李小靜

摘要：新時期，資源成為了企業(yè)之間競爭的關(guān)鍵，加強對信息的管理，能夠保證企業(yè)經(jīng)營活動的穩(wěn)定開展。但是現(xiàn)階段大部分企業(yè)沒有認(rèn)識到信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的作用，很多企業(yè)還維持著紙質(zhì)化的檔案管理，企業(yè)的工作效率較低，因此必須要采取相應(yīng)的對策強化信息化人事檔案管理建設(shè)，以此從根本上提高管理工作效率。

關(guān)鍵詞：新時期;人事檔案;管理工作

一、新時期人事檔案工作的時代意義

人事檔案管理工作在新時期具有十分重要的意義和價值。具體而言，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：①人事檔案管理直接關(guān)系到人力資源管理的質(zhì)量和水平。人力資源管理是事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容，在社會發(fā)展的新時代，人力資源管理的重要性體現(xiàn)在價值創(chuàng)造和競爭力提升的雙重性上;人事檔案管理作為人力資源管理的重要組成部分，其質(zhì)量高低直接影響到人力資源管理的價值創(chuàng)造和競爭力提升。因此，在社會發(fā)展的新環(huán)境下，做好人事檔案管理工作才能更好地提升人力資源管理的水平，創(chuàng)造出無限的價值，促進組織系統(tǒng)競爭力的提升。②加強人事檔案管理體現(xiàn)了先進的管理思想和理念。先進的管理思想和理念是生命力，也是活力，是源源不斷價值創(chuàng)造的根源。人事檔案管理工作在一定程度上是先進的管理思想和理念的充分體現(xiàn);加強人事檔案管理，才能更加充分展現(xiàn)出先進管理思想的無窮魅力。

二、新時期人事檔案管理的提升措施

（1）搞好宣傳轉(zhuǎn)變企業(yè)人事檔案管理理念。人事檔案不同于其他的檔案資料，是涵蓋領(lǐng)導(dǎo)、普通員工等所有人的檔案，詳細記錄職員的經(jīng)歷及個人詳細信息。由此，人事檔案一般都作為企業(yè)直觀了解和應(yīng)聘員工的關(guān)鍵依據(jù)。同時，人事檔案管理和企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營密切相關(guān)，企業(yè)的主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視人事檔案管理工作，將其與企業(yè)的發(fā)展并駕齊驅(qū)。企業(yè)的人事管理部門應(yīng)與其他部門及領(lǐng)導(dǎo)保持持續(xù)不斷的聯(lián)系，并向他們宣傳人事檔案管理的重要意義及需要配合的相關(guān)工作。同時可以通過集體培訓(xùn)會及實地業(yè)務(wù)指導(dǎo)等方式，主動對接，做事周全可靠，提高全體員工的重視程度，盡可能地去改變檔案管理失控的狀況。

（2）創(chuàng)新實現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理的智能化、人性化。在智能網(wǎng)絡(luò)普遍化的時代，檔案管理的模式更新是大趨勢。面對這次挑戰(zhàn)和機遇，企業(yè)務(wù)必要抓住全面革新?lián)Q代的機會。將傳統(tǒng)的管理模式逐漸向網(wǎng)絡(luò)智能化管理過渡，進一步改進檔案管理手段，不斷提高檔案利用效率，強化調(diào)閱檔案的管控性，進一步提升人力資源管理部門的工效，節(jié)約人力、物力、財力，進一步降低公司花費。所以要將網(wǎng)絡(luò)智能化管理和人性化管理建設(shè)并駕齊驅(qū)，把人事檔案資料的案卷目錄和案卷姓名統(tǒng)一保存在檔案管理系統(tǒng)，公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門都可以有限共享，一方面保證了保存質(zhì)量，另一方面帶來了查閱的便利，為公司的快速發(fā)展提供合理的人員優(yōu)化配置的有力資料支持。

（3）健全完善企業(yè)人事檔案管理制度。無規(guī)矩不成方圓，制度建設(shè)是基礎(chǔ)。由于人事檔案資料的形成時間不統(tǒng)一，來源單位較多較分散，所以要想及時完善資料整理工作，保障檔案資料的規(guī)范性，首先應(yīng)建立人事檔案管理制度。以往的檔案管理更傾向于資料的整理及收集，其中有部分檔案涉及個人隱私，因此亟需相關(guān)保護隱私的人性化管理的制度建設(shè)。

