朱振華

摘 要：該文就城市軌道交通工程檔案管理存在的問題及對策提出了自己的看法。

關鍵詞：軌道交通;工程檔案;管理;問題;對策

隨著我國社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展，城市建設突飛猛進，城市人口急劇增加，城市軌道交通便成為引導城市發(fā)展、提升城市公共交通體系、改善市民出行環(huán)境、優(yōu)化城市空間布局、完善城市功能的有效手段。大規(guī)模的城市軌道交通工程建設，將形成和積累大量的工程檔案，檔案管理工作也出現(xiàn)了新形勢下的問題和困難，現(xiàn)就本人在檔案管理中的工作體會，談一談對城市軌道交通工程檔案管理的看法：

一、城市軌道交通工程檔案特點

城市軌道交通工程具有投資大、建設周期長、風險高、涉及面廣、系統(tǒng)復雜、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關系復雜等特點，是一個龐大的系統(tǒng)工程。城市軌道交通工程檔案如實反映了工程建設的全過程，貫穿工程項目的立項、勘測設計、招標、施工、監(jiān)理、竣工驗收、試運行等各個環(huán)節(jié)，是城市軌道交通工程建設活動的真實反映，是運營、維修、改擴建的主要依據(jù)，對城市軌道交通的安全運行和發(fā)揮效益至關重要。它具有以下幾個特點：一是檔案數(shù)量龐大、載體多樣、保存價值高;二是涉及面廣，來源廣泛，從形成、整理、審核到移交，需要建設、設計、施工、監(jiān)理等單位共同完成;三是形成積累、歸檔的時間長;四是所涉及的學科和專業(yè)技術面廣，門類繁多。

二、城市軌道交通工程檔案管理存在的主要問題

1.檔案管理意識不強，工作落實不到位。在軌道交通工程建設過程中，由于經(jīng)濟利益或趕工期等原因，參建單位普遍偏重于工程建設，對工程檔案管理工作不夠重視，沒有認識到工程檔案對項目建設和管理的重要性，導致工程檔案無法與工程施工同步形成、同步收集、同步整理。

2.標準不統(tǒng)一，執(zhí)行難度大。目前，城市軌道交通工程檔案管理工作規(guī)范主要包括國家檔案局頒布的《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28—2002）、《城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類規(guī)范》（DA/T 66—2017）和國家住建部頒布的《城市軌道交通工程檔案整理標準》（CJJ/T 180—2012）。《城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類規(guī)范》與《城市軌道交通工程檔案整理標準》為參考關系，使用時僅作為參考之用，不可直接套用，這就導致建設單位與城建檔案館在檔案管理的標準上容易出現(xiàn)不一致的情況。參建單位為確保檔案資料順利完成移交，只能按照接收方的不同標準分別編制、整理一套檔案資料，這對檔案工作人員的業(yè)務水平提出了更高的要求，增加了工作量及執(zhí)行難度。

3.管理人員業(yè)務素質(zhì)和專業(yè)水平不高。近年來，城市基礎建設工程遍地開花，工程檔案工作人員供求不平衡，各參建單位在招聘不到有工作經(jīng)驗的檔案工作人員情況下，只能錄用新參加工作的人員，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，缺乏工程檔案知識，業(yè)務能力相對較差。部分參建單位為節(jié)約人力成本，檔案工作人員的配備遠遠無法滿足檔案管理工作的需要，甚至部分檔案工作人員身兼數(shù)職，平常忙于其他業(yè)務工作，無暇顧及工程檔案的管理。在工程建設過程中，各管理部門缺乏相互溝通交流，工程人員和檔案人員相互不了解專業(yè)和技術知識、工作程序，檔案資料的準確性、規(guī)范性得不到保障。另外，由于軌道交通建設工程建設周期長、專業(yè)復雜的特點，工程檔案資料的編制及整理工作極其繁瑣，且檔案人員的薪資待遇水平普遍偏低，導致檔案工作人員隊伍流動性大，人員極不穩(wěn)定。人員在調(diào)離崗位前，沒有與新介入的人員做好交接工作，造成檔案資料管理工作嚴重脫節(jié)，檔案資料缺漏、遺失的情況頻繁發(fā)生。

