摘? 要：高等學(xué)校的檔案是社會(huì)的寶貴資源，如何體現(xiàn)檔案的最大價(jià)值，發(fā)揮出檔案在教育事業(yè)中的重要作用，需要對(duì)檔案進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)與利用，同時(shí)了解用戶的真實(shí)需求，提供準(zhǔn)確的服務(wù)，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案工作跨越式的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案;利用;服務(wù)

高等學(xué)校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的與學(xué)生、教師、學(xué)校和社會(huì)等具有密切關(guān)系的各種文字、圖表、聲像等不同文藝、載體的歷史記錄。高等學(xué)校檔案一經(jīng)形成，它就成為國(guó)家檔案資源的重要組成部分，具有存史、資治、教化等多種功能，不僅是高校自身珍貴的歷史資料，對(duì)國(guó)家和地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步也具有重要作用。由此可見(jiàn)，高等學(xué)校的檔案工作，直接關(guān)系到高校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，對(duì)檔案工作的充分認(rèn)知和高度重視，是做好檔案工作的前提，掌控好檔案事業(yè)發(fā)展方向，不斷的進(jìn)行高質(zhì)量的開(kāi)發(fā)與利用，服務(wù)于高等教育事業(yè)，輔助國(guó)家經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展成為檔案工作發(fā)展的必然。

一、高等學(xué)校檔案的形成與作用

高等學(xué)校是培養(yǎng)社會(huì)和行業(yè)需求的高端專業(yè)人才的載體出口，學(xué)生來(lái)源于社會(huì)并經(jīng)過(guò)篩選，是專業(yè)人才培養(yǎng)的起點(diǎn)，學(xué)生進(jìn)入高校后接受德、智、體、美、勞的基礎(chǔ)教育，再上升到專業(yè)培養(yǎng)，通過(guò)四年的有序教育和系統(tǒng)培養(yǎng)，順利畢業(yè)后才能成為專業(yè)人才，走出學(xué)校并進(jìn)入對(duì)應(yīng)的行業(yè)向社會(huì)輸送專門(mén)的高級(jí)人才，服務(wù)于社會(huì)，貢獻(xiàn)于國(guó)家。在這一過(guò)程中，高校積累了一系列的教育教學(xué)過(guò)程資料，和學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)每一個(gè)環(huán)節(jié)形成的個(gè)人痕跡材料，最終移交檔案部門(mén)形成檔案，應(yīng)用于每一名學(xué)生，成為學(xué)生的人生歷史記錄。

高等學(xué)校是教師科研水平提升和進(jìn)行科學(xué)研究和培養(yǎng)科技高尖端人才的重要場(chǎng)所，對(duì)于學(xué)校的各項(xiàng)科學(xué)研究包括合同的簽訂、項(xiàng)目的管理、各項(xiàng)成果的取得，整個(gè)過(guò)程形成了完整的科研檔案。反過(guò)來(lái)科研檔案的開(kāi)發(fā)利用又直接作用于學(xué)校的科學(xué)研究工作，同時(shí)對(duì)教學(xué)工作也具有輔助作用，并為企業(yè)的發(fā)展和國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供技術(shù)上的有效依據(jù)，科研檔案的價(jià)值也隨之提升。

