格日樂(lè)滿(mǎn)達(dá)

摘 要：促進(jìn)數(shù)字化干部人事檔案管理創(chuàng)新，能夠在很大程度上優(yōu)化檔案管理手段、提升檔案的利用價(jià)值，繼而優(yōu)化檔案管理效率。因此，在實(shí)際的工作中，應(yīng)該順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，將一些高端技術(shù)和存儲(chǔ)方式運(yùn)用到檔案管理中，同時(shí)也應(yīng)該強(qiáng)化管理人員素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，強(qiáng)化檔案的二次或多次利用價(jià)值，繼而促進(jìn)整個(gè)檔案管理行業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。本文主要研究數(shù)字化干部人事檔案管理的創(chuàng)新措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;干部人事;檔案管理;創(chuàng)新

前言

在數(shù)字化媒體的沖擊之下，作為一名檔案管理人員，除了要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、掌握新技能之外，還需要拓展除了檔案管理之外，一些企業(yè)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，如法律知識(shí)、企業(yè)管理知識(shí)等，訓(xùn)練自身思維模式的同時(shí)，也能在很大程度上將一些應(yīng)用型理論應(yīng)用到實(shí)際的工作中，優(yōu)化檔案管理效率的同時(shí)，創(chuàng)新管理流程，提升工作效率。

一、創(chuàng)新數(shù)字化干部人事檔案管理的意義

（一）有利于充分整合人力資源

從以往的干部人事檔案管理工作中來(lái)看，除了要進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔之外，還需要做到系統(tǒng)歸類(lèi)，在后續(xù)查看的之前還需要做好存儲(chǔ)和標(biāo)簽工作，工作量大，而且工作流程復(fù)雜。但是應(yīng)用數(shù)字化管理模式之外，大量的檔案文件在系統(tǒng)當(dāng)中只需要進(jìn)行直接的拷貝或輸出就可以。尤其是一些軟件的應(yīng)用，能夠在最短的時(shí)間內(nèi)將所歸檔的檔案進(jìn)行數(shù)字化圖形或信息圖表輸出，大大減少了人工作業(yè)的時(shí)間，也在很大程度上提升了管理的有效性和正確度，對(duì)于整合人才、優(yōu)化勞動(dòng)力價(jià)值來(lái)講具有重要意義。

（二）能夠提升檔案資料的利用效率

從歷史的角度來(lái)講，大多數(shù)檔案管理都是以文書(shū)或館藏的形式實(shí)現(xiàn)的，不僅歸檔的手續(xù)很繁瑣，即使在后續(xù)查閱的時(shí)候，也需要爬梯子或翻柜子，中間耗費(fèi)的時(shí)間可能要比查閱的時(shí)間還要長(zhǎng)。但是基于數(shù)字化的視角，很多干部人事檔案，直接歸檔在電腦加密系統(tǒng)當(dāng)中，檔案管理人員直接在計(jì)算機(jī)上就能實(shí)現(xiàn)快速的歸檔和直接的管理，不僅方便有效，而且也利于后續(xù)的查詢(xún)，對(duì)于資源共享、信息傳遞以及提升檔案利用效率來(lái)講具有明顯的優(yōu)勢(shì)[1]。

（三）能夠促進(jìn)檔案資料的持久保護(hù)

以往在企業(yè)或者機(jī)構(gòu)，在保存人事檔案的時(shí)候，往往為了節(jié)省空間，會(huì)設(shè)定一個(gè)期限，期限一過(guò)，檔案就會(huì)自動(dòng)清除或者進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。這樣一來(lái)幾十年后如果還想再翻找的話，就沒(méi)有機(jī)會(huì)了。但是基于數(shù)字化管理的視角，計(jì)算機(jī)的記憶和存儲(chǔ)能力，是不會(huì)隨著時(shí)間的流逝而消失的。因此，無(wú)論時(shí)間跨度多達(dá)的檔案資料，都能夠長(zhǎng)期甚至永久的保存。既防止由于原始檔案破損造成信息失真的情況，也提升了檔案的整體存儲(chǔ)和利用價(jià)值，為檔案管理工作的執(zhí)行帶來(lái)了福音。

