張弘毅

在建設項目實施過程中，檔案管理的重要性不容忽視，只有做好檔案管理工作才能保證項目的各個環(huán)節(jié)得到嚴格管控，各類風險隱患也會被扼殺在萌芽之中。本文將探討和分析建設項目檔案標準化管理的重要意義，并針對當前實踐工作中存在的主要問題提出行之有效的改進對策，以期能夠全面推動建設項目檔案管理標準化進程，確保檔案資料的作用得到最大化的展現(xiàn)，從而提高企業(yè)管理水平，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有力的支持和保障。

建設項目檔案是在項目整個實施階段產(chǎn)生的珍貴文件和資料，真實客觀的記錄了項目建設施工情況，對于工程的改建、擴建和維修提供了可靠依據(jù)，使得相關(guān)工作的開展更為順利高效。然而在當前的建設項目檔案管理工作中普遍存在著歸檔資料不完整、管理制度不健全、信息化手段應用匱乏等諸多問題，導致檔案管理工作的成效不佳，檔案資料無法發(fā)揮應有效用。對此，企業(yè)必須要加強檔案管理標準化建設，通過完善管理制度，優(yōu)化管理方法等舉措來提高檔案管理工作質(zhì)量，進一步擴大建設項目的綜合效益。

建設項目檔案管理標準化建設的重要性

首先，對于企業(yè)而言可能要同時管理多個項目，倘若沒有嚴謹?shù)臋n案管理制度和章程，將會有較大的概率會自檔案管理工作中出現(xiàn)各類問題，增加企業(yè)的成本支出。通過加強檔案管理的標準化建設，促使建設項目檔案資料的收集、整理、歸檔更加系統(tǒng)化、規(guī)范化，企業(yè)資源將得到高效配置與科學利用，管理能力和管理效益也會有不同程度的提升。

其次，由于建設項目的參與方眾多，在檔案管理工作上可能會采用不同的標準，不利于信息的共享和利用，信息資源的浪費現(xiàn)象十分嚴重。通過開展檔案管理標準化建設工作，將檔案管理標準予以統(tǒng)一，給各個參建單位的檔案管理工作提供了完整依據(jù)，檔案信息也能夠得到充分合理的利用。

最后，檔案管理是項目管理的重要組成部分，其實際工作效果將會對工程進度和工程質(zhì)量產(chǎn)生巨大影響。通過加強檔案的標準化管理，對項目施工狀況進行實時監(jiān)督和管控，確保項目能夠在規(guī)定日期內(nèi)完工，項目質(zhì)量可以達到既定標準，有利于精品項目的建成，企業(yè)也能在社會上樹立良好的形象。

項目建設檔案管理中存在的一些問題

歸檔資料不完整

部分企業(yè)將主要精力放在工程建設上，沒有認識到建設項目檔案管理的重要性，尤其體現(xiàn)在檔案資料的歸檔方面，未能夠保持工程建設與檔案收集的協(xié)同性，在檔案資料的收集期間對其進行嚴格的檢查，通常只是后期將檔案進行補充，難免會有所遺漏，導致檔案資料的完整性和準確性都有所欠缺，其在實踐工作中的使用價值也會大打折扣。

檔案管理方法落后

信息化手段在各行各業(yè)中的應用給相關(guān)管理工作的開展注入了新的活力，在建設項目檔案管理工作中也要積極運用現(xiàn)代信息技術(shù)，積極實施檔案的信息化管理，以此來保證管理工作成效，提高檔案資料利用率。然而企業(yè)對于檔案管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)建缺乏足夠關(guān)注，資金、技術(shù)、人才等投入不足，不能實施對項目檔案的信息化管理，傳統(tǒng)管理方法的運用使得檔案管理效率難以得到有效提升。

建設項目檔案標準化管理的有效路徑

建立健全的組織制度

一般來說，組織機構(gòu)和管理制度越健全完善，建設項目檔案管理取得的效果也會越好，因此企業(yè)必須要著重做好兩方面的工作：一是委派專業(yè)素質(zhì)較高、業(yè)務能力較強的員工負責檔案管理工作，通過對他們進行培訓和教育，使之充分認識到檔案管理工作要點以及自身肩負的重大職責;二是要不斷完善檔案管理制度，將相關(guān)工作職責落實到人頭上，以便在出現(xiàn)問題時能夠迅速找到責任人，喚醒檔案管理人員的危機意識，督促他們將檔案管理工作執(zhí)行到位。

