王曉莎

摘 要：隨著信息技術(shù)的全面、快速發(fā)展，信息化大潮如涌而至。檔案管理工作如何不斷調(diào)整工作思路，迎接和適應(yīng)信息革命給檔案工作帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，是檔案工作者不容回避、不可懈怠，必須面對(duì)的一個(gè)重要課題。下面從當(dāng)前信息化的現(xiàn)狀與機(jī)遇等方面予以闡述個(gè)人認(rèn)識(shí)和觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理

一、當(dāng)前信息化條件下的檔案管理現(xiàn)狀

為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，檔案部門的現(xiàn)代化進(jìn)程正在逐步加快，一些現(xiàn)代信息所必備的設(shè)備和手段在檔案部門有了較成熟的應(yīng)用。特別是隨著檔案工作目標(biāo)管理活動(dòng)的深入，不但有效地推動(dòng)了檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，有的檔案館和檔案室已經(jīng)建設(shè)成為數(shù)字化檔案館或數(shù)字化檔案室，有的檔案部門和單位對(duì)建設(shè)數(shù)字化檔案管理也做了目標(biāo)規(guī)劃。這都極大地促進(jìn)了檔案的現(xiàn)代化建設(shè)，計(jì)算機(jī)、光盤刻錄設(shè)備等已大幅度地進(jìn)入各級(jí)各類檔案室，并取得了初步成效。多數(shù)檔案部門的微機(jī)已經(jīng)配備到位，有條件的巳先期購置了光盤掃描錄入系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)了單機(jī)狀態(tài)下的文檔一體化管理。有的系統(tǒng)實(shí)行了辦公自動(dòng)化，進(jìn)入了系統(tǒng)局域聯(lián)網(wǎng)。從總體上看，檔案的信息化建設(shè)已有了一個(gè)良好的開端，但一些問題也隨之出現(xiàn)：

（一）計(jì)算機(jī)辦公條件下，檔案的錄入工作只是完成了一定量的積累，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化和產(chǎn)業(yè)化，還缺乏質(zhì)的飛躍。多數(shù)單位實(shí)行的是單機(jī)狀態(tài)下的檔案目錄管理，至多著錄一些檔案的提示、主題詞等，信息化程度不高，查閱檢索不全面，甚至無法檢索，只是一個(gè)電子版的目錄形式保存在硬盤中。

（二）開發(fā)和使用的檔案管理系統(tǒng)主要供檔案管理人員使用，社會(huì)化程度不高。利用者查閱檔案只有到檔案館來，由檔案人員用計(jì)算機(jī)檢索查詢，然后提供給利用者。這僅是對(duì)檔案人員的檢索提供了幫助，對(duì)利用者來說同手工管理方式并無兩樣。

（三）使用軟件不一，硬件型號(hào)各異。導(dǎo)致各類信息數(shù)據(jù)庫不能兼容，形成了脫離國家綜合信息網(wǎng)的 “檔案信息孤島”，為以后檔案大數(shù)據(jù)庫的建立和共享留下了“不兼容”的隱患。

（四）檔案管理人員計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)匱乏，檔案管理人員不懂網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，計(jì)算機(jī)操作高層專業(yè)人才短缺，二者缺乏理論上的溝通和技術(shù)上的銜接，缺乏同時(shí)具有計(jì)算機(jī)專業(yè)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的復(fù)合型人才。

二、信息化條件下檔案工作的機(jī)遇

（一）計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享提供了良機(jī)。隨著社會(huì)信息化程度的提高，人們越來越要求不受時(shí)間和空間的限制而快速獲取和溝通所需的檔案信息。而那種到閱檔室查閱檔案原件的利用方式顯然達(dá)不到上述要求。最大限度地滿足利用者的需求，為社會(huì)提供信息產(chǎn)品和優(yōu)質(zhì)服務(wù)，是檔案工作者的重要職責(zé)，而滿足這種需求的根本出路就在于利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高度共享。

