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        電子文件歸檔與數(shù)字檔案共享服務(wù)

        2019-10-20 15:46:04姜兆玉
        科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào) 2019年14期

        姜兆玉

        摘? ?要:計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展對傳統(tǒng)檔案管理造成了極強(qiáng)的沖擊,為了方便人們查閱數(shù)據(jù),檔案管理需要結(jié)合計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)。電子文件的出現(xiàn)和傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化讓檔案的使用不再受時(shí)間和空間限制。為了方便人們查閱和檔案的保護(hù),需要我們進(jìn)行電子文件歸檔和數(shù)字檔案共享。本文淺談了電子文件歸檔和數(shù)字檔案共享服務(wù)的意義和保護(hù)措施。

        關(guān)鍵詞:電子文件歸檔? 數(shù)字檔案? 共享服務(wù)

        中圖分類號:G273? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號:1674-098X(2019)05(b)-0170-02

        電子文件歸檔和數(shù)字檔案共享服務(wù)帶來了無紙辦公和自動化辦公時(shí)代,檔案信息數(shù)字化通過智能化管理技術(shù)為人們提供了方便、高效和安全的服務(wù)。本文介紹了電子文件歸檔目的與保護(hù)措施和數(shù)字檔案共享服務(wù)的意義與安全措施。

        1? 電子文件

        電子文件是數(shù)字化信息形態(tài),計(jì)算機(jī)是產(chǎn)生和處理電子文件的載體,因此電子文件對于設(shè)備有很強(qiáng)的依賴性。電子文件通常由五個(gè)部分構(gòu)成:數(shù)字編碼、軟件、硬件、技術(shù)設(shè)備和加密方式,這些構(gòu)成部分保障了電子文件的安全性和私密性。數(shù)字編碼是計(jì)算機(jī)內(nèi)部程序決定,磁性載體上物質(zhì)內(nèi)部的性質(zhì)肉眼無法觀測。數(shù)字信息經(jīng)過壓縮編碼和加密,不進(jìn)行解密也無法窺探電子文件的內(nèi)容。這些都進(jìn)一步說明了電子文件非常值得信賴。

        電子文件的形式多種多樣,有通過計(jì)算機(jī)處理產(chǎn)生的文字文件和表格文件,有通過照相機(jī)、掃描機(jī)產(chǎn)生的靜態(tài)圖片文件;有通過繪圖工具產(chǎn)生的圖形文件;有通過攝像機(jī)或其他具有錄制功能的數(shù)碼設(shè)備產(chǎn)生的視頻文件;也有通過錄音設(shè)備產(chǎn)生的聲音文件……文件的形式多種多樣,因此在進(jìn)行歸檔時(shí)需要根據(jù)不同類型用不同方法,這樣才會使各個(gè)文件更加容易保存和更加方便查閱。

        現(xiàn)在的電子文件管理依然存在著很多的不足,比較突出的情況就是電子文件的不完整性。例如,草稿類的電子文件無人整理和分類,導(dǎo)致這類電子文件長時(shí)間被擱置,需要使用和查閱時(shí)無法下手,整個(gè)文檔也顯得十分擁擠和凌亂;輔助類的電子文件管理狀況和草稿類電子文件的管理沒有太大差別,只是進(jìn)行了簡單整理然后就被擱置在一旁,無人問津;就算是比較正式的電子文件也只是進(jìn)行了簡單的歸檔,對儲存載體的安全性沒有做好檢查,也沒有做好登記,導(dǎo)致一些相關(guān)參數(shù)被遺失。

        在進(jìn)行電子文件收集時(shí),我們需要對電子文件的參考價(jià)值和利用價(jià)值進(jìn)行評估,需要對重要電子文件的修改過程做好詳細(xì)記錄,并且做好分類和歸檔;如果正式文件是被傳統(tǒng)紙張記載,則需要將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成電子文件,在進(jìn)行整理歸檔時(shí)需要建立好兩種文件形式的聯(lián)系,做好標(biāo)識工作。搜集到電子文件后,需要對電子文件采取安全措施,確保文件內(nèi)容不會被非正常手段修改,并且還應(yīng)當(dāng)在脫機(jī)載體上做好備份,具有重要價(jià)值的電子文件還應(yīng)當(dāng)打印出來,做好紙質(zhì)文件的保留工作。

        電子文件的收集方法目前有兩種:(1)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)置自動記錄功能,該功能需要對電子文件的產(chǎn)生、修改、入庫時(shí)間和責(zé)任人做好詳細(xì)記錄,在入庫前對內(nèi)容價(jià)值和類型進(jìn)行鑒定,做好整理歸檔工作;(2)通過載體搜集的電子文件需要做好登記、簽署和修改的記錄工作,根據(jù)相關(guān)審核流程通過后做好備份。一部分電子文件需要補(bǔ)充檔案和增加檔案,所以也要搜集未被列入歸檔清單的電子文件。

        2? 電子文件的歸檔

        電子歸檔要求:電子文件的歸檔需要有“前端控制”的思想,歸檔是檔案部門管理電子文件的第一步,但是實(shí)際情況是在歸檔之前就需要控制電子文件,在電子文件可能會出現(xiàn)差錯的環(huán)節(jié)或步驟提前進(jìn)行糾正,保障電子文件在形成過程中的安全性、可讀性、可靠性和完整性。電子文件歸檔時(shí)需要有《歸檔電子文件移交檢驗(yàn)表》,這是負(fù)責(zé)電子文件形成部門的工作。檔案管理部門需要對電子文檔的內(nèi)容進(jìn)行檢測,對相關(guān)的軟件、紙質(zhì)文件和相關(guān)材料的完整度進(jìn)行檢查,最后進(jìn)行歸檔登記,填寫《電子文件接收檢驗(yàn)登記表》。

