王博瓊

摘 要：隨著我國科技水平的不斷發(fā)展，信息技術(shù)對各行各業(yè)都產(chǎn)生了巨大的影響，很多行業(yè)的運(yùn)營模式在信息技術(shù)的影響下發(fā)生了質(zhì)的變化。對于檔案管理行業(yè)來說，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，尤其是云計(jì)算技術(shù)對行業(yè)革新產(chǎn)生了巨大的推動作用。在當(dāng)前云環(huán)境下，多媒體檔案管理，尤其是聲像檔案管理成為值得研究的一大課題。筆者結(jié)合相關(guān)工作，對云環(huán)境下的聲像檔案管理進(jìn)行研究，總結(jié)出了加強(qiáng)檔案管理效率的具體措施，以期推動聲像檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：云環(huán)境;聲像檔案;管理;策略

一、聲像檔案概述

聲像檔案通常指國家部門、企事業(yè)單位或個人在實(shí)際社會生活中產(chǎn)生的以聲音、圖像、視頻為媒介儲存的檔案，同時輔以相關(guān)文字加以說明，形成完整的、具有一定保存價(jià)值的歷史記錄。聲像檔案相比于傳統(tǒng)的文本檔案由于有多媒體作為載體，能夠更加形象生動且具有說服力的向檔案閱讀者展示檔案本身的價(jià)值。聲像檔案對于記錄歷史面貌、文化發(fā)展進(jìn)程、以及維護(hù)歷史原貌都具有非常強(qiáng)的便利性，是檔案管理行業(yè)發(fā)展的重要里程碑。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)越來越高，云計(jì)算技術(shù)讓檔案所能承載的內(nèi)容越來越豐富，存儲量越來越大，尤其是在聲像資料越發(fā)充實(shí)的當(dāng)下，傳統(tǒng)的文本檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展需求。因此檔案管理工作者必須重視云環(huán)境下的聲像檔案管理工作，積極加強(qiáng)聲像檔案管理效率的相關(guān)工作。

二、云環(huán)境下聲像檔案管理的重要性

1.云環(huán)境下聲像檔案的收集與運(yùn)用更具廣泛性。傳統(tǒng)的文本檔案主要以文字為載體，內(nèi)容單調(diào)，細(xì)節(jié)模糊，無法詳細(xì)、全面地體現(xiàn)記錄時的各種細(xì)節(jié)情況。而聲像檔案的載體更加多元化，音頻、視頻、圖像資料可以通過數(shù)字媒介進(jìn)行儲存和傳遞，不論是在檔案收集廣泛性還是檔案傳播的廣泛性上都具有傳統(tǒng)文本檔案無可替代的優(yōu)勢。

2.云環(huán)境下聲像檔案的真實(shí)性大大提高。通常文本檔案由專門的檔案管理員負(fù)責(zé)，在實(shí)際檔案制作過程中從初稿修正到最終封裝，每個環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)檔案失真的情況，主要原因在于文本檔案較好修改，在任何環(huán)節(jié)都有潛在風(fēng)險(xiǎn)可能導(dǎo)致出現(xiàn)問題。而在云環(huán)境下，音像檔案的記錄形式主要以音頻、視頻等客觀記錄為主，真實(shí)性的考核主要反映在文件的完整性。相比文本化檔案來說，聲像檔案在真實(shí)性方面更加具有真實(shí)性，對于聲像檔案的應(yīng)用價(jià)值有促進(jìn)作用。

3.云環(huán)境下聲像檔案的專業(yè)性獲得了進(jìn)步與發(fā)展。云環(huán)境下的聲像檔案不論在收集、整理和運(yùn)用方面都更加具有專業(yè)性。一方面聲像檔案相比傳統(tǒng)檔案更加具有研究價(jià)值;另一方面聲像檔案在制作方面的要求相比傳統(tǒng)檔案更高，同時成本要求也更高。從某種意義上來說，聲像檔案甚至是時代中公共輿論和宣傳導(dǎo)向的重要傳播途徑之一，一定程度上是對當(dāng)代主流意識形態(tài)的反映和價(jià)值取向的代表。

4.提高聲像檔案管理效率是檔案管理工作的重要部分之一。聲像檔案作為檔案管理工作中的重要組成部分，主要是根據(jù)檔案的承載媒介是實(shí)物或非實(shí)物劃分的。除此之外，聲像檔案自身也有形式上的劃分，例如視頻、音頻、圖片等等，為檔案管理工作帶來了一定的難度和不確定性。隨著人們的生產(chǎn)經(jīng)營方式越來越多樣化，聲像檔案管理工作也要緊跟時代潮流，脫離傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，利用云計(jì)算技術(shù)提高聲像檔案管理的工作效率，切實(shí)做好檔案管理行業(yè)發(fā)展的推動工作。