統(tǒng)一編制標準

第一，建設項目正式施工之前，相關(guān)職能部門應該要求施工單位提交施工組織計劃和工程進度計劃，還要檢查其是否制定了檔案編制計劃，這將在一定程度上影響到檔案管理標準化建設的成敗。第二，建設項目涵蓋了多個分部工程和分項工程，對于各項工程的劃分方案需要全體施工單位討論解決，確保各標段劃分標準統(tǒng)一，檔案資料的收集標準也會趨于一致。第三，近年來，我國陸續(xù)推出了有關(guān)建設項目檔案管理的法律法規(guī)，但是涉及內(nèi)容較為廣泛，針對性不強，需要建設項目全體參建單位能夠結(jié)合項目實際情況編制檔案收集范圍表，促使項目實施過程中各類檔案資料的收集管理更加簡單易行。

創(chuàng)新檔案管理思路

檔案管理要注重細節(jié)

伴隨著項目建設施工的進行會持續(xù)不斷的產(chǎn)生檔案資料，為了將這些檔案資料加以及時收集和整理，要求相關(guān)部門和人員嚴格遵守檔案管理制度，不能有絲毫的懈怠，對于檔案資料的產(chǎn)生時間、具體內(nèi)容、文件數(shù)量做到心中有數(shù)，還要將檔案管理職責科學分配給檔案管理人員。通常情況下檔案資料要經(jīng)過項目負責人、技術(shù)負責人或者是監(jiān)理工程師的審批，在規(guī)定時限以內(nèi)交由檔案室保管。

檔案檢查有時限

項目部每月要組織一次資料檢查，包括開工報審、施工組織設計和施工方案、分項和檢驗批資料、材料報驗、試驗報驗、測量報驗、設備報驗以及開工報審等，單位工程開工前或每道工序完成后，相關(guān)報驗資料三天內(nèi)必須報至檔案人員，檔案人員負責追蹤資料返回情況，請監(jiān)理或業(yè)主單位在七天之內(nèi)將上報資料簽字蓋章并由項目部歸檔，沒有按照規(guī)定開展檔案資料歸檔和整理的人員則要接受嚴厲的懲罰，對于資料上報及時、準確的檔案管理人員給予一定金額的物質(zhì)獎勵。

圖紙管理有復核

接到施工圖紙五天內(nèi)，項目總工程師組織圖紙復核，必要時邀請全體參建單位參加。復核后三天內(nèi)將復核結(jié)果填入項目圖紙核對審查記錄上報，需要澄清解決的問題需填寫工程聯(lián)系單報業(yè)主和監(jiān)理。圖紙復核重點為圖紙是否齊全，是否滿足開工要求;坐標、高程、尺度、工藝與專業(yè)銜接是否矛盾;技術(shù)與質(zhì)量標準是否超出現(xiàn)行規(guī)范;是否方便施工;有無降低成本的變更設計可能。復審后的圖紙應移交給檔案室，檔案人員對接收到的圖紙進行登記、發(fā)放，技術(shù)人員要妥善保管施工圖，對變更的地方及時標記，并將變更依據(jù)文件成套保存。

信息管理有標準

檔案管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)建可以大大提高檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，施工項目以項目管理系統(tǒng)為主，采取以合同段為管理單位，在檔案管理信息化系統(tǒng)中錄入信息，明確項目檔案收集計劃、管理標準、質(zhì)量要求、創(chuàng)優(yōu)目標等信息;檔案收集框架的構(gòu)建，將項目檔案細化分類，明確錄入項目文件材料內(nèi)容、需錄入卷、格式要求等信息;卷內(nèi)目錄的錄入按照卷內(nèi)目錄標準格式著錄相關(guān)信息;電子文檔的引入按標準引入相關(guān)電子文件信息，完成整個項目檔案系統(tǒng)的錄入工作。

加強竣工環(huán)節(jié)的管理

這項工作的開展就是要求對竣工圖的出圖時間和質(zhì)量進行有效明確，實施關(guān)鍵在于將全體信息技術(shù)人員加以整合，使其結(jié)合工程建設完整信息制定管理表格，相關(guān)部門經(jīng)過對表格的審核和檢驗將會直觀地掌握工程實際情況，可以說工程竣工階段是建設項目檔案標準化管理的重要環(huán)節(jié)，做好相關(guān)工作將會促使檔案管理工作水平邁上新的臺階。

要想實現(xiàn)建設項目檔案的標準化管理就要健全組織制度，統(tǒng)一編制標準，創(chuàng)新檔案管理思路，相信這些舉措的落實必然會讓檔案管理工作取得突出成效，項目風險也會得到嚴格控制，項目建設將獲得豐厚利益回報，給企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展注入勃勃生機。

（作者單位：中國船舶重工集團公司第七〇三研究所）