饒冬梅

摘要：項目檔案真實記錄了可行性研究，項目實施，項目完成等建設(shè)的全過程。項目驗收，項目事故原因和責任認定，以及未來的管理、維護、改造和擴建提供了堅實的技術(shù)基礎(chǔ)。項目文件具有全面、完整、真實、準確的特點。為確保項目質(zhì)量，項目檔案的建立必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，但是，在現(xiàn)實生活中，項目檔案的管理依舊存在許多問題，本文就企業(yè)項目檔案管理常見問題及對策進行了探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè);項目檔案管理;問題;對策

一、項目檔案管理中的當前問題

（一）檔案管理人員交接不到位

在其企業(yè)項目檔案管理過程之中，檔案管理人員交接無可避免，但是目前由于缺乏合理的檔案管理人員交接建設(shè)，就導(dǎo)致新到崗的檔案管理人員在進行檔案管理時因不熟悉以前項目，歸檔工作難度較大。

（二）項目檔案的名稱及年度問題

在進行項目檔案管理時常會存在項目立項名稱與后續(xù)名稱不匹配的問題，加之項目名稱有時一字之差都可能會是不同的項目，這就使得在進行檔案管理的時候，容易因名稱的變動導(dǎo)致錯歸、漏歸、重復(fù)歸等問題。另外項目往往周期比較長，從項目立項到最終的竣-驗收可能之間相差多年，因為缺乏明確的檔案歸檔規(guī)范，對于這類檔案就很難有效地進行年度化歸檔，導(dǎo)致項目歸檔年度混亂。

（三）項目檔案的保管問題

以我單位為例，近年來我單位才開始重視項目檔案的管理工作，而之前單位檔案管理松散，檔案原件管理不夠重視，導(dǎo)致現(xiàn)如今的檔案缺乏原件僅僅是以復(fù)印件來作為代替，這種管理工作顯然不滿足項目檔案管理的制度標準，但是因保管的問題只能退而求其次的選擇這種方式進行歸檔。

（四）項目檔案管理人員分工不合理

在進行項目檔案管理的時候由于人員分工不到位，很容易產(chǎn)生重復(fù)工作問題。例如我單位在進行臺賬建設(shè)的時候多同事共同完成，因為缺乏有效的分工就導(dǎo)致歸檔重復(fù)。

二、存在問題的原因

（一）管理者缺乏檔案意識

負責該項目的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者缺乏檔案意識，并且不太清楚，有些只是口頭強調(diào)，沒有在具體的實際工作中實施，通常只注重質(zhì)量、進度、安全等工作，但忽略了施工過程中檔案的及時收集，整理和存放。企業(yè)檔案工作也面臨著與時俱進的問題，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和完善，在不斷變化的過程中，各級領(lǐng)導(dǎo)一般只注重直觀的經(jīng)濟效益。專注于生產(chǎn)經(jīng)營部門或組織的工作，并因其輔助和間接狀態(tài)，文件系統(tǒng)性管理以及文件和材料的收集，歸檔和使用被忽略。此外，個別領(lǐng)導(dǎo)者缺乏長期考慮因素。并且任意安排人員進行文件管理，隨著高流動性和頻繁更換公司人員，如果交接各方?jīng)]有明確的責任，他們不能保證文件的轉(zhuǎn)移將按照規(guī)定處理。文件丟失，特別是如果一些重要的人員變動，工程和技術(shù)數(shù)據(jù)丟失，很難采取補救措施。工程技術(shù)管理人員沒有嚴格執(zhí)行相關(guān)的項目檔案管理制度，沒有及時組織和保存項目負責的初步數(shù)據(jù)，各項目單位的檔案和資料要求不夠嚴格，項目建成后檔案無法歸檔，檔案部門對此無能為力。

