高陽(yáng)　高莉

摘 要：社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理對(duì)于規(guī)范社區(qū)居民檔案有著重要作用，傳統(tǒng)的檔案管理方式，不利于檔案的存儲(chǔ)和利用，也滯后了社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的管理工作進(jìn)程。本文基于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理含義，分析了社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理中存在的問題，并給出規(guī)范化的策略。

關(guān)鍵詞：社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心 檔案管理 規(guī)范化 策略

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2019）08-00-01

檔案管理是社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心管理的重要組成部分，對(duì)于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心工作的開展影響較大，科學(xué)、合理、規(guī)范檔案管理，能提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的管理水平。目前我國(guó)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案管理工作中卻存在諸多不足，如檔案管理不規(guī)范、管理者不重視等，降低了檔案管理工作效率。因此，解決檔案管理不規(guī)范問題，成為現(xiàn)階段社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心急需解決的問題。

一、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理的含義

檔案管理指的是社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的管理人員對(duì)有價(jià)值的活動(dòng)進(jìn)行保存管理的方式，其包括財(cái)務(wù)檔案、文書檔案、聲像材料和基礎(chǔ)設(shè)備等材料的管理。做好社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作，能真實(shí)反映出社區(qū)服務(wù)中心的醫(yī)療和健康教育情況，還能了解到該社區(qū)居民身體健康狀況，有利于有效應(yīng)對(duì)傳染疾病和慢性疾病疫情[1]。

二、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理中存在的問題

1.檔案管理者的問題

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案管理者對(duì)于自己的本職工作，存在兩點(diǎn)問題：一是缺乏檔案管理意識(shí)：大部分檔案管理人員未形成系統(tǒng)的檔案管理意識(shí)，將檔案管理工作看成對(duì)檔案的簡(jiǎn)單整合和裝訂，在檔案病歷、文書等文書檔案的管理中，出現(xiàn)不重視書寫的問題，常常出現(xiàn)記錄字體不規(guī)范、記錄潦草和殘缺等問題，不利于檔案管理工作的開展。二是缺乏檔案管理能力：大部分社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案管理者只將自己看作醫(yī)務(wù)工作者，不具備檔案分類管理、電子備案、建立檔案管理平臺(tái)的能力，使社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案管理工作只停留于簡(jiǎn)單的材料管理，無法跟上社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的發(fā)展步伐[2]。

2.檔案管理制度的問題

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案管理制度還停留在傳統(tǒng)的理念上，無法適應(yīng)新時(shí)代的檔案管理工作，甚至?xí)髾n案管理的進(jìn)程。如傳統(tǒng)的檔案管理工作，工作人員有時(shí)將檔案盒亂拿亂放，增加了歸檔的難度，也不利于檔案查看。檔案信息化管理制度不健全，也會(huì)致使少數(shù)檔案沒有卷內(nèi)目錄，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理平臺(tái)的構(gòu)建和檔案資源共享[3]。

3.檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的問題

完善的基礎(chǔ)設(shè)施是做好社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案管理工作的前提，但是目前我國(guó)的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心存在檔案管理工作投入資金不足的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量下降。資金投入不足，會(huì)出現(xiàn)檔案架不夠、老舊檔案架無法更換、卡片柜不足、信息化辦公設(shè)備缺失等問題，使檔案無處存放，管理不到位，甚至?xí)s短光碟、紙質(zhì)材料的保存期限。

