金燕玲 趙媛
【摘要】目的 應(yīng)用PDCA循環(huán)法,結(jié)合醫(yī)院OA系統(tǒng)及微信群提高出院病案的及時(shí)歸檔率。方法 通過應(yīng)用PDCA循環(huán)法結(jié)合OA系統(tǒng)平臺(tái)公示、微信群提醒功能,在病案回收流程、制度及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面改進(jìn)病案回收管理,提高病案回收率。結(jié)果 自2017年從患者出院7日(工作日)回收率達(dá)100%,三日(工作日)回收率達(dá)90%以上。2016年應(yīng)用PDCA循環(huán)方法后,通過OA系統(tǒng)的公示、微信群的提醒,患者出院3日病案歸檔率由2016年的85.18%上升至2017年的94.89%,7日歸檔率穩(wěn)定在100%,回收率均比2016年有顯著的提高,差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P<0.05),達(dá)到了預(yù)期效果。結(jié)論 PDCA循環(huán)法和OA系統(tǒng)平臺(tái)和微信群的利用,使病案歸檔率達(dá)到三級醫(yī)院評審:病案3日歸檔率≥90%的B條款,病案7日歸檔率100%的A條款,病案管理得到了加強(qiáng),提高了病案回收率和回收質(zhì)量。
【關(guān)鍵詞】PDCA循環(huán);OA系統(tǒng);微信;病案回收率
【中圖分類號(hào)】R194 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】ISSN.2095-6681.2019.19..02
住院病案是住院患者的醫(yī)療檔案,具有醫(yī)療、教學(xué)、科研、法律、保險(xiǎn)、社會(huì)保障等方面的重要價(jià)值。所以,住院病案的管理工作至關(guān)重要,而病案及時(shí)回收歸檔作為病案管理中最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié),不僅是評價(jià)臨床醫(yī)生業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)的重要指標(biāo)之一,其效率直接反應(yīng)了醫(yī)院的基礎(chǔ)醫(yī)療質(zhì)量和管理水平[1]。因此,設(shè)法提高病案完整、規(guī)范、科學(xué)有序的保存歸檔,就必須對病案回收工作流程中的每一個(gè)環(huán)節(jié),實(shí)施規(guī)范化管理[2]。PDCA循環(huán)是一種科學(xué)有序的管理形式,由美國質(zhì)量管理專家戴明博士提出的,又稱戴明循環(huán),此方法作為全面質(zhì)量管理的科學(xué)程序。
1 資料來源與方法
1.1 一般資料
根據(jù)內(nèi)蒙古自治區(qū)三級綜合醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則(2012版)中,對于病案歸檔的時(shí)間有著明確要求,C條款和B條款分別為7個(gè)工作日和3個(gè)工作日內(nèi)歸檔率應(yīng)達(dá)到90%以上,A條款則為在7個(gè)工作日的歸檔率為100%的基礎(chǔ)上。統(tǒng)計(jì)某院2017年全年出院患者的病案歸檔記錄。
1.2 PDCA循環(huán)管理方法
1.2.1 計(jì)劃階段(plan)
(1)發(fā)現(xiàn)問題:PDCA強(qiáng)調(diào)的是對現(xiàn)狀的把握和發(fā)現(xiàn)問題的意識(shí)、能力,發(fā)現(xiàn)問題是解決問題的第一步,是分析問題的條件。(2)成立病案管理質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)小組(CQI小組):病案科主任為組長,兩名回收審核病歷科員、一名統(tǒng)計(jì)為小組成員,明確崗位職責(zé),對歸檔病歷進(jìn)行檢查。(3)延遲歸檔原因分析:通過病案歸檔率調(diào)研和頭腦風(fēng)暴,發(fā)現(xiàn)醫(yī)生對病案重視不足,醫(yī)生重臨床,輕病案書寫,未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成各項(xiàng)病歷記錄的書寫工作;病理報(bào)告單、某些外送化驗(yàn)單未歸入病歷;科主任對病案的重視不足,科主任行政及業(yè)務(wù)工作較多,不能及時(shí)審簽病案;平均住院日的縮短,床位周轉(zhuǎn)快,手術(shù)多,醫(yī)生少,造成病歷不能按時(shí)完成。(4)采取整改措施:組織科室相關(guān)人員學(xué)習(xí)病案管理的重要性,細(xì)化回收管理流程,嚴(yán)格執(zhí)行病案回收制度,借助電子病歷系統(tǒng),切實(shí)抓好病案及時(shí)回收的管理工作,提高病案回收率。
1.2.2 執(zhí)行階段
由病案質(zhì)量委員會(huì)主任負(fù)責(zé)對病案回收質(zhì)量監(jiān)控,具體開展以下工作:(1) 加強(qiáng)對醫(yī)護(hù)人員有關(guān)病歷法律法規(guī)的培訓(xùn),使醫(yī)護(hù)人員充分認(rèn)識(shí)到病案的法律性、真實(shí)性、時(shí)效性、完整性、責(zé)任性和主體性。(2)制定病案回收管理制度、延遲歸檔考核扣罰標(biāo)準(zhǔn)。(3)針對病案回收中存在的問題,并對影響病案回收率的因素進(jìn)行歸納、匯總和分析,及時(shí)制定改進(jìn)方法,不斷落實(shí)、反饋。
