趙梅

摘 要：數(shù)字化的管理與建設對于實現(xiàn)檔案資源的共享，使中學檔案原始資料得到充分的利用具有非常重要的作用。但由于當前中學檔案管理人員的觀念落后，信息技術水平不高、數(shù)字化建設投入經(jīng)費不足等問題的存在，中學檔案數(shù)字化管理停滯不前。本文從建立數(shù)字化檔案工作體系、檔案信息數(shù)據(jù)庫和提高檔案管理人員信息技術水平三個方面出發(fā)，探究中學檔案數(shù)字化管理與建設的有效策略。

關鍵詞：信息化 中學檔案 數(shù)字化管理

中學檔案數(shù)字化管理與建設指的是以數(shù)字化的信息為基礎，依據(jù)計算機技術和校園網(wǎng)絡系統(tǒng)，通過掃描、存儲、數(shù)據(jù)庫上傳等途徑將各種紙質、聲像等傳統(tǒng)介質的檔案信息轉化為數(shù)字化的檔案信息，最終形成檔案信息數(shù)據(jù)庫。

一、當前中學檔案管理工作的普遍現(xiàn)狀

第一，重視程度不高。在當前的中學檔案管理工作中，沒有對檔案管理形成正確的認識，一般都是將檔案進行整理后就歸檔，然后保存管理就算完成了工作。沒有后續(xù)對檔案信息的有效利用。同時由于對檔案管理的重視程度不高，所以一般的中學檔案室多是處于學校的辦公角落，環(huán)境差，紙質檔案在這種環(huán)境下容易受損，影響了檔案的完整性。

第二，與時代發(fā)展脫節(jié)。中學檔案的管理工作方式仍沿用傳統(tǒng)的方法，當前管理工作與全新教育理念脫節(jié)，從而使中學教育教學與學校發(fā)展步履維艱。同時計算機設備等現(xiàn)代技術設備并不完善，缺乏相應的技術支持。

第三，檔案管理人員素質低。大多數(shù)檔案管理人員并不具備專業(yè)的檔案管理知識和管理技能，職業(yè)素養(yǎng)不能與中學檔案管理工作的需求相適應，使得檔案管理缺乏科學性、有效性。

二、信息化背景下中學檔案數(shù)字化管理的意義

第一，節(jié)約大量資源。傳統(tǒng)的中學檔案管理模式中，需要每次都配備專門的人員、設備和資金用于檔案的整理、存儲和打印中。實現(xiàn)中學檔案的數(shù)字化管理與建設后，檔案管理人員可以直接將檔案信息進行電子資料的上傳、拷貝、存儲，同時也可以不用再重復進行紙質檔案的保存與復印，能夠實現(xiàn)一次投入、重復利用，節(jié)省人力、物力和財力等資源。

第二，便于檔案資料存儲。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案信息資料大多是以紙質檔案等方式進行整理、歸檔和保管存儲，但是紙質檔案極容易丟失和受到外界因素的影響而損壞，給中學檔案資料的存儲保管工作帶來一定的困難。實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理與建設后，能夠直接通過計算機技術、掃描技術等直接將紙質檔案中的信息上傳到電腦或者網(wǎng)絡中，以數(shù)字化的方式進行存儲，既有利于檔案資料的存儲保管，節(jié)約存儲成本，還能夠實現(xiàn)永久保存。

第三，實現(xiàn)檔案數(shù)字資源共享。傳統(tǒng)檔案管理由于檔案存儲方式以及時間、空間的限制，實現(xiàn)學校與學校之間檔案資源的共享有一定的困難，檔案資源得不到有效且充分的利用。而數(shù)字化檔案管理能夠將上傳到計算機和網(wǎng)絡當中的檔案信息資料進行傳輸，實現(xiàn)有計劃、有效率且針對性的檔案數(shù)字資源的共享。其次，數(shù)字化檔案信息也支持計算機的快速檢索與篩選，能夠提高檔案信息的開發(fā)與利用率。

