倪運(yùn)先

摘 要：隨著數(shù)字化社會(huì)的到來(lái)，數(shù)字校園建設(shè)成為學(xué)校轉(zhuǎn)型發(fā)展的趨勢(shì)，在數(shù)字校園建設(shè)中，加強(qiáng)電子文件的管理，并逐漸實(shí)現(xiàn)電子文件單軌制管理具有重要意義。本文闡述了數(shù)字校園背景下電子文件單軌制管理的重要意義，分析了電子文件單軌制管理存在的問(wèn)題，并結(jié)合實(shí)際，思考解決問(wèn)題的對(duì)策建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：電子文件;單軌制;數(shù)字校園

當(dāng)前，全球數(shù)字化浪潮以前所未有速度席卷而來(lái)，推動(dòng)工業(yè)社會(huì)向數(shù)字化社會(huì)轉(zhuǎn)型，促進(jìn)人類文明步入了數(shù)字文明新時(shí)代。在全球數(shù)字轉(zhuǎn)型時(shí)代，加強(qiáng)數(shù)字校園建設(shè)成為必然。數(shù)字校園是依托網(wǎng)絡(luò)，利用先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)從環(huán)境、資源到活動(dòng)的全部數(shù)字化，對(duì)傳統(tǒng)的學(xué)校教育功能予以拓展，實(shí)現(xiàn)教育過(guò)程的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，從而提升教育水平和質(zhì)量。在數(shù)字校園背景下，加強(qiáng)學(xué)校電子文件管理具有重要意義。

一、電子文件單軌制管理的重要意義

1.電子文件單軌制管理有利于提升管理效率

電子文件單軌制管理即不再生成紙質(zhì)文件，不再進(jìn)行電子、紙質(zhì)雙套制重份管理。這將有利于強(qiáng)化電子文件管理，提升管理效率和管理水平。一是強(qiáng)化學(xué)校工作人員電子文件歸檔意識(shí)，確保電子文件的齊全完整。雙軌制管理模式下，工作人員常將更多的重心放在紙質(zhì)文件上，大量的電子文件數(shù)據(jù)被忽略，忽視了電子文件數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、管理和開(kāi)發(fā)利用，而隨著信息化的發(fā)展，電子文件數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)利用應(yīng)逐漸成為檔案管理的重點(diǎn)。二是有利于通過(guò)電子文件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)前端控制和協(xié)同合作，提高工作效率。在數(shù)字校園背景下，學(xué)校加強(qiáng)辦公系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)等信息化系統(tǒng)建設(shè)，通過(guò)單軌制管理，加強(qiáng)信息系統(tǒng)的應(yīng)用，通過(guò)信息化辦公，進(jìn)一步提高工作效率。

2.電子文件單軌制管理有利于降低管理成本

電子文件單軌制管理，不再需要進(jìn)行紙質(zhì)文件管理，有利于降低學(xué)校管理成本。一是節(jié)約打印紙質(zhì)文件的耗材成本，雙套制的紙質(zhì)檔案歸檔，需要對(duì)文件進(jìn)行大量打印，耗費(fèi)大量的紙張，造成紙張的浪費(fèi)，且會(huì)耗費(fèi)大量的打印器材，據(jù)統(tǒng)計(jì)，使用打印機(jī)打一張黑白A4紙所需的成本約為0.1～0.3元，而彩打的成本則需要0.8～1.5元，如果對(duì)電子文件實(shí)行雙套制管理，對(duì)文件進(jìn)行彩打，這對(duì)學(xué)校來(lái)說(shuō)將是一筆不小的開(kāi)支。二是節(jié)約整理紙質(zhì)文件的人工成本，相較于雙套制對(duì)紙質(zhì)文件的歸檔整理，單軌制將大大節(jié)約人工整理成本。紙質(zhì)文件的整理是一項(xiàng)工作量大，需要投入較多的人力和時(shí)間成本的工作，而隨著物價(jià)的提升，整理紙質(zhì)檔案所支付的人工成本也將不斷增加。三是節(jié)約保管紙質(zhì)文件的庫(kù)房成本，紙質(zhì)文件的保管有嚴(yán)格的庫(kù)房管理要求，需要配置專門的庫(kù)房，且需按照“八防”要求，配備防火防潮等相應(yīng)設(shè)備，隨著紙質(zhì)文件的逐年增多，需要不斷進(jìn)行倒柜，擴(kuò)大庫(kù)房面積等，紙質(zhì)文件的保管成本也將隨之不斷增加。

