夏歡

摘要：隨著信息化程度的普及，傳統(tǒng)的檔案管理工作也需要迎接新的挑戰(zhàn)與發(fā)展機(jī)遇。想要實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)，必須要順應(yīng)時(shí)代潮流，迎合當(dāng)前社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，引入信息化管理技術(shù)，在保證檔案管理工作的質(zhì)量與效率的同時(shí)，讓檔案價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮。本文主要從檔案管理工作的重要性出發(fā)，指出當(dāng)前檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題提出可靠的解決方案。

關(guān)鍵詞：檔案;規(guī)范化管理;創(chuàng)新應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ?文章編號(hào)：1003-2177（2019）23-0038-02

檔案工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的一項(xiàng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在保證足夠的硬件條件的同時(shí)，加強(qiáng)文件處理工作是確保檔案規(guī)范化的一個(gè)重要措施。隨著社會(huì)發(fā)展，人們對(duì)于管理工作的關(guān)注日益密切，檔案管理作為各中小企業(yè)管理工作中極其重要的一部分，關(guān)系到整個(gè)企業(yè)的發(fā)展，并且隨著社會(huì)信息化發(fā)展程度的不斷推進(jìn)，檔案管理工作的性質(zhì)以及工作方式都發(fā)生了顯著變化，將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作之中，能夠提升檔案管理水平，提高工作效率，保證工作質(zhì)量，為實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)提供有效保障。

1 檔案管理的重要性

檔案具有極高的收藏保存價(jià)值，而且還能夠?yàn)楦黜?xiàng)數(shù)據(jù)的收集、查閱提供可靠依據(jù)。以文書(shū)檔案為例，文書(shū)檔案是企業(yè)非常重要的一個(gè)文件，它關(guān)系到企業(yè)下一階段的發(fā)展以及日常運(yùn)轉(zhuǎn)，優(yōu)秀的文書(shū)檔案管理工作甚至?xí)?duì)企業(yè)的活動(dòng)具有指導(dǎo)意義，并結(jié)合實(shí)際及時(shí)對(duì)當(dāng)前工作進(jìn)行調(diào)整，從而更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。所以企業(yè)需要加大對(duì)文書(shū)檔案管理工作的管理力度，并且經(jīng)過(guò)不斷的改革創(chuàng)新，使得文書(shū)檔案管理工作更加到位，從而能夠更好地協(xié)助其他部門(mén)的工作。對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化、制度化、規(guī)范化管理，借助軟件及硬件資源，建立一套科學(xué)、系統(tǒng)的企業(yè)管理方案，有效解決傳統(tǒng)檔案管理弊端，不僅能夠提高企業(yè)的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)力，還能夠確保檔案管理的準(zhǔn)確性，并且省略了很多不必要的環(huán)節(jié)，有效提高工作效率。除此之外，傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔不易搜索、保存，當(dāng)需要調(diào)取信息時(shí)，往往需要花費(fèi)大量的時(shí)間、人力搜索，隨著近代無(wú)紙化辦公的流行，借助數(shù)字信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息化處理，不僅能夠節(jié)約時(shí)間，還能夠確保各項(xiàng)數(shù)據(jù)資料的完整，加強(qiáng)數(shù)據(jù)資料的私密性，無(wú)紙化辦公逐漸成為當(dāng)代管理的發(fā)展趨勢(shì)，減少辦公用紙的消耗，顯著降低管理成本。

2 目前檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理工作重視程度不足

隨著社會(huì)的發(fā)展以及信息化水平的提升，以電子信息化技術(shù)為支撐的檔案管理已經(jīng)融入到各個(gè)領(lǐng)域之中，能夠顯著提升檔案管理工作的效率以及工作質(zhì)量。就當(dāng)前檔案管理工作而言，工作內(nèi)容比較繁瑣，并且對(duì)于工作質(zhì)量的要求非常高，所以對(duì)于相關(guān)管理人員的要求也就比較嚴(yán)苛，即使長(zhǎng)時(shí)間重復(fù)同樣的工作，也難以確保工作過(guò)程中不出現(xiàn)任何錯(cuò)誤。除此之外，由于領(lǐng)導(dǎo)缺乏遠(yuǎn)見(jiàn)，長(zhǎng)期沿襲傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行工作，不愿意并且沒(méi)有能力對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新改革，從而導(dǎo)致檔案管理方式出現(xiàn)問(wèn)題。正是由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，導(dǎo)致一些規(guī)范、先進(jìn)的管理模式?jīng)]有被引入，檔案管理工作的效率以及質(zhì)量也就遲遲無(wú)法提升，制約企業(yè)的發(fā)展。

