周偉 張家國 閔偉佳 李薇 余弦 羊虎

【摘要】 近年來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展及電腦、網(wǎng)絡(luò)的普及，我國檔案事業(yè)取得了較快發(fā)展，檔案的種類日益增多，信息量迅速膨脹。 傳統(tǒng)的檔案管理手段低下、技術(shù)落后，造成檔案錄入繁瑣低效，查詢困難，整理編研困難，存放次序容易被打亂，文件容易被破壞等諸多問題。 因此，各單位利用信息化技術(shù)開發(fā)檔案管理數(shù)據(jù)庫、完成檔案的科學(xué)管理成為必然趨勢。某建筑公司利用信息化手段梳理檔案管理業(yè)務(wù)流程，設(shè)計相關(guān)數(shù)據(jù)庫，開發(fā)子系統(tǒng)功能，實現(xiàn)了工程檔案管理的信息化。

【關(guān)鍵詞】工程檔案管理系統(tǒng);檔案收集;檔案日常管理;檔案開發(fā)利用

【中圖分類號】TU192

【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

近年來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展及電腦、網(wǎng)絡(luò)的普及，我國檔案事業(yè)取得了較快發(fā)展，檔案的種類日益增多，信息量迅速膨脹[1] 。 傳統(tǒng)的檔案管理手段低下、技術(shù)落后，造成檔案錄入繁瑣低效，查詢困難，整理編研困難，存放次序容易被打亂，文件容易被破壞等諸多問題。 因此，各單位利用信息化技術(shù)開發(fā)檔案管理數(shù)據(jù)庫、完成檔案的科學(xué)管理成為必然趨勢[2] 。

資陽博物館建設(shè)項目位于四川省資陽市九曲河西側(cè)的吳家院子地塊，分為獨立地下車庫、副樓、主樓等單位工程，總建筑面積為13277.25㎡。在工程建設(shè)期間，產(chǎn)生了大量的工程檔案信息資料和工作日志，包括相關(guān)的文書檔案、需保存的基礎(chǔ)建設(shè)資料、各階段的圖紙資料、體現(xiàn)工程建設(shè)質(zhì)量的技術(shù)資料及其他需要管理的檔案，數(shù)量大、種類多，管理難度比較大。而目前某建筑公司的工程檔案資料仍使用傳統(tǒng)手段進行人工歸檔、整理、分析，無法滿足現(xiàn)代化檔案管理的要求。因此，某建筑公司以資陽博物館項目為載體，利用信息化手段梳理檔案管理業(yè)務(wù)流程，設(shè)計相關(guān)數(shù)據(jù)庫，開發(fā)子系統(tǒng)功能，實現(xiàn)了工程檔案管理的信息化。

1、系統(tǒng)流程設(shè)計

檔案業(yè)務(wù)流程主要分為：對工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的檔案的收集、整理，檔案的日常管理和對檔案進行開發(fā)利用三部分。某建筑公司根據(jù)檔案業(yè)務(wù)的主要流程設(shè)計了相應(yīng)的功能模塊，即檔案資料的收集整理、檔案全過程管理和檔案信息資源的開發(fā)利用三大模塊。

1.1收集整理

檔案入庫包含歷史數(shù)據(jù)和當(dāng)前數(shù)據(jù)的入庫，類型上分為紙質(zhì)文件和電子文件，格式上分為圖片、文字等靜態(tài)文件和音頻、視頻等流媒體文件。歷史數(shù)據(jù)的入庫建檔可分為以下幾類：已有電子文件可設(shè)計接口對接綜合辦公等應(yīng)用系統(tǒng)，完成歷史數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，必要時生成紙質(zhì)文件存檔;已有紙質(zhì)且無對應(yīng)電子文檔的文件，可經(jīng)過掃描后錄入系統(tǒng)，同時保留紙質(zhì)文件進行存檔;已有音頻、視頻等文件可直接導(dǎo)入檔案系統(tǒng)，并保留原始介質(zhì)文件。 當(dāng)前數(shù)據(jù)的入庫可在各個項目部安排專人負(fù)責(zé)，電子文件直接在系統(tǒng)內(nèi)上傳，紙質(zhì)文件數(shù)字化處理后上傳系統(tǒng)，形成總目錄?？偰夸涬S紙質(zhì)文件移交系統(tǒng)檔案管理員，完成交接手續(xù)。

