摘 ?要近年來我國檔案管理信息化雖然取得了一些進(jìn)步，但同時(shí)也面臨著檔案采集不便、檔案利用率低、檔案管理不便、與其它系統(tǒng)交互困難等問題，離《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》確定的檔案管理信息化目標(biāo)還有較大差距。為了解決這些問題，在全國各地正在推廣政務(wù)云的背景下，本文結(jié)合信息技術(shù)的最新進(jìn)展，設(shè)計(jì)了一個(gè)方便采集、高效利用、便于管理、網(wǎng)絡(luò)交互的檔案管理系統(tǒng);闡述了系統(tǒng)的架構(gòu)設(shè)計(jì)、軟件技術(shù)要素和主要功能設(shè)計(jì);最后對文章進(jìn)行總結(jié)，并對檔案管理信息化的下一步發(fā)展提出了一些新的研究課題。

關(guān)鍵詞政務(wù)云;檔案管理;信息化

中圖分類號(hào)：TP302 ???文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

1引言

2016年國家檔案局發(fā)布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度以及在信息化建設(shè)的任務(wù)設(shè)計(jì)方面和以往的五年規(guī)劃相比有了顯著的突破與超越[1]。在此背景下，各地各部門都對檔案管理信息化更加重視，投入了大量人力物力進(jìn)行檔案管理信息化工作，并且取得了一些成績[2-5]。

信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理信息化提供了更多可能的路徑。本文將從研究檔案管理面臨的主要問題入手，結(jié)合信息技術(shù)的最新進(jìn)展，為解決這些問題提供可行的方案。

2檔案管理信息化的現(xiàn)狀及問題

目前，許多政府單位的檔案管理信息化雖然取得了一些進(jìn)展，比如對歷史檔案進(jìn)行了數(shù)字化掃描[3，6]，但檔案的查詢和開發(fā)利用情況卻不容樂觀[6]，離《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》確定的檔案管理信息化目標(biāo)還有較大差距。在實(shí)際工作過程中，檔案管理信息化主要存在以下幾個(gè)方面的問題。

（1）檔案采集不便

歷史檔案采集工作量巨大。大量歷史檔案，包括各類文件以及教學(xué)、科研、會(huì)計(jì)、基建等多種類型的檔案，這些檔案的數(shù)字化掃描采集、編錄工作量巨大，僅靠本單位檔案管理人員難以完成，只能委托專業(yè)化的公司來完成這些工作。

另外，多數(shù)政府部門的信息化雖然已經(jīng)頗具規(guī)模，但是各類信息系統(tǒng)基本上都沒有對電子文檔進(jìn)行歸檔，如果將這些電子文檔歸檔還要先打印成紙質(zhì)文檔，再掃描、編錄成為所謂的電子文檔，這就造成了歷史檔案還沒有掃描完畢，新的紙質(zhì)檔案還在不斷產(chǎn)生，導(dǎo)致檔案采集困難。

（5）展現(xiàn)層。即檔案信息系統(tǒng)門戶，是各類用戶與本系統(tǒng)進(jìn)行人機(jī)交互的界面，用戶登錄系統(tǒng)以后即可按照各自權(quán)限使用本系統(tǒng)。綜合來看，云桌面具有以下幾個(gè)方面的優(yōu)勢。

3.2軟件技術(shù)要求

政府部門的檔案管理系統(tǒng)并不需要最先進(jìn)的前沿技術(shù)，只需相對先進(jìn)即可，但是對系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性、可靠性要求較高。因此，本系統(tǒng)有以下幾項(xiàng)技術(shù)要求。

（1）軟件采用跨平臺(tái)技術(shù)構(gòu)建，要采用標(biāo)準(zhǔn)、開放、成熟、先進(jìn)的應(yīng)用集成技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)。主要包括J2EE技術(shù)、XML技術(shù)、中間件技術(shù)等。

