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        借助互聯(lián)網(wǎng)思維提升辦公室工作水平

        2017-01-09 13:49:25穆婕
        辦公室業(yè)務(wù) 2016年12期
        關(guān)鍵詞:辦公室工作互聯(lián)網(wǎng)思維思路

        穆婕

        【摘要】在信息技術(shù)不斷進(jìn)步的當(dāng)今,互聯(lián)網(wǎng)給人們生活帶來的改變不僅體現(xiàn)在生活模式上,還體現(xiàn)在辦公方面。作為一種信息時代的創(chuàng)新思維,互聯(lián)網(wǎng)思維目前已經(jīng)開始應(yīng)用于各個領(lǐng)域。在此種情況下,越來越多的人倡導(dǎo)將其引入辦公室工作中,以提升工作水平。本文結(jié)合辦公室工作特點(diǎn),對借助互聯(lián)網(wǎng)思維提升辦公室工作水平的思路作了分析。

        【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)思維;辦公室工作;思路

        作為組織體系的重要機(jī)構(gòu),辦公室發(fā)揮著不可替代的作用,肩負(fù)著統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、“上傳下達(dá)”的責(zé)任,對組織體系運(yùn)轉(zhuǎn)效率有著極大的影響。與其他機(jī)構(gòu)相比,辦公室職能稍顯特殊,工作水平與人員思維關(guān)聯(lián)密切。所以,新形勢下,辦公室工作也應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思路,積極引入以互聯(lián)網(wǎng)思維為代表的創(chuàng)新思維,以不斷提高工作水平。

        一、借助互聯(lián)網(wǎng)思維提升辦公室工作水平

        (一)新形勢下辦公室工作的特點(diǎn)。新形勢下,學(xué)校辦公室工作的特點(diǎn)主要表現(xiàn)為:首先,服務(wù)性。辦公室工作的服務(wù)性分為兩個方面,一方面是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo),這一點(diǎn)是其職能決定的。作為學(xué)校機(jī)構(gòu)的重要組成部分,辦公室職能包括傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)要求、落實(shí)任務(wù)、調(diào)研、參謀等,從這個角度來講,辦公室工作具有較為明顯的“為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)”的特征。另一方面是服務(wù)大眾,這一點(diǎn)是由辦公室工作內(nèi)容決定的。在一個組織體系中,辦公室相當(dāng)于內(nèi)外聯(lián)系的窗口,工作內(nèi)容包括活動接待以及溝通協(xié)調(diào)等,基于這個角度而言,辦公室在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的同時也帶有服務(wù)大眾的特征。其次,瑣碎性。與別的機(jī)構(gòu)相比,辦公室負(fù)責(zé)的各項(xiàng)事務(wù)更加瑣碎,同時也更加復(fù)雜。辦公室工作人員的職責(zé)范圍包括電話通知、接待訪客以及會議預(yù)約等,盡管工作難度并不算太大,但由于內(nèi)容較為瑣碎,要想在保證質(zhì)量的同時兼顧效率,對于工作人員來講依舊有著一定的挑戰(zhàn)性。最后,不規(guī)律性。由于職責(zé)范圍廣,辦公室工作的不規(guī)律性十分顯著。比如,在領(lǐng)導(dǎo)沒有指派任務(wù)且無訪客的情況下,辦公室工作就會非常清閑,反之則會陷入忙碌。這種工作方式與辦公室的職能相適應(yīng),也是辦公室工作最突出的特點(diǎn)之一。

