吳振江

（中國石化國際石油工程有限公司，北京 100020）

隨著中國“走出去”戰(zhàn)略的深入實施和“一帶一路”倡議的強力推進，越來越多的中資企業(yè)走出國門，進軍海外市場，項目規(guī)模逐步擴大，管理經(jīng)驗不斷豐富，運作能力越發(fā)增強。海外項目的參建人員和諸多專家學(xué)者發(fā)表大量文章總結(jié)了海外項目運作的寶貴經(jīng)驗教訓(xùn)，出版了諸如《“一帶一路”大實踐——中國工程企業(yè)“走出去”經(jīng)驗與教訓(xùn)》等著述。

然而，在海外項目運行過程中，由于種種原因，經(jīng)驗教訓(xùn)并未得到充分汲取，相同或相似的問題或錯誤仍然會在不同的項目，甚至在同一個項目中重復(fù)出現(xiàn)。如何有效地管理從以往項目中獲取的經(jīng)驗教訓(xùn)等項目記憶，使之能夠由簡單的總結(jié)性工作升華為動態(tài)可持續(xù)工作，更好地服務(wù)于項目實踐并且融入項目的全生命周期管理中，是項目管理工作中需要解決的問題。

本文結(jié)合海外項目實踐經(jīng)驗，引入項目記憶管理概念，分析海外項目記憶管理的特點和難點，提出應(yīng)對措施，探討記憶識別、收集、存儲、控制等關(guān)鍵節(jié)點的系統(tǒng)化管理方法，以期對海外項目的管理創(chuàng)新和企業(yè)的長遠發(fā)展有所助益。

1 項目記憶管理的定義

《項目管理知識體系指南》（PMBOKR指南）一書講述了項目溝通管理的概念，項目溝通管理作為一個知識領(lǐng)域，包括為確保項目信息技術(shù)恰當?shù)厣伞⑹占?、發(fā)布、存儲、調(diào)用及最終處置所需要的各個過程，經(jīng)驗教訓(xùn)評估是項目收尾階段溝通管理的重點。

在項目全生命周期中，對以經(jīng)驗教訓(xùn)為核心的一系列項目記憶進行識別、收集、存儲和控制的管理過程，稱為項目記憶管理。項目記憶管理本身也是項目風險管理的前導(dǎo)性工作，沒有完善的項目記憶管理，風險管理將無的放矢。

2 海外項目記憶管理存在的問題和應(yīng)對措施

海外項目記憶受國際環(huán)境、所在國政策、市場環(huán)境等因素影響顯著，加之具有時限性強、人員流動性強等特征，相比于國內(nèi)項目，其存在時效性差、適用性差、記憶易丟失等問題。

2.1 存在的問題

時效短。海外項目受國際環(huán)境和所在國政策及市場環(huán)境影響較大，尤其在發(fā)展中國家，政策持續(xù)性差，“朝令夕改”時有發(fā)生，導(dǎo)致海外項目記憶適用周期短，時效性差。

適用性差。海外項目記憶適用范圍受限，不同國家的項目經(jīng)驗教訓(xùn)往往不能通用，同一國家?guī)啄昵暗慕?jīng)驗教訓(xùn)也可能不適用于新的項目，甚至同一個國家在不同地域?qū)嵤┑捻椖恳灿泻芏嗖煌?，呈現(xiàn)高度的不可復(fù)制性，盲目套用固有的經(jīng)驗反而可能導(dǎo)致失敗的決策和管理行為。

記憶易丟失。海外項目的組織機構(gòu)通常服務(wù)于項目周期，人員流動快，再加上失敗教訓(xùn)不能像成功經(jīng)驗一樣高效存儲，記憶易丟失，工作失誤重復(fù)發(fā)生的概率與國內(nèi)項目相比更大，失誤風險更高。

2.2 應(yīng)對措施

強化“顯性”知識的固化存儲。項目中產(chǎn)生的知識、經(jīng)驗教訓(xùn)以紙質(zhì)文件、電子資料等“顯性”知識的形式固化下來，成為項目記憶管理的基礎(chǔ)。尤其在海外項目中，從項目跟蹤、投標、簽訂合同到項目啟動、計劃、執(zhí)行、控制、收尾全過程各階段，既不斷利用執(zhí)行過的類似項目或本項目前期積累的知識，又持續(xù)產(chǎn)生新的知識，這些知識受政府政策、業(yè)主規(guī)范等的影響，更迭日新，最終在項目收尾后形成一整套既有共性又富含個性的項目知識。從項目“顯性”知識中積累的各類文件、程序模板等組織過程資產(chǎn)，提煉的諸多項目經(jīng)驗教訓(xùn)，都是后續(xù)項目執(zhí)行中的寶貴財富。加強這些“顯性”知識的固化存儲，做好項目文控管理工作，是項目記憶管理的基本前提，也是項目成功運作的重要保障。

重視“隱性”知識的沉淀傳承。與“顯性”知識相對應(yīng)的是“隱性”知識，其往往由項目關(guān)鍵崗位人員在項目全生命周期實踐中日積月累而來，蘊含經(jīng)驗和“訣竅”，很難編撰，而這些“隱性”知識又經(jīng)常是項目實踐的核心內(nèi)涵，具有重要意義。要做到“隱性”知識的沉淀和傳承，一是要采取多種方式進行項目經(jīng)驗教訓(xùn)的交流和總結(jié)，盡可能地使“隱性”知識固化存儲；二是要重視新項目的關(guān)鍵崗位人員配置，盡量調(diào)用具有類似項目經(jīng)驗或具有駐在國相關(guān)項目實施經(jīng)驗的人員，優(yōu)先將“隱性”知識載體轉(zhuǎn)移至新項目發(fā)揮作用；三是采取經(jīng)典的“師帶徒”、專家團隊等方式，使經(jīng)驗教訓(xùn)薪火相傳，實現(xiàn)“隱性”知識有序傳承。

