龍悅

摘要：在企業(yè)管理過程中，企業(yè)公文處理工作指的并不是單一類型的工作，而是一系列工作的有機結(jié)合。比如其中包括公文的擬制、辦理和管理等一系列工作。企業(yè)正常運營會使用到這種工具，企業(yè)公文處理工作可以發(fā)揮協(xié)調(diào)、溝通、聯(lián)系的作用，在公務(wù)方面也有著重要作用。

關(guān)鍵詞：公文處理工作;企業(yè);問題

公文處理主要包括公文的收文辦理、發(fā)文辦理、公文管理、整理立卷和歸檔利用等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。本文探討了提升企業(yè)辦公室公文處理工作效率的方法，以“建章立制，明確規(guī)范”為保障，以“規(guī)范操作，夯實基礎(chǔ)”為抓手，以“信息化應(yīng)用，提升效率”為重點，持續(xù)提升公文處理人員專業(yè)素質(zhì)，為提高企業(yè)辦公室公文處理工作水平提供了參考。

一、企業(yè)公文處理工作的意義

企業(yè)公文處理工作過程事實上是一個傳遞信息、貫徹上級工作意圖、并對工作進行指導(dǎo)的過程。在實際的工作中，上級機關(guān)會進行召開會議、對文件進行批示、對工作進行部署等工作，也會制發(fā)公文來管理和進行各種公務(wù)活動。公文處理整個過程是一系列緊密相連的程序。企業(yè)公文處理水平可以有效地體現(xiàn)企業(yè)的管理水平。企業(yè)的管理和發(fā)展有著多種影響因素，其中公文處理工作的質(zhì)量和運轉(zhuǎn)便可以直接影響企業(yè)的運轉(zhuǎn)。公文處理水平可以體現(xiàn)出企業(yè)在整體方面的決策和管理水平。如果在公文處理方面出現(xiàn)了問題或者犯了錯誤，那么有很大的可能會對管理的意圖進行錯誤的理解，在之后文件執(zhí)行的過程之中可能會出現(xiàn)非常不好的后果。另一方面，公文處理工作如果出現(xiàn)了梗塞，那么對工作的進程也會有較大的妨礙，影響工作的效率。由此，公文處理水平可以有效地體現(xiàn)企業(yè)管理水平。對于一個正規(guī)和成熟的企業(yè)來說，一套正規(guī)和成熟的公文處理系統(tǒng)是不可少的。相反地，如果公文處理工作較亂，那么可以體現(xiàn)機關(guān)的管理也是混亂的、工作是缺乏效率的。

二、企業(yè)辦公室公文處理工作現(xiàn)存不足

（一）缺乏責(zé)任監(jiān)管力度

辦公室工作是否順利關(guān)系到企業(yè)的正常運營，任何公文處理都不允許出現(xiàn)一絲馬虎和過失，否則會對上級部署的規(guī)范與政策造成不良影響，嚴重時會造成不可挽回的損失。而當(dāng)下因為企業(yè)內(nèi)部缺乏對辦公室工作的監(jiān)督與管理制度，辦公室公文處理工作又較為繁瑣，很多情況下因為文秘人員應(yīng)對問題能力較差、缺乏與上級的溝通，在處理公文過程中也缺乏清晰的思路，很難對上級公文進行高效處理，造成了文件滯留的不良效應(yīng)。

（二）公文處理工作程序不完善

企業(yè)公文處理工作是一系列相互銜接的工作，由此公文的擬制需要按照較為嚴格的程序來進行，但是現(xiàn)實情況中在這方面還存在許多問題。一方面，出現(xiàn)了不少的公文“倒流”現(xiàn)象，對于正確的公文處理工作程序來說，應(yīng)該是先由部門擬稿，負責(zé)人審稿，再試辦公室審核，然后由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。但是有的部門沒有按照正確的程序進行，先是越過了辦公室的審核，找到了領(lǐng)導(dǎo)進行簽發(fā)，再返回辦公室進行簽發(fā)。另一方面，出現(xiàn)了越級嚴重的情況。存在不少公文是直接找到領(lǐng)導(dǎo)進行簽發(fā)的。另一方面，并不重視協(xié)商會簽的作用。公文制發(fā)在內(nèi)容方面一是需要幾個部門共同來進行處理，一是要采取協(xié)商會簽的制度。要做到能夠得到相關(guān)部門的一個支持，在溝通方面的工作一定要做好，避免錯誤的決策。

