郝曉妮

【摘 ?要】隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，其不僅改變了人們的日常生活和管理，還讓很多的企業(yè)開始利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案的管理，然而傳統(tǒng)的檔案管理方式給企業(yè)帶來了不少的資源浪費(fèi)。所以，信息技術(shù)讓電力企業(yè)的檔案管理工作變得更加高效而準(zhǔn)確。本文就對(duì)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化措施進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】電網(wǎng)建設(shè);檔案;管理;信息化

隨著電網(wǎng)建設(shè)的飛速發(fā)展，電網(wǎng)規(guī)模日益擴(kuò)大，結(jié)構(gòu)愈趨復(fù)雜，建設(shè)和駕馭大電網(wǎng)對(duì)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作提出了更高的要求。傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)快速發(fā)展的電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理要求，檔案人員面對(duì)海量增長(zhǎng)的電網(wǎng)項(xiàng)目檔案已力不從心。推進(jìn)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理成為解決這一問題的必由之路。電子技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的迅速發(fā)展給檔案信息化管理帶來了曙光。檔案信息化管理是時(shí)代的要求，相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式來說有著不可比擬的優(yōu)勢(shì)，充分利用這些優(yōu)勢(shì)解決電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案量大、類目繁雜、查詢頻繁的難題具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1、檔案管理信息化建設(shè)

1.1檔案管理的含義

檔案管理又稱作檔案工作，是指檔案室直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，是檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)等的一種活動(dòng)檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。

1.2信息化建設(shè)概述

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，企業(yè)信息化已成為能夠?qū)崿F(xiàn)可持續(xù)化發(fā)展和提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的重要保障信息化建設(shè)包括了企業(yè)規(guī)模，電話通訊、網(wǎng)站和電子商務(wù)方面，在客戶資源管理、質(zhì)量管理體系方面的建設(shè)成就等隨著信息技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用的不斷深入顯得越來越重要，未來甚至許多企業(yè)就是只依靠信息化建設(shè)而生存。

1.3檔案管理信息化的作用

1.3.1檔案信息化作用

（1）資源共享不管是電網(wǎng)企業(yè)還是其他行業(yè)，有時(shí)候?qū)τ谙嚓P(guān)的檔案可能會(huì)被不同部門隨時(shí)查閱，甚至是同時(shí)查閱將檔案同時(shí)共享給所需的不同部門，不但提高了工作效率，而日節(jié)省了人力和時(shí)間。（2）提高效率在項(xiàng)目檔案管理的工作中，常常會(huì)需要對(duì)相關(guān)的文件進(jìn)行及時(shí)的記錄只需要在計(jì)算機(jī)內(nèi)錄入指令便可快速完成，大大地減少了工作量和工作時(shí)間，提高了工作效率。

1.3.2檔案信息化的實(shí)際應(yīng)用

省公司在2002年創(chuàng)立OA系統(tǒng)，實(shí)施信息化技術(shù)的管理方式對(duì)于電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理的收集、移交、歸檔等操作都可以進(jìn)行全過程管理，具有巨大的靈活性實(shí)施后，減少了管理人員的重復(fù)工作，且大大地提高了企業(yè)的信息管理水平同時(shí)，也方便不同部門在網(wǎng)上查找檔案資料，極大地節(jié)約了時(shí)間和費(fèi)用。

2、電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中的管理問題分析

（1）檔案工作管理體系不完善，檔案工作管理體系是檔案管理工作有效開展的基礎(chǔ)。檔案管理體系不完善具體表現(xiàn)在管理標(biāo)準(zhǔn)不一致、管理工作效率低下和管理較為混亂等方面。為保障電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)性和系統(tǒng)性，我國(guó)相關(guān)部門頒布了《中華人民共和國(guó)檔案法》，明確了電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和基本準(zhǔn)則，但在實(shí)際的檔案管理活動(dòng)中往往不能嚴(yán)格依據(jù)規(guī)定執(zhí)行。例如，設(shè)計(jì)單位沒有將歷次的設(shè)計(jì)變更、施工變更內(nèi)容在竣工圖中體現(xiàn)，使竣工圖內(nèi)容不能真實(shí)反映項(xiàng)目竣工實(shí)際情況。監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生的文件材料注重技術(shù)層面的審核，忽略對(duì)歸檔文件材料的質(zhì)量監(jiān)督審核。施工單位現(xiàn)場(chǎng)文件管理凌亂，施工記錄不完整，后補(bǔ)材料的現(xiàn)象嚴(yán)重，以上這些不按專業(yè)要求管理檔案的行為，直接影響了檔案管理工作的成效。