（4）建立合理科學(xué)的人事檔案分類系統(tǒng)。依照員工工作后的時間節(jié)點，依照員工的工種，依照所從事的崗位種類來分大系統(tǒng)及小專業(yè)。在《干部檔案工作條例》所規(guī)定內(nèi)容的基礎(chǔ)上進行細化，針對企業(yè)自身特點進行分類，面對幾千人的員工管理應(yīng)更要注重細化，對各專業(yè)技術(shù)人員和生產(chǎn)人員精確到最小范圍的專業(yè)領(lǐng)域。分系統(tǒng)整理后的檔案資料更加清晰更有條理，當(dāng)查閱檔案時，根據(jù)所從事的崗位種類，可以高效準(zhǔn)確的查閱，十分清晰的查閱出員工的工作經(jīng)歷和工作業(yè)績等詳細信息。

（5）增強人事檔案管理的服務(wù)意識。主動對接工作，多角度全方面考慮人事檔案管理，不斷提高服務(wù)意識。以往簡單的檔案管理模式不能發(fā)揮其應(yīng)有的服務(wù)功能，檔案管理工作不僅僅停留在保存的層面，更應(yīng)該注重發(fā)揮服務(wù)公司發(fā)展的功能，所以應(yīng)加強人事檔案的利用率，增強檔案的二次整合服務(wù)功能，深度分析檔案資料，做出領(lǐng)導(dǎo)及員工的工作經(jīng)歷變化折線圖，為公司充分發(fā)掘利用人才提供最準(zhǔn)確最權(quán)威的數(shù)據(jù)支持，讓檔案管理服務(wù)公司全面快速發(fā)展。

（6）建立實行一體化信息管理。信息化人事檔案管理建設(shè)的過程管理需要引起企業(yè)重視，必須要保證人事資料的準(zhǔn)確、有價值，讓信息資料能夠得到快速高效的傳遞。這就意味著，在完成了人事檔案管理信息化建設(shè)后，可以應(yīng)用到多種管理工作中，包括檔案的建立、保管、查詢、傳遞等工作。比如，某國有企業(yè)為了提高企業(yè)內(nèi)部的信息傳遞效率，實現(xiàn)一體化的信息化管理，建立了企業(yè)信息綜合管理平臺，實現(xiàn)了檔案的建立、接收、派發(fā)、使用、查詢等功能。

（7）提高管理人員的綜合素質(zhì)。企業(yè)在建設(shè)了信息化管理平臺后也不能夠放松，現(xiàn)階段的信息化建設(shè)還需要人來完成最終的工作，因此在信息化建設(shè)的過程中，還要努力提高人事檔案管理工人員的專業(yè)素質(zhì)和能力，強化管理人員的計算機應(yīng)用能力，從而促進人事檔案管理水平得到全面的提高。比如，某企業(yè)在建立了信息化管理平臺后，還對相關(guān)人員展開全面的培訓(xùn)工作，強化工作人員的計算機應(yīng)用能力，提高工作人員對文字、圖像、聲音等信息的加工處理能力，滿足新時期社會對人事檔案管理工作的需求。

（8）創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理方式。在新的發(fā)展時期，企業(yè)想要強化人事檔案管理工作，還需要對人事檔案管理方式進行改革創(chuàng)新。例如，可以由原本基層的分散性管理轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)統(tǒng)一性的管理，同時對企業(yè)人力資源ERP系統(tǒng)進行充分的開發(fā)與合理的利用，以滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展對人事檔案管理工作的現(xiàn)實需求。當(dāng)前，企業(yè)人事檔案集中性管理工作的各項基礎(chǔ)設(shè)施基本齊備，管理制度也更加健全，相關(guān)運行機制的科學(xué)性逐漸提升，在企業(yè)內(nèi)部管理中發(fā)揮了良好的作用，使企業(yè)人事檔案管理工作的數(shù)據(jù)化、信息化以及規(guī)范化水平得到了充分提升。

三、結(jié)論

新時代、新要求，人事檔案管理工作的責(zé)任重大，意義深遠，面對新環(huán)境和新標(biāo)準(zhǔn)，積極加強人事檔案管理工作具有很強的經(jīng)濟和社會價值。

參考文獻：

[1]王萌萌.論人事檔案管理的重要性[J].管理，2018（11）.

[2]趙皮.如何發(fā)揮出人事檔案的功效[J].管理，2018（12）.