李新羿

摘 要：企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理工作是十分重要的，但是很多企業(yè)的人力資源部門對檔案管理工作并不重視，開展的各項檔案管理措施也趨于形式化，沒有實質(zhì)性的作用，不能充分發(fā)揮檔案管理對企業(yè)發(fā)展的積極作用，因此企業(yè)需要加大對檔案管理工作的重視，創(chuàng)新檔案管理工作理念和工作方式，提高檔案管理工作效率，從而促進企業(yè)不斷發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人力資源;管理檔案;管理工作

檔案管理工作是企業(yè)內(nèi)部管理中的重要組成部分，現(xiàn)在很多企業(yè)的人力資源檔案管理工作中都存在著管理方式不規(guī)范、管理人員素質(zhì)不高以及檔案管理信息化程度不高等問題，因此企業(yè)需要采取有效措施不斷提高企業(yè)的檔案管理水平和效率，充分發(fā)揮檔案管理對企業(yè)發(fā)展的積極作用。

一、建立科學完善的人力資源檔案管理制度

隨著社會的發(fā)展，時代的進步，企業(yè)在開展人事檔案管理工作時需要緊跟時代潮流，打破原有的人事檔案管理理念和管理方式，建立科學完善的人力資源檔案管理制度，從而提高人事檔案管理工作的規(guī)范化和制度化。檔案管理工作包含檔案收集、檔案管理、檔案篩選以及檔案歸檔等方面，企業(yè)應(yīng)該針對這些內(nèi)容制定詳細的管理內(nèi)容和管理標準，針對企業(yè)的人事檔案，人力資源管理人員應(yīng)該針對企業(yè)不同的部門員工進行分析，按照部門、崗位的不同將檔案區(qū)分開來，并對各個員工的情況進行詳細的了解，例如員工的基本情況，如年齡、學歷、工作經(jīng)歷等，還有員工的綜合素質(zhì)、培訓經(jīng)歷、證書等方面也應(yīng)該進行了解，充分發(fā)揮人事檔案在現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理體系中的積極作用。企業(yè)還需要針對人事檔案管理工作做好檔案保密和安全工作，及時的對人事檔案信息進行更新、補充，完善企業(yè)員工的各項信息內(nèi)容，在處理人事檔案信息時，需要保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，保證人事檔案管理工作的順利開展。

二、建立科學完善的人事檔案管理系統(tǒng)

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，人事檔案的各種信息都是按照人事部門的檔案標準要求制定出來的，雖然里面包含很多內(nèi)容，但是還是存在很多的局限性，缺乏對員工信息記錄的完整性和全面性，因此人力資源檔案管理工作中應(yīng)該打破采用現(xiàn)代檔案管理理念來對檔案信息進行管理，盡量完善檔案內(nèi)容，使檔案能夠從各個方面，全面反映出一個員工的各項情況，方便企業(yè)進行人員優(yōu)化配置。在對員工信息進行搜集的過程中，需要保證員工信息的有效性和全面性，除了保留一些原有的基礎(chǔ)信息外，還需要補充一些新的信息，對于一些沒有保存價值的信息應(yīng)該及時刪除，避免占用存儲空間。人事檔案信息中既包含員工的基本信息，還應(yīng)該包括對員工思想狀態(tài)、工作情況以及性格特點等方面的描寫信息，除此之外，員工在工作中得到哪些獎勵、獲得過哪些榮譽職稱等信息也應(yīng)該有所記錄。管理人員不僅能需要對人事檔案信息進行搜集，同時還需要對人事檔案信息進行定量分析和整合，從中提取出有價值的信息，提高人事檔案信息的利用效率，方便企業(yè)領(lǐng)導在正確人事檔案信息的基礎(chǔ)上制定合理的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略方針。

三、提高人力資源檔案管理的信息化水平

隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用越來越廣泛，尤其是在企業(yè)人事檔案管理工作中發(fā)揮著重要的作用，提高了企業(yè)檔案管理工作的信息化水平。企業(yè)可以充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，加大對人事檔案信息的搜集，從中篩選出有價值的數(shù)據(jù)信息，另外利用信息技術(shù)對人事檔案信息進行搜集和儲存可以有效避免出現(xiàn)檔案丟失等問題，提高檔案數(shù)據(jù)信息的管理效率。采用信息技術(shù)對人事檔案進行管理，給檔案信息提供豐富的檔案載體類型，避使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方法，以免造成檔案信息的丟失，同時也可以避免占用過多的存儲空間。

對人事檔案進行信息化管理可以有效提高人事檔案的利用效率，降低檔案管理人員的工作負擔。在查閱人事檔案資料時，可以通過建立人事檔案管理平臺，通過關(guān)鍵詞搜索找到相應(yīng)的資料，改變傳統(tǒng)的翻閱大量紙質(zhì)資料進行檔案信息查詢的管理方式。在對紙質(zhì)檔案信息資源進行錄入時，可以采用電子掃描的方式將紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，促進檔案管理數(shù)字化目的的有效實現(xiàn)。

四、加大對檔案管理人員的培訓力度

企業(yè)人力資源檔案管理工作中，管理人員素質(zhì)水平的高低、工作能力的強弱對檔案管理效率有著直接的影響，因此企業(yè)需要加大對人事檔案管理人員的培訓，一方面需要提高工作人員的職業(yè)素質(zhì)，使每個工作人員都能夠充分認識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要性，按照人事檔案管理制度來開展檔案管理工作，對自己的管理內(nèi)容、管理范圍和管理標準進行明確，認真負責的做好檔案管理工作。其次需要不斷提高檔案管理人員的安全意識和工作技能，企業(yè)需要對檔案管理人員進行安全意識的培訓，使每個管理人員都能夠在實際的工作中提高自身的安全意識，按照相應(yīng)的工作要求來進行管理檔案，有效保證檔案信息的安全性和可靠性。同時需要提高管理人員的工作技能，定期組織管理人員參與檔案管理學習活動，學習先進的檔案管理知識，不斷擴充自身的檔案管理知識。還應(yīng)該加強對管理人員進行計算機應(yīng)用技術(shù)的培訓，使每個工作人員都能夠熟練操作計算機，提高檔案管理信息化水平，從而提高檔案管理效率。除此之外，企業(yè)還應(yīng)該積極的引進優(yōu)秀的人事檔案管理人才，提高整個檔案管理隊伍的整體素質(zhì)和工作水平。

總? 結(jié)

綜上所述，企業(yè)發(fā)展過程中，人力資源檔案管理工作是十分重要的，新形勢下，傳統(tǒng)的檔案管理理念和管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求，因此企業(yè)需要對人事檔案管理方式進行創(chuàng)新，采用現(xiàn)代管理理念，制定科學合理的人事檔案管理制度，加大對信息技術(shù)的應(yīng)用，提高人事檔案管理工作的信息化水平，加強對人事檔案管理系統(tǒng)的建立，不斷提高人事檔案管理人員的道德素質(zhì)、工作技能和安全意識，從而有效提高人力資源檔案管理工作水平和工作效率。

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