內(nèi)的利用和共享，實現(xiàn)真正意義上的“無紙化”。

（二）促進會計檔案大數(shù)據(jù)的發(fā)展

社會經(jīng)濟治理和現(xiàn)代化建設(shè)需要大數(shù)據(jù)的支持，企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的增長也需要大數(shù)據(jù)的分析和支撐。企業(yè)通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，對電子會計檔案信息進行過濾和處理，可以尋求和捕捉新的商業(yè)機會，選取最優(yōu)的經(jīng)濟決策。電子會計檔案促進了會計信息數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和高效利用，為企業(yè)經(jīng)營、投資和籌資提供多維度的參考數(shù)據(jù)，為企業(yè)全面信息化、科學化發(fā)展注入新的活力。

（三）積極發(fā)揮會計檔案記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的作用

在開展會計檢查和會計監(jiān)督時，電子會計檔案帶來諸多方便。檢查人員的電腦軟件與電子會計檔案系統(tǒng)對接，可以多層次、全方位地獲取全面的、準確的會計信息，順利進行復核和監(jiān)督，提高監(jiān)督的時效性，有效地防范會計核算風險。在電子會計檔案系統(tǒng)中，設(shè)置不同層次的使用權(quán)限，有效地防范某些圖謀不軌者對會計資料的篡改，確保會計檔案的完整性和準確性。

（四）提升企業(yè)信息化管理水平

企業(yè)財務(wù)處理流程，記錄了營業(yè)收入、物資采購、存貨管理、資金運營等過程的資金流動。電子會計檔案產(chǎn)生于電子發(fā)票、電子原始憑證、電子記賬憑證、電子明細賬、電子總賬到電子會計報表等會計信息控制流程。企業(yè)業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)對接，實現(xiàn)從電子發(fā)票到最終電子財務(wù)報告整個流程的自動化處理，提高會計信息的真實性、相關(guān)性和完整性。電子會計檔案管理的推進，有利于企業(yè)信息化的發(fā)展。

五、電子發(fā)票和電子會計檔案要解決的共同問題

（一）信息安全問題

企業(yè)通過互聯(lián)網(wǎng)，連接到稅務(wù)部門的電子發(fā)票系統(tǒng)。在這種情況下，企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)的信息安全問題，是一個極其重要的問題。電子發(fā)票信息包含了企業(yè)不少的商業(yè)機密，在發(fā)票開具時，需要提取、傳送大量的企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)。一旦電子發(fā)票系統(tǒng)遭受惡意網(wǎng)絡(luò)攻擊，企業(yè)的商業(yè)機密就有可能泄露，形成巨大的信息安全隱患。稅務(wù)部門應(yīng)充分利用國家行政職能，促使系統(tǒng)開發(fā)商在設(shè)計中采取防篡動、防竊密、防黑客的安全措施，實現(xiàn)對電子發(fā)票數(shù)據(jù)的全程保護。

電子會計檔案在病毒防范、網(wǎng)絡(luò)安全、存儲保管等方面，也要嚴格控制風險和保障信息安全。采用防火墻、入侵檢測、防病毒和加密等技術(shù)手段，保證電子會計檔案完整、齊全和真實性，嚴防不良分子的攻擊和破解，確保電子會計檔案系統(tǒng)的出入口安全。為了絕對保證電子數(shù)據(jù)的信息安全，可以采取內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)物理隔離、雙機備份等措施，建立電子會計檔案監(jiān)控制度，設(shè)置嚴謹?shù)?、完整的、分層的?quán)限體系，加強檔案人員專業(yè)培訓，建立和健全一整套有關(guān)電子會計檔案的信息安全保障體系。

（二）規(guī)范管理問題

電子發(fā)票和電子會計檔案一般是財務(wù)部門進行保管的，但是，這些人員并不是專業(yè)的檔案管理人員，往往是兼任的，所以，有時出現(xiàn)管理不到位的情況。電子會計檔案管理的職責不明確，缺乏規(guī)范的管理流程，人為主觀隨意性很大。在檔案庫中，有時出現(xiàn)歸類錯誤、檔案丟失或無法查找等情況，對檔案使用帶來很大的困擾，以致電子會計檔案無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此，電子發(fā)票和電子會計檔案，亟待建立一系列科學的、完善的、規(guī)范的管理制度。

（三）智能化不足問題

目前，電子發(fā)票和電子會計檔案智能程度不高，其調(diào)閱過程模擬人工操作。今后，電子會計檔案的管理工作，應(yīng)放開視野，提供智能服務(wù)，大力發(fā)展電子信息數(shù)據(jù)庫，開發(fā)數(shù)字化文本、虛擬化檔案、模擬可視化技術(shù)檔案等。

（四）執(zhí)行落實問題

電子會計檔案，對企業(yè)財務(wù)工作來講是一件重大工作。企業(yè)須從實際出發(fā)，結(jié)合本企業(yè)檔案管理制度，分析本企業(yè)電子會計檔案管理存在的問題，制定完整的解決方案，或者，派人學習和借鑒優(yōu)秀單位的經(jīng)驗，引入先進的檔案管理手段。電子會計檔案需要檔案管理人員掌握新的管理知識和技能，參加培訓和提升自我，積極運用電子發(fā)票和電子會計檔案的先進管理方法。

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