1.2日常管理

檔案的日常管理分為數(shù)據(jù)管理、鑒定銷毀、借閱管理及用戶管理。數(shù)據(jù)管理主要是日常數(shù)據(jù)的錄入、分類、編碼及定時備份。檔案的鑒定銷毀是時間比較久遠(yuǎn)的檔案或者認(rèn)為沒有價值的檔案經(jīng)鑒定后由檔案管理員銷毀處理，以減少對檔案室資源的占用。檔案借閱管理的主要內(nèi)容是檔案的借閱、歸還登記，包含對借閱檔案的卷宗號、歸檔號、借閱時間、借閱部門、借閱人、歸還時間等信息的登記。用戶管理主要是對各單位負(fù)責(zé)人、用戶信息的登記和維護[3] 。

1.3開發(fā)利用

檔案信息資源的開發(fā)利用包括對用戶的流媒體服務(wù)、信息發(fā)布和檔案查詢，以及檔案工作人員可對有價值的檔案進行編研，形成編研成果[4] 。

檔案管理的出發(fā)點和落腳點是利用，檔案可為用戶提供便捷的檢索服務(wù)，也可為同類型的工程建設(shè)提供參考。使用者從檔案中可檢索到工程建設(shè)過程的視頻、音頻等流媒體文件，也可檢索到工程附近的地貌特征圖片，還可檢索到CAD等工程的設(shè)計圖，必要時可根據(jù)檔案編號借閱。

某建筑公司檔案管理系統(tǒng)的主要流程以“歸檔文件的細(xì)顆粒收集整理”和“基于檔案信息的全方位開發(fā)利用服務(wù)”兩方面為主。具體業(yè)務(wù)流程如圖 1所示[5] 。

下面將詳細(xì)介紹整個系統(tǒng)的各個大模塊，以及各個大模塊下的子模塊的詳細(xì)功能，詳情如下表1所示：

2、數(shù)據(jù)庫設(shè)計

E-R圖也稱實體-聯(lián)系圖（EntityRelationshipDiagram），它提供了表示實體類型、屬性和聯(lián)系的方法，用來描述現(xiàn)實世界的概念模型[6]。

E-R圖是描述現(xiàn)實世界概念結(jié)構(gòu)模型的有效方法，是表示概念模型的一種方式，其用矩形表示實體型，矩形框內(nèi)寫明實體名;用橢圓表示實體的屬性，并用無向邊將其與相應(yīng)的實體型連接起來;用菱形表示實體型之間的聯(lián)系，在菱形框內(nèi)寫明聯(lián)系名，并用無向邊分別與有關(guān)實體型連接起來[6]。

數(shù)據(jù)庫設(shè)計包含了四個實體，即檔案、單位、用戶和系統(tǒng)管理員;也包含了四個關(guān)系，即管理、移交接收、查詢和借閱。檔案指的是檔案庫本身，包含各種紙質(zhì)文檔、電子文檔、視頻、圖片、音頻等資料;單位指的是建立檔案的各個單位;用戶指的是檔案的使用者，包括各個單位的員工。數(shù)據(jù)庫初步設(shè)計了六個表，即檔案信息表、檔案移交接收信息表、檔案類別信息表、檔案查詢信息表、用戶信息表、檔案借閱歸還信息表。設(shè)計的數(shù)據(jù)庫E—R圖如圖2所示。

2.1系統(tǒng)總體方案設(shè)計原則

從資源服務(wù)和業(yè)務(wù)管理的宗旨出發(fā)，根據(jù)各種檔案的管理規(guī)則，充分利用計算機相關(guān)理論和技術(shù)知識，設(shè)計和實現(xiàn)操作簡便、便于管理、性能穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)，為用戶提供便捷、高效、穩(wěn)定的檔案信息利用途徑，為檔案管理和監(jiān)察部門提供快速、準(zhǔn)確、強大的監(jiān)督管理工具。