（二）檔案信息化建設(shè)具備了一定的技術(shù)保障。國際互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在國內(nèi)外發(fā)展迅逮，為國內(nèi)用戶提供廣泛的服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日趨成為帶動(dòng)其他產(chǎn)業(yè)發(fā)展的重要手段。歷史多次證明，每一次科學(xué)技術(shù)的革命，在促進(jìn)社會(huì)大變革的同時(shí)，也促進(jìn)檔案工作的極大發(fā)展。因此，檔案信息化無疑會(huì)踏上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快車向著更高的目標(biāo)、更高的層次邁進(jìn)。

（三）檔案信息化建設(shè)具有了一定的基礎(chǔ)。近幾年來，檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程正在逐步加快，一些現(xiàn)代信息技術(shù)所必備的設(shè)備已經(jīng)有了比較成功的應(yīng)用。不論是信息存儲(chǔ)、目錄檢索、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，還是案卷調(diào)閱等方面，都取得了一定的成果，檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)已初步形成規(guī)模，已經(jīng)建成和使用的辦公自動(dòng)化和系統(tǒng)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)為檔案信息化建設(shè)提供了寶貴經(jīng)驗(yàn)，檔案資源的信息共享逐步成為現(xiàn)實(shí)。

（四）采取措施，積極應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)。一是思路的調(diào)整、觀念的更新。社會(huì)的信息化越來越被人們所認(rèn)識(shí)，網(wǎng)絡(luò)成了21世紀(jì)占領(lǐng)發(fā)展制高點(diǎn)的競爭熱點(diǎn)。我國相繼建立并投入使用的以提供公共服務(wù)為主要目標(biāo)的計(jì)算機(jī)廣域網(wǎng)，充分體現(xiàn)了信息交流的快捷性、傳播和社會(huì)聯(lián)系的廣泛性、提供利用的多樣性等特點(diǎn)，對(duì)傳統(tǒng)的信息交流形式產(chǎn)生了革命性的影響。面對(duì)洶涌澎湃的信息化大潮，檔案工作者是安于現(xiàn)狀，死守信條，還是乘勢而上，趕上信息高速公路，做一個(gè)信息革命的弄潮兒，已是我們每一個(gè)檔案工作者必須認(rèn)真回答的問題。二是工作程序的變化。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，電子文件從文書轉(zhuǎn)化檔案的過過程中，人們無需費(fèi)心去分類、組卷，計(jì)算機(jī)可以迅速對(duì)單份文件從任何角度進(jìn)行分類、組合、檢索，檔案直接由單份文件組成，原有的立卷程序?qū)⒈煌黄啤Ｈ枪芾矸绞降霓D(zhuǎn)變。電子檔案存儲(chǔ)載體信息容量大，管理空間小，從這一點(diǎn)講十分便于庫房的管理。但是，電子檔案在其保管條件上又與紙質(zhì)檔案有不同的特殊要求，除防塵、防火和對(duì)庫房溫濕度嚴(yán)格控制外，還要配置防高度磁場和電場的設(shè)施。為確保電子檔案的安全，在管理方式上，應(yīng)堅(jiān)持雙軌制的原則，實(shí)行電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的“雙套制”。

綜上所述，檔案信息化建設(shè)既有良好的發(fā)展基礎(chǔ)，又有前所未有的發(fā)展機(jī)遇，更要適應(yīng)和面對(duì)傳承了幾十年的檔案工作模式和管理理論提出的挑戰(zhàn)，這種挑戰(zhàn)是歷史的進(jìn)步，社會(huì)發(fā)展的必然，更多的還是機(jī)遇。同時(shí)也可以看出，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，使傳統(tǒng)的檔案工作程序和管理模式受到嚴(yán)竣挑戰(zhàn)，只有積極應(yīng)對(duì)，才能使檔案管理工作真正適應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求。