董浩

摘 要：文中結(jié)合唐山港集團(tuán)檔案管理工作實(shí)際，從提高檔案利用水平的角度介紹了企業(yè)檔案信息化建設(shè)情況，描述了港口檔案開發(fā)利用的幾個(gè)典型案例，提出了企業(yè)檔案開發(fā)利用的努力方向，旨在為同行業(yè)優(yōu)化檔案開發(fā)利用工作提供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;開發(fā)利用;檔案信息化

中圖分類號(hào)：G472.4? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1006—7973（2019）08-0048-02

唐山港集團(tuán)主導(dǎo)運(yùn)營的唐山港京唐港區(qū)始建于1989年，2018年貨物吞吐量突破3億噸，是國家《水運(yùn)“十三五”發(fā)展規(guī)劃》重要港口，集綠色港口、智慧港口、多式聯(lián)運(yùn)港口三個(gè)交通運(yùn)輸部示范工程于一身。

企業(yè)檔案管理是記錄企業(yè)建設(shè)發(fā)展歷程的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其有效的開發(fā)利用可以有力支撐企業(yè)各項(xiàng)工作的開展。建港30年來，隨著檔案資料不斷積累，形成了文書、工程、設(shè)備、會(huì)計(jì)、人事、預(yù)算、照片、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗等十大類目，檔案數(shù)量已經(jīng)突破6萬余卷（件）。2014年，唐山港集團(tuán)檔案館順利通過河北省檔案局組織的企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理5星級(jí)認(rèn)定，連續(xù)多年獲得唐山市檔案管理先進(jìn)單位。筆者結(jié)合工作實(shí)際，粗淺談一談對(duì)檔案開發(fā)利用的認(rèn)識(shí)。

1 檔案開發(fā)利用方式

如何從紛繁復(fù)雜的檔案資料中迅速獲取有價(jià)值的信息，提高檔案利用效率，成為一項(xiàng)重要課題。我們?cè)诮n案利用效果評(píng)估機(jī)制、加強(qiáng)檔案編研的基礎(chǔ)上，實(shí)施了檔案利用信息化“三步走”。

第一步是實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)的上線運(yùn)行。唐山港集團(tuán)檔案館于2012年啟動(dòng)了檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目，2013年，唐山港集團(tuán)檔案信息管理系統(tǒng)正式啟用。該系統(tǒng)采用的是企業(yè)檔案管理較為常見的C/S（Client/Server）、B/S（Browser/Server）相結(jié)合的架構(gòu)。C/S實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和調(diào)取，館藏檔案通過上傳服務(wù)器和客戶端構(gòu)成了檔案信息管理系統(tǒng)。B/S實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字資源通過瀏覽器在線利用，構(gòu)成了檔案資源共享平臺(tái)，為檔案的開發(fā)利用提供服務(wù)。借助此系統(tǒng)，員工可以進(jìn)行在線檔案查詢和借閱，極大提高了工作效率。

第二步是實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的連接。自2013年起，公司所有發(fā)文與收文全部通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“OA系統(tǒng)”）進(jìn)行流轉(zhuǎn)，這樣在OA系統(tǒng)上便形成了數(shù)量可觀的電子文件，如何將這些電子文件直接轉(zhuǎn)化成檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)字檔案，成為檔案開發(fā)利用工作的一個(gè)關(guān)鍵需求。2014年，檔案館通過開發(fā)系統(tǒng)接口模塊，打通了檔案系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的連接。同時(shí)，持續(xù)進(jìn)行紙質(zhì)檔案掃描，不斷充實(shí)檔案系統(tǒng)數(shù)字資源，用戶從此可以在檔案系統(tǒng)中直接瀏覽歷年歸檔文件。

第三步是實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)與所有信息系統(tǒng)的連接。隨著企業(yè)信息化、智能化、智慧化水平的不斷提升，信息資源開始從紙張走向數(shù)字，所有管理信息系統(tǒng)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資源都是檔案的一部分。為此，我們正在結(jié)合智慧港口建設(shè)，致力于檔案信息系統(tǒng)與企業(yè)大數(shù)據(jù)平臺(tái)的連接，目的就是讓檔案資源變得更加豐富和更加容易獲取。

2 檔案開發(fā)利用的典型案例

在港口建設(shè)發(fā)展的不同時(shí)期，有著不同的工作“主流”。建港初期，工程建設(shè)是主流;碼頭運(yùn)營后，業(yè)務(wù)拓展是主流;港口改制后，建立現(xiàn)代企業(yè)制度、推進(jìn)企業(yè)上市是主流……但無論主流是什么，都離不開“深藏功與名”的檔案管理和利用。