2.1.1先進性原則

采用目前主流的技術(shù)和架構(gòu)，利用目前相對發(fā)展成熟的、先進的體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)平臺和開發(fā)技術(shù)。

2.1.2開放性原則

一個良好的軟件系統(tǒng)，其在系統(tǒng)軟件和硬件上都應(yīng)該具有良好的開放性，其軟件和硬件都應(yīng)該支持與外部系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)接口，并且應(yīng)該支持跨平臺操作。

2.1.3標(biāo)準(zhǔn)性

系統(tǒng)采用的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合相關(guān)國家、行業(yè)的規(guī)范和檔案標(biāo)準(zhǔn)要求。

2.1.4可靠性原則

良好的軟件系統(tǒng)應(yīng)該具有極高的可靠性和良好的容錯性能，這要求在系統(tǒng)設(shè)計階段就要考慮系統(tǒng)運行環(huán)境、安全保證、數(shù)據(jù)存儲和傳輸方式、數(shù)據(jù)備份方式、災(zāi)難恢復(fù)計劃等因素，以確保系統(tǒng)能夠為用戶提供不間斷的服務(wù)。

2.1.5安全性原則

良好的軟件系統(tǒng)必須在安全管理方面有所側(cè)重和表現(xiàn)，應(yīng)該在系統(tǒng)的發(fā)布管理、數(shù)據(jù)的存取等方面有相對應(yīng)的安全機制和應(yīng)急策略。

2.1.6擴展性原則

良好的軟件系統(tǒng)，在設(shè)計時應(yīng)該要考慮系統(tǒng)在軟件、硬件上的可擴展性要求。只有這樣，系統(tǒng)才能夠滿足隨著業(yè)務(wù)不斷發(fā)展而不斷增加的用戶需求和系統(tǒng)性能需求。

2.1.7成熟性原則

充分考慮業(yè)務(wù)發(fā)展的成熟性，以保證系統(tǒng)在業(yè)務(wù)處理操作上的成熟性。在本系統(tǒng)中，要充分考慮電子檔案的收集、整理、存儲、查詢、借閱、發(fā)布等所有管理環(huán)節(jié)，使電子檔案的各項管理能夠完整集成在一個系統(tǒng)中。

2.1.8易用性原則

良好的軟件系統(tǒng)應(yīng)該為用戶提供友好的操作界面，對于本系統(tǒng)，應(yīng)該充分考慮檔案和資源管理人員的工作習(xí)慣，以此作為界面設(shè)計的出發(fā)點，最終保證檔案管理人員能夠更加便捷地使用本系統(tǒng)。

2.1.9可維護性原則

良好的軟件系統(tǒng)應(yīng)該充分考慮系統(tǒng)的可維護性。隨著軟件系統(tǒng)的持續(xù)運行，系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程和操作方式的調(diào)整變更往往在所難免，因此系統(tǒng)應(yīng)該能夠保證在一定程度內(nèi)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、操作界面等方面的調(diào)整變更不會影響系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)。這就要求系統(tǒng)在設(shè)計階段就要充分考慮系統(tǒng)后期維護階段可能出現(xiàn)的變化。

2.2技術(shù)路線

本項目的開發(fā)采用基于 UML 的需求分析方法，采用 Rational Rose 需求分析工具;開發(fā)工具采用 C#開發(fā)，系統(tǒng)的負(fù)載測試采用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)級負(fù)載測試工具LoadRunner;系統(tǒng)功能的測試采用黑盒法和白盒法相結(jié)合的方法進行測試。

3、部分系統(tǒng)功能的實現(xiàn)

某建筑公司工程檔案管理系統(tǒng)分為四個部分：文件收集整編、日常管理、開發(fā)利用、系統(tǒng)設(shè)置與維護，功能結(jié)構(gòu)圖如圖3所示。檔案業(yè)務(wù)部分包括：工程建設(shè)期間產(chǎn)生的大量文件資料管理、全過程檔案歸檔過程管理和檔案全方位開發(fā)利用三部分，涵蓋了檔案業(yè)務(wù)從收集到利用的基本工作，這些功能可以使檔案系統(tǒng)管理維護人員利用自定義的檔案管理規(guī)范及歸檔約束條件，自動實現(xiàn)檔案歸檔管理的各項工作，并能夠?qū)w檔的全過程進行在線監(jiān)控，實現(xiàn)檔案的日常管理。

