原 月，熊 瑤，王紅軍

(北京臨近空間飛行器系統(tǒng)工程研究所 信息技術(shù)室，北京 100076)

大數(shù)據(jù)時代，檔案管理由實(shí)體管理階段進(jìn)入信息管理階段，檔案數(shù)字化成為實(shí)現(xiàn)館藏傳統(tǒng)載體檔案信息化的主要方式和數(shù)字檔案館建設(shè)的重要內(nèi)容，數(shù)字化項(xiàng)目在各行各業(yè)迅速推廣開來。檔案數(shù)字化外包服務(wù)因其在提升效率、節(jié)約成本等方面的優(yōu)勢成為許多企業(yè)的最佳選擇。檔案數(shù)字化外包是指承包方(數(shù)字化加工公司)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對發(fā)包方(檔案機(jī)構(gòu)或部門)的紙質(zhì)檔案、音像檔案、縮微檔案等進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤、固態(tài)硬盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的服務(wù)過程。

1 航天企業(yè)檔案數(shù)字化外包的背景原因

1.1 價值需求

航天檔案完整記錄了我國航天事業(yè)六十多年的成長足跡與發(fā)展脈絡(luò)，凝聚著幾代航天科技人的心血，是極具利用價值和長久保存價值的科考資料和寶貴的國家信息資產(chǎn)，對其進(jìn)行數(shù)字化有利于檔案的長久保存和價值利用的最大化。

1.2 利用需求

航天行業(yè)自動化、數(shù)字化和信息化水平的急速發(fā)展和提升需要檔案利用突破時空限制，更加便捷、高效和多元。檔案數(shù)字化將傳統(tǒng)“死檔案”變成可以在網(wǎng)絡(luò)上自由流動的“活信息”，可以更好滿足企業(yè)對檔案信息的利用需求。

1.3 現(xiàn)實(shí)需求

我國航天事業(yè)發(fā)展六十余年來，形成累積了數(shù)百萬卷冊的珍貴檔案。這些檔案總量多，類型雜，部分檔案歷時久遠(yuǎn)、狀況堪憂，其數(shù)字化工作對人力配備和設(shè)備配置的要求高，由企業(yè)檔案部門自主加工的難度大、成本高，將其外包不失為一種優(yōu)化選擇。

2 航天企業(yè)檔案數(shù)字化外包的風(fēng)險(xiǎn)分析

風(fēng)險(xiǎn)管理思維在西方國家重要工業(yè)部門的管理中得到廣泛反映，它們采取制定項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理手冊等形式，強(qiáng)化對過程風(fēng)險(xiǎn)的管控，使這種方法更加科學(xué)、規(guī)范和系統(tǒng)[1-2]。國際標(biāo)準(zhǔn)化組織發(fā)布了ISO31000《風(fēng)險(xiǎn)管理指南》并于2018年更新，目前已有超過57個國家采納并在此基礎(chǔ)上發(fā)布了本國的風(fēng)險(xiǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)[3]。國際標(biāo)準(zhǔn)化組織指出,新的標(biāo)準(zhǔn)幫助企業(yè)更加有效地響應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)和恢復(fù)風(fēng)險(xiǎn)造成的影響[4]。國內(nèi)學(xué)者郭波等提出通過風(fēng)險(xiǎn)管理，消除不良后果或預(yù)先做好應(yīng)對措施，從而保證項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)[5]。

筆者將基于風(fēng)險(xiǎn)思維對航天企業(yè)檔案數(shù)字化外包風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析。常用的風(fēng)險(xiǎn)識別與分析方法包括德爾菲法、頭腦風(fēng)暴法、SWOT技術(shù)、風(fēng)險(xiǎn)核對表等[6]。德爾菲法是一種非見面的專家意見收集方法，通過其反復(fù)多次使用，就能將專家的意見逐步統(tǒng)一起來，是一種高效的解決復(fù)雜問題的方法[7]。通過運(yùn)用德爾菲法，筆者最終將檔案數(shù)字化外包的風(fēng)險(xiǎn)分為三類：泄密風(fēng)險(xiǎn)、檔案數(shù)字成果風(fēng)險(xiǎn)和檔案實(shí)體風(fēng)險(xiǎn)[8]。其中泄密風(fēng)險(xiǎn)是無法接受且必須避免的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)楸Ｃ芤恢笔呛教炱髽I(yè)不容觸碰的“高壓紅線”和“生死線”。航天檔案一旦泄密，不僅危及企業(yè)的生死存亡，還可能影響國家的國防戰(zhàn)略部署。