三、中學檔案數(shù)字化管理與建設的有效策略

（一）建立數(shù)字化的檔案工作體系

建立完善的數(shù)字化檔案工作體系是實現(xiàn)中學檔案數(shù)字化管理與建設的基礎。因此中學和檔案管理人員要在檔案工作的各個環(huán)節(jié)建立數(shù)字化的工作流程、制定數(shù)字化工作和管理制度。首先，在數(shù)字化工作流程方面，要確立完整科學的工作流程體系，即要先通過計算機網(wǎng)絡建立數(shù)字化文件和檔案的一體化管理歸檔與收集模式。檔案管理人員要將檔案信息的電子文件及時發(fā)給檔案室，完成檔案信息文件的歸檔。其次，在數(shù)字化工作的管理方面，要保證數(shù)字檔案的設備安全和數(shù)字化檔案信息的安全。要做好對數(shù)字化檔案設備的管理，規(guī)定使用的權限，避免被他人盜用。更要做好對數(shù)字化檔案信息的加密技術，在檔案系統(tǒng)中設立防火墻或者殺毒軟件，避免信息丟失、被非法更改或者盜用。

（二）建立數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)庫

向檔案信息的利用者直接提供其所需要的檔案信息是數(shù)字化檔案管理與建設的最終目的，因此建立數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)庫至關重要。首先，需要確立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的來源，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性。其次，要建立數(shù)字化檔案的基本目錄數(shù)據(jù)庫，根據(jù)中學檔案的分類情況，基于原始檔案建立基本目錄數(shù)據(jù)庫，使數(shù)字化檔案信息一目了然。再次，建立數(shù)字化檔案內容專題數(shù)據(jù)庫。根據(jù)中學檔案的主要內容和應用對象，將檔案信息分為幾個大的專題，包括學生學籍、科研成果、教師教學、學校發(fā)展歷史等，讓利用者可以根據(jù)功能進行快速查閱和篩選，提高利用效率。例如，在學校舉行大型例會時，檔案管理者可以將會議內容以視頻的形式記錄下來，再通過數(shù)字化設備將視頻格式進行輸出，保存至U盤中并做好相關記錄，完成檔案管理的工作內容。檔案管理者可依據(jù)不同的內容將檔案進行分類，方便日后的調查及使用，在學校舉辦大型運動會或是大型晚會時，檔案管理者可將其歸類到活動類，大型例會可歸類到會議類，通過不同分類的檔案，檔案管理者建立相關的檔案數(shù)據(jù)庫，保證檔案的完整性及保密性。

（三）提高檔案管理人員信息技術水平

當前的檔案管理人員受傳統(tǒng)管理理念和傳統(tǒng)檔案管理模式的長期影響，并不具備全面的信息技術知識，所以，面對檔案數(shù)字化的不斷建設和發(fā)展，必須要提高中學檔案管理人員的信息技術水平。一方面，中學要著重引進檔案管理的優(yōu)秀人才，組建一支高素質的檔案管理人才隊伍。并通過聘請專家和計算機技術人員來對檔案管理人員進行專業(yè)知識和技能的培訓，提高檔案管理人員的信息技術水平;另一方面，檔案管理人員應該突破傳統(tǒng)管理觀念的束縛，轉變觀念，充分重視信息技術在檔案管理工作中的重要作用，并通過不斷學習來提升自身的信息技術水平和專業(yè)素養(yǎng)，推動檔案管理工作的數(shù)字化建設。如，定期對檔案管理人員進行培訓，增強檔案管理人員的專業(yè)技能;利用網(wǎng)絡學習平臺豐富檔案管理人員的專業(yè)知識。這樣，在中學檔案數(shù)字化管理中，通過提高檔案管理人員信息技術水平，保障了數(shù)字化信息檔案工作的高效性。

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