3.1機構(gòu)與用戶管理

3.1.1模塊功能：定義和調(diào)整所有利用檔案系統(tǒng)的機構(gòu)和用戶。在檔案系統(tǒng)中，每個機構(gòu)都隸屬于一個上級機構(gòu)或全宗（即獨立管理檔案的單位），每個用戶都隸屬于一個上級機構(gòu);不允許一個用戶或機構(gòu)同時隸屬于兩個上級機構(gòu)，不允許一個機構(gòu)同時隸屬于兩個全宗，也不允許一個用戶直接隸屬于某個全宗。在管理了多個全宗的較復(fù)雜的單位（如檔案館）內(nèi)，每個用戶和機構(gòu)都可隸屬于一個完成其自身核心業(yè)務(wù)的全宗或機構(gòu)，而不隸屬于非核心業(yè)務(wù)的全宗或機構(gòu)，這需要您在定義輸入時做一些變通和選擇;指定某個用戶可以管理哪些全宗和檔案類型的數(shù)據(jù)，如前所述，可以通過角色定義來處理;指定某個用戶可以瀏覽和利用哪些檔案數(shù)據(jù)，可以通過權(quán)限管理和賦權(quán)申請來處理。這樣做既保證了系統(tǒng)內(nèi)機構(gòu)和用戶定義的唯一性，又可充分反映實際管理需要。在本功能中，“組”的概念和“機構(gòu)”的概念是一致的。

3.1.2機構(gòu)管理的程序流程圖，如圖4所示：

3.1.3用戶管理的程序流程圖，如圖 5所示：

3.1.4實現(xiàn)效果如圖6所示：

3.2權(quán)限管理

3.2.1模塊功能：為每個用戶指定使用檔案功能的權(quán)限。為了統(tǒng)一管理每個用戶可以使用的檔案功能，在本系統(tǒng)中提出了用戶“角色”的概念，每個用戶都被賦予唯一一個角色;每個角色可以設(shè)定該角色下的用戶有權(quán)使用的檔案功能（同時也設(shè)定了無權(quán)使用的功能），還設(shè)定了該角色下的用戶可以增刪改檔案數(shù)據(jù)的范圍。設(shè)置檔案權(quán)限的界面包括：左側(cè)的“備選機構(gòu)樹表”，中部的“設(shè)置權(quán)限區(qū)”，右側(cè)的“待設(shè)置權(quán)限機構(gòu)和用戶列表”，和頂端“工具欄”。

檔案權(quán)限的設(shè)置過程與規(guī)則權(quán)限相似，首先選擇要統(tǒng)一設(shè)置權(quán)限的機構(gòu)或用戶，然后設(shè)置這些機構(gòu)或用戶對已選定數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，最后設(shè)定權(quán)限有效期限，保存退出。

3.2.2實現(xiàn)效果如圖7所示：

3.3日志管理

3.3.1模塊功能：本功能可對系統(tǒng)操作日志和系統(tǒng)登錄日志進行查詢、瀏覽和管理。為了保證系統(tǒng)操作有據(jù)可查，本系統(tǒng)在增加、刪除、修改著錄項條目、原文時，進行其它重要操作如修改數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)時，都記錄了系統(tǒng)操作日志;無論用戶登錄系統(tǒng)、退出系統(tǒng)、功能操作，系統(tǒng)都記錄了日志，網(wǎng)上利用檔案都應(yīng)記錄利用檔案日志。

3.3.2實現(xiàn)效果如圖8所示：

3.4文件收集

3.4.1模塊功能：本功能可以實現(xiàn)對文件的分類、登記、修改、刪除、檢索，原文處理、報表打印等功能，處理完的文件可轉(zhuǎn)入整編庫。本功能的操作目的，就是按照組卷方式方法、檔案整理方式的規(guī)定生成適當(dāng)?shù)捻椖亢桶妇恚焉⑽募湃脒m當(dāng)?shù)陌妇碇?，并將整理完畢的項目或案卷歸檔。

