摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)高校對(duì)于檔案管理的工作也越來越重視，檔案記錄反應(yīng)了人員的經(jīng)歷以及德育的表現(xiàn)情況，具有真實(shí)性、現(xiàn)實(shí)性與保密性等特點(diǎn)，能夠作為考察一個(gè)人的重要依據(jù)，在檔案管理工作中，檔案的保密工作是重中之重，它關(guān)系著學(xué)校與教職工人員的安全，因此，作為檔案管理者，需要加強(qiáng)檔案的安全意識(shí)與檔案保密的管理工作，在保密的基礎(chǔ)上有效發(fā)揮檔案的利用率。本文通過對(duì)保密檔案的管理與利用的分析，探討如何加強(qiáng)高校檔案管理工作的措施。

關(guān)鍵詞：高校檔案;管理工作;保密;利用

檔案是國(guó)家以及社會(huì)機(jī)構(gòu)或組織、個(gè)人在參與社會(huì)活動(dòng)時(shí)形成的歷史記錄，在高校中，檔案包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教職工、學(xué)生以及教學(xué)、科研、管理等工作，在活動(dòng)中產(chǎn)生的文字、圖像、以及聲像等原始記錄。高校的檔案包括保密檔案以及非保密檔案，保密檔案就是在保密期內(nèi)具有一定密級(jí)的檔案，怎樣能夠做好高校檔案管理工作的保密及其利用的工作是一項(xiàng)值得探討的問題。

一、高校檔案的保密管理

1.檔案的庫(kù)房與計(jì)算機(jī)的保密管理

高校的檔案不應(yīng)隨意用任何一間辦公室建設(shè)庫(kù)房，應(yīng)該獨(dú)立興建，因?yàn)闄n案的保密性，庫(kù)房不宜建在最底層，庫(kù)房的門窗應(yīng)加防盜系統(tǒng)進(jìn)行加固，還要注意將檔案庫(kù)房與普通的辦公室以及閱覽室等分開，并且要設(shè)有專門負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員，嚴(yán)格按照檔案庫(kù)房的管理規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行管理，無關(guān)人員不得擅自入內(nèi)?？茖W(xué)管理高校檔案的庫(kù)房才能做好檔案的保密以及維護(hù)檔案的安全。

如果高校的檔案需要進(jìn)行電子載體存儲(chǔ)保密信息，要注意謹(jǐn)慎操作，涉密的計(jì)算機(jī)要及時(shí)更新硬盤，不要因?yàn)橄嚓P(guān)管理人員由于自己的疏忽大意或者操作不規(guī)范使得所存的文件被泄露或者竊取。例如，有些體積較小、易丟失的計(jì)算機(jī)電子載體很容易造成泄密，如U盤、光盤等沒有按照規(guī)定進(jìn)行正確的保密銷毀，就會(huì)帶來泄密的隱患。一旦這些保密信息被外泄，將會(huì)對(duì)高校的科研機(jī)密造成不可估量的后果。

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校的網(wǎng)絡(luò)信息也越加發(fā)達(dá)，如果不對(duì)上網(wǎng)信息進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，監(jiān)控不到位很容易在相關(guān)網(wǎng)站泄露關(guān)于高校或者國(guó)家機(jī)密的信息。高校中涉密的計(jì)算機(jī)很多，如果防護(hù)的措施不到位就容易發(fā)生信息被盜事件。例如，在高校中有些導(dǎo)師參與了某項(xiàng)課題的研究，如果涉密計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)相連通，一旦出現(xiàn)黑客，對(duì)該計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)攻擊，課題的研究成果就會(huì)被泄露。

2.涉密檔案的管理

高校的檔案保密管理是非常重要的一項(xiàng)工作，首先，要建立健全檔案保密管理的規(guī)章制度，要求工作人員要嚴(yán)格按照規(guī)定辦事，防止因操作不當(dāng)造成泄密的情況。涉密檔案的管理人員由于身份比較特殊，他們的工作要比其他工作人員負(fù)有更重要的責(zé)任，他們的工作直接影響著檔案保密工作的好壞，因此，涉密檔案管理人員要有高度的責(zé)任心與事業(yè)心，要對(duì)每一份檔案有高度的保密意識(shí)，在各種場(chǎng)合都要謹(jǐn)言慎行，守口如瓶，有時(shí)不經(jīng)意的一句話可能就被有心人聽去，造成了機(jī)密的泄露。

