韋宇珉

摘 要：伴隨檔案事業(yè)的發(fā)展及持續(xù)推進(jìn)，接收入館保管的檔案數(shù)量和種類等不斷增加，對于檔案實(shí)體管理工作的要求也越來越高。基于此，如何運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)優(yōu)化檔案實(shí)體管理值得檔案工作者進(jìn)行深入思考。無線射頻識別技術(shù)（RFID）作為應(yīng)用于檔案實(shí)體管理的一項(xiàng)新技術(shù)，在檔案實(shí)體管理特別是檔案安全管理中的應(yīng)用具有重要現(xiàn)實(shí)意義，本文主要就檔案實(shí)體管理中RFID技術(shù)的應(yīng)用做一分析。

關(guān)鍵詞：檔案事業(yè);檔案實(shí)體管理;先進(jìn)信息技術(shù);無線射頻識別技術(shù);檔案系統(tǒng)

一、檔案實(shí)體管理的困境

1.檔案實(shí)體管理的傳統(tǒng)模式

在信息化時代背景下，伴隨社會經(jīng)濟(jì)水平發(fā)展，市場經(jīng)濟(jì)活動頻繁，信息量迅速膨脹，我國檔案事業(yè)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，按規(guī)定需要接收到各級檔案部門保管的檔案數(shù)量激增，檔案種類也日趨多元化、多樣化。檔案是以制成材料為載體的，檔案信息的載體形式和信息內(nèi)容的記錄方式?jīng)Q定了檔案形式多種多樣，包括文件、簿冊、圖紙、照片、影片、錄音帶、錄象帶、光盤等形式。雖然檔案數(shù)字化加工可以將檔案實(shí)體記載的內(nèi)容以電子檔案形式進(jìn)行保存管理，但檔案實(shí)體本身的管理，如檔案實(shí)體在接收、整理、入庫、利用等各環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)過程管理均依靠人工完成。這種管理模式的弊端在于，在檔案種類多，檔案量巨大的情況下，檔案實(shí)體的位置難以確定，很多時候需要工作人員借助扶梯等工具爬上爬下查找檔案，檔案出庫利用僅對出庫時間和事由進(jìn)行簡單記錄，對檔案實(shí)體無法追蹤，難以確保檔案實(shí)體的安全。顯而易見，傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式效率很低，同時存在較大安全隱患，表現(xiàn)出檔案查找耗時耗力極不便利、檔案盤點(diǎn)模式不科學(xué)、對檔案出入庫管理不到位、難以對現(xiàn)有庫房容量進(jìn)行合理的統(tǒng)籌分配使用等問題，隨著一些現(xiàn)代化信息技術(shù)與檔案實(shí)體管理工作的深度融合，傳統(tǒng)檔案實(shí)體的管理模式也漸漸退出歷史的舞臺。

2.檔案實(shí)體管理的現(xiàn)存困境

面臨大數(shù)據(jù)、云平臺、互聯(lián)網(wǎng)+、5G技術(shù)等迅速發(fā)展，數(shù)字檔案館建設(shè)逐漸成為檔案館未來發(fā)展的主要方向。經(jīng)過多年的建設(shè)，檔案管理工作的信息化和智能化程度已達(dá)到一定水平。但檔案實(shí)體管理的準(zhǔn)確性、安全性、便捷性等還有待進(jìn)一步提升，特別是在現(xiàn)有在庫及日常新增檔案數(shù)量龐大的情況下，更加迫切需要一種高效、有序的檔案實(shí)體管理模式。除了上述問題，由于歷史原因和客觀條件限制，很多地方的檔案實(shí)體管理還存在辦公地點(diǎn)、庫房位置分散等問題，使得檔案實(shí)體接收、整理地點(diǎn)與庫房不在一個地點(diǎn)，需要進(jìn)檔案實(shí)體的運(yùn)輸，運(yùn)輸途中存在較大檔案實(shí)體安全隱患。當(dāng)前，雖然很多檔案管理部門安裝了視頻監(jiān)控系統(tǒng)，但難免存在監(jiān)控死角，由于人手和經(jīng)費(fèi)緊張，多是采取出問題后再調(diào)取監(jiān)控視頻的做法，由于視頻保存期有限且自動化程度有限，所以安全保障作用不明確。對檔案實(shí)體的管理主要還是依靠人工監(jiān)管，即便有規(guī)章制度和密碼門禁，但是人員工作行為更多的是依靠其自覺性，在缺少系統(tǒng)記錄的情況下，容易出現(xiàn)管理漏洞。一旦出現(xiàn)問題則難以明確責(zé)任人、追責(zé)困難。有的檔案實(shí)體管理采用“檔號+條形碼”的模式，為庫存檔案管理和利用作出了巨大貢獻(xiàn)，但標(biāo)簽容量較小，僅能進(jìn)行近距離操作，且存在條形碼易磨損的問題，使用壽命較短。