4.保管措施不到位，檔案安全無保障。各參建單位的項目部多為臨時搭建的板房，整體條件較差，無法滿足防潮、防塵、防盜等檔案保管要求。部分項目部由于條件限制，沒有配備獨立的檔案室，辦公與保管混用，檔案資料的安全得不到保障。由于工程檔案資料的技術性、專業(yè)性較強，其編制工作基本由各工程部門的技術員負責，檔案工作人員通常在工程準備進入驗收階段時才開始檔案資料的收集、整理歸檔工作，因此，檔案資料長期由缺乏檔案管理知識的工程技術人員負責保管，存放往往較為隨意，長期暴露在光照、潮濕、多塵的環(huán)境下，導致紙張發(fā)霉、字跡褪色、塵土污染等現(xiàn)象普遍存在。另外，工程的建設周期長，期間需經(jīng)歷數(shù)十次的質(zhì)量檢查、驗收，而查閱檔案資料作為檢查、驗收的主要內(nèi)容之一，頻繁的查閱極其容易導致檔案資料老化、破損，嚴重威脅檔案原件與檔案信息的安全。

5.監(jiān)理單位監(jiān)督職能落實不到位。雖然建設單位在與監(jiān)理單位簽訂監(jiān)理合同時，將監(jiān)督施工單位工程檔案的編制、整理及移交工作內(nèi)容列入了合同條款，但在實際工作中，由于監(jiān)理人員配備少，監(jiān)控單位眾多，且監(jiān)督時間較長的原因，監(jiān)督很難到位，工程檔案的數(shù)量和質(zhì)量很難控制，工程資料的準確、完整難以保證。

6.驗收組織機構不完善，職責分工不明確。工程檔案的驗收不僅是對其收集的齊全性、整理的規(guī)范性進行檢查，還需對其編制的準確性、合規(guī)性進行審核，因此，要很好完成工程檔案的驗收工作，僅靠檔案管理人員是無法完成的，還需要工程管理部門的技術人員參與。在實際工作中，由工程檔案驗收組織機構不完善，人員職責分工不明確，工程技術人員往往只負責工程實體的驗收，僅有檔案管理人員對工程檔案進行檢查驗收，無法對工程檔案的準確性、合規(guī)性進行審核，工程檔案的質(zhì)量得不到保障。

三、加強城市軌道交通工程檔案管理的對策

1.提高認識，加強領導，建立科學實用的檔案管理機制。首先，將檔案管理工作納入工程建設項目過程中，實行統(tǒng)一領導，分級管理，專人負責，部門配合的原則，建立從建設單位到施工單位的工作網(wǎng)絡。其次，采取工程檔案工作“三納入”、“四同步”措施，即工程檔案工作納入工程建設計劃中，納入工程規(guī)章制度中，納入崗位責任制中，工程檔案工作與工程立項同步，與工程建設進度同步，與工程建設工作檢查同步，與工程竣工驗收同步。再次，建立合同約束機制，檔案管理部門從工程招投標工作開始介入，參與招標文件、合同文件的編制工作，在合同文件中設定相關條款，明確項目檔案的收集整理范圍、移交套數(shù)、歸檔質(zhì)量及移交時間，將工程款支付比例與項目檔案移交掛鉤，明確不按時或不按質(zhì)移交項目檔案的處罰措施，有效的控制、監(jiān)督、檢查工程檔案的質(zhì)量。

2.建立健全的檔案管理制度。建設單位在工程建設初期，遵照國家有關重大建設項目檔案管理的要求，結合城市軌道交通工程檔案管理的實際，制定適合本工程的檔案管理辦法、實施細則，對檔案管理機構及其職責，材料歸檔要求、檔案的案卷質(zhì)量、利用與管理等作出具體規(guī)定。在制度制定的過程中，應充分與地方城建檔案館充分溝通，明確歸檔內(nèi)容及要求，將主要的檔案整理工序，如分類、組卷等進行統(tǒng)一化，減少差異，避免雙重標準。