5.云環(huán)境下聲像檔案管理是符合時代發(fā)展需求的創(chuàng)新。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對各行各業(yè)都造成了一定程度的影響和沖擊，檔案管理行業(yè)在通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的大力發(fā)展支持下，已經(jīng)基本完成對傳統(tǒng)檔案管理工作的革新?，F(xiàn)今豐富多樣的數(shù)字化檔案在存儲安全性、數(shù)據(jù)易用性以及管理時效性方面都比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的工作效率提高很多。因此在云環(huán)境下做好聲像檔案工作是適應(yīng)時代發(fā)展需求的一種必要手段，是推動聲像檔案數(shù)字化進(jìn)程，強(qiáng)化云計(jì)算技術(shù)在檔案管理與應(yīng)用方面的有效手段。

三、在云環(huán)境下聲像檔案管理存在的問題

1.相應(yīng)管理制度的匱乏和不健全。正所謂“沒有規(guī)矩，不成方圓”，雖然聲像檔案的數(shù)字化管理已經(jīng)推廣發(fā)展了很多年，但我國目前針對云環(huán)境下的聲像檔案管理還未形成一套相對完善的管理制度和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。導(dǎo)致檔案管理工作者在操作時很難有標(biāo)準(zhǔn)參考，即便有單位內(nèi)部規(guī)定，在操作時由于缺乏有針對性的培訓(xùn)與引導(dǎo)，很難按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行到位，使得有價(jià)值的記錄材料得不到妥善的保存，削減了聲像檔案管理的實(shí)際意義。因此針對云環(huán)境下的聲像檔案管理形成一套有參考價(jià)值的管理制度是非常有必要的。

2.對云環(huán)境下的聲像檔案管理認(rèn)識不足。聲像檔案在我國的檔案管理事業(yè)的發(fā)展不到二十年的時間，云計(jì)算概念的提出和運(yùn)用也不超過十年，因此從總體上看，云環(huán)境下的聲像檔案管理工作還處于初步發(fā)展?fàn)顟B(tài)，很多檔案管理機(jī)構(gòu)還缺乏對其系統(tǒng)性的認(rèn)識。例如在收集檔案后沒有利用云計(jì)算技術(shù)對信息進(jìn)行有效地分類和處理，在人工處理檔案信息的過程中發(fā)生信息丟失的情況，進(jìn)一步降低了聲像檔案的保管價(jià)值。

3.管理人員專業(yè)能力不足，降低檔案管理效率。正所謂“工欲善其事，必先利其器”，檔案管理人員作為云環(huán)境下聲像檔案管理的直接參與者，其專業(yè)能力直接決定了檔案管理效率的高低?，F(xiàn)今很多單位在檔案管理崗位方面的審查并不嚴(yán)格，很多尚未經(jīng)過檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)的人直接進(jìn)入了檔案管理工作領(lǐng)域。受限于知識系統(tǒng)的不完善和工作經(jīng)驗(yàn)的匱乏，其管理水平的確乏善可陳。在當(dāng)前信息技術(shù)和經(jīng)濟(jì)增長飛速發(fā)展的態(tài)勢下，聲像檔案管理人員的專業(yè)能力必須進(jìn)一步加強(qiáng)，打破檔案管理行業(yè)信息化建設(shè)的桎梏，促進(jìn)行業(yè)整體水平的發(fā)展。

4.軟硬件設(shè)施的配置工作不到位。云計(jì)算技術(shù)作為聲像檔案管理的重要工具之一，妥善利用其優(yōu)勢的前提就是配置相應(yīng)的軟硬件工作設(shè)施?，F(xiàn)今一些單位為了開源節(jié)流，常常在聲像檔案管理工作預(yù)算上做文章，導(dǎo)致檔案管理人員常常面臨“巧婦難為無米之炊”的局面，云計(jì)算專業(yè)化工具無法在聲像檔案管理工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用，自然難以提高管理效率。

