史曉康

（國防大學政治學院 上海 200433）

新加坡國家檔案館（National Archives of Singapore簡稱NAS）成立于1968年，是新加坡國家圖書館管理局（National Library Board簡稱NLB）的下屬機構(gòu)，其主要職責是收集和保管新加坡政府各部門形成的公共檔案以及音像檔案，并通過購買、遺贈、捐贈等方式征集與國家歷史有關(guān)的口述歷史及各類文獻[1]。

從2000年開始[2]，NAS的檔案利用渠道開始從實體檔案館向互聯(lián)網(wǎng)延伸。目前NAS網(wǎng)站功能建設(shè)已經(jīng)較為完善。該網(wǎng)站面向公眾提供的檔案利用服務欄目有檔案在線、在線展覽等。其中檔案在線欄目提供的網(wǎng)絡檔案信息檢索是該網(wǎng)站的主體和關(guān)鍵服務，為普通公眾利用該館檔案提供了方便快捷的渠道。

NAS的檔案在線欄目提供的網(wǎng)絡檔案信息檢索服務主要基于兩部分信息資源：一部分是NAS自建的8個專題數(shù)據(jù)庫；另一部分是NLB管轄的圖書、檔案數(shù)據(jù)庫（主要是NAS自建的8個專題數(shù)據(jù)庫）和新加坡國家遺產(chǎn)管理局（National Heritage Board簡稱NHB）管轄的文物和藝術(shù)品數(shù)據(jù)庫。因此，通過NAS不僅可以檢索檔案信息，還可以檢索新加坡的圖書、文物和藝術(shù)品等信息。NAS檔案在線欄目可供檢索的數(shù)據(jù)庫如表1[3]所示。

表1 NAS檔案在線欄目數(shù)據(jù)庫

對于表1所示的數(shù)據(jù)庫，NAS檔案在線欄目共提供4種檢索方式：一是針對NAS自建的8個專題數(shù)據(jù)庫整體的簡單檢索（Basic Search），本文統(tǒng)稱“簡單檢索”；二是針對NAS自建的8個專題數(shù)據(jù)庫整體的高級檢索（Advanced Search），本文統(tǒng)稱“高級檢索”；三是分別針對NAS自建的8個專題數(shù)據(jù)庫的專題數(shù)據(jù)庫檢索，本文統(tǒng)稱“專題數(shù)據(jù)庫檢索”；四是針對NLB與NHB所有數(shù)據(jù)庫的“一站式”檢索（One Search），本文統(tǒng)稱“‘一站式’檢索”。四種檢索方式與信息資源對應關(guān)系如圖1所示。

一、NAS網(wǎng)絡檔案信息檢索的檢索方式

（一）簡單檢索

簡單檢索是默認的檢索方式，檢索范圍為NAS的8個專題數(shù)據(jù)庫。檢索途徑僅有關(guān)鍵詞（Keywords），可輸入多個關(guān)鍵詞。NAS的網(wǎng)絡檔案信息檢索系統(tǒng)采用布爾邏輯運算符。簡單檢索默認使用邏輯“與”，即取關(guān)鍵詞概念范圍的交集。

（二）高級檢索

高級檢索共提供關(guān)鍵詞、日期范圍（Data Range）和數(shù)據(jù)庫（Databases）三個檢索途徑以便利用者更加精確地檢索所需檔案信息。關(guān)鍵詞可輸入多個，附加的約束條件有全詞（All Words）、任意詞（Any Word）與精確短語（Exact Phrase）三項可選，僅能選擇一項。

（三）專題數(shù)據(jù)庫檢索

NAS給8個專題數(shù)據(jù)庫分別設(shè)置了檢索入口，可以對其中任意一個專題數(shù)據(jù)庫單獨做檢索，利用者可以在單一數(shù)據(jù)庫中精準地檢索所需信息，方便利用者使用。每個專題數(shù)據(jù)庫檢索都有簡單檢索和高級檢索兩種檢索方式。

