趙曼
摘要:病歷檔案是衡量一家醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量和效率、體現(xiàn)病人醫(yī)療經(jīng)過的重要資料,而病歷檔案首頁規(guī)范填寫和質(zhì)量把控是病歷檔案質(zhì)控中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。實(shí)踐中存在患者基本信息填寫錯(cuò)誤或漏填、主要診斷選擇錯(cuò)誤、損傷中毒的外因漏填、手術(shù)操作信息不完整、離院方式填寫錯(cuò)誤、31天再住院計(jì)劃漏填等質(zhì)量問題。為確保病歷檔案首頁填寫的完整性和準(zhǔn)確性,文章提出加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、加大培訓(xùn)力度、利用信息化手段、獎(jiǎng)懲結(jié)合、合理配置人力資源等對策,取得較好的效果。
關(guān)鍵詞:病歷檔案;病案首頁;缺陷;質(zhì)控;對策
病歷檔案是醫(yī)務(wù)工作者記錄的患者接受檢查、診斷、治療、護(hù)理等經(jīng)過的全部醫(yī)療文件,是衡量一家醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量和效率、體現(xiàn)病人醫(yī)療經(jīng)過的重要資料,是國家進(jìn)行衛(wèi)生信息統(tǒng)計(jì)和三甲醫(yī)院參評的重要依據(jù)[1]。加強(qiáng)病歷檔案質(zhì)量管理是醫(yī)院各項(xiàng)科學(xué)管理的重要環(huán)節(jié),可切實(shí)提高醫(yī)院整體醫(yī)療服務(wù)能力和管理水平。而病歷檔案首頁規(guī)范填寫和質(zhì)量把控是病歷檔案質(zhì)控中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié),直接影響到醫(yī)療服務(wù)評價(jià)的準(zhǔn)確性和公平性。
根據(jù)2016年國家衛(wèi)生健康委員會(huì)頒布的《住院病案首頁數(shù)據(jù)質(zhì)量管理與控制指標(biāo)》《住院病案首頁數(shù)據(jù)填寫規(guī)范》以及《住院病案首頁部分項(xiàng)目填寫說明》中的具體要求,從2016年起蘇北人民醫(yī)院各部門、科室狠抓病歷檔案首頁的填寫和質(zhì)量控制工作,效果顯著。2018年2月,院綜合檔案室隨機(jī)抽取蘇北人民醫(yī)院2016年1—6月和2017年7—12月歸檔病歷檔案各3000份進(jìn)行檢查評估。發(fā)現(xiàn)2016年上半年缺陷病歷檔案首頁共515份,占17.17%;2017年下半年缺陷病歷檔案首頁共177份,占5.90%,缺陷率下降了11.27%。(見表1)
一、病歷檔案首頁填寫缺陷的成因分析
病歷檔案首頁不僅是患者住院信息的綜合反映,對病歷信息的準(zhǔn)確收集和利用也有重要意義,同時(shí)它還具有一定的法律效力,為解決醫(yī)患糾紛提供原始依據(jù),因此對病歷檔案首頁信息填寫質(zhì)量的把控就顯得尤為重要[2]。本次檢查評估涉及的病歷檔案首頁填寫缺陷及其成因主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
1.患者基本信息填寫錯(cuò)誤或漏填。其主要原因是首頁填寫不認(rèn)真,沒有按規(guī)范來填寫首頁基本信息。如部分患者的身份證號(hào)與出生日期不一致或未填寫身份證號(hào);戶口地址或現(xiàn)住址填寫不詳細(xì),僅精確到省市;郵編未填寫;個(gè)別患者還存在性別錯(cuò)誤。這些問題可能對病人的隨訪、醫(yī)療保險(xiǎn)的報(bào)銷、醫(yī)療糾紛的處理等帶來諸多不便[3]。
2.主要診斷選擇錯(cuò)誤。原因?yàn)閮煞矫妫阂皇轻t(yī)生對疾病分類編碼的重要性認(rèn)識(shí)不足,將創(chuàng)傷性診斷與非創(chuàng)傷性診斷混為一談,如:創(chuàng)傷性蛛網(wǎng)膜下腔出血誤選為蛛網(wǎng)膜下腔出血等。二是未認(rèn)真掌握主要診斷的選擇原則,仍按照臨床診斷方式填寫主要診斷,顯得不夠具體和專業(yè),如將心律失常作為主要診斷,陣發(fā)性心房纖顫作為次要診斷。以這樣的方式統(tǒng)計(jì)出的數(shù)據(jù)在準(zhǔn)確性和可靠性方面會(huì)受到影響,降低了醫(yī)療質(zhì)量管理水平。