二、數(shù)字化干部人事檔案管理創(chuàng)新的措施

（一）強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，是保障數(shù)字化檔案管理工作能否貫徹執(zhí)行的關(guān)鍵。因此，在干部人事檔案管理創(chuàng)新機(jī)制的構(gòu)建中，首先要做的就是引進(jìn)一套先進(jìn)的信息化設(shè)備，并保障各類(lèi)硬件、軟件齊全。再細(xì)分的話，要保障系統(tǒng)存儲(chǔ)量能夠滿(mǎn)足長(zhǎng)時(shí)間、大內(nèi)存的條件、傳輸和加密系統(tǒng)要進(jìn)行仔細(xì)的驗(yàn)證，增加防火墻的建設(shè);網(wǎng)絡(luò)辦公條件要充分，保障數(shù)字傳輸和資源共享的效率。這些基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建，都要按時(shí)間、按照規(guī)定準(zhǔn)確置辦，必要情況或條件允許的情況下，還可以進(jìn)行即時(shí)更新，以保障人事干部檔案管理的有效性[2]。

（二）有效創(chuàng)新干部人事檔案數(shù)字化管理機(jī)制

基礎(chǔ)設(shè)施引進(jìn)之后，從內(nèi)部控制的角度就應(yīng)該不斷強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理的機(jī)制了。相關(guān)單位需要針對(duì)當(dāng)前或以往檔案管理工作的問(wèn)題，尋找到一套切實(shí)可行的、符合企業(yè)或機(jī)構(gòu)發(fā)展的、能夠保障檔案管理工作有效運(yùn)行的管理機(jī)制，使干部人事檔案管理工作能夠真正地走上正軌。具體來(lái)講，首先要促進(jìn)數(shù)字化辦公和紙質(zhì)化辦公的協(xié)調(diào)發(fā)展。雖然數(shù)字化管理是將以往的紙質(zhì)內(nèi)容搬到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，但這并不意味所有的內(nèi)容都要在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行。尤其是一些需要特殊保管的、層層加密的干部檔案，要由專(zhuān)業(yè)人員保存到指定位置，以保障檔案安全性。其次，系統(tǒng)的用戶(hù)權(quán)限需要明確認(rèn)證，除了檔案管理人員之外，其他任何單位、組織或個(gè)人沒(méi)有權(quán)利登錄系統(tǒng)，想要獲取資料必須要得到批準(zhǔn)并在監(jiān)督下執(zhí)行，這種全方位的安全管理模式必須要準(zhǔn)確落實(shí)下去。最后，備份工作要嚴(yán)格落實(shí)，一旦系統(tǒng)崩壞能夠不慌不亂，以保障信息不會(huì)丟失[3]。

（三）提升檔案管理人才的質(zhì)量

人事管理干部人事檔案的主體，其綜合素質(zhì)的高低，世界影響到檔案管理的綜合效率。因此，企業(yè)或機(jī)構(gòu)在招聘檔案管理人員的時(shí)候，一定要提升準(zhǔn)入門(mén)檻，選擇一些專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)、學(xué)歷高、職稱(chēng)水平達(dá)標(biāo)以及道德素質(zhì)過(guò)關(guān)的人員作為檔案管理工作者。同時(shí)，也應(yīng)該定期對(duì)員工進(jìn)行技能培訓(xùn)和指導(dǎo)，使其能夠認(rèn)識(shí)到干部人事檔案管理的重要價(jià)值，在工作中能夠兢兢業(yè)業(yè)，明確自身的職責(zé)，培養(yǎng)出一支嚴(yán)守秘密、遵守紀(jì)律的專(zhuān)業(yè)人才，從而為強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理效率奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、結(jié)束語(yǔ)

強(qiáng)化干部人事檔案數(shù)字化管理效率，能夠在很大程度上提升檔案的保密質(zhì)量、更新效率、傳輸效力以及應(yīng)用價(jià)值，在實(shí)際的工作中為管理者提供優(yōu)質(zhì)的人才信息儲(chǔ)備。因此，在實(shí)際的管理工作中，應(yīng)該不斷提升檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，做好人員的儲(chǔ)備和培訓(xùn)工作，構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制，滿(mǎn)足信息化、數(shù)字化、智能化干部人事檔案管理效率的同時(shí)，為整個(gè)檔案管理行業(yè)的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

參考文獻(xiàn)

[1]曾海容.干部人事檔案數(shù)字化管理的安全問(wèn)題分析[J].檔案時(shí)空，2019（04）：52-53.

[2]李純.淺析干部人事檔案數(shù)字化管理問(wèn)題[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（17）：151.

[3]曹煒煒.淺析干部人事檔案數(shù)字化管理問(wèn)題[J].管理觀察，2015（21）：60-61.