韋爾才

摘 要：企業(yè)檔案是對企業(yè)各種信息進行管理的記錄，也是企業(yè)發(fā)展的見證。在當(dāng)前管理中，依據(jù)現(xiàn)代化社會的背景，必須了解發(fā)展形式要求。在檔案管理中把握住企業(yè)檔案管理的主流趨勢，如何合理開展各項工作成為關(guān)鍵，必須注意的是發(fā)揮檔案資源的作用，實施深入性分析。

關(guān)鍵詞：高效化;企業(yè)檔案;策略;重要性

一、企業(yè)檔案高效化管理的重要性

（一）高效化管理可以為檔案管理創(chuàng)造有利條件

在進行檔案管理的過程中，通過實施高效化管理模式可以更好地使檔案管理人員之間形成有效的連接，不斷提高協(xié)作效率，這樣可以化解在傳統(tǒng)模式下檔案管理可能存在的風(fēng)險與矛盾，為構(gòu)建完善的檔案管理體系奠定堅實基礎(chǔ)，同時也對常態(tài)化的檔案管理具有極大的促進作用[1]。

（二）有助于形成良好的檔案管理文化

在高效化管理模式下，企業(yè)需要加強檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)，通過業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)形成良好的企業(yè)管理文化，這樣可以落實各項規(guī)章制度，進而不斷提高整個檔案管理水平與此同時，還可以促使檔案管理工作逐步朝著制度化的方向發(fā)展，通過制度做好管理。

（三）啟發(fā)發(fā)展思路

企業(yè)決策是企業(yè)的核心，而決策恰恰建立在企業(yè)龐大、完整、可靠的信息基礎(chǔ)上。企業(yè)將過去和現(xiàn)在的各種情況、數(shù)據(jù)進行綜合分析，并與現(xiàn)實中的客觀條件和主觀條件進行比較，從而幫助企業(yè)對未來的發(fā)展做出科學(xué)的判斷?？茖W(xué)判斷和決策前的參考信息和數(shù)據(jù)就是從檔案信息中提取的[2]。企業(yè)通過這些檔案資料，能夠積累、掌握、判斷企業(yè)情況，如企業(yè)生產(chǎn)能力、技術(shù)潛力、物質(zhì)條件、人才儲備等內(nèi)部情況和諸如本行業(yè)、本系統(tǒng)、市場環(huán)境等外部情況。企業(yè)可以通過比較、分析和研究大量可靠的、歷史的、現(xiàn)實的檔案信息，最終預(yù)測企業(yè)活動未來的發(fā)展和變化。這樣方便企業(yè)評估情況，做出科學(xué)的決策，制訂切實可行的企業(yè)方針和發(fā)展規(guī)劃，減少決策的武斷和盲目。

二、企業(yè)檔案高效化管理的策略

（一）管理理念的精細化

任何一項工作的創(chuàng)新都需要以理念為出發(fā)點，這也是基本保障，所以，在企業(yè)檔案管理創(chuàng)新過程中，要將精細化理念創(chuàng)新放在首要位置，以此來保障檔案管理創(chuàng)新的有效實施。目前，企業(yè)檔案管理正在朝著知識化、網(wǎng)絡(luò)化以及社會化的方向發(fā)展，這也是企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理理念的主要體現(xiàn)，同時也是檔案管理工作的延伸。企業(yè)需要在分析檔案管理理論與工作經(jīng)驗中尋找突破口，形成具有特色的檔案管理體系，總結(jié)過去的經(jīng)驗，尋找工作中存在的問題，同時分析未來發(fā)展趨勢，認(rèn)識到檔案信息價值需要發(fā)揮檔案自身的作用。只有將檔案精細化整理，才能使其變成企業(yè)需要的信息，進而使檔案獲得有效利用。因此，在過程中需要加強檔案管理效率意識，發(fā)揮檔案的內(nèi)在價值。

