姚曉艷

摘 要：在當前工業(yè)化建設進程不斷加快的新產(chǎn)業(yè)時代背景下，檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，管理和維護作業(yè)是否落實到位，對機關事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展目標的實現(xiàn)具有重要影響。鑒于此，本文主要立足現(xiàn)代機關事業(yè)單位生產(chǎn)運營，針對檔案管理和維護工作中存在的問題，提出了相應的優(yōu)化處理對策，以此為機關事業(yè)單位的健康穩(wěn)定運行打下堅實基礎。

關鍵詞：檔案;管理和維護;問題和對策

一、現(xiàn)階段機關事業(yè)單位檔案管理和維護問題的基本概述

“檔案”囊括基本性質(zhì)、工作內(nèi)容、用人情況、科學發(fā)展水平程度、精神文明建設情況，是企業(yè)實現(xiàn)高效、有序運行的重要基礎，檔案管理的科學性、高效性與否，在一定程度上對企業(yè)的發(fā)展具有間接性影響。但縱觀在當前多元化市場競爭環(huán)境下，由于受如下諸多因素的影響，其管理質(zhì)量始終未能達到預期的管理目標：

（一）檔案管理工作的重視度不足

在經(jīng)濟全球化和一體化建設進程不斷加快的新市場經(jīng)濟常態(tài)下，企業(yè)規(guī)模和數(shù)量的不斷擴增在加劇企業(yè)市場競爭力的同時，如何有效地提升企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率是現(xiàn)階段企業(yè)的核心發(fā)展方向，但由于部分企業(yè)受傳統(tǒng)發(fā)展以及管理理念根深蒂固的影響，企業(yè)管理和發(fā)展重心始終集中于企業(yè)經(jīng)濟效益，忽視了對檔案管理的關注度，致使單位在檔案管理工作方面的人力和物力投入不足，各項管理工作受到一定影響的同時，企業(yè)的整體發(fā)展也受到了一定影響。

（二）檔案管理人員自身專業(yè)素養(yǎng)有待提高

檔案管理人員作為檔案管理工作的實踐者，其自身專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)水平的高低，低于檔案管理工作質(zhì)量和工作效率具有重要影響，但隨著當下檔案管理工作量的增加，部分企業(yè)為滿足人員配置需求，不斷地降低人員選拔標準，導致聘用人員無論是專業(yè)能力還是綜合素養(yǎng)有待完善。作為一項一項專業(yè)、系統(tǒng)的管理工作，檔案管理不僅要求管理人員擁有細心、踏實、耐心等基本素質(zhì)，還要具備一定的計算機操作能力，但隨著企業(yè)規(guī)模和數(shù)量的持續(xù)增加，檔案管理人員身兼數(shù)職、檔案待遇不高等問題的存在，導致管理人員自身專業(yè)能力有所欠缺，業(yè)務操作等方面也存在一定不足，最終對檔案管理造成了極為不利的影響。

（三）檔案庫硬件設施、不完善

信息化產(chǎn)業(yè)時代背景下，“互聯(lián)網(wǎng)+”技術的廣泛應用，在便捷人們?nèi)粘Ｉ睿岣咂髽I(yè)生產(chǎn)效益的同時，將其應用到其它領域中，在一定程度上也為各單位的轉(zhuǎn)型升級注入了新的發(fā)展動力。檔案管理是企業(yè)管理作業(yè)的重要內(nèi)容，在很大程度上檔案館自身硬件設施、的完善度對于檔案管理工作質(zhì)量和效率具有直接影響，但對于某些偏遠地區(qū)亦或是經(jīng)濟發(fā)展相對緩慢的區(qū)域，檔案管理、設施的落后性在影響現(xiàn)代化科技管理手段應用效益的同時，檔案管理作業(yè)也始終未能得到突破性進展，企業(yè)發(fā)展也由此受到了一定影響。

