陳曉芹 姜長(zhǎng)征

隨著檔案信息化的不斷深入，公安機(jī)關(guān)檔案信息建設(shè)中存在各種問(wèn)題和不足，找到了解決問(wèn)題的關(guān)鍵，提出建設(shè)性實(shí)施策略是公安機(jī)關(guān)檔案信息化順利進(jìn)行的必經(jīng)之路。

公安局機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)

公安局檔案是國(guó)家重要的專(zhuān)業(yè)檔案，是國(guó)家檔案的重要組成部分。它是公安工作和其他工作的真實(shí)記錄，是公安工作和其他工作的重要依據(jù)和必要條件。公安局的檔案信息化工作，不僅關(guān)系到公安工作的順利開(kāi)展，而且關(guān)系到整個(gè)公安機(jī)關(guān)基礎(chǔ)信息管理水平和檔案信息化工作的發(fā)展。

一、目前公安局檔案信息化建設(shè)存在的主要問(wèn)題

1、檔案信息資源相對(duì)分散。隨著公安局信息化的不斷發(fā)展，公安局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展產(chǎn)生了大量的電子公文，需要新的檔案管理系統(tǒng)及時(shí)，準(zhǔn)確，有效地接收。部門(mén)的辦公軟件系統(tǒng)無(wú)法集成到文件管理系統(tǒng)軟件中，導(dǎo)致部門(mén)生成的電子文件資源越來(lái)越多且相對(duì)分散，使得接收信息化檔案的任務(wù)變得相對(duì)繁重。

2、電子文件的真實(shí)性和長(zhǎng)期保管問(wèn)題。由于電子文件具有易復(fù)制、易篡改的特點(diǎn)，在實(shí)際工作中仍需依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件作為憑證。雖然國(guó)家頒布了《電子文件簽名法》，但在實(shí)際應(yīng)用中仍存在許多問(wèn)題需要解決。此外，由于電子文件的非直接讀取、信息與載體分離等特性，存儲(chǔ)系統(tǒng)的更新?lián)Q代所造成的數(shù)據(jù)丟失也越來(lái)越嚴(yán)重。

3、檔案管理工作的基礎(chǔ)不牢。在軟件環(huán)境中，檔案信息管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都缺乏標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。例如，在將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文檔的階段，缺乏詳細(xì)和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)確定應(yīng)該將哪種轉(zhuǎn)換格式用于紙質(zhì)文件。導(dǎo)致由不同部門(mén)和人員處理的相同類(lèi)型的紙質(zhì)文件，存在不同的電子格式，增加了信息管理的工作量和難度。

4、可用的檔案信息資源并不多。很長(zhǎng)一段時(shí)間，檔案部門(mén)主要依賴(lài)于歸檔系統(tǒng)來(lái)確保檔案實(shí)體的采集，從來(lái)沒(méi)有能夠擺脫重藏輕用的情況：也就是說(shuō)，注重檔案部門(mén)的內(nèi)部組織和管理，輕視研究和預(yù)測(cè)公安機(jī)構(gòu)對(duì)室藏信息的需要;重視室藏服務(wù)方式，輕視深度的信息服務(wù)。

5、檔案管理人員素質(zhì)較弱。檔案部門(mén)人員不足，一些兼職檔案員同時(shí)是檔案管理人員，本職業(yè)務(wù)工作較繁忙，沒(méi)有時(shí)間兼顧檔案工作，而且檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)相對(duì)缺乏，只能做到一邊學(xué)習(xí)一邊工作;受思想認(rèn)識(shí)水平的限制，檔案人員認(rèn)為檔案管理工作是服務(wù)工作，難以建立績(jī)效，許多檔案工作者工作一兩年就會(huì)換工作，很難保持管理工作的有序交接，難以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的進(jìn)步發(fā)展。

二、公安局檔案信息化實(shí)施策略的步驟

1、需求分析。對(duì)現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行調(diào)查，了解業(yè)務(wù)部門(mén)的實(shí)際需要，尋求公安局主管部門(mén)的支持，這一系列問(wèn)題要給出明確的答案，檔案信息化才可能實(shí)現(xiàn) 。要解決檔案信息化面臨的問(wèn)題，然后制定信息化方案。這需要檔案歸檔部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、開(kāi)發(fā)人員共同努力。

2、確定信息化目標(biāo)。確定信息化項(xiàng)目后，要根據(jù)現(xiàn)有條件，結(jié)合實(shí)際制定信息化目標(biāo)，這個(gè)工作不能只看當(dāng)前，更應(yīng)著眼于今后檔案部門(mén)的發(fā)展和公安局信息化的進(jìn)行，制定短期和中長(zhǎng)期的規(guī)劃。

