李華杰

摘 要：隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，電子檔案應(yīng)用越來(lái)越廣泛。本文簡(jiǎn)單分析了電子檔案管理中存在的一些問(wèn)題，并進(jìn)一步探討了具體的改進(jìn)對(duì)策，以期能夠有效利用電子檔案，促進(jìn)電子檔案工作的不斷發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電子文件 電子檔案 檔案管理

近年來(lái)，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展與普及應(yīng)用，當(dāng)前時(shí)代已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)“信息全球化”的時(shí)代。檔案的電子化發(fā)展是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物。信息時(shí)代下發(fā)展電子檔案的管理工作不僅僅可以有效地促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)性以及工作效率的提高，而且也有其發(fā)展的必要性。

一、電子檔案的概念及優(yōu)點(diǎn)

電子檔案，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。虛擬檔案是用來(lái)區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號(hào)等到顯示用戶所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤(pán)、磁帶和光盤(pán)。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤(pán)。在云計(jì)算時(shí)代，電子檔案大部分采用云存儲(chǔ)方式，這樣，電子檔案文件既可以存儲(chǔ)在磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)中，也可以存儲(chǔ)在云端的網(wǎng)絡(luò)空間。

電子檔案相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，具有以下一些優(yōu)點(diǎn)：

（1）記錄的信息量大，存方便。紙質(zhì)檔案管理由于內(nèi)容較多，且保存時(shí)間較長(zhǎng)，所以工作量普遍較大。電子檔案由于采用電子數(shù)碼設(shè)備作為其存儲(chǔ)載體，就具有了電子設(shè)備存儲(chǔ)的信息量大、存儲(chǔ)便捷的特點(diǎn)，因此電子檔案管理工作的開(kāi)展有效地簡(jiǎn)化勞動(dòng)的復(fù)雜度，提高了工作的效率，降低了勞動(dòng)的強(qiáng)度。

（2）具有共享性。打破了紙質(zhì)檔案的文件“有形”的觀念，打破了紙質(zhì)檔案“固定場(chǎng)所”的，打破了“利用時(shí)間”的限制，使同一份文件可以能過(guò)復(fù)制、下載、網(wǎng)絡(luò)傳遞、利用移動(dòng)硬盤(pán)等方法，在同一時(shí)間、不同地點(diǎn)、被不同利用者共享。

（3）電子檔案具有運(yùn)距離瞬時(shí)傳輸?shù)奶攸c(diǎn)。隨著現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展與通訊設(shè)備的不斷更新，電子檔案在文件的共享與傳輸上越米越容易，可以提高檔案使用的便捷程度，方便信息的傳播、交流和使用。

（4）電子檔案文件易于檢索和管理。電子檔案文件在文件的建立時(shí)就帶有各種分類(lèi)標(biāo)志，因此容易分類(lèi)與檢索，而且借助于越來(lái)越先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，在文件內(nèi)容的查閱和管理上非常便捷。電子檔案有利于補(bǔ)充檔案的完整性。當(dāng)發(fā)現(xiàn)檔案中缺少資料時(shí)，可以快速地進(jìn)行遺漏文件的增加和補(bǔ)充。

二、電子檔案管理中存在的問(wèn)題

隨著信息化程度的不斷加深，電子檔案的管理和應(yīng)用也得到了很大的發(fā)展，但是目前還存在著一些問(wèn)題，影響了其發(fā)展的速度及積極作用的發(fā)揮。

（1）電子檔案內(nèi)容與載體可分離性

電子檔案是以數(shù)字信號(hào)的方式存在的，為電子形式，其內(nèi)容可與載體分離，可從一個(gè)載體變換到另一個(gè)，或通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳給一個(gè)或多個(gè)接收者。此外，電子檔案的形態(tài)也很豐富，可以用圖片、字符、影像等媒體隨意搭配，這樣由多媒體集成的電子檔案必定比紙質(zhì)檔案看起來(lái)更加全面、生動(dòng)、形象，但如果這樣一份由文、聲、像集成的電子檔案在存儲(chǔ)時(shí)發(fā)生載體分離，保存時(shí)較容易影響它的真實(shí)和可靠性。

（2）對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)的依賴(lài)性

電子檔案是在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中產(chǎn)生的，所以需要通過(guò)計(jì)算機(jī)等設(shè)備才可以讀寫(xiě)和傳遞。但對(duì)于需要長(zhǎng)期保存的電子檔案來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)快速的更新?lián)Q代，可能出現(xiàn)最新的設(shè)備讀不出幾十年前數(shù)據(jù)的情況。

（3）人員職業(yè)素質(zhì)低，工作效率差

在電子檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，管理人員不論是在管理思維還是具體的技術(shù)操作中，都很難適應(yīng)新的模式。目前整體的職業(yè)素質(zhì)較低，這在很大程度上阻得了電子檔案管理工作的發(fā)展。

（4）電子檔案具有不穩(wěn)定性及不安全性

在整個(gè)電子檔案生命周期中，電子檔案在傳遞、移交和利用時(shí)，內(nèi)容和載體會(huì)多次分離和組合，很容易造成其傳遞、移交、利用后的狀態(tài)與生成時(shí)不一致。雖然現(xiàn)在通過(guò)應(yīng)用密碼設(shè)置、登錄驗(yàn)證等方式，可以有效地維護(hù)電子檔案的安全性，但是隨著病毒的出現(xiàn)，電子檔案管理的安全工作還存在著很大的隱患，需要得到有效的處理。電子信息的復(fù)制較為簡(jiǎn)單，也增加了信息泄露的可能性。電子檔案原件是可以被篡改的，這就大大降低了它的價(jià)值，而且在通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞時(shí)，其內(nèi)容信息也可被非法獲取。

三、電子檔案管理應(yīng)采取的對(duì)策

（1）做好歸檔電子檔案的技術(shù)處理工作。檔案工作者必須深入了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈，也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子檔案的可靠性，使之與紙質(zhì)檔案一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

（2）解決好電子文件的保存問(wèn)題。以電子設(shè)備為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子檔案，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息丟失。

（3）提升職業(yè)素質(zhì)，提高工作效率。對(duì)檔案管理人員開(kāi)展相關(guān)職業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)工作。檔案管理人員可能會(huì)有一定的抵觸心理，相關(guān)部門(mén)要針對(duì)這種現(xiàn)象采取有效的措施，只有解決好了心理問(wèn)題，才能提高培訓(xùn)工作開(kāi)展的成效。根據(jù)工作人員的崗位性質(zhì)和要求，開(kāi)展具有較強(qiáng)針對(duì)性的培訓(xùn)工作，使其能夠更快地適應(yīng)電子檔案管理的工作，促進(jìn)工作效率的提高。

（4）加強(qiáng)安全管理，保護(hù)檔案安全。檔案作為一種較為重要的信息資源，其內(nèi)容可能涉及很多重要的信息，比如商業(yè)機(jī)密、招投標(biāo)信息、個(gè)人資料等，一旦泄露會(huì)造成極大的損失。因此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該通過(guò)科技手段加大對(duì)電子檔案的保護(hù)力度，維護(hù)信息的安全。對(duì)于可能接觸重要信息的工作人員，要做好培訓(xùn)和教育工作，提高其思想覺(jué)悟。同時(shí)需要制定嚴(yán)格的資料使用管理制度，特別是針對(duì)檔案的查詢、下載和復(fù)制的操作。

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