李燕

摘 要：當(dāng)前我國(guó)檔案管理雖然已經(jīng)逐漸向電子方面轉(zhuǎn)變，但是受到網(wǎng)絡(luò)自身安全弊端的影響，依舊存在較多管理問(wèn)題，因而各個(gè)領(lǐng)域及單位部門要重視檔案管理工作?；诖?，本文對(duì)檔案管理的作用、發(fā)展趨勢(shì)以及發(fā)展策略做出了詳細(xì)的闡述，以此為有關(guān)部門的檔案管理提供參考性的意見(jiàn)或建議，提升其檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)據(jù)庫(kù);二維碼

前言

檔案是各個(gè)企業(yè)及事業(yè)單位發(fā)展的核心要求，做好檔案管理工作，有助于促進(jìn)企業(yè)及事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。時(shí)代的改變，科技的進(jìn)步，使得各個(gè)領(lǐng)域都需要利用現(xiàn)有高新技術(shù)對(duì)自身檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，以此適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展需要。因此對(duì)檔案管理進(jìn)行探討十分必要，可提升我國(guó)企業(yè)及事業(yè)單位發(fā)展水平。

一、檔案管理工作的重要作用

現(xiàn)階段，人們已經(jīng)步入了信息化時(shí)代，檔案管理工作已經(jīng)成為了我國(guó)社會(huì)信息所不可缺少的構(gòu)成部分，通過(guò)規(guī)范檔案管理工作，制定科學(xué)合理的管理計(jì)劃，有利于促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)步，適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展需要。具體來(lái)說(shuō)，檔案管理工作具有以下重要作用。

第一，檔案屬于極為重要的信息憑證，能夠作為工作及其他方面的參考資料，具有直接性。并且在實(shí)際生活中，人們的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、社會(huì)工作經(jīng)歷被制成的檔案，企業(yè)發(fā)展及開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)查等活動(dòng)時(shí)，也會(huì)存有較多信息被制成檔案，在檔案所具備的價(jià)值作用上看，人們應(yīng)用最多的就是當(dāng)作參考憑證，因?yàn)闄n案具有真實(shí)性、原始性特征。其除了具備較高的法律效力外，還關(guān)乎到人們的切實(shí)利益問(wèn)題。第二，檔案資料由于其性質(zhì)不同，所應(yīng)用的角度也不同，有些檔案資料是用來(lái)進(jìn)行職稱評(píng)審，有些是用來(lái)為之后的工作展開(kāi)作為參考資料，依照性質(zhì)具有較多的效用，所以任何企業(yè)及事業(yè)單位都要做好檔案管理工作，以此為自身的發(fā)展建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

二、檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

1.檔案管理向無(wú)紙化方向發(fā)展

目前，我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用率與普及率逐漸提升，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為了人們生活工作與學(xué)習(xí)的重要工具，人們逐漸趨于無(wú)紙化辦公。在檔案管理問(wèn)題上，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理需要做出改變，向電子化方向轉(zhuǎn)變，形成電子檔案。人們可以在網(wǎng)絡(luò)中收發(fā)文件、傳送報(bào)告資料，這不僅提升了文件的傳輸效率，同時(shí)還簡(jiǎn)化了工作流程，提升了文件傳遞的安全性與便捷性。從某種程度上看，科技發(fā)展為檔案管理工作帶來(lái)發(fā)展動(dòng)力的同時(shí)，也帶來(lái)了一些新的挑戰(zhàn)。檔案管理的最終目標(biāo)是在確保檔案安全的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)資源貢獻(xiàn)，通過(guò)檔案無(wú)紙化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)電子檔案，不僅可以擴(kuò)大檔案的館藏量，同時(shí)能夠有效實(shí)現(xiàn)資源共享，人們可以隨時(shí)隨地接收到信息，并有助于減輕檔案管理者的工作負(fù)擔(dān)。

2.檔案管理向數(shù)字化方向發(fā)展

數(shù)字化檔案管理主要依托于數(shù)碼影像技術(shù)以及縮微攝影技術(shù)，并且數(shù)字化檔案管理是利用計(jì)算機(jī)與掃描設(shè)備等先進(jìn)電子技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案進(jìn)行管理，其中縮微攝影技術(shù)就是將紙質(zhì)文件縮小在縮微品上，然后制作成電子檔案;而數(shù)碼影像是利用數(shù)碼相機(jī)與光磁轉(zhuǎn)換來(lái)處理影像資料，提升其清晰度。通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，利用計(jì)算機(jī)可實(shí)現(xiàn)智能化檢索，有效提升了檢索速度，擴(kuò)大了檢索范圍，減少了紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)空間。并且在以上兩種技術(shù)的結(jié)合應(yīng)用下，可以將已經(jīng)褪色或是滲化的圖片檔案恢復(fù)原貌，進(jìn)行精準(zhǔn)復(fù)制，同時(shí)還能夠延長(zhǎng)影像的保存期限，人們可以通過(guò)計(jì)算機(jī)查看圖片檔案，有利于提高檔案管理水平。

