邱萍

摘 要：檔案管理部門(mén)是每個(gè)單位的重要部門(mén)，該部門(mén)保管著單位過(guò)去所有的工作經(jīng)歷以及工作成就，其中包括過(guò)往的財(cái)務(wù)信息、合同信息等等一系列非常機(jī)密的數(shù)據(jù)，一旦泄露將會(huì)給單位帶來(lái)難以估量的損失。信息技術(shù)時(shí)代的來(lái)臨，給檔案管理工作者帶來(lái)了很大的便利，同時(shí)也帶來(lái)了一定的風(fēng)險(xiǎn)，因此要求工作人員進(jìn)一步提高自身的素養(yǎng)和能力，如加強(qiáng)自身保密意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用等。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);檔案管理;工作者;素養(yǎng);能力

前言：信息技術(shù)時(shí)代的來(lái)臨，對(duì)我們的工作造成了很大的影響，從整體來(lái)講，這種影響具有著積極的意義。在工作過(guò)程中合理運(yùn)用信息技術(shù)可以提高我們的工作效率，有助于節(jié)約工作時(shí)間及人力成本，這對(duì)于降低企業(yè)成本是很有利的。另一方面，信息技術(shù)時(shí)代對(duì)各行各業(yè)工作人員也提出了新的要求，要求我們具備更高的心理素養(yǎng)及更強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)能力。信息技術(shù)給檔案管理工作帶來(lái)了很大的便利，同時(shí)也對(duì)工作人員提出了更高的要求。本文將在以下內(nèi)容中淺析信息時(shí)代下檔案工作管理工作者應(yīng)當(dāng)具備的素養(yǎng)和能力。

一、信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案管理工作的影響

（一）信息時(shí)代為檔案管理工作帶來(lái)的便利

檔案管理部門(mén)是單位的重要部門(mén)，也是核心機(jī)密部門(mén)，對(duì)于單位過(guò)去所有的卷宗及資料都在該部門(mén)進(jìn)行保存，其中包含很多有關(guān)單位內(nèi)部的各種資料和數(shù)據(jù)信息，這些都是對(duì)單位來(lái)說(shuō)非常重要的文件，需要進(jìn)行嚴(yán)格保密，如果因?yàn)楣ぷ魇韬龆斐尚孤?，造成的影響將?huì)是難以估量的。

以往的檔案管理工作過(guò)程中，該部門(mén)只需要進(jìn)行紙質(zhì)檔案的保管，也只能把檔案目錄記錄在紙質(zhì)文件上，由于檔案數(shù)量龐大，查找起來(lái)頗費(fèi)工夫。信息時(shí)代下，檔案管理工作者除了要保管紙質(zhì)檔案外，還要保管電子檔案，雖然工作量增大了一些，但是可以借助計(jì)算機(jī)等現(xiàn)在信息工具，把檔案目錄錄入和存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)上，在短時(shí)間內(nèi)就能完成這項(xiàng)工作。這在很大程度上提高了檔案管理工作者的工作效率，同時(shí)也進(jìn)一步完善了檔案管理工作的結(jié)構(gòu)。

檔案管理部門(mén)除了具有保管和保密功能外，還承擔(dān)著為單位的其他共工作人員提供檔案借閱、查閱的職能。領(lǐng)導(dǎo)或同事們通過(guò)流程審批后前來(lái)借閱存檔文件時(shí)，檔案管理人員需要在盡量短的時(shí)間內(nèi)查找到相關(guān)存檔，以便節(jié)約雙方的時(shí)間。信息技術(shù)時(shí)代下，工作人員可以利用計(jì)算機(jī)查找技術(shù)迅速查詢(xún)到檔案的存放位置，工作效率得到明顯提高。

（二）信息時(shí)代對(duì)檔案工作人員提出了更高的要求

信息技術(shù)在幫助檔案工作人員提高工作效率的同時(shí)，也對(duì)其自身素質(zhì)及能力提出了更高的要求。工作人員在以往傳統(tǒng)的工作模式中并不需要運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，因此對(duì)這方面的技能掌握不夠熟練，有些工作人員甚至從來(lái)沒(méi)有接觸過(guò)。在此背景下，工作人員需要通過(guò)一系列的努力來(lái)提升自己的相關(guān)能力，如計(jì)算機(jī)的操作及辦公軟件的操作等。這些技術(shù)需要不斷地學(xué)習(xí)和實(shí)踐才能得以掌握，并進(jìn)行熟練運(yùn)用。學(xué)習(xí)渠道包括公司的內(nèi)部培訓(xùn)，或到社會(huì)教育機(jī)構(gòu)去參加相關(guān)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。

二、信息時(shí)代下檔案工作人員應(yīng)該具備哪些方面的素養(yǎng)

（一）強(qiáng)烈的保密意識(shí)是檔案工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)之一

