陳曉芹

一、著錄標(biāo)引工作在檔案信息化建設(shè)中的重要性

檔案描述和索引是一個重要的實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)工作。它的目的是準(zhǔn)備電腦檔案應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。描述和索引的質(zhì)量決定了整個應(yīng)用程序文件系統(tǒng)的質(zhì)量。描述和索引是一個重要的步驟在檔案的數(shù)字化，檔案的檢索和利用的保證，和檔案信息化建設(shè)的先決條件。

二、怎樣做好檔案信息化建設(shè)中的著錄標(biāo)引工作

（一）適應(yīng)檔案信息化建設(shè)，提高著錄標(biāo)引質(zhì)量

1.遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一著錄格式

目前，沒有統(tǒng)一的要求和宏觀調(diào)控檔案計算機(jī)檢索系統(tǒng)的建立。通常開發(fā)，設(shè)計并實(shí)現(xiàn)了由各單位根據(jù)自己的檢索系統(tǒng)的要求。它缺乏通用的類型和很難實(shí)現(xiàn)資源共享。描述的內(nèi)容的差異也非常明顯。這些格式的矛盾最終會影響計算機(jī)管理系統(tǒng)的檢索效率。

2.科學(xué)標(biāo)引方法

由于不同的索引方法，自存檔和索引進(jìn)行工作與索引的索引工具使用的規(guī)則是不同的。在90年代，我們主要使用主題詞匯和自由的結(jié)合，特別是在解放之前，中國共產(chǎn)黨中央委員會和中央調(diào)查局索引根據(jù)主題詞匯的檔案，檔案的主題是能夠更好的顯示在索引。更準(zhǔn)確的是轉(zhuǎn)換檔案概念的主題，關(guān)鍵字不包括在詞匯索引，和自由詞進(jìn)行嚴(yán)格的登記制度。這種方法使得質(zhì)量指數(shù)更好和檢索效率較高。唯一的缺點(diǎn)是，索引速度太慢，難以滿足快速發(fā)展的需要檔案檢索系統(tǒng)。

3.確定檔案著錄標(biāo)引深度

在歸檔和索引工作中，我們必須注意客觀地揭示檔案中討論的問題或研究問題。有必要考慮檔案的適當(dāng)索引深度，并考慮檔案主題檔案的清晰程度。禁止混合個人意見;應(yīng)根據(jù)檔案的要求以及文件主題的重要性對其進(jìn)行索引，不超過八個關(guān)鍵字，對于人員的任免，參與任免的部門和人員應(yīng)逐一編入索引。涉及多個主題或問題的幾個基本方面的概念應(yīng)該被編入索引，例如工作總結(jié)，會議記錄等，并且應(yīng)該分別索引若干并行事項或問題。文件索引不足，文件檢索方法少，特異性強(qiáng)，將大大降低文件使用效率。文件太深，會浪費(fèi)時間和計算機(jī)存儲空間，降低工作效率。因此，制定合理的檔案選擇和索引方案以確定檔案的可行深度尤為重要。一般而言，類似或類似的主題文件，文件的數(shù)量應(yīng)該被精細(xì)索引，并且文件存儲器可以被相對粗略地索引。

4.檔案著錄中采用標(biāo)準(zhǔn)工具

提高檔案質(zhì)量指數(shù)，是國家發(fā)展的必要采取相關(guān)工具。一些使用“中國檔案圖書館”的同義詞進(jìn)行主題標(biāo)引，一些使用“中國主題句”，有些人用自己的同義詞庫單位，部門，工業(yè)，和一些使用關(guān)鍵字索引。記錄工作中使用的工具不匹配，導(dǎo)致更多的混亂關(guān)鍵字索引，索引語言，影響計算機(jī)管理系統(tǒng)的檢索效率。