對于檔案數(shù)字化成果風(fēng)險(xiǎn)和檔案實(shí)體風(fēng)險(xiǎn)，筆者將以具體數(shù)據(jù)為依托，構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)分析評價矩陣，基于評價準(zhǔn)則，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評價評分，形成風(fēng)險(xiǎn)評價結(jié)果和處理建議。

2.1 風(fēng)險(xiǎn)類別判定

筆者以本企業(yè)15514件數(shù)字化成果和對應(yīng)檔案實(shí)體作為風(fēng)險(xiǎn)分析對象，在對數(shù)字化成果和實(shí)體進(jìn)行質(zhì)量檢查基礎(chǔ)上，對存在問題的580個對象進(jìn)行了風(fēng)險(xiǎn)分類，形成了風(fēng)險(xiǎn)類別判定與頻數(shù)統(tǒng)計(jì)表(詳見表1)。

表1 風(fēng)險(xiǎn)類別判定與頻數(shù)統(tǒng)計(jì)表

2.2 風(fēng)險(xiǎn)評價矩陣構(gòu)建

筆者利用模糊綜合評價法參考風(fēng)險(xiǎn)評價矩陣進(jìn)行分析。該矩陣中危險(xiǎn)類別及等級評價集為{災(zāi)難性的，嚴(yán)重的，輕度的，可忽略}對應(yīng)分值集C為{4，3，2，1}；頻率評價集為{頻繁，很可能，偶然，很少近乎不可能}，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)分析樣本數(shù)量，對頻率評價集進(jìn)行指數(shù)分級，對應(yīng)分值集P為{4，3，2，1}，風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)M=P×C，詳見表2，按風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)區(qū)間排序，按建議的原則做出接受或者不接受的決策。

表2 風(fēng)險(xiǎn)評價矩陣表

表3 風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)區(qū)間與處理原則對照表

2.3 風(fēng)險(xiǎn)評價結(jié)果

基于上述的風(fēng)險(xiǎn)評價準(zhǔn)則，針對每個風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行分析評價，形成最終的風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)結(jié)果和風(fēng)險(xiǎn)處理的建議原則，詳見表4。

從風(fēng)險(xiǎn)評價結(jié)果來看，大部分檔案數(shù)字化成果和檔案實(shí)體可能存在的風(fēng)險(xiǎn)都是可以接受的，只要通過一定的舉措進(jìn)行干預(yù)，對檔案數(shù)字化的整體實(shí)施效果不會產(chǎn)生太大影響。不可接受的軟件風(fēng)險(xiǎn)、掃描風(fēng)險(xiǎn)和加工處理風(fēng)險(xiǎn)需從管理規(guī)劃、加強(qiáng)監(jiān)管、謹(jǐn)慎選擇外包公司等多個方面采取措施，盡量避免風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生。

3 航天企業(yè)檔案數(shù)字化外包風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略

3.1 進(jìn)行整體規(guī)劃，減少全盤風(fēng)險(xiǎn)

檔案數(shù)字化外包工作是一項(xiàng)保密安全要求高、規(guī)模龐大、環(huán)節(jié)復(fù)雜、涉及面廣、周期長的系統(tǒng)工程，航天企業(yè)在開展數(shù)字化外包工作前，應(yīng)進(jìn)行全面系統(tǒng)、科學(xué)合理的整體規(guī)劃，減少項(xiàng)目實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)。

