張小紅

摘 要：檔案管理是公安機關的基礎綜合性工作，隨著檔案科學的迅速發(fā)展，檔案工作的科學管理和使用變得越來越重要。社會經(jīng)濟的發(fā)展要求使公安機關檔案信息化建設已成為關于檔案工作的重點。使公安局綜合檔案管理平臺化、知識化和資源化，不僅符合公安局檔案管理部門的要求，本文主要論述了公安檔案信息化發(fā)展的現(xiàn)狀，規(guī)范化處理過程程序和應注意的關鍵問題。

隨著社會的不斷發(fā)展，對檔案管理現(xiàn)代化的要求也越來越高。資源檔案信息管理是我國公安局持續(xù)發(fā)展的基礎和保障。公安局是一個“戰(zhàn)斗堡壘”，所有的公安工作都是在這里進行的。它關系到國計民生安全的方方面面，因此有必要重視其檔案管理工作。由于現(xiàn)代信息技術正朝著數(shù)字化、智能化的方向快速發(fā)展，單一的紙質(zhì)文件已不能滿足信息時代的要求，電子文件也越來越發(fā)達。逐步完善公安局檔案信息管理制度是必要的。面對當前形勢，公安機關檔案管理信息部門必須繼續(xù)推進，合理保護人民利益，營造健康穩(wěn)定的社會環(huán)境。

一、加強公安局檔案信息化建設的重要性與必要性

公安機關檔案信息管理在社會發(fā)展中起著不可或缺的作用，對社會市場的發(fā)展具有重要意義。數(shù)字化和無紙化管理為現(xiàn)代機構的發(fā)展提供了新的思路。在信息技術的發(fā)展中，實現(xiàn)了檔案信息與用戶的無距離通信，實現(xiàn)了檔案信息的共享和利用。這種重要性的表現(xiàn)體現(xiàn)在三個方面：

（一）檔案管理工作更加便捷

現(xiàn)代信息化正朝著數(shù)字化、智能化的方向快速發(fā)展。單一的紙質(zhì)文件已不能滿足信息時代的要求。隨著時間的推移，紙質(zhì)文件將變得難以保存甚至難以識別，這將給以后的審查和使用帶來不必要的麻煩。在更改為電子檔案后，該檔案更容易存儲，更不容易丟失，更容易訪問。

（二）查找檔案更加容易

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件中，如果要查找信息篩選更多信息需要浪費大量的時間和精力。但經(jīng)過文件管理信息，可以輕松找到自己想要的大量復雜文件信息，大大節(jié)省時間，提高公安局的工作效率，實施遠程溝通的檔案信息，促進公安局的長遠發(fā)展。

（三）檔案更加透明化

檔案在管理信息化后文件更透明。公安局的領導和員工可以檢查公共檔案，而不是像以前那樣去檔案室“翻箱子”。這將使員工參與公安局的發(fā)展，公安局也可以接受員工的監(jiān)督，調(diào)動員工的積極性和主動性。

二、公安局檔案信息化建設過程中面臨的困境

逐漸被關注的信息化管理檔案，公安局的信息化進程正在穩(wěn)步地取得進展。然而，由于短期實踐的發(fā)展在中國檔案信息，公安局檔案建設的在不同的方面存在問題。

（一）檔案管理信息化裝備投入不足

檔案基礎設施建設是檔案管理信息化建設的基礎和保障，包括檔案倉庫，檔案辦公室專用室，檔案架，空調(diào)，“三鐵二器”等基礎設施和必要的配套設備。為了滿足電子文件開發(fā)的需要，還需要配置計算機，打印機，數(shù)碼相機，CD刻錄機，視聽文件柜，CD-ROM，磁盤和其他相應的文件設備。但是，一些公安機關目前受資金約束，文件管理信息化建設的硬件設備不適應時代發(fā)展，不能滿足檔案管理信息化的需要。公安局也需要政府資助，不能引入新型信息服務器。文件的安全性不受保護，這限制了公安局的長期穩(wěn)定性。

（二）檔案管理信息化缺乏統(tǒng)一的規(guī)范化軟件

檔案管理信息化需要標準化軟件支持。系統(tǒng)應用軟件可以將檔案數(shù)據(jù)檢索和借閱程序融入到辦公自動化管理，并實現(xiàn)自動檢索和數(shù)字傳輸文件的管理信息材料。然而，目前，沒有相對標準化信息管理軟件配備到各地公安局。對檔案的整理和查閱都存在很大的限制，沒有辦法接受統(tǒng)一的數(shù)據(jù)和信息，從而導致混亂的檔案統(tǒng)計，影響公安局檔案管理的權威性。

（三）檔案管理信息化人員素質(zhì)不強

公安局檔案管理人員是檔案工作的執(zhí)行者和推動者，但由于檔案管理工作是公安局的基礎工作，這與公安局的核心工作有很大差異。檔案工作的專業(yè)要求相對較低。在檔案專業(yè)知識和法律知識方面，現(xiàn)代辦公能力相對不足，影響了檔案管理信息化建設的推進，對檔案管理形式的創(chuàng)新和內(nèi)部改革產(chǎn)生了一定的影響。

三、加強公安局檔案信息化建設的有效建議

針對公安機關在基層檔案工作發(fā)展中的現(xiàn)狀，結合傳統(tǒng)公安檔案管理模式的不足，從以下幾個方面思考加強基層公安局檔案管理信息化。

（一）創(chuàng)新公安局檔案信息化管理方式，拓寬人才隊伍培養(yǎng)途徑

公安局的檔案信息管理可以促進有關部門的創(chuàng)新工作，提高基層組織的活力。檔案信息管理的基礎和保證主要職責是組織和管理檔案。這也是一個重要的活動載體。新時期檔案的信息化可以圍繞人才的培養(yǎng)，不斷創(chuàng)新管理機制，開展動的各種形式和豐富的活動內(nèi)容，加強檔案信息的專業(yè)性和進步性。

（二）更新硬件建設，為檔案信息化提供硬件支持

在公安局的檔案管理中，必須積極引進先進的現(xiàn)代化設備，為檔案信息化提供硬件支持，并通過投資計算機和互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化設備，積極地將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子信息檔案。購買的硬件設備必須安全穩(wěn)定，文件內(nèi)容不易丟失，可以抵御外部風險，防止黑客攻擊。

（三）以安全保密為關鍵，加強綜合防治

檔案信息保密，應突出“積極防御，全面防控”的指導方針，有關部門要加強法律意識，以法律為武器，確保檔案管理的有效性，提高現(xiàn)代化成果，檔案信息管理安全保障體系，各部門員工嚴格保密檔案信息管理和審查意識。

四、結語

現(xiàn)代信息技術的飛速發(fā)展，要求公安機關對檔案管理工作進行改變。同時，公安機關檔案管理信息化要求我們有一個新時代的管理經(jīng)驗，并采取現(xiàn)代化措施使公安機關更好地向前發(fā)展。目前，公安機關檔案管理的信息化是最重要的工作。因此，加強公安機關檔案信息管理是當前檔案管理工作的必然趨勢。只有這樣，才能使信息化進程順利進行，才能保證人民的利益。公安機關更好地為人民和社會服務，營造和諧穩(wěn)定的環(huán)境。