摘 要：本文從館員角度分析圖書館查收查引工作的現(xiàn)狀和存在問題，以CALIS和NoteFirst系統(tǒng)為例對比分析自動查收查引系統(tǒng)的管理功能，最后提出自助查收查引系統(tǒng)的改進建議。

關(guān)鍵詞：查收;查引;檢索證明;CALIS;NoteFirst

一、查收查引工作概況

查收查引服務(wù)是國內(nèi)高校圖書館或信息服務(wù)機構(gòu)提供的一項有償信息服務(wù)。它根據(jù)委托人提供的相關(guān)信息，檢索論文在國內(nèi)外權(quán)威數(shù)據(jù)庫中的收錄、引用和論文發(fā)表期刊的級別等情況，并根據(jù)檢索結(jié)果出具檢索報告。該報告可以反映出科研人員的科研實力和水平，是衡量科研人員科技產(chǎn)出的客觀途徑之一。

當前，多數(shù)圖書館的查收查引工作采用傳統(tǒng)的手工操作來完成，這種低效的工作方式越來越難適應查收查引工作多樣化、個性化方向的發(fā)展，尤其是查收查引工作量大的理工類高校圖書館。圖書館的查收查引工作面臨著諸多困難。首先，從客觀條件上，數(shù)據(jù)庫的功能不健全、收錄滯后以及著錄格式不統(tǒng)一等問題長期存在。其次，從檢索內(nèi)容上，用戶需求變得多樣化。各校圖書館雖然仍以SCIE為查收查引工作主要來源數(shù)據(jù)庫，仔細分析其類型分布，已涉及更為復雜的期刊影響因子和分區(qū)、ESI高被引論文、ESI熱點論文、甚至是轉(zhuǎn)載。再次，從工作量上，近年各高校圖書館的查收查引人數(shù)和檢索篇數(shù)都急劇增加。以我館為例，近三年檢索數(shù)量保持著60-70%的增速，而檢索館員并未增加。最后，從檢索人員的構(gòu)成上，多數(shù)高校圖書館的查收查引工作由信息咨詢部的館員承擔，他們通常要承擔多重業(yè)務(wù)，包括科技查新、信息素養(yǎng)教育、學科服務(wù)、學術(shù)研究等。館員專注在查收查引工作上的精力非常有限。為使查收查引工作深化可持續(xù)的發(fā)展，只有解決上述問題，提高查收查引工作的效率，館員才能按時高質(zhì)的完成查收查引任務(wù)，并有條件開拓更深層次的情報服務(wù)和進行學術(shù)研究。

之前已有不少高校圖書館針對查收查引工作開發(fā)了一些小程序，但主要是應用在自己館的工作中。近年，圖書館和信息科技公司開發(fā)出商業(yè)化的全流程自動化查收查引工作系統(tǒng)，它可應用到各個圖書館的查收查引工作當中，用以提高館員的工作效率，解決當前查收查引工作中存在的困難。我館正計劃購入查收查引自動化系統(tǒng)，根據(jù)購買意向，對CALIS技術(shù)中心開發(fā)的“CALIS論文收錄與引用系統(tǒng)”（后文簡稱CALIS）和西安知先信息技術(shù)有限公司開發(fā)的“NoteFirst論文查收查引自助服務(wù)系統(tǒng)”（后文簡稱NoteFirst）進行評測。本文立足華南理工大學圖書館查收查引工作的實際需要，從系統(tǒng)使用者的角度，運用對比分析方法，對兩大查收查引系統(tǒng)的管理功能進行評測，以挑選適合我館工作需要的系統(tǒng)，也能為其它圖書館或信息服務(wù)機構(gòu)的系統(tǒng)購買提供一定借鑒。

二、 查收查引工作流程

查收查引自動化系統(tǒng)開發(fā)的目的是減少館員的重復勞動，盡量由系統(tǒng)代替人工，提高檢索效率。查收查引工作要經(jīng)歷三個過程，首先要接收和確認檢索申請，然后進行檢索工作并出具報告，最后委托人確認報告并繳費，可將三個過程細化為10個步驟，每個系統(tǒng)根據(jù)自己的開發(fā)原則，實現(xiàn)不同的功能，通過比對，兩大查收查引系統(tǒng)分別可替代的人工工作如表1所示。

委托單的接受和確認，用戶確認報告和繳費需要用戶的參與，機器較難代替完成這些工作。自動查收查引系統(tǒng)的核心工作是在線自動完成論文收錄、引用數(shù)據(jù)檢索，統(tǒng)計與整理數(shù)據(jù)，自動撰寫檢索報告。從表1可知，論文查收查引工作最為繁瑣的部分可以由系統(tǒng)自動完成。

三、自動查收查引系統(tǒng)管理模塊對比

由于查收查引工作需要注意較多細節(jié)問題，因而評價系統(tǒng)好用與否，取決于該系統(tǒng)是否可以解決查收查引工作中的各類問題，確實可以提高工作效率。表2列出了CALIS和NoteFirst自助查收查引系統(tǒng)的基本管理功能。

