林海

【摘要】辦公室文秘作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與工作人員之間的紐帶，對(duì)企業(yè)發(fā)展具有重要的意義。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的快速提升，社會(huì)工作對(duì)文秘要求也越來(lái)越高。所以，文秘必須努力提升自身素質(zhì)與才能，進(jìn)而為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展貢獻(xiàn)自身力量。本篇文章針對(duì)社會(huì)上對(duì)文秘的工作要求，對(duì)怎樣做好文秘工作提出了幾點(diǎn)建設(shè)性意見(jiàn)。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)文秘? 辦公室工作? 認(rèn)識(shí)與分析

企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展是推動(dòng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要?jiǎng)恿?，而辦公室文秘工作正是推動(dòng)企業(yè)工作正常運(yùn)行的關(guān)鍵所在，然而，在當(dāng)前辦公室文秘工作當(dāng)中，也存在有許多的問(wèn)題需要我們及時(shí)解決。

一、辦公室文秘工作的問(wèn)題所在

（一）文秘自身素質(zhì)不能夠很好適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求

隨著經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，當(dāng)前文秘工作素質(zhì)已經(jīng)不能完全順應(yīng)企業(yè)發(fā)展潮流。首先，文秘所掌握的知識(shí)是有限的，大多數(shù)企業(yè)當(dāng)中的文秘并沒(méi)有完全學(xué)習(xí)過(guò)文秘方面的專業(yè)知識(shí)，而真正以文秘專業(yè)出身的人才少之又少。這也就意味著：即使企業(yè)能夠真正發(fā)現(xiàn)問(wèn)題所在，也未必能夠找到與企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方向相符合的專業(yè)性人才。另外，一個(gè)合格的文秘需要長(zhǎng)時(shí)間的實(shí)踐與鍛煉，這本身就需要一個(gè)很長(zhǎng)的過(guò)程，但是，當(dāng)今企業(yè)能夠提供給文秘外出工作于實(shí)踐的機(jī)會(huì)越來(lái)越少，這又在一定程度上抑制了文秘專業(yè)素質(zhì)的進(jìn)一步提升。

（二）企業(yè)辦公室工作存在有量大且質(zhì)量差的重要問(wèn)題

近些年來(lái)，文秘人員短缺已經(jīng)成為了企業(yè)難以發(fā)展的重要問(wèn)題。就目前來(lái)說(shuō)，大多數(shù)企業(yè)所配置的文秘服務(wù)于多個(gè)部門，這無(wú)疑是給文秘帶來(lái)了巨大的工作量，在影響企業(yè)工作效率的同時(shí)，也會(huì)使得工作質(zhì)量大大降低。長(zhǎng)期以往，這樣的工作狀態(tài)也會(huì)慢慢消磨文秘工作意志力，甚至導(dǎo)致出現(xiàn)厭倦工作的不良態(tài)度。

（三）繁雜的辦公室事務(wù)嚴(yán)重的影響了文秘正常工作

通常情況下，在基層辦公室當(dāng)中會(huì)處理多個(gè)部門的業(yè)務(wù)，整個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)全部聚集在這里就顯得非常繁雜，而辦公室文秘則在這里每天處理著各種繁雜性業(yè)務(wù)，難免會(huì)出現(xiàn)信息報(bào)送不及時(shí)的現(xiàn)象，最終導(dǎo)致企業(yè)辦公工作不流暢，進(jìn)一步削弱文秘參謀助手工作的強(qiáng)大作用。

二、改善企業(yè)辦公室文秘工作的具體措施

（一）重點(diǎn)培養(yǎng)企業(yè)文秘自身能力

①努力提升自身寫(xiě)作表達(dá)能力。企業(yè)文秘都需要承擔(dān)整個(gè)企業(yè)文稿撰寫(xiě)以及收集信息等重要任務(wù)。因此，一名合格的文秘工作者必須要有專業(yè)過(guò)硬的文字表達(dá)能力以及寫(xiě)作能力，而寫(xiě)作與表達(dá)能力絕不是一蹴而就的，只有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)性的大量訓(xùn)練與深入研究才能夠用語(yǔ)言來(lái)描述企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，從而真正了解企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展方向，最終創(chuàng)造出符合企業(yè)文化的高質(zhì)量文案。②提升自身學(xué)習(xí)能力。在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的狀態(tài)下，企業(yè)文化在企業(yè)發(fā)展當(dāng)中有著越來(lái)越重要的作用。所以，辦公室文秘應(yīng)該努力提升自己學(xué)習(xí)能力，全方位學(xué)習(xí)企業(yè)當(dāng)中所有專業(yè)性的業(yè)務(wù)知識(shí)，在實(shí)踐當(dāng)中不斷積累業(yè)務(wù)素材，并最終應(yīng)用于寫(xiě)作當(dāng)中。此外，文秘應(yīng)該重視現(xiàn)代化的政治性專業(yè)理論，重點(diǎn)關(guān)注與企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展密切相關(guān)的法律法規(guī)，通過(guò)對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展方向的了解來(lái)提升自身的專業(yè)表達(dá)水平，進(jìn)而充分發(fā)揮自身輔助的作用。③加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部溝通能力。溝通能力是衡量企業(yè)文秘是否合格的重要指標(biāo)，同時(shí)也是文秘工作者在實(shí)踐過(guò)程中常運(yùn)用的綜合技能，其主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：與領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)溝通、組織企業(yè)內(nèi)部活動(dòng)以及與企業(yè)工作人員之間的交流。以上溝通能力都有利于文秘在工作當(dāng)中大大提高工作效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。