二、電子文件單軌制管理存在的問(wèn)題分析

1.電子文件單軌制管理意識(shí)有待提升

雖然數(shù)字化、信息化發(fā)展勢(shì)不可擋，但檔案管理部門長(zhǎng)期以來(lái)都是紙質(zhì)文件管理，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管到雙套制管理又經(jīng)歷了不短的時(shí)間，因此，要求檔案管理部門接受單軌制管理，放棄紙質(zhì)檔案管理，對(duì)于檔案工作人員而言不管是心理上還是技術(shù)手段上都還需要一個(gè)逐漸適應(yīng)的過(guò)程。在心理上還是會(huì)存在對(duì)沒(méi)有紙質(zhì)備份的電子文件單軌制管理的安全性的顧慮。且在學(xué)校實(shí)際工作中，單軌制的管理需要較高水平的信息化技術(shù)手段和學(xué)校各部門各層級(jí)工作人員的辦公信息化應(yīng)用土壤。而對(duì)于一些年紀(jì)較大的人員而言，完全使用信息化辦公系統(tǒng)還存在一定困難，他們不管是從思想意識(shí)還是行為習(xí)慣及自身的知識(shí)水平等方面都還存在諸多限制。

2.電子文件單軌制管理體制不完善

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理是集中統(tǒng)一管理，因紙質(zhì)檔案的管理是按照檔案生命周期的順序進(jìn)行的，因此，通常由形成部門移交機(jī)構(gòu)檔案室，最后移交檔案館進(jìn)行管理，紙質(zhì)文件載體與內(nèi)容相統(tǒng)一，對(duì)檔案的管理是有序且留痕的，一般較少出現(xiàn)對(duì)檔案信息的失控管理情形。而電子文件單軌制管理，可能出現(xiàn)文件內(nèi)容與載體的分離，而電子文件的這種可分離的特點(diǎn)則容易造成對(duì)電子文件的管理出現(xiàn)失控情形，文件的讀取、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)不可控情況。電子文件載體與信息內(nèi)容的可分離的特點(diǎn)，給電子文件的管理帶來(lái)嚴(yán)峻的考驗(yàn)，如何管、由誰(shuí)管等都是電子文件單軌制管理面臨的難題，需要像紙質(zhì)文件管理一樣建立一套完善的管理體制。

3.電子文件單軌制管理機(jī)制不配套

一般來(lái)說(shuō)，電子文件從形成到永久保存或銷毀，會(huì)流經(jīng)三個(gè)不同的子系統(tǒng)：業(yè)務(wù)系統(tǒng)，即電子文件形成系統(tǒng);對(duì)電子文件進(jìn)行處理的電子文件管理系統(tǒng);對(duì)電子文件進(jìn)行保存利用的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。由此，可以看出，電子文件的形成到歸檔所涉及的流程長(zhǎng)、涉及的部門多。因此，電子文件單軌制管理的推進(jìn)需要學(xué)校各部門的協(xié)同配合。需要各部門工作人員有較強(qiáng)的歸檔意識(shí)和有效的工作機(jī)制。但在實(shí)際工作中，檔案管理部門作為最后歸檔部門，缺乏前端參與，無(wú)法將電子文件歸檔需求嵌入到業(yè)務(wù)系統(tǒng)和工作流程中，給電子文件的歸檔造成諸多難題。因此，需要建立相配套的工作機(jī)制，將電子文件管理要求前端設(shè)置，加大檔案管理部門與學(xué)校文件形成部門、信息技術(shù)部門的協(xié)作，并完善對(duì)電子文件歸檔的考核激勵(lì)機(jī)制。

4.信息化人才不足，專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)待加強(qiáng)

學(xué)校電子文件管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，而實(shí)現(xiàn)單軌制管理更是對(duì)學(xué)校電子文件和檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)和要求，需要能夠滿足業(yè)務(wù)和技術(shù)要求的電子文件管理和檔案管理人才作支撐。而目前電子文件和檔案管理部門信息化技術(shù)人才短缺，有的熟悉檔案而信息化水平不足，信息化技術(shù)水平較高的人員而相對(duì)電子文件和檔案專業(yè)知識(shí)又存在不足，學(xué)校亟需建立一支既懂業(yè)務(wù)又懂技術(shù)的高素質(zhì)檔案人才。

三、學(xué)校加強(qiáng)電子文件單軌制管理的思考

1.增強(qiáng)電子文件單軌制管理意識(shí)

數(shù)字校園背景下，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)意識(shí)到從雙軌制、雙套制管理到實(shí)現(xiàn)電子文件單軌制管理的重要意義，有利于降低學(xué)校管理成本，提高辦公效率，更好地促進(jìn)學(xué)校管理水平提升，推動(dòng)學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展。因此，要充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)關(guān)鍵作用，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要積極營(yíng)造電子文件單軌制管理氛圍，培育電子文件單軌制管理土壤，加強(qiáng)電子文件單軌制管理工作的宣傳，提升學(xué)校教職工對(duì)電子文件單軌制管理的了解，增強(qiáng)思想意識(shí)，為電子文件單軌制的全面推進(jìn)提供思想保障。