（二）崗位設(shè)計與流程設(shè)計是檔案高效化管理的重點

企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程較長，文件檔案歸檔、移交檔案室鑒定、檔案載體的測試、整理、類、編目、裝訂、上架等，真正成為檔案需要多個工作環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)又包含3到6個步驟。檔案管理人員進行檔案整理的過程中，要認(rèn)真核對，杜絕遺漏現(xiàn)象的發(fā)生;在檢查過程中，還需要認(rèn)真核對檔案數(shù)目與種類，堅決杜絕任何錯誤的發(fā)生。在形成檔案之后，還需要對檔案進行安全管理，提供查詢利用等后續(xù)工作。所以，依照檔案業(yè)務(wù)流程進行崗位設(shè)計與流程設(shè)計是精細化檔案管理的重點。崗位設(shè)計主要就是依照檔案工作需要來規(guī)定每個崗位任務(wù)、責(zé)任以及權(quán)力。崗位設(shè)計能夠?qū)n案工作的崗位職責(zé)內(nèi)容和履行職責(zé)內(nèi)容以及績效評價等內(nèi)容進行融合[3]。流程設(shè)計就是以制度形式和信息化管理方式，規(guī)范每一個檔案崗位的關(guān)系，通過工作流程與過程控制以及總結(jié)評估等方式，將多個崗位進行聯(lián)系與協(xié)調(diào)。通過科學(xué)的崗位設(shè)計與流程設(shè)計能夠使檔案管理工作更加規(guī)范。另外，再配合評估考核體系，能夠充分調(diào)動員工對本職工作的積極性，同時還能夠提升員工的工作效率。

（三）強化信息化建設(shè)

建立企業(yè)局域網(wǎng)絡(luò)，這樣不僅能夠有效服務(wù)廣大用戶，還可以加強企業(yè)檔案資源的開發(fā)與利用，讓其更加系統(tǒng)化、合理化。隨著信息時代的快速發(fā)展，企業(yè)檔案信息變得十分零散且越來越復(fù)雜化。因此，必須要對這些檔案進行精細化管理，進一步打破企業(yè)部門之間各自為政問題，構(gòu)建完整的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)一體化管理。這樣的方式不僅要實現(xiàn)資源共享，還需要實現(xiàn)資源互補，提升企業(yè)檔案的利用效率，避免出現(xiàn)不必要的浪費和重復(fù)，進而使得企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用更加科學(xué)、合理。

（四）健全檔案管理制度

在現(xiàn)有檔案工作創(chuàng)新管理中，涉及面廣，要求高，在整個過程中必須以制度化作為基礎(chǔ)，以剛性制度作為基礎(chǔ)，在規(guī)范化管理中，進行業(yè)務(wù)活動的更新。依據(jù)檔案管理工作的精細化和專業(yè)化管理等，在各項工作創(chuàng)新中需要順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢。在制度完善的階段，必須掌握關(guān)鍵點。只有確保檔案工作從收集、整理和后續(xù)應(yīng)用的合理性，才能確保檔案的有效性。在評價創(chuàng)新中，對各項指標(biāo)分析，明確新增的種類和數(shù)量等，將其作為硬性指標(biāo)，只有發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢，才能符合軟件指標(biāo)要求。

（五）提升檔案人員專業(yè)素質(zhì)

一方面，要根據(jù)企業(yè)檔案工作實際，加大專業(yè)人才引進力度;另一方面，要做好現(xiàn)有檔案人員的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，構(gòu)建人才隊伍培訓(xùn)常態(tài)化模式，不斷完善檔案從業(yè)者的專業(yè)知識結(jié)構(gòu);此外，還要培育檔案人員的服務(wù)意識，鼓勵他們根據(jù)企業(yè)發(fā)展實際，主動為企業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)檔案查詢、利用服務(wù)，助力企業(yè)發(fā)展。

三、結(jié)束語

總之，企業(yè)檔案是企業(yè)在日常經(jīng)營生產(chǎn)過程中形成的具有保存價值的信息資料，具有經(jīng)濟性、知識性和綜合性等特點。做好企業(yè)檔案管理工作，對保護企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)、繁榮企業(yè)文化、規(guī)范企業(yè)日常管理都具有積極的現(xiàn)實意義。加強新時期企業(yè)檔案管理，應(yīng)不斷完善企業(yè)檔案管理機制，搭建企業(yè)檔案管理信息化管理平臺，提升企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素能，為企業(yè)的發(fā)展、壯大不斷提供有價值的信息資源支持和保障，推動企業(yè)轉(zhuǎn)型升級，使企業(yè)提升市場競爭力。

參考文獻

[1]成雪東.企業(yè)檔案管理與創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（22）：154+168.

[2]曹永吉.企業(yè)檔案收集工作中存在的問題與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（22）：155+157.

[3]高燕春.提升企業(yè)檔案管理工作的思路與舉措[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（21）：119+123.