其次，對(duì)檔案的管理也要進(jìn)行分門別類，涉密檔案與非涉密檔案分開不同的檔案室進(jìn)行存放，在庫(kù)房應(yīng)專門設(shè)置保險(xiǎn)柜、防盜器等，有學(xué)校的保衛(wèi)部門對(duì)其進(jìn)行全天監(jiān)控。

最后，對(duì)涉密檔案進(jìn)行移交歸檔時(shí)，要登記造冊(cè)，還要按照規(guī)定對(duì)調(diào)閱、移除以及銷毀的檔案進(jìn)行審批、登記等手續(xù)。對(duì)涉密檔案要做到絕對(duì)的安全保障。

3.教育檔案的保密管理

隨著我國(guó)進(jìn)入信息化時(shí)代，高校的檔案保密工作也正發(fā)生著變化，在高校中，科技檔案的保存是重中之重，它包括具有在科研活動(dòng)中，具有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)、文字、圖標(biāo)等記錄資料，是科技人員的勞動(dòng)成果，有很多還涉及了國(guó)家的經(jīng)濟(jì)與政治等方面的內(nèi)容，關(guān)系著國(guó)家的利益與安全。

在高校的保密工作中，要杜絕人為主觀泄密，例如，某些檔案管理人員被金錢收買，將重要的檔案信息傳遞給情報(bào)機(jī)構(gòu)等。還有一些保密管理人員由于對(duì)計(jì)算機(jī)操作不熟練，沒有按照正確的操作或疏忽大意使得敵對(duì)分子有機(jī)會(huì)竊取保密信息。

檔案的保密工作就是要將檔案保存完整，不要因?yàn)楦鞣N不利因素使檔案遭到破壞或者遺失，要對(duì)保密檔案進(jìn)行集中保管，對(duì)檔案的保管工作要做到有條不紊。檔案的保管工作是艱巨又光榮的，保管人員要時(shí)刻警惕，為檔案的管理工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

二、保密檔案的利用

檔案的保密工作為檔案的利用提供了基礎(chǔ)的保障，而檔案的利用也是檔案工作發(fā)展的動(dòng)力，離開了檔案的利用也就失去了檔案工作存在的意義，因此，檔案的工作與檔案利用是相輔相成的。

如果需利用涉密檔案，必須按照涉密檔案管理規(guī)定進(jìn)行審批、借閱、復(fù)制等手續(xù)，并做好登記。歸還時(shí)也要經(jīng)過檔案管理人員嚴(yán)格檢查，若涉密檔案出現(xiàn)缺頁(yè)、損壞等現(xiàn)象及時(shí)采取補(bǔ)救措施，同時(shí)也要嚴(yán)肅追究其責(zé)任。

教職工需借閱非本職工作范圍的具有密級(jí)的檔案，必須遵照涉密檔案的規(guī)定以及“借出有登記、歸還有檢查”的原則進(jìn)行借閱的手續(xù)審批，嚴(yán)禁對(duì)機(jī)密檔案進(jìn)行摘抄，且不允許將檔案帶回家中或者其他公共場(chǎng)所。

三、加強(qiáng)高校檔案管理工作的保密及利用的措施

加強(qiáng)高校保密檔案科學(xué)管理是檔案安全的基本保障。要想做好檔案的科學(xué)管理，要遵循以下幾點(diǎn)：

1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房硬件設(shè)施的建設(shè)

首先，要獨(dú)立興建涉密檔案的存儲(chǔ)庫(kù)房，庫(kù)房中的門、窗等要進(jìn)行加固處理，需配備防盜門窗、視頻監(jiān)控等，在庫(kù)房中還應(yīng)設(shè)有紅外感應(yīng)器、煙感器、密碼柜、滅火器等，隨時(shí)做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防蟲、防污染等措施。檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)有專門的管理人員，無關(guān)人員不得擅自入內(nèi)，以確保涉密檔案的安全性。

2.完善檔案保密與利用的相關(guān)制度

健全的制度是檔案科學(xué)管理的基礎(chǔ)，根據(jù)高校檔案保密工作的要求，對(duì)保密制度要及時(shí)的修訂和完善，建議符合當(dāng)下涉密檔案的借閱制度、復(fù)制制度以及檔案的保密制度、審批制度等。同時(shí)，這些也需要檔案管理人員以及對(duì)檔案利用人員自覺履行相關(guān)保密義務(wù)，減少檔案出現(xiàn)失泄密的幾率。

3、提高涉密檔案管理人員自身綜合素質(zhì)