（二）項目檔案管理人員素質(zhì)不高

單位的數(shù)據(jù)管理人員大多為臨時抽調(diào)，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力差，在進行項目檔案管理的時候缺乏必要的技術(shù)支撐。檔案部管理人員有時候是新手，不了解檔案資料，檔案不完整，檔案質(zhì)量差，不規(guī)范等問題，嚴重影響檔案的質(zhì)量和完整性，這也使檔案部門難以在項目完成后補充項目完成數(shù)據(jù)的收集。對以前的項目不熟悉，歸檔起來不是很順手，有些項目的立項名稱和后來的項目名稱不一樣，有些只差一兩個字但就不是同一個項目了，會出現(xiàn)錯歸、漏歸、重復(fù)歸的現(xiàn)象。許多企業(yè)文件管理人員都是兼職，沒有全職檔案管理員，很容易導(dǎo)致文件被分散和存儲，這將導(dǎo)致嚴重缺乏文件。從一些基層單位的抽查中，單個單位檔案管理人員只是簡單的對檔案資料進行合并，將所有有用和無用的綁定都在一起。文件類型，數(shù)據(jù)標識和存儲周期沒有系統(tǒng)劃分，因此文件管理級別差異很大，文件管理是一項非常廣泛的工作，檔案管理員不僅要掌握專業(yè)理論，還要熟悉相關(guān)專業(yè)知識。

（三）檔案信息化發(fā)展緩慢

在信息和網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展的時代，存檔信息化已經(jīng)被遺忘在一個角落里，信息資源的利用和開發(fā)是企業(yè)生存，提高競爭力，在競爭中立于不敗之地的重要保證。歸檔的資料原本是要求原件的，但因之前同事的不重視，存在現(xiàn)在已找不到資料，很多只能用復(fù)印件代替的問題。有些公司尚未實施檔案的信息化，大多數(shù)公司只停留在搜索目錄的級別，許多當前的企業(yè)檔案都是基于文件，忽略了影響企業(yè)發(fā)展和決定企業(yè)命運的“主要”文件。作為“主體”檔案，工程材料往往缺乏現(xiàn)象，在生產(chǎn)過程中沒有得到足夠的重視。個別工程技術(shù)人員不熟悉工程技術(shù)檔案的規(guī)范，甚至重要的竣工資料也會出現(xiàn)丟失。

三、加強和改進的措施

（一）提高項目檔案管理意識

項目管理單位的領(lǐng)導(dǎo)和具體管理人員應(yīng)高度重視項目檔案。加強對國家和公司檔案相關(guān)制度和標準的研究，不斷提高檔案和管理意識。嚴格執(zhí)行國家檔案管理標準，檔案管理人員應(yīng)及早參與項目實施過程，確保檔案質(zhì)量。因為大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)者都不了解文件管理的重要作用，這導(dǎo)致了工作缺乏資金。因此，為了確保該項目的順利開展，不僅要加強對文件管理的重視，還要為其提供更多資金。要注意收集、組織和存檔科學(xué)和技術(shù)文件，以確保企業(yè)文件的完整性，可以要求項目負責人合同蓋完印章馬上要歸檔一份，檔案人員根據(jù)《公開招標》的進度去建臺賬，經(jīng)常去跟蹤項目的進度，提醒各項目負責人把各項資料及時歸檔。通過高度負責的管理人員開展相關(guān)工作，確保及時處理相關(guān)管理問題，從而指導(dǎo)員工積極參與工作。

（二）改善檔案管理系統(tǒng)

改進和完善公司的項目檔案管理系統(tǒng)，確保項目文件的完整性。同時要求各項目負責人按時全額歸檔檔案，包括此項目相關(guān)的各種合同、會議紀要、立項、移交驗收證書和施工決算單等資料。隨著社會經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，在檔案數(shù)據(jù)采集范圍，分類標準，識別和存儲技術(shù)方面，文件管理已經(jīng)提出了許多新的主題。檔案管理應(yīng)該有新的概念和新的管理系統(tǒng)，以滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要。比如一家大型的建筑企業(yè)，一般具有多個建筑總承包水平，每年有多個工程項目，業(yè)務(wù)涉及房屋建筑，冶金冶煉，機電設(shè)備安裝，市政和鋼結(jié)構(gòu)制造和安裝等。文件管理可以說是眾多而復(fù)雜的，責任是光榮而艱巨的。如何讓公司的檔案管理人員進行檔案管理工作，使其符合總公司業(yè)務(wù)指導(dǎo)下的規(guī)范要求，是作者面臨的艱巨任務(wù)。我根據(jù)實際工作談到了企業(yè)文件管理的一些看法和經(jīng)驗。

