邰巍

【摘 要】隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，計算機(jī)行業(yè)也迎來了蓬勃的發(fā)展。近些年來，計算機(jī)技術(shù)發(fā)展的越來越成熟，有很多行業(yè)都進(jìn)行了信息電子化的改變，計算機(jī)存儲文件現(xiàn)在已經(jīng)相當(dāng)普遍。信息的電子化和城建檔案傳統(tǒng)工作也形成了很大的碰撞，文件電子化對于城建檔案有很大的意義，但是目前運(yùn)用先進(jìn)歸檔方法的過程中還存在很多問題，因此，本文主要對城建檔案先進(jìn)歸檔方法淺析。

【關(guān)鍵詞】城建檔案;先進(jìn)歸檔;突破策略

引言

由于，城建檔案先進(jìn)歸檔方法是一個新興的方法，而城建檔案整個工作體系作為一個傳統(tǒng)的工作，在城建檔案的工作體系中運(yùn)用先進(jìn)歸檔方法還存在很多的問題。這些問題給先進(jìn)歸檔方法在城建檔案整個工作體系的運(yùn)用道路上形成 了很多的阻礙，亟需解決。

一、對城建檔案先進(jìn)歸檔方法的簡介

城建檔案先進(jìn)歸檔方法實際上就是指檔案管理的信息化，將電子技術(shù)與傳統(tǒng)的城建檔案歸檔工作相結(jié)合，運(yùn)用在歸檔工作的整個體系當(dāng)中。城建檔案的先進(jìn)歸檔方法運(yùn)用可以使城建檔案的管理更加規(guī)范化和有效化，能夠為城建檔案整個管理和工作體系帶來很大的便利。

二、城建檔案中先進(jìn)歸檔方法運(yùn)用中存在的問題

（一）工作人員對于電子化歸檔的方法不夠重視

如今，計算機(jī)技術(shù)以及信息電子化已經(jīng)滲透到了我們生活中的方方面面，但是在城建檔案這個方面，工作人員已經(jīng)養(yǎng)成了利用傳統(tǒng)方法進(jìn)行歸檔的習(xí)慣，很多部門雖然已經(jīng)掌握了電子化歸檔方法，但是對這種方法進(jìn)行歸檔的運(yùn)用還是不夠充分。工作人員對于電子化歸檔方法不夠重視，仍比較習(xí)慣傳統(tǒng)化的城建歸檔方法，沒有做出相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。在進(jìn)行城建工作時，無論是規(guī)劃階段、施工階段還是監(jiān)督階段，都運(yùn)用的是傳統(tǒng)的歸檔方法，沒有做出相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。就目前的情況而言，很多部門的工作人員和管理人員對于先進(jìn)歸檔方法運(yùn)用的重視程度和接受程度都不高，這是在城建檔案中運(yùn)用電子化歸檔方法所要必須解決的問題。

（二）先進(jìn)歸檔方法的相關(guān)制度不夠完善

目前，電子化歸檔這個方法和技術(shù)都沒有達(dá)到完全成熟的階段。對于城建檔案來說，最重要的是要保證檔案的真實性和完整度，就目前的電子化歸檔技術(shù)而言，檔案的真實性和完整度很難得到一定程度上的保障[1]。對于電子化歸檔的方法，沒有一個完善的制度和標(biāo)準(zhǔn)對電子化歸檔方法的運(yùn)用進(jìn)行規(guī)范和約束，使在城建檔案的工作中，先進(jìn)歸檔方法的安全性和有效性無法得到保障。比如，電子化歸檔方法相對于傳統(tǒng)的歸檔方法來說，雖然具有存儲容量大以及可以進(jìn)行共享等優(yōu)點(diǎn)，但是也存在安全系數(shù)低、真實性和完整度得不到保障以及病毒容易侵入等問題。因此，在城建檔案進(jìn)行先進(jìn)檔案方法的運(yùn)用時，需要完善的制度進(jìn)行規(guī)范和約束。

（三）無法保證電子化檔案達(dá)到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)和要求

電子檔案雖然相對于傳統(tǒng)檔案來說，存在移動性強(qiáng)、存儲起來比較便利以及可以共享等優(yōu)勢，但是相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案來說，電子化檔案無法保證達(dá)到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)和要求。主要有三個方面，一方面是電子化檔案的安全性得不到保障，可能在工作過程中或者是電子化檔案的存儲階段，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)或者電子化檔案會有病毒的侵入，導(dǎo)致電子檔案的安全得不到保證;第二個方面是電子化檔案的真實性得不到保證[2]。電子化檔案相對于傳統(tǒng)化檔案來說比較容易篡改和造假，這使電子化檔案的真實度無法得到保證;最后是電子檔案的完整度得不到保證。無法保證電子化檔案達(dá)到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)和要求，這是存在的另一問題。