        (二)引入互聯(lián)網(wǎng)思維的基本思路。1.意識維度。互聯(lián)網(wǎng)思維的產(chǎn)生是信息技術(shù)發(fā)展的結(jié)果,其在各個領(lǐng)域的應(yīng)用屬于時代進(jìn)步過程中的必然現(xiàn)象。在辦公室工作中,互聯(lián)網(wǎng)思維的應(yīng)用價(jià)值并不僅僅體現(xiàn)在提升效率及成本控制方面,還表現(xiàn)在工作人員的工作理念及服務(wù)意識上。作為連通內(nèi)外的重要窗口,辦公室給人留下的印象與工作質(zhì)量、人員形象均有關(guān)聯(lián)。如果辦公室人員精神風(fēng)貌不佳、素養(yǎng)不高,很容易使人對辦公室甚至是對其所在的組織體系印象不佳。所以,新形勢下的辦公室工作不能只關(guān)注工作質(zhì)量,還需重視形象建設(shè)、提高工作人員的綜合素養(yǎng),強(qiáng)化其效率意識和服務(wù)意識。互聯(lián)網(wǎng)思維倡導(dǎo)的“用戶為主”思想與此恰好吻合,將其引入辦公室工作中,對于工作人員服務(wù)意識的增強(qiáng)具有重要意義。2.空間維度?;诳臻g維度而言,辦公室工作中引入互聯(lián)網(wǎng)思維的積極作用主要體現(xiàn)在:此舉可以通過構(gòu)建先進(jìn)平臺推動辦公現(xiàn)代化。一般思路為:第一,構(gòu)建自動化平臺。借助現(xiàn)代技術(shù)建設(shè)自動化平臺,可利用其自動處理功能,達(dá)到降低辦公成本的目的。第二,構(gòu)建系統(tǒng)化平臺。對于這個平臺,應(yīng)保證其具有與辦公室工作內(nèi)容相適應(yīng)的基礎(chǔ)功能。舉例來講,考慮到辦公室工作中需要進(jìn)行信息處理,系統(tǒng)化平臺構(gòu)建時可考慮引入大數(shù)據(jù)處理技術(shù),以達(dá)到“信息去噪”的目的,提升工作人員提取有效信息的效率。第三,構(gòu)建互動平臺。該平臺一方面能夠?yàn)椴块T溝通提供便利,有助于指令的下達(dá)與要求的執(zhí)行,另一方面也有助于有效監(jiān)督與反饋的實(shí)現(xiàn),可為辦公室職能的充分發(fā)揮奠定基礎(chǔ)。3.時間維度?;跁r間維度來講,引入互聯(lián)網(wǎng)思維對辦公室工作的影響主要體現(xiàn)在工作效率方面。具體思路為:首先,借助互聯(lián)網(wǎng)思維優(yōu)化信息溝通機(jī)制,增強(qiáng)其互動性。時效性是信息的基本特征,對信息價(jià)值有著極大影響。在辦公室工作中,盡管上傳下達(dá)被歸于基本任務(wù)的范疇,但在特殊條件下,其對大局的影響則是十分驚人的。在引入互聯(lián)網(wǎng)思維的前提下,信息溝通渠道的連接會更加緊密,信息傳播也將因此更為順暢,時間差的負(fù)面影響可得到有效控制。其次,加緊建設(shè)數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化,推動工作效率的不斷提升。其中,數(shù)字化主要是針對各種資源而言,數(shù)字化建設(shè)的意義主要表現(xiàn)在提高決策科學(xué)性、資源配置合理性等方面。而網(wǎng)絡(luò)化則主要是基于資源共享的考慮,有助于相關(guān)資料的有效利用。同時,加緊建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化也有助于傳輸成本控制,可帶動工作水平的不斷提升。最后,引入互聯(lián)網(wǎng)思維對監(jiān)管機(jī)制進(jìn)行完善。統(tǒng)籌管理屬于辦公室的重要職能,而相應(yīng)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)則可以為動態(tài)監(jiān)管提供實(shí)現(xiàn)條件,有助于監(jiān)管機(jī)制的健全。此舉的重要意義體現(xiàn)在:既能夠控制人為干擾,減少影響工作的不利因素,又可以為有效進(jìn)行績效考核奠定基礎(chǔ),對辦公室工作效果的改善可產(chǎn)生一定的間接促進(jìn)作用。

        三、結(jié)語

        互聯(lián)網(wǎng)思維與傳統(tǒng)工作思維有著很大的區(qū)別,其倡導(dǎo)的是以操作平臺取代管道式模式,并以信息技術(shù)為支撐對工作流程進(jìn)行簡化,進(jìn)而構(gòu)建更為先進(jìn)的平臺,最終提高工作的規(guī)范性和效率。在辦公室工作中引入互聯(lián)網(wǎng)思維,除了能夠提高瑣碎事務(wù)的處理效率和工作的條理性之外,還可以利用虛擬數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢降低工作成本、改善工作質(zhì)量。所以,積極引入互聯(lián)網(wǎng)思維,可謂是新形勢下提高辦公室工作水平、優(yōu)化工作模式的必要之舉。

        【參考文獻(xiàn)】

        [1]趙震宇.創(chuàng)新要求下做好辦公室工作的思考[J].福建質(zhì)量管理,2016,(02):239-239.

        [2]韓宇.辦公室工作人員要做到“八知八不”[J].秘書工作,2016,(05):28-29.

        [3]吳建維.淺析新形勢下如何做好辦公室工作[J].現(xiàn)代企業(yè)文化,2016,(14):150-150.

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