1.專題數(shù)據(jù)庫檢索的簡單檢索

各專題數(shù)據(jù)庫簡單檢索的途徑不盡相同，但是總體差異不大，細分為三個檢索途徑，分別為記錄類型（Type of Item）、關(guān)鍵詞和日期范圍。各個專題數(shù)據(jù)庫的關(guān)鍵詞和日期范圍兩個檢索途徑同高級檢索中的一致，記錄類型檢索途徑則各不相同，如表2[4]所示。

2.專題數(shù)據(jù)庫檢索的高級檢索

每個專題數(shù)據(jù)庫的高級檢索都設(shè)置有10個左右的檢索途徑，其中除了如關(guān)鍵詞、來源（Source）和標題（Title）等共有的檢索途徑外，還根據(jù)每個專題數(shù)據(jù)庫資源的特點，設(shè)置了與之契合的檢索途徑。如演講和新聞稿數(shù)據(jù)庫設(shè)置了演講或新聞稿全文（Text of Speech/Press Release）和演講者（Speaker）兩個特有的檢索途徑。各專題數(shù)據(jù)庫檢索的高級檢索的檢索途徑如表2所示。

表2 各專題數(shù)據(jù)庫檢索的檢索途徑

地圖和建筑規(guī)劃數(shù)據(jù)庫 有 有 所有（All）、建筑規(guī)劃（Building Plan）、地圖（Map）來源（Source）、標題（Title）、范圍和內(nèi)容（Scope and Content）、登記編號（Accession Number）、圖像編號（Media - Image Number）、縮微編號（Microfilm Number）、權(quán)限（Conditions Governing Access）海報數(shù)據(jù)庫 有 有 無來源（Source）、標題（Title）、登記編號（Accession Number）、圖像編號（Media- Image Number）、縮微編號（Microfilm Number）、權(quán)限（Conditions Governing Access）英屬海峽殖民地檔案、海外檔案和私人檔案數(shù)據(jù)庫有 有 無來源（Source）、標題（Title）、范圍和內(nèi)容（Scope and Content）、登記編號（Accession Number）、圖像編號（Media - Image Number）、縮微編號（Microfilm Number）、權(quán)限（Conditions Governing Access）政府檔案數(shù)據(jù)庫 有 有 所有（All）、提交議會（PARL）、未提交議會（Non-PARL）創(chuàng)建/移交機構(gòu)（Creating/Transferring Agency）、系列（Series）、文件參考編號（Record Reference Number）、文件名稱（Record Title）、附件內(nèi)容（Attachment Content）、縮微編號（Microfilm Number）

（四）“一站式”檢索

“一站式”檢索的檢索范圍不局限于NAS的檔案信息，還可以檢索到NLB和NHB下轄的各數(shù)據(jù)庫信息[5]。因此“一站式”檢索和前文所述的檢索方式屬于完全不同的兩個檢索系統(tǒng)。

1.“一站式”檢索的簡單檢索

“一站式”檢索的簡單檢索與簡單檢索的檢索途徑一樣，僅有關(guān)鍵詞，可輸入多個關(guān)鍵詞。但是“一站式”檢索的簡單檢索的關(guān)鍵詞可以進行布爾邏輯“與”“或”“非”運算及精確檢索。

2.“一站式”檢索的高級檢索

“一站式”檢索的高級檢索提供了關(guān)鍵詞、標題、創(chuàng)作者（Creator）、出版者（Publisher）和主題（Subject）5個檢索途徑。此外，一站式高級檢索還提供了書籍（Books）、報紙（Newspapers）、圖片（Images）、文件和文獻（Records ＆ Papers）、雜志和文章（Magazines ＆ Articles）、實物（Physical Objects）、音像資料（Audiovisuals）、網(wǎng)頁（Websites）和電子期刊（eJournals）9個檢索類別供利用者選擇，但是每次檢索僅可選擇其中1個類別[6]。