（2）軟件開發(fā)架構(gòu)主體采用基于Internet/Intranet的B/S架構(gòu)。

（3）軟件采用MVC開發(fā)模式，以提高系統(tǒng)的可移植性和可擴(kuò)展性。

（4）軟件運(yùn)行平臺(tái)：支持Linux、Windows Server操作系統(tǒng)，支持國產(chǎn)安全可靠平臺(tái)。

（5）瀏覽器：支持IE 10.0版本以上，以及火狐、Firefox等主流瀏覽器。

（6）文檔格式：支持多種文檔格式，即可管理各種結(jié)構(gòu)化的如DBF、MDB、XLS等格式目錄數(shù)據(jù)，也可以管理WORD、WPS、RTF等格式文檔數(shù)據(jù)，TIFF、JPEG、PDF等格式的全文圖像數(shù)據(jù)及經(jīng)OCR識(shí)別的TXT文字型數(shù)據(jù)，WAV、MP3等音頻檔案數(shù)據(jù)，MPEG、ASF、WMV等視頻檔案數(shù)據(jù)，以及管理其他常用的XML、HTML等格式的檔案信息數(shù)據(jù)。

3.3主要功能設(shè)計(jì)

3.3.1檔案采集

本功能主要包括檔案目錄著錄、文件上傳、批量掛接、條目導(dǎo)入、電子文件接收等。

（1）檔案目錄著錄：錄入時(shí)能自動(dòng)繼承上一條的指定字段內(nèi)容，同時(shí)可以設(shè)定每個(gè)字段的輸入規(guī)則;

（2）項(xiàng)目檔案著錄：支持項(xiàng)目級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)三級(jí)關(guān)聯(lián)著錄;

（3）文件上傳：支持多種文件格式，支持多個(gè)文件同時(shí)上傳;

（4）批量掛接：用戶可以通過FTP方式批量上傳不同文件格式的檔案數(shù)據(jù)，根據(jù)不同的檔案類型可以定義不同的掛接規(guī)則，上傳后能自動(dòng)與目錄形成關(guān)聯(lián)關(guān)系;

（5）條目導(dǎo)入：支持大規(guī)模數(shù)據(jù)導(dǎo)入（Excel、Access、Xml等），具有批次管理、重復(fù)數(shù)據(jù)檢查功能，并能生成批次清單。

3.3.2檔案整理

本功能主要包括：檔號(hào)管理、檔案檢索、目錄打印、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、年報(bào)管理、自定義專題及專業(yè)檔案類型、數(shù)據(jù)導(dǎo)出、檔案編研等功能。

（1）檔號(hào)管理：根據(jù)不同檔案類型，可定義不同的檔號(hào)規(guī)則，支持一文一件、組卷、項(xiàng)目級(jí)等管理模式;

（2）檔案檢索：系統(tǒng)能提供多種檢索方式，包括一鍵檢索、自定義檢索、全文檢索等多種檢索手段對室藏檔案進(jìn)行檢索。

（3）目錄打印：能按照特定條件查詢出結(jié)果，按指定格式生成打印報(bào)表。

（4）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：提供報(bào)表自定義功能，用戶可根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)需要和操作習(xí)慣，定制多樣化的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表（包括檔案移交統(tǒng)計(jì)、借閱利用統(tǒng)計(jì)、月、季、年報(bào)統(tǒng)計(jì)等）。

（5）年報(bào)管理：能根據(jù)檔案局的要求，自定義年報(bào)的內(nèi)容和字段，根據(jù)數(shù)據(jù)情況自動(dòng)生成年報(bào)初稿。

（6）數(shù)據(jù)導(dǎo)出：能根據(jù)條件導(dǎo)出檔案數(shù)據(jù)（包括全文），并支持多種格式。

（7）檔案編研：能夠按照檔號(hào)、題名等其他方式進(jìn)行查找，并把結(jié)果集中顯示在一個(gè)界面，可以在結(jié)果中進(jìn)行編研操作。

