摘要：隨著生活節(jié)奏逐漸加快，電子檔案的高效率逐漸獲得人們的認可。電子檔案雖為大部分人提供了更為便捷的服務，同時也帶來了許多新問題。管理安全和難度都有所提高，構建安全的檔案管理系統(tǒng)成為了企業(yè)和事業(yè)單位重點關注問題。本文剖析了檔案管理中尚存問題，并提出了可行性對策。以期為檔案管理工作者提供參考和建議。

關鍵詞：電子化;事業(yè)單位;檔案管理;發(fā)展趨勢

新時期，為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設，電子化檔案管理是必然的發(fā)展趨勢。傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法適應新時期的需求，因此，進行檔案管理模式改革和重建具有重要意義。不僅能夠減輕工作者繁雜的工作程序，同時能夠有效提升檔案管理的時效性。

一、電子化在事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員素質匱乏

新時代背景下，逐漸提高了對電子檔案管理的要求，并且對管理人員素質要求也越發(fā)嚴格。然而，目前我國的大部分事業(yè)單位，并不具備高素質的檔案管理人員，大部分的管理者自身素養(yǎng)偏低，綜合素質和自我管控都有待提高。并且許多新進入事業(yè)單位的員工，由于自身本就缺乏實際的工作經驗，面臨每天巨大的工作量，以及分散的工作內容，使許多新員工無法在短時間內適應工作。除此之外，我國大部分事業(yè)單位，每年人員流動幾率普遍偏高，許多在職員工也屬于流動式工作，由于缺少固定的檔案管理人員對新員工進行培訓，導致新員工無法完全勝任工作，在實際的電子檔案管理中常出現(xiàn)紕漏的問題。

（二）檔案管理尚存一定風險

傳統(tǒng)的檔案管理，均采用紙質版進行材料整理和收集，最后統(tǒng)一進行保管。但是隨著檔案電子化管理后，運用網絡技術進行資料整理和收集雖具有一定的便利性，然而互聯(lián)網是相通的，會為檔案安全管理帶來一定的風險和隱患。電子檔案收集過程中，通常是通過文件的形式通過網絡平臺進行傳送，傳送的過程中必然會帶來一些電腦病毒，甚至會導致電子檔案亂碼、泄露等情況，為檔案安全管理埋下了巨大的隱患。許多事業(yè)單位甚至遭到過病毒黑客等問題，許多單位職工信息均被泄露，為單位員工帶來了一定困擾，并對生活造成了諸多不便。

（三）檔案管理方式不夠規(guī)范

隨著科技的發(fā)展和進步，電子化的檔案管理形式早已廣泛運用于企業(yè)和事業(yè)單位的管理中，但卻并未完善相關的管理機制。相對于之前的紙質版檔案而言，人們保管更加細致，因為僅有一份丟失很麻煩。然而現(xiàn)在的電子檔案基本都有備份，管理人員則忽視了電子檔案精細化管理的重要性。除此之外，因缺少系統(tǒng)化的管理機制，許多電子檔案在保管過程中，經常出現(xiàn)管理人員忘記哪些是備份的，哪些沒有進行過備份，為管理人員之間帶來了一定的爭議和分歧。

二、電子化在事業(yè)單位檔案管理中發(fā)展對策

（一）加強檔案素質管理人才建設

電子檔案雖大部分依靠技術支持運行，但管理人才也起到了關鍵性的作用。在進行電子化檔案管理過程中，管理人員需具備一定的專業(yè)技能，熟悉并深入了解電子檔案管理的基本工作內容，在工作中發(fā)生突發(fā)情況時，能淡定自如的應對，并對關鍵信息的價值有自己的判斷，了解管理過程中的主要資料，根據(jù)事業(yè)單位的規(guī)章制度開展高效的管理工作。事業(yè)單位在進行管理人才選取時，應重點關注管理人員的綜合能力，盡可能避免人才調動和調整，為檔案管理提供基礎人才保障，促進工作效率的有效提升。電子檔案管理人員，應跟隨科技的發(fā)展，不斷完善自身綜合能力，適應社會的發(fā)展，不斷掌握更多的計算機專業(yè)技能，將高素質人才作為發(fā)展目標，事業(yè)單位應定期進行素質培訓，充分發(fā)揮管理工作者的優(yōu)勢，盡量將每個人分配到最合適的崗位上，提高檔案管理的整體工作效率。

（二）為檔案管理提供技術支持

若想在最大程度上維護電子檔案的安全，其硬件設施是保障系統(tǒng)平穩(wěn)運行的關鍵性因素。傳統(tǒng)的紙質版檔案，在管理過程中，不僅耗費了大量的成本和空間，同時在使用檔案時查找程序極其繁瑣，消耗了大量的人資和物資。然而對比之下，電子檔案管理則具有很多優(yōu)勢，不僅為管理者節(jié)省了大量的時間空間，同時省去了復雜的查找程序。但是電子檔案管理對管理系統(tǒng)的硬件設施，具有十分高的要求。為了保障檔案的安全和物盡其用，事業(yè)單位在進行硬件設施選取上，應拒絕盜版軟件，并進行定期的電腦殺毒。電子檔案在很大程度上提高了檔案管理的工作效率，擺脫了傳統(tǒng)管理模式的多方面限制，節(jié)省了紙張，提高了檔案的利用率。

（三）構建檔案管理安全保障系統(tǒng)

電子化檔案管理中的安全問題是事業(yè)單位的重點關注問題?；诠芾砣藛T的安全角度而言，檔案管理人員應時刻保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，禁止任何人員對外泄露文件。與此同時，應設置相應的訪客制度，對瀏覽時間進行相應規(guī)定，為電子檔案安全運行提供保障。首先，事業(yè)單位應定期進行硬件設備檢查和維修，保障硬件在管理中無質量問題，嚴謹盜版軟件為電子檔案管理帶來安全隱患。其次，事業(yè)單位應定期進行員工安全管理培訓，增強安全管理意識，定期對電子系統(tǒng)進行病毒掃描和殺毒，保證電子系統(tǒng)的安全運行。最后，為防止網絡黑客對事業(yè)單位的電子檔案管理系統(tǒng)進行惡意攻擊，事業(yè)單位應設置多道防火墻，避免檔案泄露帶來的損失和不便。

三、結語

綜述，檔案電子化管理已成為必然的發(fā)展趨勢，無論企業(yè)還是事業(yè)單位都應提高重視程度。事業(yè)單位應不斷分析電子化管理過程中出現(xiàn)的問題，不斷摸索創(chuàng)建新型管理模式，提升檔案管理的安全性和效率。通過加強檔案素質管理人才建設，提高管理人員素質，同時事業(yè)單位應為檔案管理提供技術支持，保障管理系統(tǒng)的安全，促進電子化檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介：徐志忠（1968.05.17-），男，滿族，河北灤平縣人，單位：承德市社會保險事業(yè)管理局，職稱：經濟師，學歷：本科，研究方向：檔案管理。