陶冶

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）8-105-01

摘 要 信息時代下，檔案管理工作需要進一步創(chuàng)新，才能實現(xiàn)新發(fā)展，邁上新臺階。當下，受信息時代影響，檔案管理工作的創(chuàng)新措施正在朝智能化、集成化、多元化方向發(fā)展，對各種現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用方式也日趨成熟。因此文章重點就信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新展開探討。

關(guān)鍵詞 信息時代 檔案管理 管理創(chuàng)新

一、檔案管理基本概述

檔案管理也可以稱為檔案管理工作，檔案管理工作不僅需要對檔案內(nèi)容進行收集、保存，還需要檔案管理部門針對檔案材料進行細致化管理工作，同時可以利用檔案，使檔案發(fā)揮最大價值與作用的總稱被稱作檔案管理工作。檔案管理工作在國家檔案事業(yè)中發(fā)揮著不可替代的作用，結(jié)合檔案管理工作的性質(zhì)與作用，可以將檔案管理工作視為管理性工作，管理性工作具有一定特點，例如，服務(wù)性、政治性。所以，檔案管理工作無法像其他管理工作一樣創(chuàng)造經(jīng)濟效益，而且檔案內(nèi)容并不是由檔案部門以及相關(guān)工作人員制作或者應(yīng)用。檔案管理工作主要是針對各部門形成的歷史文件進行管理，由此可見，檔案管理工作具備一定管理性質(zhì)。

二、信息時代對檔案管理工作的影響

檔案信息化主要是指檔案部門對傳統(tǒng)檔案管理進行創(chuàng)新，將先進科學技術(shù)以及信息技術(shù)等應(yīng)用在檔案管理工作中。第一，信息技術(shù)的應(yīng)用可以收集更多檔案信息，提升檔案儲存量。傳統(tǒng)檔案材料通常是由文字以及聲像資料等構(gòu)成，但是信息技術(shù)的應(yīng)用可以使用一張優(yōu)盤或者光盤記錄大量內(nèi)容。第二，信息技術(shù)的應(yīng)用使檔案整理與分類的科學性與合理性得到保障。利用先進數(shù)字化技術(shù)對檔案進行編碼，在此基礎(chǔ)上對電子檔案進行整理與分類，同時可以保證原有紙質(zhì)檔案順序。第三，檔案信息查找與檢索更加便利。利用信息技術(shù)在計算機當中輸入關(guān)鍵字或者關(guān)鍵詞，相應(yīng)檔案內(nèi)容可以在最短時間內(nèi)呈現(xiàn)在計算機頁面中。節(jié)省大量精力與時間，而且檔案信息內(nèi)容的查找可以不受時間與空間的限制

三、信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新措施

（一）適當減少紙質(zhì)檔案

重要的文獻資料采用“紙質(zhì)+ 電子”形式保存。對于一些重要的文獻資料來說，因為其自身價值非常高，所以在選擇保存形式的時候就不能從省錢角度出發(fā)，而是要從安全角度去考慮。紙質(zhì)檔案易遭蟲蛀、水泡和火燒，因此為保證文獻資料萬無一失，必須要采用“紙質(zhì)+電子”的雙保險保存形式。而普通檔案由于信息量大、應(yīng)用范圍廣，如果僅依靠紙質(zhì)文件保存，無疑費時費力費空間，所以對于這些檔案信息，可以采用純電子形式進行保存，在有需要的時候打印出來形成紙質(zhì)文件副本，至于文件中重要的簽章，可以使用電子簽章功能進行轉(zhuǎn)換和識別，避免出現(xiàn)章印、簽字受污的情況。大范圍引入配置較高的計算機?，F(xiàn)代化檔案管理軟件是隨著檔案管理工作的發(fā)展而不斷改良的，所以其更新速度要遠遠高于計算機硬件的更新速度，為了保證在較長的時間段內(nèi)硬件可以完全支撐軟件的更新頻率，檔案管理部門要舍得花錢大范圍引入配置較高的計算機。

（二）開發(fā)檔案管理軟件

為了保證檔案管理軟件符合檔案管理實情，檔案管理人員一定要在嚴選軟件的基礎(chǔ)上對軟件功能進行全面了解，有必要的話，還應(yīng)當和軟件企業(yè)合作，開發(fā)新軟件。檔案管理軟件開發(fā)過程中，一些重復、無用的功能可以合并或是剔除。在整合軟件功能配置的過程，檔案管理人員一定要把自己的需求表達清楚，自己想要什么樣的功能，想實現(xiàn)什么樣的操作方式，都必須與開發(fā)人員溝通好，這樣做出來的軟件才是以人性化管理為標準的優(yōu)質(zhì)軟件。

（三）引入大數(shù)據(jù)技術(shù)

利用大數(shù)據(jù)技術(shù)深入挖掘檔案信息的價值，大數(shù)據(jù)技術(shù)的產(chǎn)生本就是為了解決繁雜信息無法處理的情況，隨著技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，利用它深入挖掘檔案信息的價值已經(jīng)成為了可能。所以在現(xiàn)階段的檔案管理軟件中，一定要及時引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，從而提高檔案信息的利用率。同時，還要把大數(shù)據(jù)技術(shù)引入檢索系統(tǒng)，提高檢索率。

（四）提高管理人員的信息素養(yǎng)提高管理人員的信息素養(yǎng)

在信息時代，信息的交換方式和以前大不相同，檔案信息作為信息中的一種，自然也需要順應(yīng)時代發(fā)展潮流，以全新的交換方式體現(xiàn)自身的先進性。而作為檔案信息管理人員，只有增強互聯(lián)網(wǎng)思維，才能助力檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。但需要注意的是，檔案管理軟件再好，計算機配置再高，如果沒有高素質(zhì)的使用人，也發(fā)揮不了作用。所以在信息時代下，提高管理人員的軟硬件使用能力也尤為重要，不僅能節(jié)省軟件的運維成本，還能節(jié)省工作時間。

總之，基于對信息時代下信息技術(shù)對檔案管理工作的重要性以及傳統(tǒng)檔案管理工作的滯后性的分析可知，信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新需要從適當?shù)臏p少紙質(zhì)檔案、大范圍引入配置較高的計算機、開發(fā)檔案管理軟件、引入大數(shù)據(jù)技術(shù)以及提高管理人員的信息素養(yǎng)五個方面入手，既要穩(wěn)扎穩(wěn)打見實效，又要勇于創(chuàng)新求發(fā)展，只有這樣，才能讓檔案管理工作在信息時代下實現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

參考文獻：

[1]董祚宏.信息時代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（05）.