3.加強業(yè)務培訓工作，提高業(yè)務水平。在地鐵工程建設過程中，針對檔案工作人員業(yè)務水平不高的問題，檔案管理部門應加強工作指導與培訓。首先，在工程項目開工前期組織各參建單位參加檔案業(yè)務培訓，介紹檔案整理立卷規(guī)范、操作方法，使工程技術人員了解工程檔案管理知識，檔案工作人員了解工程建設和工程專業(yè)知識。其次，定期深入施工現(xiàn)場，一方面有針對性地對一線檔案工作人員進行跟蹤指導服務，提高其業(yè)務技能和水平;另一方面有助于了解工程動態(tài)，了解資料流向，確保檔案材料收集齊全、完整、準確。再次，建設單位檔案人員應與時俱進，了解工程建設和工程技術專業(yè)知識，優(yōu)化知識結構，拓寬知識面，培養(yǎng)現(xiàn)代復合型人才。

4.發(fā)揮監(jiān)理作用，確保檔案質(zhì)量。城市軌道交通項目點多線長，參建單位多，檔案數(shù)量極為龐大，按單條30公里線路統(tǒng)計，將產(chǎn)生約3萬卷檔案。目前，各城市多條線路同時建設的情況普遍存在，僅靠建設單位數(shù)量有限的檔案工作人員進行現(xiàn)場管理無法對工程檔案的質(zhì)量進行有效管控。因此，檔案管理部門必須與監(jiān)理單位密切配合，并充分發(fā)揮監(jiān)理單位的監(jiān)督作用。將項目檔案的管理工作納入駐地監(jiān)理職責范圍，監(jiān)督并檢查施工單位開展項目檔案的編制工作，督促其及時整改工作中存在的問題。在工程檔案驗收前，監(jiān)理單位對工程檔案進行審核，提出整改意見，并督促施工單位進行整改，在確認達到驗收條件后方可組織工程檔案驗收，有效地控制工程檔案質(zhì)量。

5.設置工程檔案驗收機構，明確各方職責。在工程質(zhì)量驗收管理機構中設置檔案驗收組，將工程、檔案管理部門以及監(jiān)理、設計單位納入驗收組成員。明確各成員在工程檔案驗收的職責，其中工程管理部門技術人員負責對工程檔案編制的準確性、合規(guī)性、齊全性進行檢查;檔案工作人員負責對工程檔案的齊全性及整理規(guī)范性進行檢查;設計單位負責對竣工圖繪制的規(guī)范性、圖紙的完整性進行檢查;監(jiān)理單位負責配合建設單位開展工程檔案檢查工作。檢查結束后，各方匯總檢查情況，討論并形成驗收結論。

6.加強信息化建設，實現(xiàn)檔案工作在線監(jiān)管。檔案信息化管理是社會發(fā)展的必然趨勢，是解決建設單位檔案工作人員配備不足，工程檔案過程管控難問題的重要手段。以檔案信息管理系統(tǒng)為核心，搭建工程檔案在線預歸檔、職能管庫、檔案利用子系統(tǒng)，實現(xiàn)工程檔案“收-管-存-用”一體化管理。在實際應用中，工程檔案在線預歸檔子系統(tǒng)預設置工程檔案的精細化歸檔內(nèi)容，并與工程管理信息系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)信息同步。通過系該統(tǒng)進行工程檔案在線收集、在線整理、在線歸檔、在線審核、在線監(jiān)控，及時掌握各個工點工程檔案的收集、整理、歸檔、驗收和移交狀態(tài)，并對工作滯后的參建單位進行預警，督促整改，實現(xiàn)對工程檔案的實時監(jiān)管。

參考文獻：

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