3.部分項(xiàng)目填寫不規(guī)范。從病歷檔案首頁缺陷項(xiàng)目數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果來看,損傷中毒的外部原因漏填是醫(yī)生對首頁填寫基本規(guī)則不熟悉所導(dǎo)致,不清楚在有損傷或中毒的診斷時(shí)必須填寫外部原因。另外,手術(shù)操作信息不完整,主要是因?yàn)獒t(yī)生在填寫手術(shù)記錄時(shí),未在手術(shù)庫中選擇相應(yīng)的手術(shù)名稱,而是自行用文本填上手術(shù)名稱,導(dǎo)致首頁上手術(shù)名稱未能自動(dòng)獲取。除此之外,還存在離院方式填寫錯(cuò)誤、漏填31天再住院計(jì)劃的問題。前者主要是將非醫(yī)囑離院填寫成其他,醫(yī)囑轉(zhuǎn)院的填寫成醫(yī)囑離院,醫(yī)生對自動(dòng)出院必須填寫非醫(yī)囑離院概念不清,影響到醫(yī)院的相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。后者主要原因是醫(yī)生未養(yǎng)成良好的填寫習(xí)慣,造成醫(yī)療信息的漏填,當(dāng)然,也有可能是界面設(shè)計(jì)未能突出該選項(xiàng),未能引起醫(yī)生的注意。
出現(xiàn)病歷檔案首頁缺陷問題,究其成因,主要是對于信息填寫人員的專業(yè)培訓(xùn)不足。盡管病案室對臨床各科及新進(jìn)人員進(jìn)行了病案首頁填寫專項(xiàng)培訓(xùn),但由于臨床醫(yī)生忙于日常臨床工作,部分首頁填寫工作往往由實(shí)習(xí)生、規(guī)培生實(shí)施操作,而其中有相當(dāng)一部分人員未參加首頁填寫專項(xiàng)培訓(xùn),對首頁各項(xiàng)目填寫方法概念模糊,因此錯(cuò)填、漏填現(xiàn)象較多。
出現(xiàn)此類問題還與醫(yī)院病歷檔案質(zhì)控和考核力度不夠有關(guān)。主要是因?yàn)槟壳昂芏噌t(yī)院都存在病歷檔案首頁的三級質(zhì)控嚴(yán)重不到位,科主任與質(zhì)控醫(yī)生對首頁的填寫重視不夠,也缺少應(yīng)有的審核手續(xù)與科內(nèi)考核。此外,病案室對首頁填寫質(zhì)量檢查考核力度不夠,導(dǎo)致臨床醫(yī)生對首頁填寫質(zhì)量重視不足,缺少績效和經(jīng)濟(jì)杠桿的調(diào)節(jié)。
二、改進(jìn)病歷檔案首頁填寫問題的措施
基于對病歷檔案首頁存在問題的分析,結(jié)合近幾年來我院在提高病歷檔案首頁質(zhì)量方面所開展的一系列工作,可以從以下改進(jìn)措施入手,從而提高病歷檔案首頁填寫質(zhì)量。
1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),提高責(zé)任意識(shí)。患者的病歷檔案記錄是患者就醫(yī)過程最翔實(shí)的記錄,同時(shí)也是醫(yī)院檔案的重要組成部分,反映了醫(yī)療業(yè)務(wù)的管理水平。病歷檔案不僅是臨床科研的一手資料,也是解決醫(yī)療糾紛強(qiáng)有力的法律證據(jù)。因此,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視病歷檔案的管理工作,將其納入醫(yī)院的日常議事日程,制定并實(shí)施具體的、有針對性的病案首頁填寫制度,納入臨床醫(yī)生崗位職責(zé)和醫(yī)院整體考核指標(biāo)體系之中,一旦發(fā)現(xiàn)病案首頁填寫缺陷問題要第一時(shí)間解決。
2.加大培訓(xùn)力度,確保填寫規(guī)范。醫(yī)院病案管理委員會(huì)、醫(yī)務(wù)部、醫(yī)療質(zhì)量管理處等相關(guān)職能部門應(yīng)定期對全院臨床醫(yī)生開展病歷檔案質(zhì)控培訓(xùn),加強(qiáng)臨床醫(yī)生對病歷檔案首頁規(guī)范填寫重要性的認(rèn)識(shí)。針對主要診斷選擇錯(cuò)誤這一常見問題,應(yīng)著重組織臨床醫(yī)生學(xué)習(xí)國家衛(wèi)生健康委員會(huì)頒布的《住院病案首頁數(shù)據(jù)質(zhì)量管理與控制指標(biāo)》和《住院病案首頁數(shù)據(jù)填寫規(guī)范》中的相關(guān)條例,使其正確理解每條規(guī)范的具體含義和使用場景,確保首頁數(shù)據(jù)填寫的準(zhǔn)確性和規(guī)范化。此外,應(yīng)將實(shí)習(xí)醫(yī)生和參加住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)的醫(yī)生納入專項(xiàng)培訓(xùn)體系,使所有參與病歷檔案首頁填寫的醫(yī)務(wù)人員都能掌握首頁填寫基本規(guī)范與要求。
