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        醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理規(guī)范化分析

        2019-09-10 14:56:03戴瀟洋
        名城繪 2019年5期
        關(guān)鍵詞:檔案

        摘要:近年來,醫(yī)院招投標(biāo)工作已經(jīng)成為了醫(yī)療改革中的重要內(nèi)容之一,同時(shí)醫(yī)院招投標(biāo)項(xiàng)目的增多,也使得招投標(biāo)的檔案管理面臨著一定的挑戰(zhàn)。醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理工作對(duì)于招投標(biāo)以及醫(yī)院的建設(shè)都具有非常重要的意義,其不僅記錄著招投標(biāo)的過程,同時(shí)也是在各方發(fā)生沖突時(shí)明確法律責(zé)任的保證。因此在醫(yī)院招投標(biāo)的檔案管理中必須要實(shí)行科學(xué)化、規(guī)范化的管理方式,進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院廉政建設(shè)的實(shí)行,使醫(yī)院能夠得到健康、穩(wěn)定、長(zhǎng)效的發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)院招投標(biāo);醫(yī)療事業(yè);檔案

        一、醫(yī)院招投標(biāo)檔案的顯著特征

        1.1多樣性

        醫(yī)院中有大量的設(shè)施購買或者工程建設(shè)需要進(jìn)行招投標(biāo)工作,因此招投標(biāo)工作的涵蓋內(nèi)容非常之廣,例如分屬醫(yī)院后勤管理的鍋爐更新、車輛維修、衛(wèi)生保潔以及食堂的承包等工作,還有分屬醫(yī)院物質(zhì)管理方面的衛(wèi)生耗材、專科耗材以及高值耗材等幾萬個(gè)不同的種類。醫(yī)院的設(shè)備采購工作也可以招投標(biāo),例如透析機(jī)、大型的X光機(jī)、彩超、CT核磁保修以及動(dòng)態(tài)心電等。可招標(biāo)的物品還包括部分藥品,因此,招投標(biāo)的工作可以說涉及到醫(yī)院工作的方方面面。

        1.2系統(tǒng)性

        醫(yī)院的招投標(biāo)工作具有顯著的系統(tǒng)性,例如醫(yī)院招投標(biāo)工作常以單獨(dú)的項(xiàng)目或者設(shè)備作為一個(gè)單元開展,因此,招投標(biāo)工作的系統(tǒng)性非常強(qiáng)。在醫(yī)院的招投標(biāo)工作中,每個(gè)程序生成的材料均不同。

        當(dāng)前我國醫(yī)院的招投標(biāo)檔案的先后程序?yàn)椋赫袠?biāo)申請(qǐng)、院長(zhǎng)辦公室或分管醫(yī)院工作的領(lǐng)導(dǎo)的意見、招標(biāo)工作方案、醫(yī)院招標(biāo)公告、投標(biāo)邀請(qǐng)書、相關(guān)項(xiàng)目的技術(shù)參數(shù)以及要求、邀請(qǐng)招標(biāo)簽到表、項(xiàng)目開標(biāo)記錄表、打分表、匯總表、價(jià)格分析表、醫(yī)院招標(biāo)公示、競(jìng)標(biāo)單位中標(biāo)通知以及投標(biāo)書等有關(guān)資料、參考合同或者發(fā)票的復(fù)印件、招標(biāo)報(bào)告表及醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批的材料、采購合同以及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等,整個(gè)檔案具有極強(qiáng)的系統(tǒng)性。

        1.3分散性

        醫(yī)院的招標(biāo)委員會(huì)是一個(gè)為招標(biāo)而設(shè)立的臨時(shí)機(jī)構(gòu),招標(biāo)辦公室負(fù)責(zé)招投標(biāo)的具體工作,而物質(zhì)、基建以及藥品等項(xiàng)目的工作是由各個(gè)職能部門管理的。這就造成了招投標(biāo)檔案分散在醫(yī)院各部門的局面。

        二、招投標(biāo)檔案形成與管理中存在的問題

        2.1招投標(biāo)檔案收集缺乏完整性

        主要有三種情況:一是有的醫(yī)院沒有把招投標(biāo)文件材料列入歸檔范圍,使這部分材料游離在醫(yī)院檔案室的管理范圍之外,久而久之造成招投標(biāo)檔案的散失;二是醫(yī)院招標(biāo)采購工作涉及的部門較多,在歸檔時(shí)各自為政,造成有的材料重復(fù)

        歸檔,有的材料沒有歸檔,致使招投標(biāo)檔案不完整;三是一般醫(yī)院都比較重視較大項(xiàng)目招投標(biāo)材料的收集,忽略小型項(xiàng)目及零星小設(shè)備招投標(biāo)材料的收集。

        2.2招投標(biāo)檔案的管理存在隨意性

        項(xiàng)目招投標(biāo)檔案的管理還沒有建立相應(yīng)的制度和規(guī)范,在整個(gè)招投標(biāo)操作流程中的檔案管理還不到位,這直接影響招投標(biāo)檔案的質(zhì)量,無法保證其完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