三、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理規(guī)范化的策略

1.提高檔案管理者的綜合管理水平

在檔案管理工作開展的過程中，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的領(lǐng)導(dǎo)階層需要重視檔案管理工作，并把檔案管理工作納入工作人員的業(yè)績(jī)考核中，也可形成檔案管理競(jìng)爭(zhēng)上崗制度，讓檔案管理人員能重視自身工作。同時(shí)檔案管理人員需提升自己的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)，將現(xiàn)代化的技術(shù)手段和新型的管理方式應(yīng)用于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作中，使檔案管理工作更科學(xué)、合理。也可為管理者提供檔案管理培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，如聘請(qǐng)國(guó)內(nèi)或國(guó)外的檔案管理專家，為工作人員講解現(xiàn)代檔案管理的技術(shù);定期派遣檔案管理人員去管理培訓(xùn)機(jī)構(gòu)學(xué)習(xí)深造，使社區(qū)服務(wù)中心的檔案管理水平得到真正提高。規(guī)范檔案管理工作流程和工作內(nèi)容，是目前我國(guó)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作的首要任務(wù)[4]。

2.完善檔案管理制度

一套完善的管理制度，是提升檔案管理水平的前提，健全社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案管理制度的方法有以下幾點(diǎn)：一是社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心基于自身情況和發(fā)展形勢(shì)，以傳統(tǒng)檔案管理制度為藍(lán)本，優(yōu)化檔案管理制度，積極借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，使檔案管理制度符合實(shí)際;二是建立與新檔案管理制度相匹配的獎(jiǎng)罰制度，規(guī)范檔案管理行為，將檔案管理人員的日常表現(xiàn)納入考核中，為工作能力強(qiáng)、職業(yè)素養(yǎng)高的人員提供物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和晉升渠道，同時(shí)明確每位檔案管理者的責(zé)任，做到獎(jiǎng)懲有度;三是建立檔案管理工作質(zhì)量核查制度：對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期檢查，重點(diǎn)檢查紙質(zhì)檔案的管理和保存工作、網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)的組建工作。

3.強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

檔案管理的硬件設(shè)施是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)，因此，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心需增加必要的硬件設(shè)施，并對(duì)老舊的設(shè)施進(jìn)行更換。如增加檔案架和卡片柜、更換老舊的檔案架、增添信息化辦公設(shè)備等。同時(shí)在檔案管理室內(nèi)需配備防蟲、防腐、防光、防塵、防潮和防火的設(shè)備，降低檔案被破壞的幾率;成立檔案室管理小組，對(duì)檔案一對(duì)一的保護(hù)，派遣專門的管理人員定時(shí)了解檔案室的濕度和溫度，對(duì)于濕度和溫度異常的檔案室，需及時(shí)處理;為檔案管理人員配置照相機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等基本的設(shè)備，使檔案的采取和保存更專業(yè)化、規(guī)范化，并對(duì)各類檔案進(jìn)行歸類保存，確保提取檔案更方便快捷[5]。

另外，需將檔案管理室、存放室和閱覽室分開，使檔案整理、提取和閱覽工作能有效區(qū)分，使管理效率更高。同時(shí)需要提升檔案管理人員的安全意識(shí)，對(duì)于提取和閱覽檔案資料的人員，要求其提供相關(guān)的材料，并遵循檔案管理室的規(guī)章制度，盡量減少由于不良操作而導(dǎo)致的檔案破損事件。需為檔案管理平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的外網(wǎng)提供保護(hù)，監(jiān)督并打擊網(wǎng)絡(luò)攻擊行為。

綜上所述，隨著我國(guó)醫(yī)療技術(shù)的不斷發(fā)展，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的工作也隨之產(chǎn)生新變化。因此，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的工作人員需重視檔案管理工作，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。想要提升社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理水平，就需要結(jié)合社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的實(shí)際，引進(jìn)新的管理理念和信息技術(shù)，制定規(guī)范、系統(tǒng)的檔案管理制度，使社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案管理工作能有序進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]由光玉.初探社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理規(guī)范化[J].才智，2018（18）：192.

[2]沈瑞珍.社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理的規(guī)范化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（12）：141.

[3]徐青青.對(duì)加強(qiáng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（14）：134-135.

[4]王穎.社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的規(guī)范化措施分析[J].大家健康（學(xué)術(shù)版），2016，10（10）：293-294.

[5]李美玉.社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案管理規(guī)范化研究[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2015，15（83）：244+165.