【摘要】隨著信息技術(shù)的發(fā)展，新聞行業(yè)得到了快速的發(fā)展，使報社在內(nèi)部的新聞檔案數(shù)量上得到大幅度上升，加快了信息化的步伐。本文主要介紹了信息化技術(shù)在報社檔案管理中應用的意義及對分析，并闡述了信息化技術(shù)在報社檔案管理中應用的注意事項，保證報社檔案的工作能夠順利的開展。

【關(guān)鍵詞】信息化技術(shù) ?報社 ?檔案管理

隨著新聞行業(yè)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能夠適應當今報社檔案管理工作發(fā)展的需要，通過信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應用，保證報社檔案管理的工作質(zhì)量，采取有效的措施將信息化技術(shù)應用到報社的檔案管理工作中是至關(guān)重要的，有利于提高報社檔案管理的工作效率。

一、信息化技術(shù)在報社檔案管理中應用的意義

隨著科學技術(shù)的發(fā)展，信息化技術(shù)得到大幅的提高，將信息化技術(shù)應用到報社的檔案管理中具有重要的意義，具體包括以下幾點：

第一，有利于提高檔案管理的工作效率。報社的工作主要包括收集、整理、采訪、統(tǒng)計等內(nèi)容，將信息化技術(shù)應用到檔案管理的工作中，報社的工作人員能夠根據(jù)自身工作的需要搜索相應的資料進行參考，比如，幫助記者將新聞進行錄入，對新聞消息進行查閱，同時記者可以通過信息化技術(shù)新聞進行修改，并通過服務器對資料進行打印，也可以根據(jù)自身工作的需要將檔案進行統(tǒng)計和分類，在一定程度上提高了檔案管理的工作效率。

第二，有利于檔案的保存。通過信息化技術(shù)在檔案管理中的應用，改變了傳統(tǒng)檔案管理的保存方式，將紙質(zhì)版的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影鏅n案，避免出現(xiàn)檔案丟失或者破損的問題。通過信息化度檔案進行保存，并及時對其進行保存和備份，不僅能夠適應檔案管理工作的需要，也能夠保證檔案的準確性，從而延長了檔案保存的周期。

第三，有利于加強檔案的安全性。檔案管理人員通過設置檔案管理權(quán)限，以保證檔案的安全，也能夠?qū)n案的信息進行保密，避免檔案信息發(fā)生泄漏。

第四，有利于實現(xiàn)檔案管理的資源共享。將信息化技術(shù)應用在檔案管理工作中，加強了報社部門之間的聯(lián)系，能夠?qū)n案的信息進行及時的交流，保證檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享的效果，從而提高報社對檔案的使用效率，推動報社檔案管理工作的順利進行。檔案管理的資源進行共享是將報社內(nèi)的信息進行整合的過程，不僅有利于加強報社員工之間的交流，也能夠提高報社的工作效率。通過檔案資源的共享，使檔案本身的價值得到大幅的提升，報社工作人員能夠根據(jù)自身的需要對檔案資源進行搜索，節(jié)約了時間，提高了工作效率。

二、信息化技術(shù)在報社檔案管理中應用分析

（一）加強檔案信息的管理

在報社的檔案管理工作中，涉及的范圍較廣，將信息化技術(shù)應用到檔案管理的工作中，有利于保證檔案管理的工作順利開展。強化檔案的管理流程在檔案信息管理的工作中占有重要的位置，檔案管理人員對不同部門的工作人員設定相應的用戶名和密碼，使工作人員通過用戶名和密碼就能夠?qū)π侣勑畔⑦M行收集、修改等工作，提高工作的效率。此外，在對新聞的信息進行上傳之后，主編也能夠通過系統(tǒng)對其進行分析，用戶能夠?qū)π侣勥M行查看，但是不能夠?qū)ζ溥M行修改，從而保證新聞的真實、有效。

（二）提升檔案的查閱速度

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，以紙質(zhì)版檔案為主，并且分散在各個部門，對檔案的使用率偏低，不利于檔案的保存。將信息化技術(shù)應用到檔案管理工作中，利用電子檔案取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案，報社信息涉及范圍廣，數(shù)量大，將信息化應用于其中，加快了信息的錄入，對于需要查找的信息通過計算機進行搜索，節(jié)約了搜索的時間，在提高查閱速度的同時，使檔案自身的價值得到體現(xiàn)。}

三、信息化技術(shù)在報社檔案管理中應用的措施

（一）加強網(wǎng)絡的安全性

科學技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡不安全也同樣存在，其中不安全的因素主要包括以下幾個方面，第一是計算機本身存在的問題，第二是人為的因素。在信息傳輸時，導致信息受到傳輸?shù)挠绊?。此外，網(wǎng)絡具有開放性，不利于檔案信息的安全，導致檔案信息泄露的情況時有發(fā)生。網(wǎng)絡環(huán)境的安全是檔案管理信息化的保證，因此，將信息化技術(shù)應用到檔案管理工作中，需要加強網(wǎng)絡的安全性，從而促進報社檔案管理工作能夠有序的進行。

（二）提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)是實現(xiàn)檔案信息化的前提條件。傳統(tǒng)的檔案管理的工作人員已經(jīng)不能夠適應信息化檔案管理的需要，在將信息化技術(shù)應用到檔案管理工作中時，需要培養(yǎng)高素質(zhì)的人才，才能夠保證檔案信息化工作的實現(xiàn)。但是，在實際的報社檔案管理工作中，檔案管理人員的素質(zhì)偏低，對計算機技術(shù)的掌握不全面，導致工作效率降低。因此提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是有必要的，報社在工作中不僅要培養(yǎng)工作人員具有專業(yè)的檔案管理知識，還要對其進行定期的培訓，從而提高檔案的自身價值，使管理人員的綜合素養(yǎng)能夠適應報社檔案管理工作的需要，提高檔案管理的工作效率，促進報社檔案管理工作的發(fā)展。

（三）對檔案管理工作進行實時維護

在信息化技術(shù)應用到檔案管理工作的過程中，受外界因素的影響或者是在編寫的過程中出現(xiàn)偏差，在運行的過程中出現(xiàn)錯誤，需要找相應的技術(shù)人員對其進行及時的解決，保證檔案管理工作的質(zhì)量[2]。

（四）加強電子檔案的規(guī)范化

隨著經(jīng)濟的發(fā)展，檔案管理的數(shù)量不斷增加，通過信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應用，為檔案管理工作在整理、收集、利用等方面提供了一定的便利，進一步保證了檔案的真實、有效。通過部門對新聞的關(guān)注以及工作的重點來提供檔案的信息，并對電子檔案進行分類，提高檔案管理的水平。此外，通過對檔案管理制度的規(guī)范，使電子檔案的管理趨于規(guī)范化。

四、結(jié)論

綜上所述，信息化技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮著重要的作用，不僅能夠適應新時期報社檔案管理工作的需要，也能夠增強檔案的使用價值。因此，在檔案管理工作中應用信息化技術(shù)是有必要的，有利于提高檔案管理工作的效率，也能夠促進報社檔案管理工作的順利開展。

參考文獻：

[1]林劍平.淺談信息化技術(shù)在報社檔案管理中的應用[J].新聞傳播，2018，（03）.

作者簡介：蒲大洲（1975-），男，山東平度人，工作單位：濰坊日報社，學歷：大學，畢業(yè)中央廣播電視大學?，F(xiàn)有職稱：初級檔案。