3 海外項目記憶管理的系統(tǒng)化方法探討

鑒于海外項目記憶管理存在的困難，以及“顯性”知識、“隱性”知識的不同特點，實現(xiàn)海外項目記憶的有效管理不能僅局限于常規(guī)做法，還需要更加系統(tǒng)化的方法。為此，把海外項目記憶管理分成識別、收集、存儲、控制四個階段，引入反饋控制理論探討記憶管理系統(tǒng)化的方法論，強化“顯性”知識的系統(tǒng)化存儲，促進“隱性”知識與“顯性”知識的深度融合，以期使項目記憶管理更好地服務(wù)于新項目實施。

3.1 記憶的識別、收集與存儲

識別項目記憶重點在于過程，通過定期培訓(xùn)、專項探討、案例分析、收尾總結(jié)等多種形式，不斷篩選、完善各類信息，最終記錄在冊，形成有效記憶。收集項目記憶可采用工作分解結(jié)構(gòu)（work breakdown system，WBS）方法，劃分項目集、項目、任務(wù)、子任務(wù)、工作包等層級，分解項目管理中的每一項工作，將項目記憶收入其中。針對通過WBS方法收集的項目記憶，制定每一項任務(wù)的標準操作程序（standard operating procedure，SOP），再按照WBS逐級匯總形成SOP體系，完成項目記憶存儲，運用到新項目之中，并通過項目實踐更新完善。

3.2 海外項目記憶的控制

應(yīng)對海外項目記憶時效短、更新快的特點，只依靠靜態(tài)的記憶管理SOP體系是不夠的，還需要實現(xiàn)動態(tài)管理，保證其持續(xù)更新。為此，引入反饋控制理論，通過反饋控制系統(tǒng)實現(xiàn)SOP體系的閉環(huán)動態(tài)管理。對于項目記憶管理反饋控制系統(tǒng)，以SOP體系為控制器，以預(yù)期目標和實際結(jié)果為輸入、輸出信號，進行差異分析和反饋，實現(xiàn)閉環(huán)動態(tài)控制。按照上述原理建立項目記憶管理反饋控制系統(tǒng)（見圖1），包括以下步驟和要點。

第一，對于工作包，制定預(yù)期目標，也即輸入信號；

第二，在項目管理過程中，采用SOP體系作為控制器，使任務(wù)向預(yù)期目標發(fā)展；第三，任務(wù)完成后，核實結(jié)果，即為輸出信號；第四，通過對預(yù)期目標和結(jié)果進行差異分析，識別項目記憶，更新工作包SOP；

第五，由工作包SOP逐級循環(huán)更新，從而建立SOP體系的動態(tài)控制系統(tǒng)。

圖1 項目記憶管理反饋控制系統(tǒng)

3.3 案例分析

以某國X油氣田開發(fā)項目修井合同社會保險號注冊為案例，將其社會保險號注冊視為X油氣田開發(fā)項目集中的一個工作包，其WBS關(guān)系（見圖2）。

根據(jù)該國社會保險號注冊的辦理程序，制定其SOP（見圖3）。

圖2 某國X油氣田開發(fā)項目修井合同社會保險號注冊WBS關(guān)系

圖3 某國社會保險號注冊的SOP

按照當?shù)胤梢?guī)定，修井合同使用修井機等機械裝備，配備修井作業(yè)人員，屬于工程服務(wù)類合同，適用于7.78%社保稅基準。然而在項目結(jié)束后進行社保稅清理時，由于注冊時的本地語言文本中將修井錯譯成了油井維修，社保部把修井合同視為維修類合同，按照16.67%的基準征收社保稅，施工方面臨經(jīng)濟損失風險。盡管經(jīng)過大量解釋工作，社保部接受了該合同為工程服務(wù)類合同，避免了損失，但也造成了清理滯后的麻煩。

由以上情況可以看到，社會保險注冊本身程序雖然簡單，卻因為語言翻譯上的失誤造成了比較嚴重的影響，其根本原因在于SOP程序不完備。因此，在程序中翻譯文本必須經(jīng)過社保稅費專家的審查。

作為項目的重要經(jīng)驗教訓(xùn)，該記憶被反饋至SOP程序，修改SOP體系（見圖4）。

以上案例說明，對目標和結(jié)果進行差異分析，從而動態(tài)修正工作包SOP，不斷完善SOP體系，可以實現(xiàn)記憶的有效存儲，為新項目的實施提供寶貴的記憶庫，避免重復(fù)性錯誤的發(fā)生。

圖4 修改后的SOP體系

4 小結(jié)

海外項目的記憶存在時效短、適用性差、記憶易丟失等管理難點，制定應(yīng)對措施，探討創(chuàng)新管理方法，使之更好地服務(wù)于新項目實施，對海外項目的管理創(chuàng)新和企業(yè)的長遠發(fā)展來說是十分必要的。

海外項目記憶管理要更加重視“顯性”知識與“隱性”知識的管理，一方面強化“顯性”知識的固化存儲，另一方面做好“隱性”知識的沉淀傳承，不斷促進兩者的深度融合。

圍繞項目全生命周期，采用系統(tǒng)論方法，對以經(jīng)驗教訓(xùn)為核心的一系列項目記憶按照識別、收集、存儲、控制等階段，實現(xiàn)SOP體系動態(tài)管理，可以促進“顯性”知識和“隱性”知識的積累融合，實現(xiàn)有效的項目記憶管理。