3.3.3與其他信息系統(tǒng)的交互

實(shí)現(xiàn)與OA、教學(xué)教務(wù)管理、科研管理、資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理等內(nèi)部信息系統(tǒng)的信息交互，能夠?qū)@些系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行歸檔接收和管理;實(shí)現(xiàn)與檔案局、公共檔案館之間的信息交互，具備檔案移交等功能。

（1）電子文件采集：通過接口方式自動(dòng)采集其他信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件。

（2）電子文件處理：接收的電子文件進(jìn)入檔案系統(tǒng)中進(jìn)行管理，檔案管理人員可以對電子文件進(jìn)行補(bǔ)錄、歸檔等。

（3）分類管理：按照分類要求對采集的電子文件進(jìn)行分類。

（4）統(tǒng)計(jì)查詢：對采集的電子文件進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，支持多種條件的查詢。

（5）檔案移交：能夠按照檔案局、公共檔案館的要求移交符合其規(guī)定格式的檔案，并提供相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)信息。

3.3.4檔案資源的共享利用

本功能主要包括單位內(nèi)部檔案的在線查閱、借閱管理、添加水印等。

（1）設(shè)置權(quán)限：為不同的用戶角色授予不同的權(quán)限。

（2）在線查閱：提供多種檢索方式，包括一體化檢索、條件檢索、全文檢索等多種檢索手段，用戶根據(jù)權(quán)限對檔案信息進(jìn)行查詢、閱覽。

（3）借閱管理：用戶可直接在線上借閱有權(quán)限查看的電子檔案，到期自動(dòng)歸還;實(shí)體檔案則必須按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并提供到期提醒、續(xù)借等服務(wù)。

（4）添加水?。合到y(tǒng)將自動(dòng)對用戶查閱的檔案添加水印，控制檔案的下載、打印等。

（5）操作日志分析：系統(tǒng)自動(dòng)記錄用戶操作行為，管理員可對用戶的操作日志進(jìn)行查詢分析，以保證檔案數(shù)據(jù)的安全。

3.3.5系統(tǒng)管理

本功能僅面向系統(tǒng)管理員提供，管理員可進(jìn)行角色、權(quán)限、流程以及安全性設(shè)置。

（1）自定義角色：可以根據(jù)用戶要求靈活定制各類角色。

（2）自定義用戶權(quán)限：所有和數(shù)據(jù)相關(guān)按鈕、功能都可以定義到權(quán)限設(shè)置項(xiàng)里，供管理員給不同用戶分配不同權(quán)限，支持分級(jí)管理模式。

（3）流程自定義：系統(tǒng)支持檔案借閱審批流程的圖形化自定義界面。

（4）安全性設(shè)置：支持多種方式的安全認(rèn)證及授權(quán);支持?jǐn)?shù)據(jù)傳輸?shù)募用?可設(shè)置日志攔截器;全過程監(jiān)控檔案的操作。

4結(jié)語

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理信息化的變革與創(chuàng)新是必然趨勢。檔案作為承載歷史信息的特殊資源，具有不可替代性、不可再生性，檔案的有效利用是檔案工作的本意所在，因此，檔案管理信息化既要保障歸檔信息的安全有效，也要保障檔案利用的便利化、高效化。

本文的設(shè)計(jì)方案僅解決了檔案管理信息化面臨的部分問題，在原有檔案管理信息化工作的基礎(chǔ)上進(jìn)一步提高了檔案管理信息化水平，但距離《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出的建設(shè)智慧檔案館的目標(biāo)還有較大差距，值得深入研究。除此之外，規(guī)劃綱要提出的電子檔案單套單軌制、網(wǎng)頁資源采集歸檔、社交媒體文件歸檔、檔案數(shù)據(jù)開放等也是檔案管理信息化工作要進(jìn)一步研究的課題。

參考文獻(xiàn)

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[作者簡介]戴建華（1974-），男（漢族），河南西平人，中共浙江省委黨校高級(jí)工程師，碩士，研究方向：云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、電子政務(wù)。