四、加強(qiáng)云環(huán)境下聲像檔案管理效率的對策

1.積極優(yōu)化和完善管理制度，規(guī)范檔案收集整理程序。檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際工作情況，依照《檔案法》等有關(guān)法律行文，積極建立、優(yōu)化和完善一套相應(yīng)的云環(huán)境下的聲像檔案管理制度。針對使用云計(jì)算技術(shù)的聲像檔案管理的各個工作環(huán)節(jié)形成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，例如信息收集、分析整理、信息存儲及調(diào)取運(yùn)用等等;針對視頻檔案，視頻畫面的尺寸、圖像的標(biāo)準(zhǔn)、以及視頻格式、編碼等要有具體的標(biāo)準(zhǔn);針對音頻檔案，錄音的長度、音質(zhì)等也要有一定的標(biāo)準(zhǔn)。要根據(jù)明確的歸檔要求來劃分歸檔范圍，對要求長期或永久保存的聲響檔案應(yīng)當(dāng)成立專門的存儲空間，防止方案損毀或丟失的情況出現(xiàn)，在確保檔案保存的安全性和可靠性的同時提高檔案的提取運(yùn)用價(jià)值。這樣的管理標(biāo)準(zhǔn)不僅能夠提高管理效率，還能夠有效加強(qiáng)檔案管理人員的安全保管意識，同時還能夠?yàn)闄n案的使用者提供更加方便、快捷的服務(wù)，是提高聲像檔案管理效率的重要手段。

2.努力提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。針對檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提高，要從招聘環(huán)節(jié)和已有員工培訓(xùn)兩個方面來進(jìn)行。招聘環(huán)節(jié)方面，單位在招聘檔案管理人員的過程中，要設(shè)定一定的專業(yè)門檻，確保應(yīng)聘人員具備一定的檔案數(shù)字化管理經(jīng)驗(yàn)，了解云計(jì)算相關(guān)知識，同時具備較高的學(xué)習(xí)能力和管理意識，確保人才完全符合聲像檔案管理崗位的需要。在已有員工培訓(xùn)方面，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)通過合理的資金投入，組織和開展有關(guān)云計(jì)算聲像檔案管理的培訓(xùn)內(nèi)容，有針對性的開展培訓(xùn)有助于已有員工專業(yè)素養(yǎng)的全面提升。兩種手段相輔相成，能夠切實(shí)提高云環(huán)境下聲像檔案管理工作的人力資源保障。

3.建立配套的軟硬件設(shè)施。在云環(huán)境下開展聲像檔案管理工作，配套的軟硬件設(shè)施的建設(shè)是必不可少的，企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)正視檔案管理信息化、數(shù)字化的發(fā)展需要，確保有足夠的資金投入相關(guān)設(shè)施的購置與應(yīng)用方面。例如云數(shù)據(jù)庫的建立就是為了滿足云計(jì)算的基本需求而搭設(shè)的，能夠有效提高在線對資料的收集、整理、檢索和提取運(yùn)用的能力，讓聲像檔案的管理分類更加清晰明確，有足夠的利用價(jià)值。此外，還應(yīng)當(dāng)在檔案室為檔案的使用者配備友善的服務(wù)接入設(shè)備，讓檔案使用者盡可能的進(jìn)行無人化、無紙化檔案查詢和提取工作，既能夠提高檔案管理工作的效率，還響應(yīng)了國家節(jié)能減排的號召。

4.提高服務(wù)品質(zhì)，不斷創(chuàng)新應(yīng)用。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，聲像檔案產(chǎn)生的規(guī)模增速已經(jīng)呈幾何倍數(shù)增長，說明聲像檔案管理勢必會成為未來檔案管理工作的一大重要趨勢。同時，隨著云計(jì)算技術(shù)的發(fā)展和聲像檔案數(shù)據(jù)規(guī)模的不斷提升，檔案存儲已經(jīng)成為一個難題。傳統(tǒng)的本地?cái)?shù)字化存儲已經(jīng)難以應(yīng)付如此龐大的數(shù)據(jù)庫，而不經(jīng)備份直接保存至云端服務(wù)器的方式又對檔案安全產(chǎn)生了一定的威脅。因此檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)不斷思考如何進(jìn)一步提高服務(wù)品質(zhì)和技術(shù)實(shí)力，在當(dāng)前良好的科研環(huán)境下進(jìn)一步開發(fā)和利用云環(huán)境下聲像檔案管理的剩余價(jià)值，提高檔案管理工作的服務(wù)品質(zhì)，最終推動檔案管理工作全面提高，實(shí)現(xiàn)效益的最大化。

五、結(jié)語

近幾年信息技術(shù)的快速發(fā)展對各行各業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營模式都產(chǎn)生了翻天覆地的影響，聲像檔案管理作為近二十年來檔案管理的熱門研究對象，必須緊跟時代發(fā)展潮流，不斷強(qiáng)化自身技術(shù)實(shí)力，依托先進(jìn)的云計(jì)算技術(shù)不斷提高檔案管理效率。深入分析聲像檔案管理工作中出現(xiàn)的不足，掌握具體原因，對癥下藥，形成有針對性、可行性的對應(yīng)策略，最終奠定聲像檔案管理的科學(xué)、全面、可持續(xù)的長久發(fā)展態(tài)勢。

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