二、檔案實(shí)體管理中融合射頻識別（RFID）技術(shù)的意義

1.RFID在檔案實(shí)體管理中應(yīng)用的特點(diǎn)與優(yōu)勢

射頻識別，RFID（Radio Frequency Identification）技術(shù)，又稱無線射頻識別技術(shù)，是一種非接觸式的通信技術(shù)。RFID的原理在于通過射頻信號實(shí)現(xiàn)對特定目標(biāo)對象的自動識別并讀寫相關(guān)數(shù)據(jù)。當(dāng)前檔案實(shí)體管理中存在的問題較多，在上文中已作詳細(xì)敘述，歸納起來主要是檔案實(shí)體在流轉(zhuǎn)及出入庫管理過程的精確定位問題，通俗來說就是需要準(zhǔn)確掌握每卷檔案在哪個位置。與傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理中應(yīng)用的條形碼技術(shù)相比較，將RFID技術(shù)引入檔案實(shí)體管理具有防水、防磁、耐高溫等優(yōu)勢，RFID標(biāo)簽是檔案實(shí)體電子代碼的物理載體，其讀取距離更大、存儲容量較大，可進(jìn)行數(shù)據(jù)加密、存儲信息更改等操作，在檔案實(shí)體查找、檔案上架位置調(diào)整、檔案實(shí)體出入庫管理、檔案實(shí)體防盜防丟失安全保障等方面有顯著的優(yōu)越性，在提高檔案實(shí)體盤點(diǎn)效率、統(tǒng)計利用情況、實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體位置定位、工作人員工作場所追蹤和提高檔案實(shí)體高效利用方面的優(yōu)勢明顯。

RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案實(shí)體管理的顯著特征在于其非接觸性、唯一性、信息容量大、穿透性、可批量識別、安全性、可重復(fù)使用和耐久性。RFID技術(shù)通過無線電識別讀取目標(biāo)信息，無需進(jìn)行機(jī)械或光學(xué)接觸。且每個電子標(biāo)簽識別碼都是唯一的，與其對應(yīng)的檔案實(shí)體也是唯一的。引入RFID技術(shù)后，粘貼于檔案實(shí)體上的電子標(biāo)簽最大存儲容量為數(shù)兆字節(jié)，信息容量十分充裕。利用RFID無線電識別能夠穿透紙張、木材、塑料等，表現(xiàn)出一定的可穿透性。RFID技術(shù)能夠批量讀取并處理約20個電子標(biāo)簽，實(shí)現(xiàn)對檔案實(shí)體的批量識別。RFID技術(shù)采用密碼防偽、軟件加密等方式更好的防止檔案實(shí)體的標(biāo)簽內(nèi)容泄密。RFID電子標(biāo)簽中寫入的數(shù)據(jù)可反復(fù)擦除和更改，標(biāo)簽功能不易被損壞，在一定程度上可節(jié)約管理成本。RFID電子標(biāo)簽采用的封閉式包裝，不易受化學(xué)腐蝕或物理磨損等因素的影響，其一定的耐久性有利于使用在需長期保管的檔案實(shí)體上。

2.RFID應(yīng)用于檔案實(shí)體管理的功能

RFID系統(tǒng)主要包括RFID電子標(biāo)簽、射頻讀寫器、計算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)三部分。分別承擔(dān)數(shù)據(jù)存儲、讀寫、應(yīng)用這幾項(xiàng)功能。RFID電子標(biāo)簽?zāi)軌蜃詣佑涗洐n案實(shí)體的入庫時間、出庫時間、修改時間等，確保檔案實(shí)體信息的完整。射頻讀寫器能夠在RFID電子標(biāo)簽內(nèi)寫入檔案實(shí)體的檔案類型、檔案編號、保管期限等不可擦除的一般信息，還能寫入檔案實(shí)體的存放位置、利用情況、流轉(zhuǎn)情況等可以更改的信息。射頻讀寫器自動識別RFID電子標(biāo)簽內(nèi)的信息后再通過計算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)傳入后臺數(shù)據(jù)庫中，方便檔案管理人員進(jìn)行檔案資料的查閱與統(tǒng)計。