三、企業(yè)公文處理工作問題的對策

（一）規(guī)范操作，夯實基礎(chǔ)

公文資料具有專業(yè)性、機密性和系統(tǒng)性，因此，對相關(guān)工作進行規(guī)范化是提高公文處理工作質(zhì)量和效率的基礎(chǔ)。第一，分類管理。根據(jù)收文來源不同及發(fā)文部門不同將公文按照不同目錄分類進行整理。尤其是注意根據(jù)科研項目階段不同所產(chǎn)生的如招標(biāo)議標(biāo)、開題、中期檢查、驗收等不同類型的公文也按照不同目錄進行分類，最終形成一個按照“年度一機構(gòu)一節(jié)點”分類的門類清晰的公文處理系統(tǒng)。第二，節(jié)點管理。在科研項目、基建項目、管理項目等進行過程中，公文處理工作全程介入其中，按照項目進度細化每一個節(jié)點，實時歸納總結(jié)重要的信息，并以文件的形式發(fā)布，為其他類似項目提供更加客觀真實的依據(jù)。第三，保密管理。分院按照國家規(guī)定的信息安全等級標(biāo)準(zhǔn)和涉密信息系統(tǒng)分級保護管理規(guī)定，建立文件安全防護體系，執(zhí)行嚴格的安全保密管理制度，遵照公文涉密等級、保密期限和知悉范圍等內(nèi)容，嚴格審批登記制度，指定專人管理。

（二）規(guī)范辦公室公文工作制度

企業(yè)辦公室工作的主要職責(zé)是為基層工作人員、上級領(lǐng)導(dǎo)等進行服務(wù)，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)制定明確的公文處理規(guī)范與細則，結(jié)合當(dāng)下國家政策與方針不斷調(diào)整公文格式，力求企業(yè)內(nèi)部公文制度滿足國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。同時應(yīng)當(dāng)積極培養(yǎng)辦公室公文處理工作人員的處理水平與寫作能力，為其提供教育培訓(xùn)機會，組織團隊學(xué)習(xí)上級規(guī)范與國家標(biāo)準(zhǔn)，一旦發(fā)現(xiàn)有不符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的文稿應(yīng)當(dāng)及時退回，按相關(guān)規(guī)則進行處理。

（三）加強工作人員的總體素質(zhì)

如果想要提高工作的質(zhì)量，就需要強化工作人員的綜合能力，做好培養(yǎng)工作。要讓工作人員有相關(guān)的責(zé)任意識，就需要強化思想方面的教育，而且還要對工作人員進行相關(guān)的實踐操作的訓(xùn)練，提高其處理公文的熟練度，使其更有效率的進行工作，在完成培訓(xùn)之后，還要對工作人員進行考核，根據(jù)考核的成績進行相關(guān)的工作安排，這樣工作的質(zhì)量才能夠得到有效的提升。

（四）確定相應(yīng)的考核制度

如果想要讓工作人員更投入的進行工作，可以確定相應(yīng)的考核制度。對于工作表現(xiàn)出色的人員進行獎勵，對于消極怠工，工作出現(xiàn)錯誤較多的工作人員要進行相應(yīng)的懲處，這樣才能激發(fā)員工的工作熱情，提高工作效率。

四、結(jié)語

綜上所述，在我國企業(yè)未來發(fā)展的進程中離不開辦公室公文處理工作，需要辦公室公文處理人員不斷提高自身工作能力和綜合水平，保持積極認真的工作態(tài)度與責(zé)任心，企業(yè)應(yīng)當(dāng)為辦公室工作提供嚴格的管理制度和科學(xué)創(chuàng)新的工作方案，為今后企業(yè)辦公室工作提供可靠保障，從而全面提高企業(yè)的整體發(fā)展水平。

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