（三）文件管理規(guī)范化

有必要確保文件的有效性、真實性和準確性，檔案管理部門，各項目負責人需要認真審查文件的內(nèi)容和形成過程。要了解和熟悉項目文件歸檔的范圍，并嚴格區(qū)分文件檔案和技術(shù)檔案，項目初期的文件也應(yīng)包含在項目檔案中。如果是由于文件的特殊管理，相關(guān)文件的副本也應(yīng)包含在相應(yīng)的項目文件中，標明保存原件的位置。組織卷時，有必要仔細研究文檔的內(nèi)容，區(qū)分年份，區(qū)分問題，將同類型的案件進行整合，并集中進行處理，并嘗試將文件的文件號設(shè)為案例文件的標題應(yīng)準確反映案例文件的基本內(nèi)容。企業(yè)在進行文件管理工作時，為了確保上述問題得到有效解決，有必要規(guī)范文件管理，全面提高文件管理的整體效果。具體措施包括：首先，規(guī)范材料的收集和存檔，完善管理體系。標準化和統(tǒng)一化應(yīng)被視為確保收集標準和收集方法有效的關(guān)鍵考慮因素。根據(jù)文件類型調(diào)整收集方法，避免重復(fù)和丟失。其次，對管理工作進行規(guī)范。結(jié)合項目安排和項目規(guī)劃，集中管理文件以確保文件更安全和保密。檔案信息化是企業(yè)檔案工作滿足企業(yè)信息化發(fā)展需要的必然要求，應(yīng)予以重視和推動。文件管理系統(tǒng)軟件是實現(xiàn)管理信息化的必備工具。建立檔案管理系統(tǒng)不僅可以為企業(yè)提供咨詢服務(wù)，還可以為企業(yè)的發(fā)展起到不可忽視的作用。

（四）建立企業(yè)檔案工作組織體系

建立企業(yè)檔案工作組織體系是必要的，包括組織領(lǐng)導(dǎo)、機構(gòu)設(shè)置、人員配置和工作網(wǎng)絡(luò)。要實施各級領(lǐng)導(dǎo)檔案責任制，建立一支訓(xùn)練有素的專職檔案和兼職檔案隊伍。加強檔案工作組織體系建設(shè)是做好企業(yè)檔案工作的保證。企業(yè)必須建立企業(yè)檔案工作規(guī)則，管理體系和業(yè)務(wù)規(guī)范的制度體系。企業(yè)應(yīng)保持檔案人員相對穩(wěn)定，有利于檔案工作的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。企業(yè)還應(yīng)派遣檔案工作者參加專業(yè)知識培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)，穩(wěn)定專業(yè)隊伍，加強企業(yè)檔案管理。要提高項目數(shù)據(jù)管理人員的專業(yè)素質(zhì)，組織定期學(xué)習，特別是新進從事這項工作的人員，必要時，安排專門培訓(xùn)，明確檔案的范圍和規(guī)格，確保項目檔案系統(tǒng)的完整性和準確性。

（五）對管理設(shè)施進行更新

在進行文件管理工作時，只有擁有完整的硬件設(shè)施才能有效地進行工作，因此，企業(yè)需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，將科學(xué)應(yīng)用于現(xiàn)代技術(shù)，并積極購買相關(guān)管理設(shè)施。此外，企業(yè)還應(yīng)加大員工培訓(xùn)力度，確保全面提高設(shè)備利用率，避免人力和財力資源浪費。構(gòu)建用于文件管理的信息管理系統(tǒng)。通過相關(guān)方法和技術(shù)的應(yīng)用，合理構(gòu)建信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的自動化管理。在該系統(tǒng)中，它主要具有文件錄入和修改等相關(guān)功能，使管理人員能夠更好地進行歸檔資料的分類和歸檔等相關(guān)工作，使其工作效率得以全面提高。

四、結(jié)語

總而言之，企業(yè)項目檔案是一個企業(yè)的靈魂，不僅包含著知識產(chǎn)權(quán)，還包含著物質(zhì)產(chǎn)權(quán)，是維系企業(yè)經(jīng)營生存運營下去的重要部分。企業(yè)的項目檔案工作必須引起重視，更新管理設(shè)備，增加投資，堅定的對檔案管理人員進行專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，在發(fā)現(xiàn)問題之后，必須采取相關(guān)解決措施，讓企業(yè)項目管理順利的回歸正軌。

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