摘要:隨著生活節(jié)奏逐漸加快,電子檔案的高效率逐漸獲得人們的認(rèn)可。電子檔案雖為大部分人提供了更為便捷的服務(wù),同時(shí)也帶來了許多新問題。管理安全和難度都有所提高,構(gòu)建安全的檔案管理系統(tǒng)成為了企業(yè)和事業(yè)單位重點(diǎn)關(guān)注問題。本文剖析了檔案管理中尚存問題,并提出了可行性對(duì)策。以期為檔案管理工作者提供參考和建議。
關(guān)鍵詞:電子化;事業(yè)單位;檔案管理;發(fā)展趨勢(shì)
新時(shí)期,為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè),電子化檔案管理是必然的發(fā)展趨勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法適應(yīng)新時(shí)期的需求,因此,進(jìn)行檔案管理模式改革和重建具有重要意義。不僅能夠減輕工作者繁雜的工作程序,同時(shí)能夠有效提升檔案管理的時(shí)效性。
一、電子化在事業(yè)單位檔案管理中存在的問題
(一)檔案管理人員素質(zhì)匱乏
新時(shí)代背景下,逐漸提高了對(duì)電子檔案管理的要求,并且對(duì)管理人員素質(zhì)要求也越發(fā)嚴(yán)格。然而,目前我國(guó)的大部分事業(yè)單位,并不具備高素質(zhì)的檔案管理人員,大部分的管理者自身素養(yǎng)偏低,綜合素質(zhì)和自我管控都有待提高。并且許多新進(jìn)入事業(yè)單位的員工,由于自身本就缺乏實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn),面臨每天巨大的工作量,以及分散的工作內(nèi)容,使許多新員工無法在短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)工作。除此之外,我國(guó)大部分事業(yè)單位,每年人員流動(dòng)幾率普遍偏高,許多在職員工也屬于流動(dòng)式工作,由于缺少固定的檔案管理人員對(duì)新員工進(jìn)行培訓(xùn),導(dǎo)致新員工無法完全勝任工作,在實(shí)際的電子檔案管理中常出現(xiàn)紕漏的問題。
(二)檔案管理尚存一定風(fēng)險(xiǎn)
傳統(tǒng)的檔案管理,均采用紙質(zhì)版進(jìn)行材料整理和收集,最后統(tǒng)一進(jìn)行保管。但是隨著檔案電子化管理后,運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行資料整理和收集雖具有一定的便利性,然而互聯(lián)網(wǎng)是相通的,會(huì)為檔案安全管理帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)和隱患。電子檔案收集過程中,通常是通過文件的形式通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行傳送,傳送的過程中必然會(huì)帶來一些電腦病毒,甚至?xí)?dǎo)致電子檔案亂碼、泄露等情況,為檔案安全管理埋下了巨大的隱患。許多事業(yè)單位甚至遭到過病毒黑客等問題,許多單位職工信息均被泄露,為單位員工帶來了一定困擾,并對(duì)生活造成了諸多不便。
(三)檔案管理方式不夠規(guī)范
隨著科技的發(fā)展和進(jìn)步,電子化的檔案管理形式早已廣泛運(yùn)用于企業(yè)和事業(yè)單位的管理中,但卻并未完善相關(guān)的管理機(jī)制。相對(duì)于之前的紙質(zhì)版檔案而言,人們保管更加細(xì)致,因?yàn)閮H有一份丟失很麻煩。然而現(xiàn)在的電子檔案基本都有備份,管理人員則忽視了電子檔案精細(xì)化管理的重要性。除此之外,因缺少系統(tǒng)化的管理機(jī)制,許多電子檔案在保管過程中,經(jīng)常出現(xiàn)管理人員忘記哪些是備份的,哪些沒有進(jìn)行過備份,為管理人員之間帶來了一定的爭(zhēng)議和分歧。
二、電子化在事業(yè)單位檔案管理中發(fā)展對(duì)策
(一)加強(qiáng)檔案素質(zhì)管理人才建設(shè)