2.2 管理人員素質(zhì)偏低

檔案管理人員直接參與到檔案管理工作之中，這一群體的素質(zhì)將會(huì)直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量以及效率，并且會(huì)對(duì)檔案規(guī)范化改革的程度造成一定的影響。從整體水平來(lái)看，目前我國(guó)從事檔案管理工作的人員素質(zhì)普遍偏低，且這一群體年齡普遍偏大，對(duì)于新事物、新理念的接受程度比較差，工作效率比較低，將會(huì)對(duì)新制度的的推行造成一定的阻礙。除此之外，由于檔案管理的工作節(jié)奏比較慢，長(zhǎng)期以來(lái)大部分管理人員養(yǎng)成不好的工作習(xí)慣，對(duì)于工作懷抱得過(guò)且過(guò)的態(tài)度，不會(huì)主動(dòng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，而是等到問(wèn)題堆積過(guò)多時(shí)才會(huì)選擇解決或是上報(bào)，這種對(duì)待日常工作不主動(dòng)熱情的工作態(tài)度是導(dǎo)致檔案管理工作效率始終無(wú)法得到明顯提升的關(guān)鍵因素。

2.3 檔案處理速度慢，信息化程度低

檔案管理工作量比較大，并且在處理檔案時(shí)需要保持極高的注意力，導(dǎo)致檔案處理速度較慢，除此之外，隨著工作節(jié)奏的加快，檔案的產(chǎn)出速度也在不斷地提升，這也在一定程度上加大了檔案管理工作的難度。傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔不易搜索、保存，當(dāng)需要調(diào)取信息時(shí)，往往需要花費(fèi)大量的時(shí)間、人力搜索，雖然已經(jīng)有的企業(yè)已經(jīng)引入了信息化檔案管理模式，但是檔案的收集、錄入過(guò)程也需要花費(fèi)大量的人力，并且由于目前檔案信息化管理程度還不夠高，大多數(shù)企業(yè)仍舊處于起步階段，部門(mén)之間無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)互通，檔案信息無(wú)法共享，導(dǎo)致檔案的價(jià)值無(wú)法完全發(fā)揮，這也是制約檔案規(guī)范化管理的一個(gè)重要因素。

3 加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范化的具體實(shí)施方法

3.1 健全管理制度建設(shè)

將數(shù)字信息化技術(shù)融入到檔案管理工作之中，加強(qiáng)員工對(duì)于檔案管理工作的重視程度，充分貫徹落實(shí)信息化管理理念。根據(jù)當(dāng)前企業(yè)對(duì)于下一階段的發(fā)展規(guī)劃，制訂一套與企業(yè)當(dāng)前發(fā)展相一致的檔案管理方案，深化企業(yè)改革。就目前檔案管理工作中出現(xiàn)的一系列問(wèn)題，進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)、全面的分析，在人事檔案調(diào)取、查閱的時(shí)候，需要嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行。建立健全檔案管理制度，能夠有效預(yù)防檔案數(shù)據(jù)遺漏、丟失，確保相關(guān)檔案的準(zhǔn)確性，除此之外，還需要對(duì)相關(guān)檔案管理工作流程進(jìn)行完善，建立更加系統(tǒng)性和科學(xué)性的檔案管理工作制度。除此之外，建立相關(guān)制度規(guī)范檔案整理的流程，能夠提高檔案整理歸檔的效率，提升檔案管理現(xiàn)代化水平，尤其注意在對(duì)檔案進(jìn)行整理的過(guò)程中，并不是簡(jiǎn)單的收集分析，需要對(duì)整合的檔案材料有一個(gè)完整的認(rèn)知，更重要的是檔案完整性的保障。