二、檢索結(jié)果

不同的檢索方式，會展示不同形式的檢索結(jié)果。

（一）簡單檢索的結(jié)果

使用簡單檢索進行檢索，檢索結(jié)果僅會呈現(xiàn)出8個專題數(shù)據(jù)庫中所含相關(guān)記錄的數(shù)量。

（二）高級檢索的結(jié)果

高級檢索的檢索結(jié)果與簡單檢索的檢索結(jié)果基本相同，略有差異的是如果在檢索時只選擇了部分數(shù)據(jù)庫，那么只會顯示被選中數(shù)據(jù)庫所含相關(guān)記錄的數(shù)量，未選中的數(shù)據(jù)庫將不會顯示所含相關(guān)記錄的數(shù)量。以“China”為關(guān)鍵詞進行檢索，選中所有數(shù)據(jù)庫，檢索結(jié)果頁面如圖2所示。

（三）專題數(shù)據(jù)庫檢索的檢索結(jié)果

在各個專題數(shù)據(jù)庫進行檢索時，簡單檢索和高級檢索都會呈現(xiàn)相同形式的檢索結(jié)果。但是不同的專題數(shù)據(jù)庫顯示的相關(guān)記錄的著錄項目不盡相同。在檢索結(jié)果頁面，支持對檢出記錄進行排序，各個專題數(shù)據(jù)庫提供的排序方式也不盡相同。各個專題數(shù)據(jù)庫檢索的檢索結(jié)果顯示的著錄項目和支持的排序方式如表3所示。

表3 專題數(shù)據(jù)庫檢索的檢索結(jié)果

（四）“一站式”檢索的檢索結(jié)果

由于“一站式”檢索整合了NLB和NHB下轄的各類數(shù)據(jù)庫，檢索出的數(shù)據(jù)量較大，因此會分類別展示檢索結(jié)果，一次僅能查看9個數(shù)據(jù)類別中的一個?！耙徽臼健睓z索的簡單檢索和高級檢索的檢索結(jié)果表現(xiàn)形式是相同的，不同類別的檢索結(jié)果顯示的著錄項目不盡相同。此外，每個類別的檢索結(jié)果都可以進行篩選，并可以依據(jù)不同條件進行排序。各類別數(shù)據(jù)的檢索結(jié)果顯示的著錄項目、支持的篩選條件和排序方式具體如表4所示。

表4 “一站式”檢索的檢索結(jié)果

音像資料 標題（Title）、類型（Type）、摘要（Abstract）類型（Type）、集合（Collection）、主題（Subject）、出版者（Publisher）、創(chuàng)作者（Creator）、系列名稱（Series Title）、語言（Language）、日期（Date）、資源類型（Resource Type）、來源（Source）相關(guān)性（Relevance）、日期（Date）、標題（Title）、創(chuàng)作者（Creator）網(wǎng)頁 標題（Title）、類型（Type）、摘要（Abstract）主題（Subject）、出版者（Publisher）、日期（Date）、資源類型（Resource Type）相關(guān)性（Relevance）、日期（Date）、標題（Title）、創(chuàng)作者（Creator）電子期刊標題（Title）、作者（Author）、摘要（Abstract）主題（Subject）、出版者（Publisher）、語言（Language）、來源（Source）、數(shù)據(jù)庫（Database）、期刊（Journal）最新（Date Newest）、最舊（Date Oldest）、相關(guān)性（Relevance）

三、NAS網(wǎng)絡檔案信息檢索的啟示

（一）提供多樣化的檢索方式

多樣化的檢索方式有兩個優(yōu)點：一是不同需求的利用者，可以根據(jù)自己的需求制定相應的檢索策略；二是不同層次的利用者可以靈活地選擇可駕馭的檢索方式[7]。這兩個優(yōu)點都能使利用者更高效地利用網(wǎng)絡檔案信息資源。NAS共提供4種不同的檢索方式，不同的利用者可以根據(jù)自己的需求和層次靈活選用檢索方式，從而使NAS的網(wǎng)絡檔案信息資源得到更加充分的利用。我國檔案網(wǎng)絡信息檢索系統(tǒng)在建設(shè)時也應注意提供多樣化的檢索方式，以使利用者方便、高效地利用網(wǎng)絡檔案信息資源。