3.4.2實現(xiàn)效果如圖 9 所示：

4、工程檔案管理系統(tǒng)的測試

4.1軟件測試的目的

軟件測試是軟件開發(fā)周期的最后一個環(huán)節(jié)，也是軟件產(chǎn)品上線使用前的最后一道關(guān)卡，因此軟件測試是軟件開發(fā)周期中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。軟件測試，是對軟件開發(fā)的需求調(diào)研、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)開發(fā)的最終校驗，因此它的質(zhì)量將直接反應(yīng)軟件產(chǎn)品的質(zhì)量。由此可以推斷，高質(zhì)量的軟件測試是高質(zhì)量的軟件產(chǎn)品質(zhì)量的保證[5]。軟件產(chǎn)品從開始需求調(diào)研，到開發(fā)完成，錯誤和疏漏是無法完全避免的現(xiàn)象，對這些錯誤和疏漏除了可以靠完善的軟件開發(fā)管理方法來盡量規(guī)避，也要通過軟件測試的實施來盡可能多地發(fā)現(xiàn)。軟件測試最直接的目的，就是盡可能快和盡可能多地發(fā)現(xiàn)軟件產(chǎn)品中的錯誤，以使這些問題能夠盡早解決，不流向客戶，以此來最終保障軟件產(chǎn)品的質(zhì)量。

4.2軟件測試的方法

從是否關(guān)注系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)和實現(xiàn)方法的角度來劃分，軟件測試包括白盒測試和黑盒測試兩種方法。

白盒測試關(guān)注系統(tǒng)的實現(xiàn)方式、程序的內(nèi)部結(jié)構(gòu)和實現(xiàn)邏輯，白盒測試的實施過程，就是驗證軟件的內(nèi)部實現(xiàn)邏輯是否正確的過程，因此這種測試方法的應(yīng)用，要求測試人員必須對軟件的實現(xiàn)方法、程序的結(jié)構(gòu)和運算邏輯都必須了解。路徑測試、邏輯覆蓋測試等就是典型的白盒測試方法。

黑盒測試是不關(guān)注系統(tǒng)實現(xiàn)方法和邏輯的一種測試方法，這種測試方法只關(guān)注系統(tǒng)的傳入?yún)?shù)、傳出參數(shù)、操作方法等。黑盒測試的過程，就是運用正確的測試方法，給系統(tǒng)指定的傳入?yún)?shù)，驗證傳出參數(shù)是否正確的過程。劃分法、邊界值法等就是典型的黑盒測試方法。

無論哪一種測試方法，都不可能做到窮舉測試，因此軟件測試其實是不可能發(fā)現(xiàn)軟件產(chǎn)品中所有的錯誤的。但是，通過運用合適的軟件測試方法，制定完善的軟件測試方案，使用相對完備的軟件測試用例，都可以最大程度地保證軟件測試的效率和質(zhì)量，進而最終保證軟件產(chǎn)品的質(zhì)量。

4.3測試結(jié)果分析

從測試結(jié)果上看，最終完成的系統(tǒng)在各項技術(shù)指標(biāo)上均已滿足了系統(tǒng)的設(shè)計要求，在系統(tǒng)功能、運行性能等方面都達(dá)到了理想的效果。在上線之后還可以通過系統(tǒng)的持續(xù)運行及問題反饋來對系統(tǒng)做進一步的完善，以滿足客戶更高的使用要求。

結(jié)語：

利用信息化手段構(gòu)建工程檔案管理系統(tǒng)，能夠更好地對工程檔案進行規(guī)范管理，體現(xiàn)各種資料的最大價值。同時，建立了現(xiàn)代化的檔案管理制度，實現(xiàn)了工程檔案管理信息化、自動化與制度化，全面提升了某建筑公司工程檔案信息化的管理水平，方便了施工期間各種資料的查閱，也為后續(xù)工程施工及運行管理提供了方便。

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