表4 風(fēng)險(xiǎn)評價結(jié)果表

(1)宏觀層面。項(xiàng)目實(shí)施前，深入分析自身需求，進(jìn)行數(shù)字化外包項(xiàng)目的可行性論證特別是保密方案論證，編制整體規(guī)劃和項(xiàng)目實(shí)施方案；提前規(guī)劃數(shù)字化工作基本流程(詳見圖1)，明確各階段檔案部門與外包公司的工作內(nèi)容與職責(zé)，做到責(zé)任明確，內(nèi)容清晰，流程透明，確保項(xiàng)目按時有效持續(xù)推進(jìn)[9-10]。

(2)微觀層面。依據(jù)國家、行業(yè)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合航天檔案特點(diǎn)，編制各門類檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范和要求；編制檔案出入庫管理、數(shù)字化加工現(xiàn)場管理、人員管理、設(shè)施設(shè)備、安全保密、驗(yàn)收評價等相關(guān)管理制度，規(guī)范數(shù)字化過程中各項(xiàng)行為活動；利用檔案出入庫登記清單、數(shù)字化流程記錄單、數(shù)字化成果驗(yàn)收單等工作表單，記錄數(shù)字化過程中的檔案實(shí)體運(yùn)轉(zhuǎn)和檔案信息處理情況，確保數(shù)字化工作質(zhì)量[11-12]。

3.2 做好檔案預(yù)處理，避免因檔案實(shí)體質(zhì)量產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)

檔案預(yù)處理是檔案數(shù)字化加工的第一步，做好數(shù)字化檔案的預(yù)處理工作是確保檔案數(shù)字化外包的基礎(chǔ)和前提。

圖1 檔案數(shù)字化基本流程及工作內(nèi)容圖

以本企業(yè)為例，檔案部門在確定數(shù)字化對象后，嚴(yán)格對照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T 31-2017)標(biāo)準(zhǔn)要求，制定《紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作單》，對檔案規(guī)格類型、數(shù)量、整理狀況以及檔案管理系統(tǒng)內(nèi)相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫情況進(jìn)行詳盡的帳實(shí)核對、摸底盤查，同時編制檔案著錄規(guī)則，開展實(shí)體整理、目錄數(shù)據(jù)調(diào)整等工作，解決歷史遺留或遺漏問題，使檔案實(shí)體規(guī)范化、目錄數(shù)據(jù)有序化，為數(shù)字化外包提供可直接加工的檔案實(shí)體和規(guī)范的目錄數(shù)據(jù)，避免因?qū)嶓w整理問題或目錄數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確等導(dǎo)致的返工處理、系統(tǒng)導(dǎo)入不匹配等，影響數(shù)字化成果質(zhì)量，延誤項(xiàng)目進(jìn)度。同時編制《檔案出入庫登記表》，清點(diǎn)記錄出庫檔案類型、數(shù)量、質(zhì)量狀況等信息，做好數(shù)字化加工后檔案實(shí)體入庫檢查，確保檔案實(shí)體安全。

3.3 謹(jǐn)慎選擇外包公司，減少加工處理風(fēng)險(xiǎn)

安全可靠的外包公司是保證檔案數(shù)字化外包服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵和基礎(chǔ)。本企業(yè)在選擇外包服務(wù)公司時，嚴(yán)格按照國家檔案局印發(fā)的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》(以下簡稱《管理規(guī)范》)的要求，進(jìn)行多方比較和充分調(diào)研，重點(diǎn)關(guān)注外包公司保密資質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、人員素質(zhì)等情況，以選擇具備檔案數(shù)字化外包資質(zhì)和條件的企業(yè)[13]。

(1)按照《管理規(guī)范》要求，優(yōu)先選擇具有甲級國家秘密載體印制資質(zhì)的公司，這類公司可以在全國范圍內(nèi)承擔(dān)絕密級、機(jī)密級、秘密級國家秘密載體印制業(yè)務(wù)[14]。目前國家發(fā)布的《甲級國家秘密載體印制資質(zhì)單位名錄》中資質(zhì)類型為檔案數(shù)字化加工的僅有9家，再加上地域限制，基本確定可選范圍。