由于涉密檔案管理人員特有的工作性質(zhì)，檔案管理人員必須具備高度的責(zé)任心，提高管理人員的素質(zhì)是檔案的管理與利用長(zhǎng)效性的保證。涉密的檔案關(guān)系著社會(huì)的穩(wěn)定與國(guó)家的安全，高校檔案管理人員要提高自身的政治素養(yǎng)，具備高度的政治責(zé)任感與為人民服務(wù)的精神，同時(shí)還要提高自身的文化素養(yǎng)與專業(yè)知識(shí)，能夠從工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，掌握工作的規(guī)律。還要有敏銳的洞察力，若發(fā)現(xiàn)有出現(xiàn)檔案泄密的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行阻止或預(yù)防。

4.做好檔案保密的基礎(chǔ)工作

要提高檔案的內(nèi)在質(zhì)量并建立檔案號(hào)，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的整理，按照檔案的編號(hào)，利用編制檢索的工具對(duì)檔案要分門別類整理，檔案需要準(zhǔn)備副本，尤其是重要的檔案，要進(jìn)行復(fù)印、摘抄或者照相來對(duì)其進(jìn)行復(fù)制，同時(shí)要保護(hù)好檔案的原件。

5.加強(qiáng)電子檔案保密管理

網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的今天，高校檔案部門也要跟隨網(wǎng)絡(luò)科技的步伐，不斷提高電子檔案的保密技術(shù)以及預(yù)防危險(xiǎn)的能力。校園網(wǎng)分為外網(wǎng)以及內(nèi)網(wǎng)，涉密檔案的計(jì)算機(jī)要使用內(nèi)網(wǎng)，與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行嚴(yán)格的隔離。要有專門進(jìn)行涉密信息操作的計(jì)算機(jī)，該計(jì)算機(jī)要定期更換密碼。除此之外，存有涉密信息的電子設(shè)備嚴(yán)禁在非涉密計(jì)算機(jī)上進(jìn)行使用。

6.做好涉密檔案解密工作

按照《國(guó)家秘密保密期限》的規(guī)定，根據(jù)情況的變化及時(shí)對(duì)檔案的密級(jí)以及保密期限做變更，可以有原制定密級(jí)的機(jī)關(guān)或單位進(jìn)行決定，也可以由主管的上級(jí)機(jī)關(guān)單位做決定，對(duì)已經(jīng)過保密期限的檔案及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門進(jìn)行申報(bào)解密。

7.在檔案的開發(fā)利用中做好監(jiān)督與檢查的工作

做好檔案利用的監(jiān)督工作能夠保障檔案保密工作的順利進(jìn)行，加強(qiáng)涉密檔案的閱覽管理，在閱覽室應(yīng)設(shè)置電子監(jiān)控器，若發(fā)現(xiàn)有人對(duì)檔案進(jìn)行涂改或損壞的行為，要及時(shí)制止并做出相應(yīng)的補(bǔ)救措施，同時(shí)嚴(yán)肅追究檔案利用人員的責(zé)任。與此同時(shí)，要加大對(duì)檔案管理的檢查制度，對(duì)檔案利用的過程中每一個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行監(jiān)督與檢查，確保高校檔案的保密工作能夠落到實(shí)處。

四、高校檔案管理工作中的保密以及利用的意義

做好高校檔案保密與利用工作，能夠有助于高校體制改革以及科研事業(yè)的發(fā)展，檔案保密以及利用是相輔相成的關(guān)系，檔案保密而不去利用只會(huì)讓檔案失去價(jià)值，適當(dāng)?shù)睦貌拍艽龠M(jìn)檔案工作的發(fā)展，因此，在做好保密工作的基礎(chǔ)上發(fā)揮檔案的作用，加強(qiáng)對(duì)涉密檔案的利用，才能促進(jìn)高校教育的體制改革與教育事業(yè)能夠穩(wěn)步的發(fā)展。

五、結(jié)束語

綜上所述，做好高校檔案管理中的保密工作是為了更好的對(duì)其利用，在檔案管理工作中，處理好檔案保密與利用的關(guān)系，不斷加強(qiáng)對(duì)高校檔案的保密措施，才能更好的提高檔案利用率，檔案利用工作得到長(zhǎng)足發(fā)展，也能促進(jìn)保密工作的開展，檔案的保密與利用是相輔相成的。

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作者簡(jiǎn)介：郭志鵬，寶雞文理學(xué)院，職稱：館員，研究方向?yàn)闄n案管理。