3.檔案管理向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展

在信息化社會(huì)，信息占比空間逐漸擴(kuò)大，人們足不出戶就能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)知曉外界的事物變化，由此可見(jiàn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平的提升，不但提升了社會(huì)辦事效率，同時(shí)也有助于社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。目前，我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域都建立了自己的局域網(wǎng)，為了提升檔案資料的保密性，部分部門規(guī)定禁止將局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)相連接，有些是單機(jī)操作，或?qū)W(wǎng)絡(luò)進(jìn)行物理隔離。隨著科技水平的不斷提升，我國(guó)開(kāi)始應(yīng)用語(yǔ)音、人臉及指紋等識(shí)別技術(shù)來(lái)提升檔案的安全性。電子簽名的應(yīng)用也為檔案管理提供了技術(shù)支撐，電子文件的真實(shí)性與可靠性得以展現(xiàn)。

4.檔案管理向多元化方向發(fā)展

當(dāng)前，檔案資料除了以紙質(zhì)、膠卷、磁盤等多種載體存儲(chǔ)外，還有光盤、U盤、云存儲(chǔ)等存儲(chǔ)方式。隨著檔案載體的增多，檔案的館藏形式逐漸向多元化方向發(fā)展，若是依舊采取傳統(tǒng)檢索方法與管理手段，那么無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展需要。在多元化檔案管理發(fā)展過(guò)程中，將會(huì)實(shí)現(xiàn)文檔一體化，計(jì)算機(jī)在接收到文件資料的同時(shí)，會(huì)對(duì)其進(jìn)行自動(dòng)分類與歸檔。管理者無(wú)需進(jìn)行手工整理，翻卷查閱檔案，可以使其擺脫復(fù)雜的腦力與體力勞動(dòng)，提升管理工作效率。

三、檔案管理的有效發(fā)展策略

1.建立健全檔案管理制度

我國(guó)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理已有較長(zhǎng)的時(shí)間，但是由于網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題一直存在，因而在檔案管理上形成了紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的狀態(tài)，以此確保檔案信息具有真實(shí)性與有效性。在檔案整理與歸檔問(wèn)題上，由于部分企業(yè)及單位缺少與當(dāng)前時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，所以使得檔案管理存在較多問(wèn)題。因而檔案管理部門應(yīng)當(dāng)依照自身實(shí)際發(fā)展情況科學(xué)制定管理制度，從而使管理工作能夠循序漸進(jìn)地進(jìn)行，提升檔案管理工作質(zhì)量與效率。具體而言，所制定的檔案管理制度要綜合考慮到紙質(zhì)管理規(guī)定與計(jì)算機(jī)管理規(guī)定內(nèi)容，以此實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。與此同時(shí)，還要建立檔案監(jiān)管體系，以此確保檔案管理工作可以順利進(jìn)行。

2.加大管理者的培訓(xùn)力度

在檔案管理問(wèn)題上，為了提升管理質(zhì)量，管理部門應(yīng)當(dāng)招收高素質(zhì)、高水平的管理人才。因?yàn)闄n案管理工作屬于企業(yè)及事業(yè)單位的重要構(gòu)成部分，所以檔案管理者要有耐心、工作認(rèn)真，除了具備較高的專業(yè)素養(yǎng)外，其思想道德修養(yǎng)也十分重要。因此，企業(yè)及事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)內(nèi)部檔案管理者進(jìn)行定期培訓(xùn)，通過(guò)開(kāi)展職業(yè)道德培訓(xùn)與職業(yè)技能培訓(xùn)，來(lái)提升其職業(yè)綜合素養(yǎng)與技術(shù)水平，使其能夠熟練地應(yīng)用先進(jìn)的管理手段完成檔案管理任務(wù)。另外，企業(yè)與高校之間要進(jìn)行校企合作，以此壯大檔案管理人才隊(duì)伍，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)水平。

3.完善檔案管理系統(tǒng)