二、高等學(xué)校檔案的開(kāi)發(fā)與利用

高等學(xué)校檔案擁有廣泛且豐富信息資源，在科學(xué)管理的基礎(chǔ)上，需要及時(shí)更新，不斷的開(kāi)發(fā)與利用，為學(xué)校的整體發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。首先，高等學(xué)校檔案的開(kāi)發(fā)與利用要注重信息資源的基礎(chǔ)建設(shè)。檔案資源是檔案事業(yè)賴以生存的基礎(chǔ)，是各項(xiàng)檔案工作的前提和保證。定期集中組織學(xué)校各部門(mén)布置歸檔范圍，通過(guò)認(rèn)真指導(dǎo)、明確分工、詳細(xì)說(shuō)明，做好全面收集、準(zhǔn)確鑒別、及時(shí)歸檔，以利用為目的科學(xué)合理的對(duì)有價(jià)值的資料進(jìn)行分類(lèi)、立卷，為檔案的開(kāi)發(fā)與利用打下良好的工作基礎(chǔ)。再者，高等學(xué)校檔案的開(kāi)發(fā)與利用要開(kāi)展檔案的編研工作。檔案信息資源中有一定歷史價(jià)值和資治文化功能的資料，通過(guò)編寫(xiě)史料的方式面見(jiàn)利用者，最大限度的避免了檔案原始資料的損失，延長(zhǎng)了檔案資料的保存時(shí)間，為利用者提供編研成果的同時(shí)，體現(xiàn)了檔案應(yīng)有的價(jià)值，提高了學(xué)校檔案工作在社會(huì)上的影響力和知名度，提升檔案的利用效率，可見(jiàn)編研是檔案開(kāi)發(fā)與利用的一項(xiàng)重要工作。此外，高等學(xué)校檔案的開(kāi)發(fā)與利用應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行檔案信息的更新。學(xué)校的教育教學(xué)、科學(xué)研究、行政管理等各項(xiàng)工作的開(kāi)展，會(huì)產(chǎn)生較多有價(jià)值的信息資料，需要檔案部門(mén)積極配合，以最快的速度進(jìn)行新檔入庫(kù)，為利用者提供更多具有參考價(jià)值的信息資料，穩(wěn)步的進(jìn)行下一項(xiàng)工作，顯現(xiàn)檔案開(kāi)發(fā)與利用的效率。

三、高等學(xué)校檔案的需求與服務(wù)

檔案用戶對(duì)獲取檔案信息所滿足程度，以及在日常工作中對(duì)檔案信息所表現(xiàn)出的依賴程度，構(gòu)成其對(duì)檔案信息的必然需求，但是并非所有的檔案利用者對(duì)高校檔案所能反映的全部信息都感興趣，往往由于需求的目的差異，他們滿足于獲得某些層面的檔案信息。因此高校檔案管理者應(yīng)了解各類(lèi)利用者的需求方向，開(kāi)展有針對(duì)性的服務(wù)工作。

高等學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和管理者需要宏觀學(xué)校全局，因此對(duì)檔案的需求和服務(wù)具有綜合性。管理和決策過(guò)程中黨政類(lèi)、教學(xué)類(lèi)、科研類(lèi)、基建類(lèi)等等檔案都要進(jìn)行統(tǒng)一的閱讀和分析，在此基礎(chǔ)上總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)，借鑒成功案例，減少錯(cuò)誤判斷，避免走彎路，做到行事有依據(jù)，決策有指南，把握前進(jìn)方向，提高管理質(zhì)量和執(zhí)行力度。高等學(xué)校的教師是學(xué)校教學(xué)工作的主要負(fù)責(zé)人，對(duì)檔案的需求和服務(wù)具有專業(yè)性。對(duì)其主要傾向于教學(xué)類(lèi)檔案的服務(wù)，借鑒往年教學(xué)成果，再結(jié)合當(dāng)年教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)要求、課程安排來(lái)編寫(xiě)教案、制定計(jì)劃，以完成教學(xué)任務(wù)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)目標(biāo)。高等學(xué)校的科學(xué)研究是強(qiáng)校之本，教師在從事科研工作的過(guò)程中對(duì)檔案的需求和服務(wù)具有真實(shí)性。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度是科學(xué)研究工作的基本原則，科研檔案記錄的立項(xiàng)申請(qǐng)、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果認(rèn)定有助于科研人員選擇方向、理清思路、重點(diǎn)突破，最終才能取得科學(xué)研究的成果。高等學(xué)校的學(xué)生屬于學(xué)校主體，對(duì)檔案的需求和服務(wù)具有實(shí)用性。對(duì)需要提供教學(xué)類(lèi)檔案，學(xué)生在校期間辦理學(xué)費(fèi)貸款、戶口遷移、入伍等事項(xiàng)都需要向社會(huì)有關(guān)部門(mén)提交學(xué)校檔案部門(mén)開(kāi)具的與招生相關(guān)的檔案證明材料。學(xué)生在就業(yè)、考研、讀博等事項(xiàng)中又要開(kāi)具與畢業(yè)相關(guān)的檔案證明材料，因此檔案面向?qū)W生服務(wù)的頻率也非常高。

總之，高校的檔案部門(mén)應(yīng)該定期對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為學(xué)校的發(fā)展和決策提供有價(jià)值的參考信息，輔助學(xué)校做好教育教學(xué)和科學(xué)研究工作，面向社會(huì)做好服務(wù)工作，從而推動(dòng)高校檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：

鄒晏秋（1970-），女，吉林省吉林市人，吉林化工學(xué)院館員，主要從事檔案管理和研究工作。