電子檔案雖大部分依靠技術(shù)支持運(yùn)行,但管理人才也起到了關(guān)鍵性的作用。在進(jìn)行電子化檔案管理過程中,管理人員需具備一定的專業(yè)技能,熟悉并深入了解電子檔案管理的基本工作內(nèi)容,在工作中發(fā)生突發(fā)情況時(shí),能淡定自如的應(yīng)對(duì),并對(duì)關(guān)鍵信息的價(jià)值有自己的判斷,了解管理過程中的主要資料,根據(jù)事業(yè)單位的規(guī)章制度開展高效的管理工作。事業(yè)單位在進(jìn)行管理人才選取時(shí),應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注管理人員的綜合能力,盡可能避免人才調(diào)動(dòng)和調(diào)整,為檔案管理提供基礎(chǔ)人才保障,促進(jìn)工作效率的有效提升。電子檔案管理人員,應(yīng)跟隨科技的發(fā)展,不斷完善自身綜合能力,適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展,不斷掌握更多的計(jì)算機(jī)專業(yè)技能,將高素質(zhì)人才作為發(fā)展目標(biāo),事業(yè)單位應(yīng)定期進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn),充分發(fā)揮管理工作者的優(yōu)勢(shì),盡量將每個(gè)人分配到最合適的崗位上,提高檔案管理的整體工作效率。
(二)為檔案管理提供技術(shù)支持
若想在最大程度上維護(hù)電子檔案的安全,其硬件設(shè)施是保障系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行的關(guān)鍵性因素。傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案,在管理過程中,不僅耗費(fèi)了大量的成本和空間,同時(shí)在使用檔案時(shí)查找程序極其繁瑣,消耗了大量的人資和物資。然而對(duì)比之下,電子檔案管理則具有很多優(yōu)勢(shì),不僅為管理者節(jié)省了大量的時(shí)間空間,同時(shí)省去了復(fù)雜的查找程序。但是電子檔案管理對(duì)管理系統(tǒng)的硬件設(shè)施,具有十分高的要求。為了保障檔案的安全和物盡其用,事業(yè)單位在進(jìn)行硬件設(shè)施選取上,應(yīng)拒絕盜版軟件,并進(jìn)行定期的電腦殺毒。電子檔案在很大程度上提高了檔案管理的工作效率,擺脫了傳統(tǒng)管理模式的多方面限制,節(jié)省了紙張,提高了檔案的利用率。
(三)構(gòu)建檔案管理安全保障系統(tǒng)
電子化檔案管理中的安全問題是事業(yè)單位的重點(diǎn)關(guān)注問題?;诠芾砣藛T的安全角度而言,檔案管理人員應(yīng)時(shí)刻保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度,禁止任何人員對(duì)外泄露文件。與此同時(shí),應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的訪客制度,對(duì)瀏覽時(shí)間進(jìn)行相應(yīng)規(guī)定,為電子檔案安全運(yùn)行提供保障。首先,事業(yè)單位應(yīng)定期進(jìn)行硬件設(shè)備檢查和維修,保障硬件在管理中無質(zhì)量問題,嚴(yán)謹(jǐn)盜版軟件為電子檔案管理帶來安全隱患。其次,事業(yè)單位應(yīng)定期進(jìn)行員工安全管理培訓(xùn),增強(qiáng)安全管理意識(shí),定期對(duì)電子系統(tǒng)進(jìn)行病毒掃描和殺毒,保證電子系統(tǒng)的安全運(yùn)行。最后,為防止網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)事業(yè)單位的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行惡意攻擊,事業(yè)單位應(yīng)設(shè)置多道防火墻,避免檔案泄露帶來的損失和不便。
三、結(jié)語
綜述,檔案電子化管理已成為必然的發(fā)展趨勢(shì),無論企業(yè)還是事業(yè)單位都應(yīng)提高重視程度。事業(yè)單位應(yīng)不斷分析電子化管理過程中出現(xiàn)的問題,不斷摸索創(chuàng)建新型管理模式,提升檔案管理的安全性和效率。通過加強(qiáng)檔案素質(zhì)管理人才建設(shè),提高管理人員素質(zhì),同時(shí)事業(yè)單位應(yīng)為檔案管理提供技術(shù)支持,保障管理系統(tǒng)的安全,促進(jìn)電子化檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。
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作者簡(jiǎn)介:徐志忠(1968.05.17-),男,滿族,河北灤平縣人,單位:承德市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局,職稱:經(jīng)濟(jì)師,學(xué)歷:本科,研究方向:檔案管理。