3.2 構(gòu)建數(shù)字化檔案

在建立數(shù)字化檔案前首先需要建立電子版檔案，因此首要任務(wù)就是將有關(guān)信息提前收集并整理到計(jì)算機(jī)之中，并確保錄入的人事信息是正確的，有關(guān)工作人員在需要打印檔案時(shí)，可以通過(guò)在計(jì)算機(jī)上搜索尋找到打印目標(biāo)，找到目標(biāo)檔案信息之后直接進(jìn)行打印，這樣能夠明顯提升工作效率，檔案管理人員不需要再浪費(fèi)大量的時(shí)間尋找檔案。其次，當(dāng)電子檔案完善后，由于檔案資料已經(jīng)全部?jī)?chǔ)存在電腦或是移動(dòng)硬盤(pán)上面，便于攜帶，并且不容易丟失，具有極高的私密性。最后，由于數(shù)字化人事檔案的成功建立，在接下來(lái)的時(shí)間內(nèi)只需要每隔一段時(shí)間對(duì)其中的檔案信息進(jìn)行更新，能夠最大程度地保證檔案信息與實(shí)際變更的一致性。另一方面，為了確保各項(xiàng)資料的私密性以及準(zhǔn)確性，需要對(duì)檔案管理人員隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，提高整個(gè)管理隊(duì)伍的人員素質(zhì)，雖然現(xiàn)在已經(jīng)有大部分企業(yè)都引入了數(shù)字檔案，但由于管理隊(duì)伍的素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致沒(méi)有取得應(yīng)有的效果，所以需要引入計(jì)算機(jī)方面的人才，并且定期組織進(jìn)行培訓(xùn)，提升檔案管理隊(duì)伍的整體計(jì)算機(jī)水平，從而使檔案信息管理的工作效率能夠得到進(jìn)一步提升。

3.3 建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理

在檔案數(shù)字信息化的管理過(guò)程中一定要尤其重要網(wǎng)絡(luò)人格化檔案管理工作的創(chuàng)建，從而能夠借助網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理網(wǎng)絡(luò)的實(shí)施和建立，對(duì)局域網(wǎng)進(jìn)行合理引用，并將各個(gè)部門(mén)作為主要依據(jù)，展開(kāi)相關(guān)的整理工作，從而推動(dòng)企業(yè)整體的發(fā)展?？傊S著社會(huì)科技信息的進(jìn)步，企業(yè)想要得到發(fā)展，不被時(shí)代淘汰，就要緊隨時(shí)代潮流，與時(shí)代接軌，將數(shù)字信息化技術(shù)融入到檔案管理工作之中，對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，最終提升檔案的使用率。網(wǎng)絡(luò)信息檔案管理工作的建立和開(kāi)展，不僅可以更好的促進(jìn)企業(yè)管理工作方面工作效率及工作質(zhì)量的提升，還能夠更好地滿足當(dāng)前時(shí)代對(duì)檔案管理工作的要求。

3.4 加強(qiáng)檔案信息化管理

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理信息化成為檔案管理工作的重心，檔案管理信息化有助于實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，提高檔案管理效率和水平，檔案工作部門(mén)一定要對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展給予一定程度的重視，在此前提下建立健全的管理體制，選拔具備各方面不同知識(shí)層次的人才加入檔案管理隊(duì)伍當(dāng)中，并加大財(cái)力與物力投入力度，使信息資源得到合理充分的運(yùn)用，從整體上對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行優(yōu)化;除選拔人才以外，檔案工作部門(mén)還需重視對(duì)檔案信息化管理人才的培養(yǎng)與強(qiáng)化，制定完善的教育培訓(xùn)方案，優(yōu)化系統(tǒng)的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，同時(shí)在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，部門(mén)還需重視檔案管理人員各方面綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，例如科技檔案管理、信息工程等方面的相關(guān)內(nèi)容，使檔案管理人員更多地去接觸、觀摩學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)技能知識(shí)，打造復(fù)合型人才。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，在檔案管理工作中融入信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的充分利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、制度化，不僅能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理弊端，還能夠確保檔案管理的準(zhǔn)確性，在檔案管理工作中省略了很多不必要的環(huán)節(jié)，顯著節(jié)約資源，降低管理成本，減少不必要的時(shí)間，從而能夠有效提升檔案管理的工作效率以及工作質(zhì)量，并且還能夠借助檔案優(yōu)化企業(yè)人力資源配置，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的充分利用，最終提升企業(yè)的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)力，推動(dòng)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]徐佳欣，李煥梅.檔案工作目標(biāo)管理晉級(jí)后實(shí)踐與思考[J].無(wú)錫教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2013（07）：93-95.

[2]王勇.試論數(shù)字化信息在檔案管理中應(yīng)用的重要性[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2015，12（5）：211.

[3]王丹虹.計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在檔案信息化管理中的應(yīng)用[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2017（4）：44.

[4]王瓊.淺談網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下如何做好人事檔案管理[J].江蘇商論，2012（20）：183-184.

[5]國(guó)家教委辦公廳.高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范[M].北京：科學(xué)技術(shù)出版社，2017.