三、檔案實(shí)體管理中融合射頻識別（RFID）技術(shù)的方式

檔案實(shí)體管理與RFID技術(shù)的深度融合：

1.在調(diào)研檔案實(shí)體管理現(xiàn)存問題的基礎(chǔ)上，針對檔案實(shí)體管理的實(shí)際情況，引入RFID技術(shù)。

2.需要完成多協(xié)議射頻讀寫器的研制與RFID電子標(biāo)簽的采購，了解電子標(biāo)簽的功率、識別效果、放置方向、位置等，并進(jìn)行測試。

3.需要對讀卡器的天線大小和增益進(jìn)行分析，分析適用于識別檔案實(shí)體安全的標(biāo)簽、天線。

4.需要重點(diǎn)研究RFID電子標(biāo)簽的識別數(shù)量及標(biāo)簽與控制軟件數(shù)據(jù)通信速率存在的關(guān)系，優(yōu)化控制軟件數(shù)據(jù)庫的通信模塊，增加RFID電子標(biāo)簽批量識別的數(shù)量。

5.需要優(yōu)化讀卡器性能，解決RFID設(shè)備軟硬件設(shè)備兼容性低的問題，減少RFID設(shè)備與材料成本。

6.需要對數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，增加檔案實(shí)體表參數(shù)、標(biāo)簽對應(yīng)參數(shù)，優(yōu)化庫存盤點(diǎn)算法、數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出方法、檔案綜合業(yè)務(wù)軟件結(jié)構(gòu)的功能。

7.完成RFID的配套技術(shù)，改進(jìn)RFID技術(shù)用于檔案實(shí)體管理系統(tǒng)的流程，更好滿足檔案實(shí)體在庫盤點(diǎn)、流轉(zhuǎn)、安全防護(hù)等方面的需要。

在實(shí)際應(yīng)用RFID技術(shù)的過程中，應(yīng)對檔案庫房進(jìn)行智能化改造，安裝與RFID技術(shù)相配套的、與外系統(tǒng)連接的軟件，明確出入庫的檔案實(shí)體與記錄數(shù)據(jù)的同步基站，配備顯示前臺工作指令、指示檔案實(shí)體流轉(zhuǎn)情況的庫房顯示系統(tǒng)及用于檔案實(shí)體、工作人員出入庫管理的門禁系統(tǒng)等軟硬件設(shè)備。鑒于RFID電子標(biāo)簽的成本較高，RFID技術(shù)的大規(guī)模應(yīng)用時可考慮與條形碼技術(shù)相結(jié)合，以降低成本，在提高效率與降低成本間找到較合適的平衡點(diǎn)。

四、結(jié)束語

檔案實(shí)體管理是檔案管理工作中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)和重要內(nèi)容，隨著信息時代的到來，面對新時期的新要求，盡管檔案實(shí)體管理在新形勢下面臨諸多新問題，但先進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)的引入為檔案實(shí)體管理的優(yōu)化帶來了更多途徑和可能。相信在更多檔案工作者的努力下，檔案實(shí)體管理會不斷朝著制度健全、保管有序、技術(shù)有力的數(shù)字化建設(shè)方向發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理的科學(xué)化與規(guī)范化。在檔案實(shí)體管理中引入非接觸式自動化識別的RFID技術(shù)，一方面完善了檔案實(shí)體管理的框架，另一方面優(yōu)化了檔案實(shí)體管理的流程，對于打造高效有序、性價比適宜、低安全隱患的檔案實(shí)體管理模式具有較強(qiáng)的理論意義和實(shí)踐意義。但值得注意的是RFID技術(shù)尚存在一定的局限性，如物理特性制約、識別環(huán)境限制、隱私安全侵害等，需要根據(jù)實(shí)際情況不斷對RFID技術(shù)與檔案實(shí)體管理的深度融合進(jìn)行優(yōu)化、創(chuàng)新，更有效的解決傳統(tǒng)技術(shù)難題，改進(jìn)完善檔案實(shí)體管理中存在的不足，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理全過程的精細(xì)化、自動化、數(shù)字化、智能化。

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