1.2.3 檢查階段
首先,科室內(nèi)質(zhì)控員負(fù)責(zé)每日出院病歷的提交情況,對延期歸檔病歷及時(shí)與病案科回收院做好溝通,其次,病案科每天打印將要回收病歷的清單,督促科室質(zhì)控員及時(shí)交病歷,對未按時(shí)歸檔的病案,反饋給科室,執(zhí)行扣罰機(jī)制。
1.2.4 處理階段
每月召開病案質(zhì)量分析會(huì),以PPT形式將上月病案歸檔和回收質(zhì)量進(jìn)行排名,對發(fā)現(xiàn)的問題及需要改進(jìn)的方面在分析會(huì)上通報(bào)并以O(shè)A的形式發(fā)到科主任郵箱[3]。對歸檔率低的科室進(jìn)行重點(diǎn)約談,落實(shí)考核制度,與當(dāng)月績效掛鉤。同時(shí),分析會(huì)后,質(zhì)控科將病案歸檔和回收質(zhì)量存在的共性問題再以簡報(bào)的形式下發(fā)科室,使院領(lǐng)導(dǎo)、科主任和科室質(zhì)控員及時(shí)了解每月終末病案的回收情況,進(jìn)行整改,病案科持續(xù)追蹤。
1.3 統(tǒng)計(jì)學(xué)方法
采用SPSS 19.0統(tǒng)計(jì)分析軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。計(jì)量資料采用均數(shù)正負(fù)標(biāo)準(zhǔn)差表示,兩組間比較采用獨(dú)立樣本t檢驗(yàn),以P<0.05為差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。
2 結(jié) 果
自2016年1月開始計(jì)劃采用PDCA管理方法應(yīng)用于病案歸檔。由表1看出,實(shí)施PDCA方法后,2017年7日、3日病案歸檔率均比2016年有顯著提高,差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P<0.05)。同時(shí),已歸檔病案的重大缺陷及漏簽字情況明顯有所減少,歸檔病案的質(zhì)量也有很大提高。見表1。
3 討 論
3.1 應(yīng)用PDCA步驟
健全病案回收管理制度,優(yōu)化回收流程,各項(xiàng)制度經(jīng)醫(yī)院病案質(zhì)量委員會(huì)研究決定后,形成院級文件下發(fā)到各臨床科室,認(rèn)真執(zhí)行,明確其工作職責(zé)及責(zé)任。
3.2 加強(qiáng)法律法規(guī)培訓(xùn)
強(qiáng)化法律意識(shí),尤其是新的法規(guī),如2018年10月1日國務(wù)院頒布的《醫(yī)療糾紛預(yù)防和處理?xiàng)l例》中有關(guān)病歷條款的關(guān)鍵點(diǎn),提高醫(yī)務(wù)人員的法律意識(shí)及對病案重要性的認(rèn)識(shí)。
3.3 增強(qiáng)質(zhì)控意識(shí),注重時(shí)限質(zhì)控
病歷時(shí)限性是指完成病歷書寫內(nèi)容所規(guī)定的時(shí)間范圍。通過加強(qiáng)書寫過程中的時(shí)限控制,從而督促醫(yī)護(hù)人員養(yǎng)成及時(shí)書寫、及時(shí)完成、及時(shí)提交的工作作風(fēng)[4]。
3.4 制定病案回收反饋體系
加強(qiáng)考核力度,病案科對內(nèi)外科病案回收有專人負(fù)責(zé),落實(shí)“普通病案3日歸檔,死亡病案7日歸檔”制度。病案科回收人員每天通過病案歸檔系統(tǒng)打印需到日歸檔的病案清單,到臨床科室核收歸檔病案并做好簽字蓋章。同時(shí),將電子病歷系統(tǒng)中的患者出院時(shí)間統(tǒng)計(jì),根據(jù)每日各臨床科室病案的回收情況,制成表格(含7日、3日)對未按時(shí)歸檔的病案,涉及的科室和個(gè)人利用OA系統(tǒng)公示、微信群提醒反饋到科室及個(gè)人,將病案回收率列入每月的平衡計(jì)分卡考核內(nèi)容,加強(qiáng)對病案回收的重視。
3.5 效果評價(jià)與持續(xù)改進(jìn)
應(yīng)用PDCA管理方法結(jié)合醫(yī)院OA系統(tǒng)平臺(tái)及微信群提醒,不僅能使部門領(lǐng)導(dǎo)對每天病案歸檔情況一目了然,而且也提高了各臨床科室的工作效率和醫(yī)院的精細(xì)化管理水平,體現(xiàn)了病案回收工作的持續(xù)改進(jìn)。雖然醫(yī)院總體歸檔率達(dá)標(biāo),但仍有個(gè)別科室的三日歸檔滯后,針對這些科室病案遲歸的原因再進(jìn)行分析、歸納、總結(jié),對新出現(xiàn)的問題,將進(jìn)入下一輪PDCA循環(huán)持續(xù)改進(jìn)。
綜上所述,歸檔不僅是醫(yī)院復(fù)評審的要求,更為重要的是其提醒著醫(yī)護(hù)人員完成病案書寫的態(tài)度和效率。歸檔的及時(shí)性、完整性是病案科工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。PDCA循環(huán)法結(jié)合醫(yī)院OA系統(tǒng)平臺(tái)及微信群在病案回收管理中的應(yīng)用成功,證明此次質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)可明顯提高住院病案回收率,促進(jìn)病案回收質(zhì)量的提高。
參考文獻(xiàn)
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本文編輯:趙小龍