王春慧

摘要：企業(yè)檔案是供電企業(yè)經(jīng)營過程中的重要信息資源，隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，對企業(yè)的檔案管理工作提出了更高的要求，尤其是檔案信息化管理水平的提高，為企業(yè)檔案管理水平的提高帶來了前所未有的機遇。因此，在企業(yè)的經(jīng)營過程中，必須認識到檔案管理工作的重要性，根據(jù)檔案管理的實際情況采取針對性的措施，解決工作中出現(xiàn)的問題，有效的提高企業(yè)檔案管理工作效率，促進企業(yè)的健康發(fā)展，實現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略目標。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè);檔案;現(xiàn)狀;措施

檔案管理是一項具有極強政策性、專業(yè)要求高且具有保密規(guī)定的工作，供電企業(yè)檔案管理工作尤為重要。當(dāng)前部分供電企業(yè)對檔案管理的認識還不到位，未有效利用檔案對企業(yè)發(fā)展提供必要的支撐，也是供電企業(yè)轉(zhuǎn)型升級、提質(zhì)增效過程中的弊病。本文重點對供電企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀進行分析，指出存在的問題，并結(jié)合筆者個人工作實際，圍繞供電企業(yè)檔案管理談一些對策和看法。

1供電企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案是企業(yè)在日常管理中取得必要信息的重要載體，是企業(yè)重要的信息來源。檔案管理工作的好壞會直接影響企業(yè)管理層的決策。檔案管理無疑是企業(yè)和諧、有條不紊、高效運轉(zhuǎn)的有效保障。由此可見，社會的不斷進步，檔案管理對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營決策的重要性日益明顯和突出，作用越來越強。因此做好檔案管理工作十分必要，對企業(yè)能在綜合競爭中獲得額外優(yōu)勢至關(guān)重要。

2供電企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1對檔案管理工作重視不夠

一直以來，很多供電企業(yè)檔案管理員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部都簡單的認為檔案管理工作就是整理歸集資料，然后裝盒放柜。檔案管理好壞對企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益意義不大，保證資料完整、不遺失、不泄露、能對付抽查就好。忽視檔案管理的思想在各層級供電企業(yè)管理中普遍存在，從一定程度上反映出一些人員缺乏對檔案管理工作的最基本了解。

2.2檔案管理人員素質(zhì)不高，管理質(zhì)量較差

絕大多數(shù)供電企業(yè)檔案管理專員沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)，檔案管理缺少專業(yè)科班出身的人員，現(xiàn)有人員對檔案管理流程、分類，尤其是檔案材料的采集、整理、存檔、入庫、查閱等業(yè)務(wù)并不熟悉。很多企業(yè)采用兼職人員負責(zé)檔案管理，管理人員精力和能力不夠，對檔案管理重要性的認識不夠，很多企業(yè)只是簡單將檔案放入檔案盒，沒有及時整理、分類、歸檔，甚至無法有效查閱，個別資料準確性和真實性不高。

2.3檔案管理環(huán)境條件達不到規(guī)范要求

按檔案室建設(shè)規(guī)范要求，檔案室至少應(yīng)包含檔案用房、檔案用柜、溫濕度控制器、計算機、儲存介質(zhì)等設(shè)備，同時符合防止受潮、著火、霉變或者污染等要求。建設(shè)應(yīng)達到相應(yīng)技術(shù)規(guī)范和建設(shè)標準。但有的企業(yè)往往從降低成本的角度考慮，而未設(shè)置專門的檔案管理用房。大部分企業(yè)更未按照科學(xué)布局、保密謹慎、規(guī)范實用的標準來建設(shè)，檔案室一般面積小，未能充分考慮到長遠發(fā)展的需求。檔案架多為自制鋼筋架或木架，既不規(guī)范也不美觀。檔案袋、檔案盒等達不到規(guī)范質(zhì)量或標準。檔案用房達不到國家規(guī)定的基本要求，嚴重影響檔案管理質(zhì)量，乃至檔案管理安全。

2.4現(xiàn)代化、信息化手段融入滯后

絕大多數(shù)供電企業(yè)檔案管理依然依靠傳統(tǒng)的管理手段，尤其是基層單位，大多停留在紙質(zhì)檔案的機械化管理層面，檔案管理水平低、方式方法落后。很多企業(yè)對檔案管理的要求不高，重視不夠，缺乏主動探索運用現(xiàn)代化、信息化管理手段的嘗試，企業(yè)檔案管理的信息化水平發(fā)展緩慢。