2.1實(shí)物檔案印證“北方大港”

早在1919年，偉大的革命先驅(qū)孫中山先生在其《建國方略·實(shí)業(yè)計(jì)劃》一書中提出了振興中華的六大計(jì)劃，第一大計(jì)劃就是“筑北方大港于直隸灣”。孫中山去世后，1929年9月，民國政府建設(shè)委員會(huì)華北水利委員會(huì)編印的《華北水利月刊》編輯了一期“北方大港”專號(hào)，收集了當(dāng)時(shí)民國政府及社會(huì)各界對(duì)“北方大港”的詳盡論述，雖然孫中山先生的“北方大港”計(jì)劃在后來的整個(gè)民國時(shí)期一直停留在討論階段，但也真切反映了一代偉人和眾多有識(shí)之士對(duì)國家命運(yùn)的積極探索。這期專號(hào)后來被編印成冊(cè)，被命名為《北方大港》，保存在唐山港集團(tuán)檔案館中。在這本珍貴的歷史文獻(xiàn)中，全文引用了《建國方略》北方大港段，明確記載了北方大港所在的位置：“茲所計(jì)劃之港，為大沽口、秦皇島兩地之中途，清河、灤河兩口之間，沿大沽口、秦皇島間海岸岬角上”，輔之以孫中山先生親手繪制的港口地理示意圖，清晰地證明“北方大港”港址正是今天唐山港京唐港區(qū)所在地。

2.2文書、會(huì)計(jì)、工程檔案支持企業(yè)上市

2006年，唐山港集團(tuán)啟動(dòng)了上市工作，企業(yè)上市所需的各類資料非常多，涉及公司的方方面面，但一言以蔽之，就是要讓證監(jiān)會(huì)參與評(píng)審的專業(yè)人士從這些資料中看到企業(yè)的發(fā)展價(jià)值。由于檔案具有強(qiáng)大的憑證作用，能夠證明企業(yè)價(jià)值最有說服力的就是企業(yè)檔案，所以大量的評(píng)審資料都需要從檔案館查找，特別是文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、工程檔案，直接反映一個(gè)企業(yè)的組織架構(gòu)、財(cái)務(wù)狀況、建設(shè)規(guī)劃等核心要素，這些檔案的保存質(zhì)量和查找效率直接影響企業(yè)上市的工作進(jìn)展。2010年，唐山港集團(tuán)在上海證券交易所成功上市，4年間查找、調(diào)取、復(fù)印的各類檔案資料在上市成功后便獨(dú)立形成公司上市專項(xiàng)檔案，成為上市過程的歷史見證。

2.3 設(shè)備檔案服務(wù)綠色港口和智慧港口建設(shè)

2008年起，唐山港集團(tuán)就開始有計(jì)劃推進(jìn)綠色港口建設(shè)，2015年被交通運(yùn)輸部列入全國首批綠色港口示范工程?！笆濉逼陂g，唐山港集團(tuán)啟動(dòng)實(shí)了智慧港口建設(shè)。在此背景下，檔案館里的設(shè)備檔案被頻繁調(diào)取，主要集中在門機(jī)、斗輪機(jī)、岸橋、拖輪等港機(jī)設(shè)備資料，從軟件到硬件，大量的設(shè)備檔案形成了龐大的利用空間。在綠色港口和智慧港口建設(shè)中，成熟的檔案借閱系統(tǒng)、豐富的館藏資源、良好的儲(chǔ)存條件、熱情的服務(wù)態(tài)度為各種設(shè)備的智能化、節(jié)能化改造提供了強(qiáng)有力的檔案資料支持，節(jié)省了大量的咨詢費(fèi)、維修費(fèi)、改造費(fèi)，獲得了港口技術(shù)人員好評(píng)。

2.4.人事檔案推進(jìn)人力資源的合理配置

人事檔案是個(gè)人社會(huì)經(jīng)歷和實(shí)踐活動(dòng)的全部記載，反映了個(gè)人業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德和文化素質(zhì)。港口的發(fā)展壯大關(guān)鍵在人，在這一方面，人事檔案的作用從未缺席。唐山港集團(tuán)檔案館保存了自建港以來完整的人事檔案資料，通過人力資源管理系統(tǒng)和人事檔案記錄的完美結(jié)合，公司可以動(dòng)態(tài)掌握每一名員工的經(jīng)歷、特點(diǎn)、業(yè)績(jī)、潛能等信息，有助于更加合理配置人力資源，最大化地發(fā)揮員工才能，提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