（二）樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)

①作為企業(yè)工作的重要人員，文秘應(yīng)該具有不斷創(chuàng)新的工作意識(shí)，時(shí)刻更新頭腦思維、創(chuàng)新自身工作理念，不斷從以往工作當(dāng)中吸取教訓(xùn)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，并從中挖掘新規(guī)律后應(yīng)用于未來(lái)的工作之中。同時(shí)，每一位文秘工作者都應(yīng)該時(shí)刻以最嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)要求自己，盡可能的體現(xiàn)秘書(shū)人員該有的工作能力。②具有奉獻(xiàn)意識(shí)。因?yàn)檗k公室在企業(yè)工作當(dāng)中具有特殊的意義，所以文秘工作者更應(yīng)該全身心的奉獻(xiàn)和服務(wù)于這個(gè)行業(yè)，在自身工作中應(yīng)該不斷地深入群眾，為企業(yè)的大多數(shù)人員提供更多更便利的條件。除此之外，文秘應(yīng)該在工作作風(fēng)上嚴(yán)格要求自己，在處理事件過(guò)程中懂得顧大局、識(shí)大體，重視個(gè)人利益與企業(yè)集體利益之間關(guān)系的有機(jī)統(tǒng)一。

（三）正確處理企業(yè)工作之間的各種關(guān)系

（1）處理主動(dòng)與被主動(dòng)的關(guān)系。辦公室工作應(yīng)該是主動(dòng)的關(guān)系，而非一味聽(tīng)從企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)命令的被動(dòng)關(guān)系。文秘作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)參謀人員，必須努力拓寬自己眼界、鍛煉思維敏銳度，從而全方面的維護(hù)企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，時(shí)刻以企業(yè)發(fā)展為中心組織各種活動(dòng)。同時(shí)，還需要在完成任務(wù)同時(shí)正確處理領(lǐng)導(dǎo)所交予的各項(xiàng)任務(wù)，通過(guò)在處理事件中所得的經(jīng)驗(yàn)來(lái)進(jìn)一步指導(dǎo)其他員工工作。（2）理解繼承與創(chuàng)新之間的關(guān)系。繼承是創(chuàng)新的前提，而創(chuàng)新是在繼承的基礎(chǔ)上發(fā)展而來(lái)的。這也就要求文秘工作者在日常工作中不斷更新服務(wù)理念、創(chuàng)新工作形式與內(nèi)容。只有堅(jiān)持繼承與創(chuàng)新的統(tǒng)一性，才有可能使企業(yè)發(fā)展出現(xiàn)全新局面。

三、有效提高文秘工作效率的相關(guān)措施

（一）建立完善的單位晉升考核制度

企業(yè)建立較為完善的晉升考核制度將有利于提高人員的工作積極性，而考核制度主要以半年或一年為周期，來(lái)對(duì)文秘人員的工作狀況加以考核，最后會(huì)根據(jù)其工作的具體狀況考慮是否納入重點(diǎn)工作單位工作。從企業(yè)方面來(lái)看，企業(yè)所建立的考核制度能夠更公正、更客觀的評(píng)價(jià)出優(yōu)秀的文秘人員，從而為其經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到更重要的作用。

（二）制定較為合理的獎(jiǎng)罰機(jī)制

企業(yè)制定的獎(jiǎng)罰機(jī)制能夠激發(fā)文秘工作這個(gè)的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，進(jìn)而使為企業(yè)工作的效率大大提高。而這一制度既有激勵(lì)也有警告的作用，這也在不同程度上促使工作人員的自我不斷完善。而這項(xiàng)制度主要是通過(guò)對(duì)文秘工作者的辦公效率和效能來(lái)評(píng)價(jià)的。所以，企業(yè)所制訂的這一制度也必須秉持著公平公正的重要原則。

（三）加強(qiáng)文秘人員的教育與管理工作

要想有效提高文秘工作人員的工作效率與水平，就必須對(duì)其強(qiáng)化教育管理。首先，企業(yè)應(yīng)該為文秘工作者提供更多的外出實(shí)踐機(jī)會(huì)，在實(shí)踐中不斷提高他們的辦公能力與服務(wù)意識(shí);同時(shí)，企業(yè)應(yīng)該全方位地落實(shí)責(zé)任制，將工作責(zé)任真正落實(shí)到文秘人員身上，進(jìn)而不斷規(guī)范其行為意識(shí)，最終為企業(yè)培養(yǎng)出專業(yè)與能力共強(qiáng)的人才隊(duì)伍。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)要想在不斷競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)上立于不敗之地，就必須增強(qiáng)企業(yè)自身競(jìng)爭(zhēng)能力。而文秘作為辦公室重要的工作人員，要不斷提升自身專業(yè)業(yè)務(wù)能力，最終提升企業(yè)運(yùn)行效率。