1.數(shù)據(jù)更新頻率

自動查收查引系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新的快慢對檢索結(jié)果產(chǎn)生直接影響，主要影響到新發(fā)表論文的收錄和論文的引用數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)更新主要有兩種方式，一種是提前將數(shù)據(jù)下載至自動查收查引系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，檢索和數(shù)據(jù)提取在查收查引系統(tǒng)中進行;另一種是直接從權(quán)威數(shù)據(jù)庫中實時檢索和下載數(shù)據(jù)。第一種方式檢索速度較快，但可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)滯后的情況，造成一些新發(fā)表論文無法出具檢索證明。系統(tǒng)通常只下載特定學校的數(shù)據(jù)，如果需要檢索其它學校的數(shù)據(jù)需要另外申請下載。第二種方式可保證出具檢索報告的數(shù)據(jù)與權(quán)威數(shù)據(jù)庫同步，但檢索速度相對較慢。CALIS與NoteFirst均采用第二種方式。

2. 數(shù)據(jù)代理

各圖書館能否出具某個數(shù)據(jù)庫的檢索證明取決于該館是否購買該數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)，如該館未購買，則無法出具該數(shù)據(jù)庫的論文收錄引用證明。CALIS只支持出具本館已購買數(shù)據(jù)庫的檢索證明，不支持數(shù)據(jù)代理功能。NoteFirst支持通過系統(tǒng)為代理到已購買該數(shù)據(jù)庫的學校提取數(shù)據(jù)。用戶在線提交任務(wù)之后，任務(wù)會自動發(fā)送到云服務(wù)器進行任務(wù)調(diào)度。如本地擁有數(shù)據(jù)庫訪問權(quán)限的任務(wù)請求，發(fā)送到本地進行處理，對于本地不具有訪問權(quán)的任務(wù)，中央調(diào)度將任務(wù)發(fā)送到具有訪問權(quán)限的，并且愿意提供服務(wù)的其他機構(gòu)進行處理。任務(wù)完成后需要收取一定數(shù)額的代理費。該功能有效解決了部分高校圖書館數(shù)據(jù)庫數(shù)量不足的問題。

3.用戶分類和標記

此功能用以區(qū)分校內(nèi)外用戶，師生用戶，并可標記出VIP用戶?？紤]到不同用戶類別的收費標準不同，區(qū)分用戶類別有利于檢索報告完成后收費系統(tǒng)的運算。如我校圖書館根據(jù)不同的用戶采用不同的收費標準，學生開具檢索證明免費，校內(nèi)用戶、校外用戶采用兩套不同的收費標準。標記VIP用戶的功能有利于分配檢索優(yōu)先權(quán)。在檢索高峰期，短時間內(nèi)無法滿足全部用戶需求的情況下，應優(yōu)先保證校內(nèi)VIP用戶的檢索需求。CALIS將用戶分為校內(nèi)外用戶，并可事先直接標記出重要客戶。NoteFirst將用戶類別分為“機構(gòu)用戶”、“協(xié)作用戶”和“社會用戶”三類，不能標記出重要客戶，但館員可在具體任務(wù)操作時自主設(shè)定任務(wù)的優(yōu)先級別。

4.申請用途與證明格式匹配

CALIS和NoteFirt在填寫申請表單時均可以選擇相應的申請用途，如杰出青年、長江學者、申報院士、申報項目、申報獎勵、博士答辯等。但由于系統(tǒng)無法支持申請用途與檢索需求數(shù)據(jù)自動匹配，因而該項功能的實際意義不大，僅有利于工作統(tǒng)計。在查收查引工作中，常常出現(xiàn)委托人無法準確表達自己檢索需求的情況，這就要求委托人、館員、人事處或其它評審機構(gòu)之間反復溝通確認，消耗非常多的時間。如評選長江學者要求出具的證明數(shù)據(jù)包括SCI核心合集收錄論文、對應期刊的JCR影響因子和中科院分區(qū)，引用為近五年文章的按全部作者的引用。當委托人選擇“長江學者”這一選項后，系統(tǒng)如能默認提取對應的數(shù)據(jù)，此項功能將能發(fā)揮更大作用。NoteFirst目前已對該功能進行一定程度的改進，增加了提示功能，如選擇“杰青優(yōu)青評定”，則提示“出具Web Of Science近五年的引文情況，并區(qū)分自引他引”。

5.館員管理

自動查收查引系統(tǒng)通常根據(jù)權(quán)限將館員分為兩個類別，分別是管理館員和業(yè)務(wù)館員。管理館員可對系統(tǒng)參數(shù)進行設(shè)置，對檢索任務(wù)進行分配和管理。業(yè)務(wù)館員主要接收任務(wù)并處理具體的檢索委托。CALIS分為管理性館員與普通館員兩個系統(tǒng)角色，普通館員負責提交委托單，處理委托單，生成報告，報告計費。管理性館員除了具備普通館員的所有權(quán)限外，還具有增加、修改館員，增加、修改委托人，分配任務(wù)的權(quán)限。NoteFirst中擁有管理員權(quán)限的館員才可以查看“系統(tǒng)管理”的菜單，對系統(tǒng)的各項參數(shù)進行設(shè)定，其它館員可進入館員操作區(qū)進行檢索操作。