        2.3招投標(biāo)檔案的管理職責(zé)模糊性

        在招投標(biāo)工作中,未能明確兼職檔案人員對(duì)招投標(biāo)檔案的收集職責(zé),少數(shù)兼職檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)尚不能適應(yīng)工作需要,兼職人員只懂項(xiàng)目業(yè)務(wù)不懂檔案,專職檔案人員只懂檔案不懂項(xiàng)目業(yè)務(wù)。制度上的缺失,導(dǎo)致招投標(biāo)兼職檔案人員職責(zé)不清,素質(zhì)不高。

        三、醫(yī)院招投標(biāo)檔案規(guī)范化管理的對(duì)策

        3.1建立科學(xué)的醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理制度。

        醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理制度是指導(dǎo)醫(yī)院招投標(biāo)工作的重要政策和依據(jù),對(duì)醫(yī)院招投標(biāo)工作具有重要的指導(dǎo)意義。招投標(biāo)的檔案管理制度中需要對(duì)各方職能部門的責(zé)任和義務(wù)進(jìn)行明確,對(duì)檔案歸檔的內(nèi)容、時(shí)間、管理人員等進(jìn)行標(biāo)明,所有的操作流程都需要嚴(yán)格的按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行。同時(shí)醫(yī)院的相關(guān)管理人員還需要定時(shí)對(duì)招投標(biāo)檔案進(jìn)行檢驗(yàn),如果發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在問題要及時(shí)報(bào)告,進(jìn)而使問題得到迅速的解決。

        3.2規(guī)范招投標(biāo)檔案的歸卷程序

        醫(yī)院招投標(biāo)檔案的歸卷工作需要由專門的人員進(jìn)行管理,進(jìn)而保證檔案歸卷管理的真實(shí)性和全面性。相關(guān)部門在招投標(biāo)工作完成后,需要對(duì)招投標(biāo)工作中所有的資料進(jìn)行收集和整理,如果發(fā)現(xiàn)檔案資料中存在問題,需要及時(shí)的改正和糾偏,從而防止在招投標(biāo)的檔案管理中出現(xiàn)漏洞。

        3.3充分利用先進(jìn)的科技,提升招投標(biāo)檔案管理能力

        隨著科技的發(fā)展,計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛的應(yīng)用在各行各業(yè)的管理中,醫(yī)院的招投標(biāo)工作也需要能夠充分利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來完善管理流程和方式。醫(yī)院需要保證招投標(biāo)工作從立項(xiàng)到歸檔的整個(gè)過程實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、智能化管理。通過先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的引入不僅能夠提升醫(yī)院招投標(biāo)檔案的管理效率,同時(shí)還能夠保證招投標(biāo)檔案管理的準(zhǔn)確性,使得醫(yī)院招投標(biāo)管理更加規(guī)范化和科學(xué)化,使醫(yī)院招投標(biāo)工作逐漸向電子化和信息化發(fā)展。

        3.4提升醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理人員的素質(zhì)

        醫(yī)院招投標(biāo)管理人員是醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理工作的主體,在管理工作中具有決定性作用,所以醫(yī)院必須要重視起檔案管理人員的素質(zhì)和能力。醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理工作具有特殊性,需要檔案管理人員不僅要具有專業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),同時(shí)還需要具有相應(yīng)的法律知識(shí),這樣在工作中才能夠不逾越法律界限,嚴(yán)格遵守相應(yīng)的法律法規(guī),進(jìn)而使得檔案管理工作更加嚴(yán)謹(jǐn)和規(guī)范;同時(shí)檔案管理人員還需要具有大局意識(shí),這是因?yàn)獒t(yī)院的招投標(biāo)檔案管理工作本身比較枯燥,每天與大量的資料、數(shù)據(jù)以及圖片等打交道,工作任務(wù)繁重、復(fù)雜,所以招投標(biāo)檔案管理人員必須要能夠做好充分的心理準(zhǔn)備,不能過于計(jì)較個(gè)人得失,要甘于奉獻(xiàn),顧全大局,做好醫(yī)院招投標(biāo)工作。

        四、結(jié)語

        我國醫(yī)院的招投標(biāo)工作是醫(yī)院為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流而開展的,它所帶來的招投標(biāo)檔案管理工作是較為復(fù)雜與艱巨的,因此,醫(yī)院必須建立完善的招投標(biāo)檔案管理制度,不斷提高招投標(biāo)檔案管理人員素質(zhì),提高他們的業(yè)務(wù)水平,從而使得管理人員能更好地從事招投標(biāo)檔案的管理工作。

        參考文獻(xiàn):

        [1]黃偉娟.淺議醫(yī)院內(nèi)部招投標(biāo)活動(dòng)監(jiān)督存在的問題與對(duì)策[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù).2014(21).

        [2]邢紅.醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的路徑探究[J].陜西檔案.2012(06).

        [3]韓冰,沈鐵峰,周璇,等.科學(xué)管理醫(yī)院招標(biāo)檔案管理的認(rèn)識(shí)與思考[J].財(cái)經(jīng)界,2016(24):355.

        (作者單位:紹興市第七人民醫(yī)院)

        作者簡(jiǎn)介:戴瀟洋,1986年6月,男,漢族,浙江省紹興市,工程師,電氣工程。

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