當(dāng)前，越來(lái)越多的企業(yè)及事業(yè)單位開(kāi)始利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存儲(chǔ)檔案，實(shí)現(xiàn)了信息化管理，這使得信息存儲(chǔ)和計(jì)算機(jī)操作的作用愈發(fā)突出，因而在檔案管理方面，管理者應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)有技術(shù)來(lái)完善檔案管理系統(tǒng)。在系統(tǒng)建設(shè)上，可以參考一些西方國(guó)家的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，從而使我國(guó)檔案系統(tǒng)在收集、整理存儲(chǔ)檔案資料等基礎(chǔ)功能上，增加統(tǒng)計(jì)、鑒別等功能，以此提高檔案管理效率。另外，檔案管理部門還應(yīng)對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行定期升級(jí)，安裝殺毒軟件，以此避免系統(tǒng)受到病毒侵?jǐn)_，為檔案提供一個(gè)安全的存儲(chǔ)環(huán)境。

4.利用條形碼加強(qiáng)管理

條形碼在生活中十分常見(jiàn)，比如，食品的包裝袋、圖書的封皮等位置都會(huì)帶有條形碼，其存儲(chǔ)了對(duì)應(yīng)物品的信息，所以在檔案管理問(wèn)題上，管理者也可以使用條形碼進(jìn)行管理。并且這一項(xiàng)管理技術(shù)已被廣泛用于其他檔案管理之中。由于檔案管理工作是由搜集、整理、統(tǒng)計(jì)以及保管等基礎(chǔ)工作構(gòu)成，加之當(dāng)前信息技術(shù)應(yīng)用力度的增強(qiáng)，人們的工作生活中被數(shù)據(jù)所包圍，所以各單位部門的數(shù)據(jù)資料數(shù)量急劇增多，若是以傳統(tǒng)手工管理方式不僅需要浪費(fèi)過(guò)多的人力、精力與財(cái)力，同時(shí)工作效率得不到提升。因此，管理人員應(yīng)當(dāng)在檔案袋或是檔案盒上打印條形碼，再利用掃碼識(shí)別器進(jìn)行條碼識(shí)別，在檔案系統(tǒng)的幫助下，可以自動(dòng)獲取到檔案信息內(nèi)容。通過(guò)應(yīng)用條形碼來(lái)進(jìn)行檔案管理，不僅能夠有效優(yōu)化檔案的查閱流程，同時(shí)還能夠改善檔案的管理效果。

5.采取二維碼方式進(jìn)行管理

在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，為了有效發(fā)揮二維碼技術(shù)的作用，需要將紙質(zhì)檔案、原始數(shù)據(jù)資料與電子文件相結(jié)合，通過(guò)對(duì)三者的研究與分析后，再利用有關(guān)技術(shù)手段將檔案數(shù)據(jù)資料存儲(chǔ)于二維碼中，在使用二維碼時(shí)，人們通過(guò)收集掃描即可閱讀內(nèi)容。但是由于檔案管理需要涉及到許多內(nèi)容，與其相聯(lián)系的部分眾多，所以在使用二維碼存儲(chǔ)信息數(shù)據(jù)時(shí)，需將電子檔案轉(zhuǎn)換成長(zhǎng)期存儲(chǔ)格式，并對(duì)數(shù)據(jù)信息予以規(guī)范化處理，以此在保存檔案的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)信息共享。但是由于當(dāng)前技術(shù)水平有限，生成的二維碼具有不可逆性，生成后無(wú)法修改，同時(shí)無(wú)法修改并完善其存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)信息，具有一定的弊端。因而需要紙質(zhì)文件作為依托，在利用二維碼保存的同時(shí)，做好紙質(zhì)檔案?jìng)浞?，以此便于修改與更新數(shù)據(jù)。由此可見(jiàn)，使用二維碼技術(shù)來(lái)管理檔案，雖然作為條形碼的升級(jí)形式，便于信息讀取，但是技術(shù)限制使其無(wú)法變動(dòng)存儲(chǔ)內(nèi)容，因而需要有關(guān)人員對(duì)此技術(shù)進(jìn)行完善。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在檔案管理的發(fā)展方面，隨著我國(guó)科技水平的不斷提升，檔案管理會(huì)逐漸向無(wú)紙化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化以及多元化方向發(fā)展。為了提升檔案管理的工作質(zhì)量，有關(guān)部門要建立健全檔案管理制度、加強(qiáng)管理培訓(xùn)力度、完善現(xiàn)有管理系統(tǒng)，同時(shí)應(yīng)用條形碼、二維碼方式進(jìn)行管理，以此實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。

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