3.利用信息化手段,提高病歷檔案首頁質(zhì)量。一個(gè)完善的電子信息管理系統(tǒng)所整理出的新版電子病歷不僅能方便病人進(jìn)行后續(xù)治療,還能讓各相關(guān)科室通過醫(yī)學(xué)影像、檢驗(yàn)結(jié)果等存儲(chǔ)信息了解到病人的病情,同時(shí),醫(yī)生也能在任意一臺(tái)連接內(nèi)網(wǎng)的電腦上通過電子病歷查看病人的歷史就診記錄,提高臨床工作效率[4]。信息化管理是當(dāng)前廣泛應(yīng)用于各大醫(yī)院的一種管理方式,在病歷檔案管理層面有利于提高首頁填寫的準(zhǔn)確度和完整度。病案室應(yīng)加強(qiáng)與信息處聯(lián)系,把首頁易于填寫錯(cuò)誤的項(xiàng)目梳理出來,采用信息化手段自動(dòng)校驗(yàn)并實(shí)時(shí)糾錯(cuò)提醒,大幅減少人為因素造成的錯(cuò)漏。如身份證號(hào)與出生日期的一致性自動(dòng)校對、基本信息漏填寫自動(dòng)報(bào)錯(cuò)、診斷與性別不符自動(dòng)報(bào)錯(cuò)、損傷中毒外部原因漏填自動(dòng)報(bào)錯(cuò)等。
4.嚴(yán)把首頁質(zhì)控關(guān),獎(jiǎng)懲結(jié)合抓落實(shí)。病歷檔案首頁填寫應(yīng)遵循環(huán)節(jié)質(zhì)控為主、終末質(zhì)控為輔方針,建立院科四級質(zhì)控,從科室源頭抓起,逐層進(jìn)行質(zhì)量把控,從而提高病案首頁填寫質(zhì)量,保證首頁填寫的及時(shí)性、完整性與準(zhǔn)確性。同時(shí),醫(yī)院應(yīng)建立并完善相應(yīng)獎(jiǎng)懲制度,以此加強(qiáng)醫(yī)生填寫首頁的自覺性和準(zhǔn)確性。病案室每月定期對上月各科病歷首頁填寫質(zhì)量進(jìn)行評價(jià)與公示,考核到人。此舉有利于提高醫(yī)生對首頁填寫的重視程度,以達(dá)到提升各科室乃至醫(yī)院整體醫(yī)療工作質(zhì)量和水平的目的,讓病人享受到更好的服務(wù)。對于優(yōu)劣不同的病歷檔案應(yīng)采用不同的對應(yīng)政策,實(shí)施明確的獎(jiǎng)懲措施。如果遇到不合格的病歷檔案應(yīng)對其錯(cuò)誤進(jìn)行糾正,采取必要的懲罰措施,降低犯錯(cuò)頻率。
5.合理配置人力資源,提高工作效率。在當(dāng)前形勢下,醫(yī)生不僅要面臨體力勞動(dòng)與腦力勞動(dòng)帶來的身心壓力,還要處理復(fù)雜的醫(yī)患關(guān)系,冗雜繁忙的工作會(huì)增加差錯(cuò)產(chǎn)生的概率。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)各科室的實(shí)際業(yè)務(wù)量,合理配置人力資源,充實(shí)醫(yī)療隊(duì)伍,減輕一線醫(yī)生的工作量,使超負(fù)荷工作帶來的負(fù)面影響盡可能減少。
規(guī)范填寫病歷檔案首頁信息,有利于數(shù)據(jù)的有效利用,實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的現(xiàn)代化管理,減少醫(yī)療糾紛的發(fā)生。因此,臨床醫(yī)生、檔案管理人員和醫(yī)院管理部門要共同努力,確保病歷檔案首頁項(xiàng)目填寫的完整性和準(zhǔn)確性,切實(shí)提高病歷檔案首頁質(zhì)量,從而確保病歷檔案的整體質(zhì)量,為醫(yī)院向人民群眾提供高質(zhì)量的醫(yī)療服務(wù)保駕護(hù)航。
注釋及參考文獻(xiàn)
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