3、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，尤其是在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，它是必要的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如果沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，那么對(duì)數(shù)據(jù)的采集、加工、保存以及以后的信息共享將會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。

4、檔案信息化基礎(chǔ)構(gòu)架的實(shí)施。信息化建設(shè)，少不了信息化設(shè)施，如網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)、設(shè)備采購(gòu)等，這部分工作得費(fèi)用在信息化過(guò)程中是非常昂貴的。對(duì)于這部分不同的單位由于基礎(chǔ)不同、預(yù)算和工作模式的不同，沒(méi)有規(guī)律可循。因此，檔案信息化基礎(chǔ)構(gòu)架應(yīng)該從實(shí)際需要出發(fā)，并根據(jù)需要進(jìn)行更改。在這里，我們提出了一個(gè)檔案信息化的基本觀點(diǎn)供您參考。

許多單位在設(shè)備購(gòu)置中往往注重一次性投資，實(shí)際上，一套設(shè)備在使用過(guò)程中所產(chǎn)生的費(fèi)用不僅是這些，使用的損耗、升級(jí)、維修費(fèi)用以及因停工造成的設(shè)備停機(jī)也是一種無(wú)形成本，所以我們應(yīng)該把重點(diǎn)放在一段時(shí)間內(nèi)關(guān)于這套設(shè)備的直接費(fèi)用上。這個(gè)費(fèi)用包括軟件和相關(guān)硬件的投入、采購(gòu)服務(wù)的費(fèi)用、與此相關(guān)的直接人力資源成本。

建設(shè)低成本、高可用性的檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施，是未來(lái)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的主要趨勢(shì)，隨著信息化建設(shè)的加速發(fā)展，成本效益對(duì)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的影響越來(lái)越受到重視。在實(shí)施和建設(shè)過(guò)程中，選擇合適的解決方案，有效降低總成本。

5、信息安全策略。

（1）信息安全的現(xiàn)狀

缺乏必要的投資，防止病毒的攻擊。公安局檔案部門(mén)資金不足，很難獲得必要的安全投資。甚至使用單機(jī)殺毒軟件來(lái)應(yīng)對(duì)，而這樣的軟件完全無(wú)法解決“沖擊波”等利用網(wǎng)絡(luò)漏洞傳播的惡性蠕蟲(chóng)病毒。一旦中毒只能所有短網(wǎng)一一查殺，它會(huì)嚴(yán)重影響正常的業(yè)務(wù)的運(yùn)行。

安全設(shè)備維護(hù)不當(dāng)。對(duì)于反病毒軟件和防火墻，日常更新維護(hù)是非常重要的。由于缺乏經(jīng)驗(yàn)豐富的網(wǎng)絡(luò)管理員，很容易放松設(shè)備的日常維護(hù)。如果反病毒軟件的病毒數(shù)據(jù)庫(kù)沒(méi)有及時(shí)更新或網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備本身存在漏洞，將給整體安全帶來(lái)隱患。

員工的不規(guī)范行為會(huì)導(dǎo)致病毒感染。沒(méi)有建立相應(yīng)的安全制度，員工缺乏專(zhuān)業(yè)性，網(wǎng)上下載軟件，電影，音樂(lè)，使用聊天軟件，訪問(wèn)不良網(wǎng)站，所有這些都給網(wǎng)絡(luò)的總體安全帶來(lái)隱患。

（2）應(yīng)對(duì)策略

技術(shù)層面：部署網(wǎng)絡(luò)殺毒軟件，硬件防火墻，配備和訓(xùn)練合格的網(wǎng)絡(luò)管理員。

制度層面：建立嚴(yán)格的安全制度，杜絕非法操作。

管理層面：經(jīng)常維護(hù)、定期升級(jí)、及時(shí)發(fā)現(xiàn)影藏問(wèn)題。

三、結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)今時(shí)代，訴訟檔案的信息化建設(shè)是一種新的發(fā)展趨勢(shì)和選擇。公安局檔案信息的建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)。它具有廣泛的內(nèi)容，它包括檔案信息資源的有序組織，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，以及檔案信息。建立一支優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)，制定政策，法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用等，是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，其實(shí)施是檔案工作理念和傳統(tǒng)工作模式的一次革命。

因此，公安局檔案應(yīng)從推進(jìn)信息化建設(shè)的方面入手，針對(duì)信息化過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略，有效保證檔案信息化順利進(jìn)行。