2.完善電子文件單軌制管理體制

完善學(xué)校電子文件單軌制管理需要建立完善管理體制，加強(qiáng)頂層制度設(shè)計(jì)，為電子文件管理提供依據(jù)和保障。一是要完善電子文件單軌制管理制度，根據(jù)國(guó)家檔案管理辦法及電子文件管理辦法相關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定科學(xué)的電子文件單軌制管理制度，確保電子文件單軌制管理有章可循。二是電子文件單軌制管理配套實(shí)施細(xì)則。完善電子文件形成部門對(duì)電子文件的流轉(zhuǎn)、歸檔等相關(guān)規(guī)定。要重點(diǎn)做好電子文件的收集歸檔管理。明確學(xué)校電子文件業(yè)務(wù)形成部門的工作職責(zé)，建立學(xué)校電子文件歸檔流程和工作機(jī)制，確保電子文件的規(guī)范性和及時(shí)性等。三是要完善配套考核激勵(lì)制度。制定電子文件單軌制管理工作目標(biāo)，并層層分解目標(biāo)，切實(shí)將工作落實(shí)到部門和個(gè)人。明確考核標(biāo)準(zhǔn)和要求，對(duì)于未完成目標(biāo)任務(wù)的扣減績(jī)效得分，將考核結(jié)果和個(gè)人績(jī)效工資、優(yōu)秀評(píng)選、職級(jí)調(diào)整等掛鉤，發(fā)揮激勵(lì)約束作用，確保電子文件單軌制管理工作的有效落實(shí)。

3.完善電子文件單軌制管理配套工作機(jī)制

電子文件的形成和管理涉及到學(xué)校諸多部門，具有涉及面廣、周期長(zhǎng)等特點(diǎn)。從電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、檔案管理部門的歸檔，技術(shù)部門的技術(shù)支撐等，都需要相應(yīng)配套的工作機(jī)制和工作流程操作。因此，這也反映了數(shù)字校園背景下學(xué)校電子文件單軌制管理是一項(xiàng)系統(tǒng)繁雜的工程，需要循序漸進(jìn)，重點(diǎn)突破，借助先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行逐步推廣，邊實(shí)踐邊探索。

4.加強(qiáng)電子文件單軌制管理經(jīng)費(fèi)保障和技術(shù)支撐

足夠的經(jīng)費(fèi)和有效的人力、物力支持是實(shí)現(xiàn)學(xué)校電子文件單軌制管理的重要保障。一是爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持，并努力進(jìn)行電子文件單軌制管理的宣傳推廣，認(rèn)識(shí)到其重要意義，并爭(zhēng)取到學(xué)校的經(jīng)費(fèi)支持，為實(shí)現(xiàn)電子文件的單軌制管理提供經(jīng)費(fèi)保障。二是要加強(qiáng)電子文件單軌制的技術(shù)支撐。要加大對(duì)信息技術(shù)部門的投入，要對(duì)電子文件進(jìn)行安全備份，確保電子文件的安全性和穩(wěn)定性。要加強(qiáng)對(duì)技術(shù)的提升，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和系統(tǒng)提高電子文件運(yùn)行效率，提升管理服務(wù)水平。

5.提升電子文件管理人才隊(duì)伍水平

學(xué)校檔案工作的發(fā)展，需要人才的支撐，需要建設(shè)一支能夠勝任新時(shí)期學(xué)校發(fā)展需要的高素質(zhì)、高水平的電子文件管理人才隊(duì)伍。學(xué)校要認(rèn)真分析電子文件單軌制管理對(duì)檔案人員的素質(zhì)要求，選聘具有專業(yè)知識(shí)背景和豐富從業(yè)經(jīng)驗(yàn)的人員。要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)力度，一是實(shí)施崗前培訓(xùn)，加強(qiáng)保密意識(shí)培訓(xùn)，提高檔案人員的政治意識(shí)和保密意識(shí)，養(yǎng)成從業(yè)的良好工作作風(fēng)，嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，確保電子文件安全。定期組織交流會(huì)、專題會(huì)等會(huì)議交流電子文件單軌制管理工作中存在的問(wèn)題，共同探討、共同學(xué)習(xí)、共同進(jìn)步，促進(jìn)電子文件單軌制管理水平提升。三是加強(qiáng)對(duì)學(xué)校教職工電子文件系統(tǒng)的培訓(xùn)，提升全體教職工對(duì)電子文件系統(tǒng)的熟悉度和使用效率。

綜上所述，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字校園建設(shè)的推進(jìn)，加強(qiáng)電子文件單軌制管理對(duì)于促進(jìn)學(xué)校發(fā)展具有十分重要意義。結(jié)合學(xué)校數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展實(shí)際，學(xué)校要進(jìn)一步提升教職工的意識(shí)，完善電子文件管理機(jī)制建設(shè)，注重檔案人才培養(yǎng)，多措并舉，促進(jìn)學(xué)校電子文件單軌制管理水平提升，推動(dòng)學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展。

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