5.著錄標(biāo)引要與檔案檢索相結(jié)合

編目索引的主要目的是檢索，完成編目索引是計算機(jī)檢索的基礎(chǔ)之一。編目人員應(yīng)使用檢索主題分析參與文件，了解用戶需求，通過文件檢索策略和設(shè)計方法和實(shí)踐經(jīng)驗，未來編目工作的索引，從使用檢索的角度，有針對性，準(zhǔn)確地揭示主題，文件，以確保數(shù)據(jù)質(zhì)量，促進(jìn)檔案建設(shè)的信息化。

（二）加強(qiáng)著錄管理，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

1.提高著錄標(biāo)引人員的業(yè)務(wù)水平

建設(shè)檔案信息需要存儲檔案描述兩個索引技術(shù)也需要理解復(fù)雜的計算機(jī)技術(shù)檔案，現(xiàn)有的檔案人員如何實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)？一般來說，編目人員應(yīng)首先掌握檢索語言;又必須有一定的歷史知識，檔案工作的專業(yè)知識和經(jīng)驗，分析和總結(jié)問題的能力，收集檔案的形成背景、記憶、特征和歷史檔案和更好地理解之間的連接描述文件的內(nèi)容。隨著時代的數(shù)字檔案信息、文件存儲、描述、存儲、利用將由計算機(jī)輔助管理。編目人員也應(yīng)該盡快掌握，計算機(jī)知識和計算機(jī)基本的職業(yè)技能，工作相關(guān)的知識和技能的應(yīng)用在檔案管理的工作。

2.建立相對穩(wěn)定的專業(yè)隊伍

由于缺乏對檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的重要性和專業(yè)性的理解，許多單位沒有安排具有較高知識水平和業(yè)務(wù)能力的專業(yè)人員來完成這項工作。他們中的大多數(shù)是臨時工作人員，他們在沒有長期概念的情況下做了一段時間的臨時工作。仍有許多單位是檔案的保管人，并從事錄音和索引工作。沒有正式培訓(xùn)，沒有穩(wěn)定的專業(yè)數(shù)據(jù)工作團(tuán)隊，記錄人員的業(yè)務(wù)能力難以提高，數(shù)據(jù)質(zhì)量也受到影響。索引工作實(shí)際上是一項非常技術(shù)性的工作。任何想要從事錄音和索引工作的檔案管理員都必須經(jīng)過重新學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。這將使記錄和標(biāo)記工作的質(zhì)量和數(shù)量，并便于文件的檢索和利用。

3.加大對著錄標(biāo)引工作的組織管理

描述性標(biāo)引工作的組織管理是描述性標(biāo)引工作的重要組成部分，是對描述性標(biāo)引校對工作的嚴(yán)格要求和統(tǒng)一管理。具體做法：標(biāo)引前，要系統(tǒng)地了解全面引進(jìn)要標(biāo)引檔案的基本情況、機(jī)構(gòu)設(shè)置、機(jī)構(gòu)演變、干部配備和管轄范圍。在標(biāo)引工作中，要特別注意對黨和國家歷史階段的工作重點(diǎn)和具體時期的政策的認(rèn)識，經(jīng)常性地開展工作研討會使描述和索引工作更加準(zhǔn)確，確保了檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量。在工作中，要合理安排編目和標(biāo)引工作，注意對輸入的計算機(jī)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行核對和驗證，避免一人長期核對，鼓勵專業(yè)人員相互核對和驗證。這將有助于我們互相學(xué)習(xí)，及時發(fā)現(xiàn)問題，提高編目和索引的水平。

三、結(jié)論

總之，檔案信息化建設(shè)是一項長期而艱巨的任務(wù)，做好檔案著錄標(biāo)引工作是開發(fā)檔案信息資源的有效保障。因此，檔案信息化建設(shè)在與時俱進(jìn)的發(fā)展過程中，我們必須加強(qiáng)對檔案信息資源的管理，必須做好描述文件的索引工作，為檔案的利用、檢索提供更有效的服務(wù)。