姜長(zhǎng)征 陳曉芹

如今，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的快節(jié)奏，高效率的檔案管理要求應(yīng)運(yùn)而生。新形勢(shì)下，加強(qiáng)檔案管理的識(shí)別和定義是非常必要的。建立新的檔案管理原則和概念，最重要的是改變文件管理，與新形勢(shì)下的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的結(jié)合，通過信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)。

檔案信息化建設(shè)是依靠科學(xué)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)為信息處理和保存相關(guān)文件，從而有效地提高單位檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理流程的自動(dòng)化管理。檔案信息管理的主要內(nèi)容主要包括兩個(gè)方面，一個(gè)是信息分類，使用文件管理、檢索、提取和管理;二是檔案管理的數(shù)字化管理，通過數(shù)字信息來實(shí)現(xiàn)檔案信息的部署和管理。

一、新形勢(shì)下檔案信息化管理的重要性

檔案信息化建設(shè)可以利用檔案信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)，可以減少存儲(chǔ)空間，提高檔案信息的存儲(chǔ)效率，同時(shí)可以大大提高檔案信息檢索的效率，信息檢索可以突破時(shí)間限制，通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)虛擬數(shù)字操作。此外，通過系統(tǒng)軟件可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)匹配檢索功能，還可以讓用戶快速獲取文件信息內(nèi)容。在現(xiàn)代通信技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)作為現(xiàn)代社會(huì)后盾的大形勢(shì)下，檔案信息化的發(fā)展在管理工作中是不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。

二、新形勢(shì)下檔案信息化管理存在問題

1.缺乏完善的檔案信息化管理的制度建設(shè)

目前，檔案信息化建設(shè)仍處于開始發(fā)展階段，相關(guān)制度建設(shè)相對(duì)缺乏，尤其是缺乏更加科學(xué)和完善的組織規(guī)劃，大多數(shù)單位檔案信息化建設(shè)是支離破碎的，檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)參差不齊，缺乏統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。由于系統(tǒng)問題，低水平的檔案信息化建設(shè)對(duì)許多單位和部門有效地完善檔案信息管理活動(dòng)和實(shí)現(xiàn)造成了極其嚴(yán)重的阻礙。

2. 檔案信息化管理的安全存在漏統(tǒng)

網(wǎng)絡(luò)安全問題的突出表現(xiàn)已成為影響檔案信息管理可持續(xù)發(fā)展的重要問題。文件信息管理的安全問題主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是計(jì)算機(jī)文件管理系統(tǒng)存在安全漏洞;其次，使用互聯(lián)網(wǎng)傳輸信息存在安全隱患。此外，網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可能受到攻擊，這也加劇了文件信息管理的安全風(fēng)險(xiǎn)。

3.檔案信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)不完善

據(jù)有關(guān)調(diào)查資料顯示，目前約有90%以上的檔案管理人員沒有得到較為正規(guī)的檔案信息管理知識(shí)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，仍大部分檔案管理人員按照傳統(tǒng)檔案管理的思維模式來實(shí)施檔案信息管理。信息化管理活動(dòng)普遍缺乏網(wǎng)絡(luò)意識(shí)和信息安全意識(shí)。專業(yè)檔案信息管理人才十分稀少，部分單位檔案管理由后勤人員兼代，信息管理專業(yè)水平較低，也影響了檔案信息管理的發(fā)展。

三、如何完善新形勢(shì)下檔案信息化管理的對(duì)策分析

1.加強(qiáng)檔案信息化管理的制度建設(shè)

檔案信息管理是一個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行項(xiàng)目，需要系統(tǒng)內(nèi)各部門之間的有效連接和協(xié)調(diào)。因此，加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)是非常重要和迫切的。通過系統(tǒng)構(gòu)建，可以進(jìn)一步闡明文件信息管理的思想，要求和工作內(nèi)容。加強(qiáng)系統(tǒng)構(gòu)建還可以有效提高文件處理，存儲(chǔ)，檢索等各個(gè)步驟的效率，從而提高文件信息管理的整體效率。另外，要加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)，還要明確檔案信息化建設(shè)的目的和內(nèi)容的可行性。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)行科學(xué)、詳細(xì)的論證和規(guī)劃，確定完善的檔案信息管理系統(tǒng)內(nèi)容，力求提高檔案信息管理的效率。

2.完善檔案信息化管理的安全系統(tǒng)

加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)安全性是其能否有效運(yùn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。首先，加強(qiáng)維護(hù)檔案系統(tǒng)，隨時(shí)檢查系統(tǒng)安全性能，避免系統(tǒng)安全漏洞和信息泄露等安全問題。其次，必須加強(qiáng)安全技術(shù)的更新和開發(fā)，構(gòu)建數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)和反病毒系統(tǒng)，通過有效的防病毒技術(shù)措施加強(qiáng)外部網(wǎng)絡(luò)病毒及黑客攻擊的防護(hù)，如隔離和安全檢查，要做好檔案信息系統(tǒng)的實(shí)時(shí)檢測(cè)和保護(hù)。

3. 加強(qiáng)檔案信息化管理的人才隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)檔案信息管理人才的建設(shè)也是非常重要的。通過必要的人才儲(chǔ)備和培訓(xùn)計(jì)劃，加強(qiáng)專業(yè)建設(shè)的檔案信息管理人員。首先，通過獨(dú)立的文化和外國(guó)專業(yè)招聘活動(dòng)，培養(yǎng)和引進(jìn)專業(yè)檔案信息技術(shù)和管理人才。第二，有效的企業(yè)管理人員培訓(xùn) ，加強(qiáng)檔案管理檔案信息管理技術(shù)的更新和完善，這樣他們就可以有效地掌握專業(yè)檔案信息管理的相關(guān)內(nèi)容。第三，檔案信息管理應(yīng)深入到每個(gè)部門，了解各部門工作單元的內(nèi)容，掌握相關(guān)的檔案信息，這有利于檔案信息管理的工作。最后，檔案信息化管理者也必須加強(qiáng)自己的職業(yè)道德和社會(huì)責(zé)任意識(shí)的培養(yǎng)和完善?；谝欢〞r(shí)間構(gòu)建一個(gè)杰出的檔案信息化管理系統(tǒng)的專業(yè)人才隊(duì)伍。

新形勢(shì)下，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新和發(fā)展， 過去傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的快節(jié)奏和高效的檔案管理要求。在新形勢(shì)下，有必要加強(qiáng)檔案管理和定義。建立新的檔案管理原則和概念，最重要的是將檔案管理與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)相結(jié)合， 通過信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)建立檔案信息化管理系統(tǒng)。

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