6.任務(wù)分配

查收查引系統(tǒng)每天接收大量的檢索申請，系統(tǒng)需要將這些檢索任務(wù)合理分配給館員處理。CALIS由管理館員選擇一位或多位館員后，系統(tǒng)自動分配任務(wù)給指定館員完成。當遇到加急任務(wù)或論文數(shù)量大的任務(wù)，CALIS支持多位館員合作來完成一份檢索委托，最后再將檢索結(jié)果進行合并出具報告。NoteFirst任務(wù)分配方式有三種，一種是系統(tǒng)自動將任務(wù)指派給館員，一種方案是需要館員自動認領(lǐng)任務(wù)，另外一種由管理館員將任務(wù)指派給特定館員。NoteFirst系統(tǒng)中通常要求認領(lǐng)了任務(wù)的館員全程負責該項任務(wù)。

7.報告模板自定義

各校出具的論文收錄引用證明的樣式要求有所不同，兩個系統(tǒng)都可以根據(jù)該校的具體要求設(shè)計查收查引證明模板，并自動生成對應模板。

8.工作透明度

檢索過程如能實時向用戶開放，允許用戶在線查看檢索結(jié)果和收費詳情，有利于用戶核實報告并比對委托單，確認是否需要再做更改，這樣可以保證檢索報告更加符合用戶需求。兩個自動查收查引系統(tǒng)都充分考慮了用戶的參與和信息共享。CALIS系統(tǒng)允許用戶在客戶端在線查看檢索結(jié)果與收費詳情，支持用戶自選報告中的部分文獻出具檢索證明，且用戶具有調(diào)整報告順序權(quán)限。NoteFirst在系統(tǒng)接收任務(wù)時即可告知用戶預估費用和時限，檢索過程中支持用戶查詢進度，并通過短信或郵件的方式及時通知用戶各項進程。

9.語言識別及轉(zhuǎn)換

部分中文文獻被EI等外文數(shù)據(jù)庫收錄，用戶開具證明時經(jīng)常只提交中文清單，此時館員需要到中文數(shù)據(jù)庫中檢索并下載該文獻，找到該文對應的英文翻譯后再進入英文數(shù)據(jù)庫中檢索。如系統(tǒng)能夠自動轉(zhuǎn)換為英文并進行檢索，將避免掉館員如此繁雜的工作。另外，處理引用時，很多中文文獻缺失英文信息，通過人工補充工作量過大，如果系統(tǒng)能夠提供自動轉(zhuǎn)換，可以避免漏掉部分引用數(shù)據(jù)。CALIS和NoteFirt都設(shè)置了語種識別功能，系統(tǒng)可以處理中文記錄，也可以處理英文記錄，允許中英文文獻同步檢索，但均不提供語言自動轉(zhuǎn)換進行檢索的功能。

1.任務(wù)統(tǒng)計與保存

除去檢索工作，館員還必須花費大量精力在登記、收費和工作量統(tǒng)計上。通過使用系統(tǒng)的統(tǒng)計與收費功能，不但可以大大減少館員與檢索無關(guān)的工作量，而且數(shù)據(jù)比人工登記更精確，也更便于查詢、管理以及計算館員的績效。CALIS含有完善的統(tǒng)計功能，可以自定義時間段來統(tǒng)計館員的工作量、委托單數(shù)量、收費三項指標。NoteFirst則可以按月份來統(tǒng)計個人工作量，部門工作量以及系統(tǒng)的工作量。

自動查收查引系統(tǒng)對已經(jīng)完成的任務(wù)進行保存，保證檢索結(jié)果可以重復使用。教學科研人員每申報一次項目或獎勵，就需要圖書館出具一份檢索證明。通常只是在原有證明的基礎(chǔ)上增加部分數(shù)據(jù)。因而老用戶如果需要再次出具證明，只需勾選個人成果中的已存文獻即可。

四、小結(jié)

通過對兩個系統(tǒng)管理功能的評測，可以看到商業(yè)化的自動查收查引系統(tǒng)具有較強的實用價值，已經(jīng)能夠替代館員的大部分人工勞動。商業(yè)化的查收查引系統(tǒng)的設(shè)計開發(fā)已采用當前流行的技術(shù)，但在功能設(shè)置上還不夠完善，未來更是需要系統(tǒng)跟隨著查收查引工作的變化不斷加強技術(shù)管理，減輕館員工作中的管理成本。

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作者簡介：林建（1981-），壯族，情報學碩士，工作單位：華南理工大學圖書館，主要研究方向：信息存儲與檢索、圖書館文化建設(shè)。