2.5各類檔案促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)

2019年，唐山港京唐港區(qū)迎來了建港30周年，公司高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)了唐山港集團(tuán)展廳，編制了30周年港史，承載著唐山港發(fā)展艱辛歷程和輝煌成就的一幅幅照片、一段段文字，都是檔案資源開發(fā)利用的豐碩成果。展廳建設(shè)和港史編輯，對(duì)外將充分展示唐山港“艱苦奮斗、自強(qiáng)不息、事事求好、敢為人先”的企業(yè)精神和“以現(xiàn)場(chǎng)保市場(chǎng)，以市場(chǎng)促現(xiàn)場(chǎng)，客戶利益最大化”市場(chǎng)理念，對(duì)內(nèi)則是加強(qiáng)黨的建設(shè)、弘揚(yáng)企業(yè)文化、激勵(lì)員工成長(zhǎng)的教育平臺(tái)。

3 檔案開發(fā)利用的努力方向

企業(yè)檔案開發(fā)利用的目的就是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。從唐山港集團(tuán)檔案開發(fā)利用現(xiàn)狀出發(fā)，今后將從以下幾個(gè)方面努力：

3.1推進(jìn)企業(yè)隱性知識(shí)資源的收集

隱性檔案資源深藏于隱性知識(shí)中，難以模仿，有利于形成核心競(jìng)爭(zhēng)力。隱性知識(shí)的收集可以通過以下途徑：一是擴(kuò)大企業(yè)檔案的收集范圍，采用多種途徑收集檔案信息。例如，公司員工的各種建議、解決某個(gè)項(xiàng)目難題的成功經(jīng)驗(yàn)、進(jìn)行某項(xiàng)科研的研究手稿等。二是成立知識(shí)評(píng)審專家組。為避免擴(kuò)大收集范圍而帶來的信息冗余，企業(yè)檔案管理部門可以聯(lián)系相關(guān)部門或領(lǐng)域的專家成立知識(shí)評(píng)審組，在一定周期內(nèi)，將所收集的檔案信息交給專家組進(jìn)行評(píng)審，選出有價(jià)值的隱性知識(shí)。三是應(yīng)當(dāng)注意收集和保存好日常工作交流所形成的電子記錄，并用于今后工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。四是應(yīng)當(dāng)注意企業(yè)外部檔案信息的收集，并形成數(shù)據(jù)庫，如競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手檔案、客戶檔案、市場(chǎng)環(huán)境檔案等。

3.2推進(jìn)企業(yè)檔案的數(shù)字化

將企業(yè)各類檔案資源轉(zhuǎn)化為能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下閱讀和傳播的形式是加快企業(yè)檔案知識(shí)共享的基礎(chǔ)，只有建立數(shù)量足夠龐大的數(shù)字資源池，開發(fā)利用才會(huì)變得更加便捷。企業(yè)檔案數(shù)字化主要有兩方面，一是要推進(jìn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，這是一項(xiàng)馳而不息的工作，既要把以前歸檔的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描著錄，還有在今后的檔案接收過程中注重?cái)?shù)字檔案的接收，隨時(shí)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化。二是要推進(jìn)檔案信息系統(tǒng)與其他各類企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)的溝通互聯(lián)，盡可能把數(shù)字資源收集全。

3.3推進(jìn)企業(yè)檔案的宣傳

企業(yè)檔案管理部門應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門及各個(gè)員工之間，利用各種高效的信息工具，更好地整理、組織和傳播企業(yè)檔案信息。特別是要加大對(duì)企業(yè)檔案資源的宣傳，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息檢索的技巧培訓(xùn)，講好檔案開發(fā)利用故事，吸引更多的員工形成利用檔案資源促進(jìn)工作開展的意識(shí)，提升員工參與檔案利用的積極性。

總之，企業(yè)檔案的開發(fā)利用是提升檔案工作價(jià)值的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，促進(jìn)企業(yè)檔案的開發(fā)利用需要多管齊下，扎實(shí)的館藏基礎(chǔ)、便捷的檢索技術(shù)、豐富的數(shù)字資源、良好的用戶互動(dòng)等都是促進(jìn)檔案開發(fā)利用必不可少的條件，我們需要在工作中不斷加強(qiáng)交流、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，讓企業(yè)檔案更好服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。