三、針對于目前存在的先進(jìn)歸檔方法中的問題的突破策略

（一）提高工作人員和管理人員對先進(jìn)檔案方法的重視程度

針對于工作人員對于先進(jìn)歸檔方法接受度和重視程度不高的問題，可以采取提高工作人員和管理人員對先進(jìn)檔案方法的重視程度的策略。提高工作人員和管理人員對于先進(jìn)檔案方法的重視程度，這是電子化歸檔方法運(yùn)用的前提。一套工作方法的轉(zhuǎn)變是需要時間和經(jīng)歷的，因此，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化歸檔方法轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊瘹w檔方法需要提高工作人員和部門管理人員對先進(jìn)歸檔方法的重視程度[3]。在整個城建歸檔的工作中，進(jìn)行一套工作方法的轉(zhuǎn)變是需要耗費(fèi)大量的人力還有時間的，在轉(zhuǎn)變的這個中間環(huán)節(jié)，還可能會大大降低工作效率。先進(jìn)歸檔方法的實施需要工作人員相互之間的配合，只有工作人員和相應(yīng)的管理人員對于先進(jìn)歸檔方法的接受程度變高，才能使先進(jìn)歸檔方法運(yùn)用在整個工作體系中。

（二）建立統(tǒng)一的電子化檔案管理的制度

針對于沒有針對于電子化檔案的完善，可以采取建立統(tǒng)一的電子化檔案的管理制度[4]。建立并完善電子化檔案的管理制度有兩方面的意義，一方面是在城建檔案的先進(jìn)歸檔方法運(yùn)用中出現(xiàn)了問題，可以參照相關(guān)的制度去解決問題，相關(guān)制度也可以對電子化檔案方法的運(yùn)用進(jìn)行規(guī)范和約束，避免一些問題的發(fā)生，建立統(tǒng)一的電子化檔案管理制度，解決在電子化檔案管理中遇到的一些問題，推動先進(jìn)歸檔方法在城建檔案中的運(yùn)用。

（三）加強(qiáng)對電子化檔案方法運(yùn)用的管理

針對于電子化檔案無法達(dá)到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)和要求的問題，可以采取加強(qiáng)對電子化檔案方法運(yùn)用的管理的方法。電子化檔案管理在一定程度上可以保證電子化檔案的真實性、完整度和安全性。對于城建檔案來說，一定要保持檔案的真實性。城建檔案涉及到的是城市建設(shè)等問題，這些問題對于居民的生活等都會造成很大的影響，因此，城建檔案的真實度一定要高。相對完善的管理制度以及對于電子化歸檔方法運(yùn)用中監(jiān)督力度的加大，可以避免出現(xiàn)一些造假的不良行為，增加工作人員對于電子化檔案的責(zé)任感，同時也可以避免一些相關(guān)工作人員和管理人員在工作上的疏忽導(dǎo)致的電子檔案完整性不高的問題。

四、結(jié)束語

本文主要對城建檔案工作體系中先進(jìn)歸檔方法的運(yùn)用進(jìn)行探討，分為三個方面，分別是城建檔案先進(jìn)歸檔方法的簡介、城建檔案中先進(jìn)歸檔方法運(yùn)用中存在的問題和針對于目前存在的先進(jìn)歸檔方法中的問題的突破策略。其中問題分別是工作人員對于電子化歸檔的方法不夠重視、先進(jìn)歸檔方法的相關(guān)制度不夠完善和無法保證電子化檔案達(dá)到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)和要求。其中策略包括提高工作人員和管理人員對先進(jìn)歸檔方法的重視程度、建立統(tǒng)一的電子化檔案管理的制度和加強(qiáng)對電子化檔案的管理。。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳振環(huán).水利工程電子文件歸檔及管理利用研究[J].城建檔案，2018，No.223（04）：39-40.

[2]李紅.信息時代電子文檔管理淺析[J].城建檔案，2018（3）：46-48.

[3]李越仲.城建電子歸檔關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)信息導(dǎo)入探討[J].城建檔案，2017（2）：76-77.

[4]王菊秋.城建檔案電子文件歸檔的制約因素分析及策略探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（8）：126-126.

（作者單位：哈爾濱市城市建設(shè)檔案館）