羅如英

摘要：本文對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并在此基礎(chǔ)上，提出加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的一些對(duì)策與建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;檔案管理

人事檔案是事業(yè)單位檔案管理的重要內(nèi)容，在事業(yè)單位人力資源管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。人事檔案承載著重要的個(gè)人信息，反映著個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷、求學(xué)過(guò)程、工作表現(xiàn)、德行操守以及經(jīng)歷的人生重大事件，是事業(yè)單位選賢任能、人才調(diào)配時(shí)的重要參考依據(jù)。本文結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀，就其存在的問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行一些探討，以期能夠?qū)κ聵I(yè)單位的人事檔案管理提供一些參考與借鑒。

1事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1對(duì)人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足

很多事業(yè)單位人事檔案管理缺乏成效，關(guān)鍵的問(wèn)題就是單位的管理層面對(duì)人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，很大程度上導(dǎo)致了人事檔案管理工作的滯后。對(duì)于人事檔案管理工作，很多事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)識(shí)上存在一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作就是保管好單位人員的履歷資料，屬于事務(wù)性的工作，并不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。因此，一些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)在日常管理中容易忽視人事檔案管理工作，一定程度上使人事檔案管理流于形式，導(dǎo)致單位的人事檔案管理的功能與作用沒(méi)能充分發(fā)揮出來(lái)。

1.2人事檔案收集工作缺乏力度

檔案資料的收集工作是事業(yè)單位人事檔案管理的基礎(chǔ)性工作，也是人事檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在此方面，一些事業(yè)單位的人事檔案收集工作缺乏力度，主要表現(xiàn)為：一是人事檔案資源收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作不及時(shí)，尤其是在無(wú)專職人事檔案工作人員的事業(yè)單位中，這一問(wèn)題比較突出。二是收集歸檔的材料不全面，很多情況下，收集的檔案資料并不能客觀、完整的反映單位人員在人事方面的變化情況。三是一些歸檔的材料不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。人事檔案材料本是客觀、歷史地記載干部本人情況的，具有很強(qiáng)的真實(shí)性和唯一性要求。但在實(shí)際檔案中，“三齡一歷”（年齡、工齡，黨齡、學(xué)歷）虛假現(xiàn)象較為嚴(yán)重。有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，如一些鑒定、考核和評(píng)價(jià)材料大多是套話，給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺(jué)，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況。

1.3人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高

隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，有的單位是把個(gè)人信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣用手工操作，無(wú)紙化閱檔基本沒(méi)有實(shí)施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

1.4人事檔案利用工作水平較低

對(duì)人事檔案管理者來(lái)說(shuō)，無(wú)論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務(wù)于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)，其目的在于利用。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務(wù)開(kāi)發(fā)意識(shí)差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內(nèi)容是自然情況、簡(jiǎn)歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門(mén)來(lái)才提供利用，工作處于一種被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)。這種重管理輕服務(wù)的現(xiàn)象，使人事檔案的利用價(jià)值低，功能弱化。

2加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的相關(guān)對(duì)策

2.1加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視程度

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，應(yīng)將人事檔案管理工作上升到單位干部隊(duì)伍建設(shè)的高度來(lái)對(duì)待，將人事檔案管理與單位的人力資源戰(zhàn)略相結(jié)合，建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。要建立人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制，對(duì)人事檔案工作實(shí)行定性定量考核，分級(jí)分類指導(dǎo)，等級(jí)升降動(dòng)態(tài)管理，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

2.2建立健全人事檔案管理制度

人事檔案工作是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒(méi)有一定的制度來(lái)制約，就會(huì)無(wú)章司循、無(wú)所適從。事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作的實(shí)際和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度，并在抓落實(shí)上下功夫。尤其要建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，對(duì)檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進(jìn)一步嚴(yán)格要求，更好地阻止虛假材料進(jìn)檔。要完善人事檔案案卷整理工作細(xì)則，使人事檔案案卷的整理更加科學(xué)、全面、完整，為干部考察任用提供真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用的個(gè)人信息。

2.3注重人事檔案管理的基礎(chǔ)工作

檔案材料的收集整理是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，隨著事業(yè)單位體制改革的不斷深化，干部隊(duì)伍的考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來(lái)了新的要求。檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

2.4加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要。這就要求檔案管理部門(mén)進(jìn)一步提高工作效率，提高人事信息管理的時(shí)效性。要提高工作效率，就需要對(duì)人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。同時(shí)要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。

3結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位的人事檔案管理，關(guān)鍵是要在領(lǐng)導(dǎo)層面提升對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，以此為基礎(chǔ)，才能在檔案隊(duì)伍建設(shè)、檔案基本工作、規(guī)章制度建設(shè)以及信息化建設(shè)等方面落到實(shí)處，取得實(shí)效。而事業(yè)單位的人事檔案管理，只有與單位的人力資源戰(zhàn)略相聯(lián)系，才能真正發(fā)揮其應(yīng)有的功能與作用，更好的服務(wù)于事業(yè)單位的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

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