檔案部門(mén)保管著整個(gè)單位的檔案，其中包含很多核心的內(nèi)容，這些信息一旦泄露就會(huì)造成難以估量的后果。因此，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備強(qiáng)烈的保密意識(shí)。其在工作過(guò)程中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的按照本單位制定好的工作流程進(jìn)行檔案存儲(chǔ)管理以及借閱管理，工作人員在工作過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)單位過(guò)去定制的工作流程有疏漏的地方，應(yīng)該及時(shí)向上級(jí)部門(mén)反映，及時(shí)修補(bǔ)工作漏洞，保證檔案及信息的安全。在檔案部門(mén)計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障需要請(qǐng)人維修的情況下，工作人員應(yīng)當(dāng)全程跟隨，保證其中存儲(chǔ)的檔案信息不被泄露。檔案安全事關(guān)單位的整體安全，安全面前無(wú)小事，因此工作人員應(yīng)當(dāng)具備強(qiáng)烈的保密意識(shí)。

（二）過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)是檔案人員應(yīng)具備的素質(zhì)之一

對(duì)于檔案工作人員來(lái)說(shuō)，單位要求其應(yīng)當(dāng)具備足夠的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，掌握充足的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)，以及一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)應(yīng)當(dāng)充分了解國(guó)家相關(guān)部門(mén)制定的《檔案管理實(shí)施辦法》，并在日常工作中嚴(yán)格遵循。具備一定的專(zhuān)業(yè)能力，是檔案工作人員勝任該項(xiàng)工作的基本條件，如果其專(zhuān)業(yè)能力有所欠缺則會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作時(shí)有紕漏，存在較大的機(jī)密泄露風(fēng)險(xiǎn)。因此單位人力部門(mén)在任命檔案管理人員之前，需要對(duì)其專(zhuān)業(yè)能力進(jìn)行嚴(yán)格的考核。對(duì)于已經(jīng)通過(guò)基本考核，正在任職的檔案管理人員，單位應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)、督促其進(jìn)行自身專(zhuān)業(yè)能力的提高，并為此提供一定的支持條件。只有工作人員自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)過(guò)硬，才能做好檔案管理工作，為單位的管理工作貢獻(xiàn)自己的一份力量。

三、關(guān)于如何提高檔案管理人員素養(yǎng)及能力的探討

（一）單位應(yīng)當(dāng)定期為檔案管理人員提供培訓(xùn)

學(xué)習(xí)和實(shí)踐鍛煉是掌握和提高自身素養(yǎng)及專(zhuān)業(yè)能力的不二法門(mén)，隨著時(shí)代的發(fā)展，很多單位部門(mén)的工作方式都發(fā)生了變化，對(duì)于工作人員的綜合要求也更高了。工作人員需要具備一定的素養(yǎng)及專(zhuān)業(yè)能力才能勝任相關(guān)工作，檔案管理人員需要具備強(qiáng)烈的保密意識(shí)及過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，對(duì)此，單位應(yīng)該提供一定的支持與幫助，如定期對(duì)當(dāng)年工作人員進(jìn)行培訓(xùn)等。對(duì)于單位支持的定期培訓(xùn)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)珍惜機(jī)會(huì)，積極參加，認(rèn)真負(fù)責(zé)的進(jìn)行相關(guān)學(xué)習(xí)和實(shí)踐，以求最大程度上提高自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，提高工作效率，優(yōu)化工作效果。

（二）檔案工作人員應(yīng)當(dāng)注重對(duì)自身能力的提高

具備一定的工作素養(yǎng)及專(zhuān)業(yè)能力是檔案工作人員勝任檔案管理工作的基本條件，不斷提高自己的相關(guān)能力，是進(jìn)一步做好檔案管理工作的先決條件，因此工作人員應(yīng)當(dāng)注重對(duì)自身能力的培養(yǎng)，除了積極參加單位組織的相關(guān)培訓(xùn)外，還應(yīng)當(dāng)具有積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)意識(shí)，根據(jù)自身的實(shí)際情況在社會(huì)上開(kāi)設(shè)的相關(guān)培訓(xùn)班參加學(xué)習(xí)，以期獲得更加優(yōu)質(zhì)的工作素養(yǎng)以及更加強(qiáng)硬的專(zhuān)業(yè)技術(shù)。

結(jié)束語(yǔ)：現(xiàn)今社會(huì)，單位各個(gè)部門(mén)的工作和信息技術(shù)的聯(lián)系都越來(lái)越緊密，相關(guān)工作人員要與時(shí)俱進(jìn)，掌握相關(guān)的素養(yǎng)及技術(shù)，搭乘時(shí)代的快車(chē)，為單位貢獻(xiàn)更多的力量，同時(shí)更進(jìn)一步的實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值，實(shí)現(xiàn)個(gè)人與單位的雙贏。

參考文獻(xiàn)：

[1]李驕洋.關(guān)于信息時(shí)代檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)和能力[J].大眾標(biāo)準(zhǔn)化，2020（15）：203-204.

[2]王世紅.淺談信息時(shí)代檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)和能力[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（02）：176.

[3]張健.試析信息時(shí)代檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)和能力[J].赤子（上中旬），2017（06）：177.

[4]高晶.淺談信息時(shí)代檔案管理工作者應(yīng)具備的幾點(diǎn)素質(zhì)和能力[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（03）：147.

內(nèi)江市住房公積金管理中心，四川 內(nèi)江641000