3供電企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀對策

3.1給予企業(yè)檔案管理工作足夠的重視

在企業(yè)的經(jīng)營過程中，企業(yè)管理者必須對企業(yè)檔案管理產(chǎn)生正確的認識，并對其引起足夠的關(guān)注。作為企業(yè)管理者，需要以長遠的眼光看待企業(yè)檔案管理工作，不能只顧眼前利益，忽略了檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的作用，而是需要制定長遠的規(guī)劃方案，建立與檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，改善企業(yè)檔案管理條件，保證企業(yè)檔案管理工作的正常進行，促進企業(yè)的健康發(fā)展。此外，還要對企業(yè)中各級檔案管理人員的知識體系進行分析，重點提升檔案管理的工作效率，提高檔案管理水平。

3.2建立健全的檔案管理制度

為了保證企業(yè)檔案管理工作的有序進行，需要為檔案管理建立完善的制度，并在實際工作中嚴格執(zhí)行這些制度，只有這樣，才能有效的提升檔案管理工作水平。在新形勢下，企業(yè)進行檔案管理的過程中，首先要明確檔案管理制度，為所有工作提供相應(yīng)的依據(jù)。與此同時，企業(yè)管理者以及檔案管理人員必須提升自己的責(zé)任意識，提高檔案管理工作的規(guī)范化程度。

3.3提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在企業(yè)檔案管理工作中，管理人員的素質(zhì)是影響工作質(zhì)量的關(guān)鍵因素，為了促進檔案管理工作水平的提高，必須培養(yǎng)更多高素質(zhì)的檔案管理人員。想要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，必須采取科學(xué)的選拔與培訓(xùn)機制，根據(jù)人員目前的綜合素質(zhì)情況制定針對性的培訓(xùn)計劃，組織他們參加相應(yīng)的培訓(xùn)，并對培訓(xùn)內(nèi)容進行考核，確保培訓(xùn)能夠獲得應(yīng)有的效果，切實提高檔案管理人員的專業(yè)能力與職業(yè)道德。與此同時，企業(yè)還可以直接從外界招聘具有豐富工作經(jīng)驗的檔案管理人才，有效的提高檔案管理團隊的整體水平，做好檔案管理工作。

3.4保證檔案管理環(huán)境設(shè)施規(guī)范和達標

要嚴格按照標準檔案室建設(shè)指標建設(shè)檔案管理環(huán)境，配置檔案管理設(shè)施。檔案室的建設(shè)工作要提前制定科學(xué)的檔案用房計劃，科學(xué)研究檔案室的建筑結(jié)構(gòu)和布局要求，要因地制宜實行功能分區(qū)，特別是要考慮受潮、著火、盜竊以及浸泡等問題，力求便捷、安全、實用。企業(yè)必須進一步健全完善檔案管理規(guī)章制度，對檔案的借閱、使用進行嚴格審批，通過管理制度做好日常安全管理、安全檢查、保潔衛(wèi)生、保密規(guī)定等量化管理，確保檔案室、庫房等安全、整潔和舒適。檔案管理必須符合行業(yè)和國家的規(guī)范與標準，特別是對較大的檔案室還應(yīng)配備符合相應(yīng)要求的電腦、掃描設(shè)備、刻錄光盤、網(wǎng)絡(luò)和存儲媒介。檔案盒尺寸要滿足各類檔案的存放需要，質(zhì)量要符合國家檔案局頒布的行業(yè)標準。還要結(jié)合檔案管理經(jīng)驗，做好應(yīng)有的經(jīng)驗防范和管理工作，結(jié)合單位實際，最大限度地保證檔案的完備與安全，確保檔案盡可能發(fā)揮價值。

3.5加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，更多信息化技術(shù)被應(yīng)用到企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展過程中，實現(xiàn)了大部分工作的信息化建設(shè)。而在企業(yè)檔案管理工作中，同樣可以通過信息化技術(shù)的應(yīng)用提高檔案管理水平，實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，企業(yè)必須制定可行性較高的計劃，并嚴格按照計劃逐步進行企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，大幅度提升檔案管理工作效率。在檔案管理信息化過程匯總，對于信息化檔案的歸檔，通常需要對檔案文件進行備份，避免出現(xiàn)丟失或損壞的現(xiàn)象。因此，加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)前的首要任務(wù)。與此同時，檔案管理人員也需要適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)帶來的變化，能夠科學(xué)的應(yīng)用信息化技術(shù)進行檔案管理。

4結(jié)語

在新形勢下，供電企業(yè)檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)，檔案管理是影響企業(yè)發(fā)展的重要因素之一，因此企業(yè)必須重視檔案管理工作。為了做好檔案管理工作，必須明確檔案管理工作的重要性，分析目前工作中存在的問題，采取針對性的措施解決這些問題，建立完善的制度、提高工作人員的綜合素質(zhì)、加快檔案管理信息化建設(shè)，有效的提高企業(yè)檔案管理水平，促進供電企業(yè)的健康發(fā)展。

參考文獻

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