（2）檔案管理人員配備不足，檔案管理網(wǎng)絡(luò)不健全。在電網(wǎng)企業(yè)中，檔案管理不是主營(yíng)業(yè)務(wù)，檔案管理人員多由非本專業(yè)人員轉(zhuǎn)崗而來，并且身兼數(shù)職。綜合素質(zhì)參差不齊，工作變動(dòng)頻繁，難以全身心投入到檔案管理工作中，檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定性受到影響。電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作具有工程規(guī)模大、參建單位多、形成檔案數(shù)量龐大、協(xié)調(diào)工作量大等特點(diǎn)，只有檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員通力協(xié)同配合才能有效開展。目前很多企業(yè)已按要求建立了檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)，但大都難以按照檔案管理要求開展工作，以兼職的形式配置檔案工作人員，顯然已不能適應(yīng)檔案管理的新要求。

（3）檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)不能同步進(jìn)行。其中體現(xiàn)在項(xiàng)目經(jīng)理不按要求及時(shí)組織檔案部門開展項(xiàng)目檔案中間檢查，使檔案人員無法隨工程進(jìn)度對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行過程管控，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目文件在整理過程中存在記錄不規(guī)范、字跡不清晰、結(jié)論不準(zhǔn)確、記錄時(shí)間與項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間邏輯不相符等通病問題，導(dǎo)致后補(bǔ)材料較多，延誤整改時(shí)間。另外就是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收與項(xiàng)目文件歸檔審查在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收過程中沒有得到同步實(shí)施，建設(shè)單位簡(jiǎn)化項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的步驟流程，使項(xiàng)目竣工文件在移交歸檔前沒有切實(shí)得到各歸口管理部門的嚴(yán)謹(jǐn)審核，尤其是一些重要數(shù)據(jù)的缺失，會(huì)為今后的生產(chǎn)運(yùn)行、經(jīng)營(yíng)、管理、維護(hù)、事故、法律糾紛、責(zé)任認(rèn)定留下隱患，造成不可估量的損失。

3、對(duì)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)的探討

3.1注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作

在實(shí)現(xiàn)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化的過程當(dāng)中，必須要先對(duì)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)作出科學(xué)的規(guī)劃，具體的規(guī)劃內(nèi)容包括有：數(shù)據(jù)流量以及約束條件評(píng)析、網(wǎng)絡(luò)類型選擇、拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)構(gòu)建、安全方案與建設(shè)方案確定等，同時(shí)還要對(duì)軟硬件設(shè)備配置等做出規(guī)劃，比如服務(wù)器、路由器、臺(tái)式機(jī)、操作系統(tǒng)以及手持設(shè)備等。在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中，要實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門的全方位覆蓋，充分利用高容量的存儲(chǔ)載體來為檔案管理提供便捷服務(wù)，尤其是在光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)上，更是能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理信息存儲(chǔ)難的問題，大幅提升電網(wǎng)建設(shè)檔案管理工作效率，節(jié)約人力與財(cái)力。

3.2實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案信息的數(shù)字化

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，就是工程項(xiàng)目檔案與資料的數(shù)字化工程。當(dāng)前階段，比較常用的數(shù)字化工程手段就是通過先進(jìn)的多媒體手段，使用數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)以及掃描成像技術(shù)等，把紙質(zhì)或者是圖片的檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案，再存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。在實(shí)際操作當(dāng)中，可以根據(jù)各個(gè)項(xiàng)目建設(shè)單位檔案管理的特征，建設(shè)結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫，從而實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的歸檔。鑒于工程檔案在分類上有著明顯的復(fù)雜性，所以應(yīng)該確保已經(jīng)建設(shè)完的檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)具備一定的靈活性，從而能夠適應(yīng)工程施工以及檔案信息管理技術(shù)的發(fā)展變化。

3.3加大檔案管理信息化的人才隊(duì)伍建設(shè)力度

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)需要有具備較高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍支持。尤其是在數(shù)字化技術(shù)發(fā)展日新月異的今天，開展電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)需要有復(fù)合型人才隊(duì)伍提供人力支持，具備包括有檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)人才、數(shù)據(jù)庫分析人才、操作軟件開發(fā)人才、網(wǎng)頁制作人才以及業(yè)務(wù)管理人才等。所以，目前必須加大檔案管理信息化的人才隊(duì)伍建設(shè)力度，一方面要積極引進(jìn)復(fù)合型的高素質(zhì)人才，另一方面要通過崗位培訓(xùn)學(xué)習(xí)等大力提高檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，各個(gè)施工建設(shè)單位還要將培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理信息人才納入到單位發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，為檔案管理信息化的人才隊(duì)伍建設(shè)提供各項(xiàng)基礎(chǔ)保障。

4、結(jié)束語

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理的實(shí)踐和探索，有力地推進(jìn)了電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，為檔案工作服務(wù)電網(wǎng)跨越式發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持和保障。

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（作者單位：國(guó)網(wǎng)晉中供電公司）