（二）強化網(wǎng)絡信息資源的整合

一是強化自有網(wǎng)絡信息資源的整合。NAS對于自有網(wǎng)絡信息資源的建設(shè)已經(jīng)較為完備了。首先NAS將其自有的信息資源分類建設(shè)了8個專題數(shù)據(jù)庫，使同類型的信息資源聚集在一起；其次NAS為每個專題數(shù)據(jù)庫設(shè)置了不同的檢索方式，利用者可以更有針對性地對所需信息進行檢索；最后NAS提供了可一次性檢索8個專題數(shù)據(jù)庫的檢索方式，利用者可以更便捷地檢索NAS所有的信息資源。我國檔案信息檢索系統(tǒng)在建設(shè)時，應注意要加強信息資源的整合，將信息資源建設(shè)成為一個有機整體，以使利用者可以更好地利用這些信息資源。

二是強化多類型網(wǎng)絡信息資源的整合。NAS網(wǎng)絡檔案信息檢索系統(tǒng)中最令人驚艷的功能就是其“一站式”檢索?！耙徽臼健睓z索是指將利用者的檢索需求轉(zhuǎn)化為不同數(shù)據(jù)源的檢索表達式，并發(fā)檢索多種數(shù)據(jù)源，并對檢索結(jié)果加以整合，最后呈現(xiàn)給利用者統(tǒng)一的檢索結(jié)果[7]。NAS提供的“一站式”檢索的檢索范圍涵蓋了圖書、檔案、藝術(shù)品、文物等。盡管檔案只是“一站式”檢索涉及的信息資源的一部分，檔案機構(gòu)在“一站式”檢索系統(tǒng)建設(shè)中更多地承擔的也只是提供資源的職能。但是“一站式”檢索代表了未來網(wǎng)絡信息檢索系統(tǒng)建設(shè)的方向，值得檔案機構(gòu)的關(guān)注。我國的檔案機構(gòu)未來應積極參與“一站式”檢索相關(guān)的建設(shè)，使檔案信息獲得更加充分的利用，謀求檔案事業(yè)更長遠的發(fā)展。

（三）堅持統(tǒng)一的建設(shè)標準

NAS的網(wǎng)絡檔案信息檢索系統(tǒng)，在功能上較為完善。但在使用過程中筆者發(fā)現(xiàn)各個檢索子系統(tǒng)之間的建設(shè)標準存在差異，這會對利用者遷移使用經(jīng)驗產(chǎn)生影響，進而影響使用體驗。以NAS的專題數(shù)據(jù)庫為例，NAS共有8個專題數(shù)據(jù)庫，每個專題數(shù)據(jù)庫都建設(shè)有單獨的檢索系統(tǒng)。由于各個專題數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)類型不一，因此需要設(shè)置符合其特點的檢索途徑。但是各個專題數(shù)據(jù)庫的檢索系統(tǒng)界面設(shè)計各不相同。同樣的檢索途徑，有的專題數(shù)據(jù)庫使用下拉框?qū)崿F(xiàn)，有的使用單選按鈕實現(xiàn)。如果一個利用者以往只使用一個特定的專題數(shù)據(jù)庫，一旦轉(zhuǎn)而使用另一個專題數(shù)據(jù)庫，不僅要學習該數(shù)據(jù)庫特有的檢索途徑，還要重新學習該數(shù)據(jù)庫的界面功能，無法將以往的使用經(jīng)驗有效遷移。這會讓利用者在使用時產(chǎn)生不必要的學習成本，增加不必要的困難。我國目前的檔案網(wǎng)絡信息檢索系統(tǒng)建設(shè)尚未制定詳細的建設(shè)標準[9]，如果深度建設(shè)網(wǎng)絡檔案信息檢索系統(tǒng)，不僅要對檔案檢索途徑設(shè)置與表達制定統(tǒng)一的規(guī)則，對檢索系統(tǒng)的建設(shè)風格也要制定相應的規(guī)范，以降低利用者使用不同檔案檢索系統(tǒng)的學習成本，便于利用者使用。