二、新形勢下機關事業(yè)單位檔案管理和維護問題的優(yōu)化策略

（一）建立健全完善的檔案管理和維護規(guī)章制度

正所謂無規(guī)矩不成方圓，而近年來在進行檔案管理和維護作業(yè)過程中，其作業(yè)質(zhì)量始終未能達到預期作業(yè)目標的根本原因在于，管理和維護規(guī)章制度的缺失，尤其在當前多元化市場競爭環(huán)境下，管理規(guī)章制度的不科學、不完善導致各項管理和維護作業(yè)無法落實到實處，而要想從根本上有效地改善當前管理和維護作業(yè)問題，一方面機關事業(yè)單位需根據(jù)自身發(fā)展實況，制定科學合理的管理與維護制度，在確保各項管理維護工作落實到位的基礎上，使管理和維護人員能明確自身職責，在開展相關作業(yè)過程中，能保證各項作業(yè)落實到實處，另一方面機關事業(yè)單位還要結(jié)合實際情況，采用定崗、定機、定人機制，規(guī)避各種隨意變動問題產(chǎn)生的同時，以此不斷地強化機關事業(yè)單位基層管理能力，為機關事業(yè)單位正常生產(chǎn)奠定良好基礎。

（二）加強對檔案管理重要性的宣傳力度，提高對檔案管理工作的重視

檔案管理作為機關事業(yè)單位管理的重要組成部分，其管理工作質(zhì)量和工作效率對企業(yè)發(fā)展而言也具有一定影響，而為實現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的目標，確保檔案管理工作落實到實處是極為必要的。通過上述分析可知，管理人員對于檔案管理工作的不重視是影響檔案管理工作效益的重要因素，為有效地改善當前管理現(xiàn)狀，一方面基層產(chǎn)業(yè)機構(gòu)需加大對檔案管理重要性的宣傳力度，在不斷提高人們對于“檔案”高度認知的同時，為檔案管理工作的順利開展奠定良好基礎，而另一方面企業(yè)還需加強對檔案管理工作人員的教育力度，在不斷增強檔案管理人員工作責任感和使命感的基礎上，為預期管理目標的實現(xiàn)創(chuàng)造良好條件。

（三）積極和有關大數(shù)據(jù)公司或機構(gòu)進行合作

要想在大數(shù)據(jù)時代背景下進一步優(yōu)化和提高檔案管理工作，就必須將大數(shù)據(jù)有掛技術和檔案管理的實際工作緊密結(jié)合起來，因此必須解放思想，打破行業(yè)限制，積極尋求和有關大數(shù)據(jù)公司或者機構(gòu)進行合作開發(fā)，開發(fā)出真正適合檔案管理工作的大數(shù)據(jù)技術和工具，大數(shù)據(jù)無法使用單臺計算機進行操作和處理，必須采用分布式架構(gòu)技術等，其也必然和云計算的有關分布式處理、云存儲以及虛擬技術等密不可分，因此檔案管理必須要積極尋求多方合作，積極將大數(shù)據(jù)的有關技術引入檔案管理的實際工作中去。

（四）不斷地優(yōu)化和完善檔案管理模式

在當前企業(yè)規(guī)模和數(shù)量持續(xù)增加的新產(chǎn)業(yè)時代背景下，檔案的形成過程較為繁瑣，且形成數(shù)量也較為龐大，為從根本上有效的提高管理的科學性、高效性和有效性，不斷地優(yōu)化檔案管理模式和管理手段也是極為必要的。通過大量調(diào)研數(shù)據(jù)分析可知，在進行檔案管理過程中，信息技術的不斷發(fā)展和傳播渠道的日趨增多，在很大程度上為企業(yè)檔案管理創(chuàng)造了良好條件，但由于部分在計算機信息技術應用過程中，未將現(xiàn)代化技術應用到電子檔案管理中，導致管理信息化水平較低的同時，預期管理目標也難以實現(xiàn)，為有效地解決上述問題，將檔案信息化納入到工作日程中，為單位的檔案部門配置專門的信息化設備，是現(xiàn)階段提高檔案管理信息化水平，促進企業(yè)進一步發(fā)展的重要戰(zhàn)略手段。

三、結(jié)語

簡而言之，在當前新市場經(jīng)濟常態(tài)下，檔案管理看似簡單卻在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮了重要作用，而由于受諸多不可控因素的影響，檔案管理成效預計管理目標之間始終存在一定差距，為此基層產(chǎn)業(yè)機構(gòu)和相關主管部門需以新形勢為契機，不斷的優(yōu)化檔案管理策略，以此為企業(yè)的進一步發(fā)展奠定良好基礎的同時，促使檔案管理工作效能得到有效提升。

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