(2)本企業(yè)在項(xiàng)目實(shí)施前，選擇了檔案密級相對較高的同類型的軍工企業(yè)進(jìn)行實(shí)地調(diào)研，這種方式幫助企業(yè)減少資質(zhì)調(diào)查成本，且能通過項(xiàng)目實(shí)際成果直觀感受外包公司能力、信譽(yù)、服務(wù)質(zhì)量。

(3)出于數(shù)字化檔案質(zhì)量和保密考慮，重點(diǎn)對外包加工人員進(jìn)行考察。一方面提前了解加工人員的項(xiàng)目背景和工作經(jīng)驗(yàn)，特別是具體操作人員，盡量選擇從業(yè)時間長，項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)多的人員。要求外包公司提供相應(yīng)證明材料，必要時進(jìn)行相應(yīng)專業(yè)技能考評；另一方面提前查看加工人員保密等級考試結(jié)果、密級備案、政審資料等情況，并在合同簽署時將此類證明文件作為合同附件，使其具備法律效力，同時與所有加工人員分別簽署保密協(xié)議，確保加工人員符合保密要求，避免泄密風(fēng)險(xiǎn)。

3.4 實(shí)行全程監(jiān)管，杜絕泄密風(fēng)險(xiǎn)

出于保密要求規(guī)定和檔案安全需要，按照《管理規(guī)范》中提到的要求，本企業(yè)檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目加工場地為企業(yè)內(nèi)部獨(dú)立封閉場所，以確保對檔案數(shù)字化的有效監(jiān)管。與此同時還從監(jiān)管方式、技術(shù)、手段等方面采取不同措施，實(shí)現(xiàn)對數(shù)字化加工流程的全程管控，有效杜絕泄密風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案實(shí)體和信息安全[15]。

(1)從監(jiān)管方式來看，本企業(yè)采取全程陪同和現(xiàn)場抽檢相結(jié)合的方式。航天檔案涉密內(nèi)容多，因此派駐檔案人員全程監(jiān)管加工現(xiàn)場，對現(xiàn)場工作環(huán)境、人員進(jìn)行實(shí)時監(jiān)管，考察各項(xiàng)管理制度落實(shí)情況；同時企業(yè)還不定期對數(shù)字化加工現(xiàn)場或關(guān)鍵性階段成果進(jìn)行隨機(jī)抽檢，了解項(xiàng)目進(jìn)展和成果質(zhì)量，及時發(fā)現(xiàn)問題，調(diào)整偏差，避免返工延誤。

(2)從監(jiān)管技術(shù)來看，利用監(jiān)控設(shè)施設(shè)備對數(shù)字化加工過程進(jìn)行全程監(jiān)管。數(shù)字化加工場所是一個配備監(jiān)控系統(tǒng)的獨(dú)立環(huán)境，出庫門禁、視頻監(jiān)控、無線信號檢測等監(jiān)控技術(shù)都運(yùn)用其中。此外檔案部門還會定時查看、隨時調(diào)閱監(jiān)控視頻和日志，及時了解加工現(xiàn)場情況。監(jiān)控記錄和日志等文件在項(xiàng)目實(shí)施后將由企業(yè)檔案部門留存?zhèn)洳椤?/p>

(3)從監(jiān)管手段來看，充分利用合同條款，將數(shù)字化實(shí)施流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與要求、驗(yàn)收指標(biāo)與條件等方面要求以及對人員、環(huán)境、制度、設(shè)備、安全等方面管理要求納入其中，以限定和規(guī)范外包公司，確保數(shù)字化外包工作按質(zhì)合規(guī)的順利開展與實(shí)施。

此外，其他企業(yè)也可以借鑒建設(shè)工程的管理經(jīng)驗(yàn)，引入第三方獨(dú)立的監(jiān)管機(jī)構(gòu)，簽署合同，由其對項(xiàng)目實(shí)施過程進(jìn)行監(jiān)督、管理和控制，確保數(shù)字化加工質(zhì)量。