        電子文件的整理:歸檔電子文件的整理工作一直遵循著整理簡化、檢索深化的指導(dǎo)思想。整理文檔是檔案管理工作的基礎(chǔ),檢索是檔案管理的價(jià)值,只有將基礎(chǔ)打好,才會使檔案管理更加富有價(jià)值。現(xiàn)在的電子文件檢索功能都是一步到位,與傳統(tǒng)的層層檢索有本質(zhì)的區(qū)別,所以傳統(tǒng)的檢索方法不適用與現(xiàn)代電子文件的檢索。因此現(xiàn)在的檔案整理需要將各個(gè)流程簡化,通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)電子文件管理,只需要確定是否歸檔,就能將電子文件按類目、年份、期限進(jìn)行劃分。去掉人工逐個(gè)著錄的流程,大量節(jié)約時(shí)間和財(cái)力,極大地提高效率,有效避免了人為操作下檔案的不完整性。

        3? 數(shù)字檔案共享服務(wù)

        將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案變成數(shù)字檔案,也就是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化操作,將存儲載體從紙質(zhì)變成計(jì)算機(jī)。電子文件與數(shù)字檔案關(guān)系緊密,它們在信息的處理、傳遞和儲存上互為一體。隨著“工業(yè)4.0”時(shí)代的到來,大數(shù)據(jù)與物聯(lián)網(wǎng)的數(shù)字檔案將是大趨勢。為了實(shí)現(xiàn)彎道超車并與國際先進(jìn)水平接軌,利用網(wǎng)絡(luò)與數(shù)字檔案共享是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的重要途徑之一。一方面網(wǎng)絡(luò)的全國構(gòu)架能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源統(tǒng)一管理,有利于規(guī)范元數(shù)據(jù)與資源,解決了因信息規(guī)范不標(biāo)準(zhǔn)造成資源難以共享的障礙,升級了整個(gè)檔案業(yè)務(wù);另一方面數(shù)字檔案的共享能夠規(guī)避全國技術(shù)發(fā)展差距帶來的管理混亂現(xiàn)狀,能夠使數(shù)字類檔案管理方式變得高度集中化和類別分明,這樣海量的檔案數(shù)據(jù)能夠更加快速整合。不僅節(jié)約了資源又方便了客戶的操控,而且檔案管理單位的服務(wù)水平和能力也會有巨大提升。傳統(tǒng)檔案的單一服務(wù)和被動服務(wù)變成了主動服務(wù)和多層次服務(wù)。

        數(shù)字檔案的共享雖然有著重大意義,不過也需要解決相當(dāng)多的伴隨問題。首先就是數(shù)據(jù)庫的安全問題,網(wǎng)絡(luò)的成熟使數(shù)據(jù)庫得到了快速發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)的開放性和共享性讓信息更加容易獲取和交流方式更加便利,同時(shí)也意味著整個(gè)系統(tǒng)更加容易遭到破壞。為了確保檔案信息的完整性和安全性,避免病毒和黑客攻擊,不僅需要建立一套標(biāo)準(zhǔn)體系,更要做好安全防護(hù)技術(shù)。防護(hù)措施最先考慮的就是設(shè)置防火墻,通過檢測和控制局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)的通信,阻止非法訪問,確保檔案信息進(jìn)行共享和交換時(shí)有個(gè)安全的環(huán)境;然后需要做好身份認(rèn)證,在客戶訪問數(shù)據(jù)庫時(shí),需要登錄用戶名和口令,在確認(rèn)用戶身份后檢驗(yàn)用戶訪問權(quán)限,讓其對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行指定操作;接下來就是進(jìn)行授權(quán),這需要對檔案賦予一定訪問級別,不同訪問者需要根據(jù)其級別進(jìn)行訪問,讓機(jī)密文件不被暴露;緊接著就是進(jìn)行數(shù)據(jù)加密,數(shù)字檔案決定了它的不完全公開性,因此進(jìn)行數(shù)據(jù)加密是保護(hù)檔案安全的重要途徑。每個(gè)用戶都能夠?qū)ψ约旱臄?shù)據(jù)進(jìn)行加密,密鑰的保護(hù)讓管理員也無法窺探加密信息,增加了用戶信息的安全性;然后就是通過審計(jì)追蹤記錄訪客的重要信息,這樣可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)非法操作并快速解決。審計(jì)功能主要用來監(jiān)視和記錄訪客對數(shù)據(jù)庫的操作,在系統(tǒng)被破壞時(shí)能夠追查到責(zé)任人,是解決系統(tǒng)安全漏洞的重要措施;然后便是病毒防治技術(shù),主機(jī)防病毒能將檔案和病毒的特征進(jìn)行對比,通過刪除相同特征實(shí)現(xiàn)解毒,確保主機(jī)不被侵害。網(wǎng)關(guān)防病毒會在病毒傳播的途徑上查殺,也是網(wǎng)絡(luò)安全的必要措施;最后需要做好數(shù)據(jù)庫的備份與恢復(fù)工作,保證計(jì)算機(jī)出現(xiàn)各種故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失后,能夠及時(shí)恢復(fù)。

        4? 結(jié)語

        電子文件歸檔和數(shù)字檔案共享都是為了更好地服務(wù)于人民,通過對數(shù)字檔案的開發(fā)利用,讓人民的生活質(zhì)量得到提高,讓城市變得更加智慧化。

        參考文獻(xiàn)

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